Az adminisztratív folyamatok digitalizálása

Miért kellene az adminisztratív folyamatokat digitalizálni?

Az adminisztrációs folyamatokat (számlázás, költségkimutatás, szabadság, belső rendelések) gyakran az utolsóként digitalizálják, pedig sok időt vesz igénybe. Digitalizálásuk felszabadítja a csapatokat értéknövelt feladatok elvégzésére.

A fontossági sorrendbe állítandó folyamatok

A ROI csökkentésével:

1. Szerződések aláírása: azonnali nyereség, súrlódás megszűnt
2. Költségjelentések: OCR + hierarchikus érvényesítés
3. Hagyja a vezetőséget: érvényesítési munkafolyamat + automatikus egyensúly
4. Ügyfélszámlázás: generálás, küldés, követés
5. Vásárlások és megrendelések: árajánlat → BC → számla
6. Onboarding / offboarding: HR dokumentumok + informatikai hozzáférés
7. Jelentés: valós idejű irányítópultok vs. táblázatok

5 lépéses módszer

1. Folyamatok feltérképezése

Sorolja fel az egyes folyamatokat, szereplőit, szakaszait, mennyiségét, aktuális időtartamát!

2. Határozza meg a súrlódási pontokat

Elpazarolt idő, hibák, elégedetlenség. Itt hozza a legtöbbet a digitális.

3. Válassza ki a megfelelő eszközöket

• elektronikus aláírás
• HR eszközök/költségjelentések (Spendesk, Jenji)
• érvényesítési eszközök (Zapier, Make, egyedi munkafolyamatok)
• CRM, ERP, EDM igény szerint

4. Integrálja az eszközöket egymással

Az igazi termelékenység az integrációból fakad: kerülje az újrabelépést, automatikusan terjedjen.

5. Képzés és mérés

Betanítsa a felhasználókat, mérje a nyereséget, állítsa be.

Munkafolyamat-példa

Egy tipikus adminisztrációs folyamat: távozási kérelem

• Előtt: papírforma → vezetői iroda → HR → újra bekerült a HRIS-be
• Után: belépés a Lucca/PayFit segítségével → érvényesítéskezelő 1 kattintással → egyenleg automatikusan frissül → HR értesítés

Nyereség: 3 naptól 10 percig.

Mennyiségi előnyök

• Adminisztrációs idő: -40 - -60%
• Beviteli hibák: -90%
• Az alkalmazottak elégedettsége: +30% jellemzően
• Ciklusidő(bevétel, rendelés, számlázás): osztva 3-5-tel

Gyakori hibák

• A papírfolyamat digitalizálása jelenlegi állapotában (elszalasztja az optimalizálási lehetőséget)
• Rakja egymásra az eszközöket anélkül, hogy integrálná őket
• Nem edzés → ellenállás a változással szemben
• A GDPR-megfelelés és a jogi archiválás figyelmen kívül hagyása
• Az integrációs költségek alábecsülése

Hogyan segít Önnek a Certyneo

A Certyneo lefedi bármely adminisztrátori digitalizálási projekt „elektronikus aláírás” összetevőjét. Integrálható a HR eszközökkel (PayFit, Lucca), költségjelentésekkel (Spendesk), CRM-mel (HubSpot, Pipedrive), EDM-mel (SharePoint, Drive).

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

Mennyibe kerül a digitalizálás?

Nagyon változó. Az „aláírás + költségelszámolások + szabadság” hatóköre körülbelül 3-10 euró/felhasználó/hónap.

Milyen ROI várható?

Általában 6-18 hónap, rövidebb nagy mennyiségű áramlás esetén.

Szüksége van informatikai igazgatóra a menedzsmenthez?

Középvállalkozások számára ajánlott, nem szükséges olyan kkv-k számára, amelyek külső tanácsadóra támaszkodhatnak.

Minden eszköz megfelel a GDPR-nek?

Előnyben részesítse az uniós megoldásokat a megfelelés egyszerűsítésére.

Hogyan lehet meggyőzni a csapatokat?

Kezdje a legfájdalmasabb eljárással. A látható ROI feloldja a többit.

Következtetés

Az adminisztrátori digitalizáció egy pálya, nem egy „nagy robbanás” projekt. Kezdje a legmagasabb ROI-val rendelkező áramlásokkal, mérje meg, bővítse. 18 hónap alatt átalakult a cég.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.