Csökkentse a papírfelhasználást az üzleti életben

Miért csökkentsük a papírhasználatot

Egy francia munkavállaló átlagosan évi 70-80 kg papírt használ el a munkahelyén. A teljes költség (papír + nyomtatás + irattározás) az igazgatási kiadások 2-3%-át teszi ki. A környezeti hatás jelentős: előállítás, szállítás, megsemmisítés.

A papírcsökkentés egyszerre CSR-kezdeményezés, gazdasági megtakarítás és produktivitásnövelő tényező.

A papírfelhasználás fő területei

• Szerződések és aláírt dokumentumok: a mennyiség 20-30%-a
• Belső nyomtatások (feljegyzések, prezentációk, megbeszélések): 30-40%
• Levelezés bejövő és kimenő: 15-20%
• Számlák és számviteli dokumentumok: 10-15%
• Archívum: növekvő állomány

Ha e területek mindegyikét a megfelelő eszközökkel kezelik, az jelentősen csökkenti a teljes mennyiséget.

Fő beavatkozási pontok

1. Elektronikus aláírás

A szerződéses dokumentumok 80%-ánál kiváltja a nyomtatást/aláírást/szkennelést. Tudjon meg többet.

2. Elektronikus számlázás

Fokozatos kötelezettség 2026-2027-től, lehetőség a felkészülésre.

3. EDM (Elektronikus Dokumentumkezelés)

A dokumentumokat egy könnyen kereshető rendszerbe központosítja, iratrendezők helyett.

4. „Gondolkodj, mielőtt nyomtatsz” kultúra

A nyomtatók alapértelmezett beállítása duplex, fekete-fehér, hitelesítés a nyomtatáshoz.

5. A bejövő folyamatok digitalizálása

Bejövő levelek OCR-felismerése és automatikus továbbítása.

Szén-dioxid-hatás

1 tonna papír ≈ 1,5 tonna kibocsátott CO2-nak felel meg (előállítás + szállítás). Egy 50 fős kkv évente kb. 4 tonna papírt használ el, ami körülbelül 6 tonna CO2-t jelent.

A papírhasználat 60-80%-os csökkentése évente 4-5 tonna CO2 megtakarítást jelent. Erős, a szénlábnyom-elemzésben mérhető CSR-argumentum.

„Papírmentes” módszertan

1. Felmérni a jelenlegi felhasználást (fénymásolók + beszerzések)
2. Azonosítani az 5 legtöbb papírt felhasználó folyamatot
3. Eszközök: aláírás, számlázás, EDM
4. Szokások megváltoztatása: duplex, fekete-fehér, hitelesített nyomtatás
5. Mérni minden negyedévben

Számszerűsíthető előnyök

• papírcsökkentés: jellemzően -60 és -80% között 18 hónap alatt
• közvetlen megtakarítás: 500-2000 €/év/munkavállaló
• felszabaduló archívumhely: 1-2 m² munkavállalónként
• időmegtakarítás: minden nyomtatás 1-2 perccel lassítja a folyamatot

Gyakori hibák

• Bevezetés képzés nélkül (ellenállás a változással szemben)
• Minden beszkennelése (OCR elengedhetetlen a visszakereséshez)
• A jogszabályi megőrzési kötelezettségek elfelejtése
• A nyomtatók beállításának elmulasztása

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo kiváltja a szerződéses papírfolyamatok többségét: szerződések, árajánlatok, megrendelések, titoktartási megállapodások, meghatalmazások, bérleti szerződések. Minden aláírt boríték több elkerült nyomtatást jelent, valamint megspórolt postázást és fizikai irattározást.

Ismerje meg a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Teljesen kiküszöbölhető a papír?

Ritkán 100%-ban. A reális cél 80-90%-os csökkentés.

Mennyibe kerül az átállás?

Egy kkv esetében 5000-30 000 € a terjedelemtől függően. A megtérülés 12-18 hónap alatt.

Mérhető a CSR-hatás?

Igen, -60 és -80% közötti papírcsökkentés egy kkv esetében -5 és -10 tonna CO2-nak felel meg.

Digitalizálni kell a papíralapú archívumot?

Nem mindet. Az aktív archívumot (az utolsó 10 év) érdemes előtérbe helyezni.

Összeegyeztethető a jogszabályi kötelezettségekkel?

Igen, amennyiben bizonyító erejű (PAdES, NF Z42-013) archiválást alkalmaznak.

Összegzés

A papírcsökkentés egyike a legmérhetőbb és legjövedelmezőbb CSR-intézkedéseknek. A elektronikus aláírás az első bevezetendő eszköz: azonnali hatás és gyors megtérülés.

Próbálja ki a Certyneo-t dokumentumai egyszerű, gyors és biztonságos online küldéséhez, aláírásához és nyomon követéséhez.