Certyneo és Make: aláírás automatizálása a mérnöki szektorban

Miért érdemes automatizálni az elektronikus aláírást a mérnöki szektorban a Make segítségével?

A mérnöki szektor jelentős mennyiségű szerződéses dokumentumot termel: építési szerződéseket, módosítási okmányokat, befogadási jegyzőkönyveket, alvállalkozási szerződéseket, megfelelőségi nyilatkozatokat és tanulmányi jelentéseket. A McKinsey 2024-es tanulmánya szerint a mérnöki csapatok átlagosan a munkaidejük 27%-át fordítják ismétlődő adminisztratív feladatokra, amelyből az aláírások gyűjtése és nyomon követése az egyik legidőigényesebb.

A Certyneo csatlakoztatása Make (korábban Integromat) nevű automatizálási platformhoz lehetővé teszi ezen manuális folyamatok átalakítását intelligens munkafolyamattá, ahol minden aláírás automatikusan aktiválódik, nyomon követhető és archiválható emberi beavatkozás nélkül. Ez az útmutató lépésről lépésre elmagyarázza, hogyan valósítható meg ez az integráció B2B mérnöki kontextusban, az eIDAS szabályozási követelményeinek betartásával.

Sorban tárgyalunk az integráció architektúráját, a Make-ben végzett lépésről lépésre konfigurációt, az elérhető triggereket és akciókat, majd a mérnöki szektorra vonatkozó ajánlott eljárásokat.

---

A Make + Certyneo architektúra megértése a mérnöki szektorban

Make (Integromat): vizuális no-code orchestrációs platform

A Make egy integrációs és automatizációs platform, amely lehetővé teszi olyan forgatókönyvek létrehozását, amelyek több száz alkalmazást kapcsolnak össze drag-and-drop modulok segítségével. A Zapierrel ellentétben a Make fejlett feltételes logikát, iterátorokat, aggregátorokat és útválasztókat kínál, amely különösen alkalmas a mérnöki szektorbeli összetett munkafolyamatokra (több fél, több lépés, több aláíróval rendelkező dokumentumok).

A Make az Ön üzleti eszközei (ERP, CRM, projektkezelő alkalmazások, mint az Autodesk Construction Cloud, Procore vagy Microsoft Project) és a Certyneo között helyezkedik el, az adatfolyamok és aláírási triggerek koordinálásával.

A Certyneo API: az integráció belépési pontja

A Certyneo egy teljes RESTful API-t tesz közzé, amely lehetővé teszi az összes grafikus felületen elérhető műveletet: aláírási kérelmek létrehozása, aláírók hozzáadása, aláírási mezők meghatározása, értesítések küldése, státusz lekérése és aláírt dokumentumok letöltése. Az API OAuth 2.0 hitelesítést és JSON formátumot használ, amely natív kompatibilitást garantál a Make-szel a HTTP modul vagy ideális esetben egy dedikált Certyneo csatlakozó segítségével.

A Certyneo API az ETSI EN 319 132 XAdES aláírás és az ETSI EN 319 122 CAdES szabványainak megfelelően működik, biztosítva, hogy minden aláírás jogilag érvényes az egész Európai Unióban.

A mérnöki munkafolyamat tipikus topológiája

Egy mérnöki iroda vagy mérnöki cégben a tipikus munkafolyamat így néz ki:

1. Trigger: új alvállalkozási szerződés jön létre az ERP-ben (pl. SAP, Sage, vagy egy építési projektkezelő eszköz).
2. Adatok kinyerése: a Make lekérdezi a szerződés metaadatait (felek, összeg, projekt referenciák).
3. Dokumentum generálása: a Certyneo mesterséges intelligencia-alapú szerződés-generátora strukturált PDF dokumentumot hoz létre.
4. Aláírási kérelem létrehozása: a Make a Certyneo API-t hívja meg a kérelem létrehozásához és az aláírók meghatározott sorrendben történő hozzáadásához.
5. Szekvenciális vagy párhuzamos aláírás: a Certyneo aláírási hivatkozásokat küld az érintett felek számára.
6. Értesítés és archiválás: az egyes aláírások fogadása után a Make Slack/Teams értesítést indít és az aláírt dokumentumot archiválja az Ön GED-jében (SharePoint, Google Drive, Egnyte stb.).

Ez az architektúra kiküszöböli a manuális e-mail cseréket és teljes nyomon követhetőséget garantál, amely nélkülözhetetlen a mérnöki projektek auditálása során.

---

Az integráció lépésről lépésre konfigurálása a Make-ben

1. lépés — Hozza létre a forgatókönyvet és konfigurálja a Certyneo kapcsolatot

A Make felületen hozzon létre egy új forgatókönyvet. Ha a natív Certyneo csatlakozó elérhető a Make piactéren, válassza ki közvetlenül; ellenkező esetben használja a HTTP > Make a request vagy HTTP > Make an OAuth 2.0 request modult.

A kapcsolat konfigurálásához:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Hitelesítési módszer: OAuth 2.0 (Client Credentials) vagy API kulcs Bearer Token, a Certyneo-fiók konfigurációjától függően
• API kulcs: elérhető a Certyneo irányítópultján a Beállítások > Integrációk > API szekción

Tartsa az API kulcsot a Make kapcsolatkezelőjében (ne a forgatókönyvbe rögzítve) a biztonsági ajánlott eljárások betartásához.

2. lépés — Adjon meg a mérnöki szektorra alkalmas triggert

A trigger kiválasztása döntő. A mérnöki szektorban a leggyakoribb triggerek:

| Trigger | Make modul | Használati eset | |---|---|---| | Új fájl SharePoint mappában | SharePoint > Watch Files | A kereskedelmi csapat által feltöltött szerződés | | Új sor Google Sheets táblázatban | Google Sheets > Watch Rows | Aláírásra váró szerződések nyomon követése | | Webhook beérkezett az ERP-ből | Webhooks > Custom Webhook | Érvényesített beszerzési rendelés az SAP-ban | | Új ticket Jira/Asana-ban | Jira > Watch Issues | Projekt szakaszához szükséges ügyfél-validáció |

Az összetett mérnöki munkafolyamatok esetén (pl. a egy mérnöki szerződés aláírása, amely egy műszaki igazgató és egy jogi igazgató közös aláírásával szükséges), a Webhook trigger az ERP-ből a legnagyobb rugalmasságot biztosítja.

3. lépés — Hozza létre az aláírási kérelmet a Certyneo API-val

Az trigger konfigurálása után adjon hozzá egy HTTP modult, amely a Certyneo aláírási kérelem létrehozási végpontjára mutat:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

A JSON kérelem törzse a következőket tartalmazza:

```json { "name": "Alvállalkozási szerződés - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Vegye figyelembe az `advanced` (fejlett elektronikus aláírás, SEA) aláírási szint használatát, amely megfelel az eIDAS követelményeknek a jelentős értékű mérnöki szerződésekhez. Az alacsony kockázatú belső dokumentumokhoz az `simple` szint elegendő.

4. lépés — Kezelje az értesítéseket és az aláírás utáni archiválást

Az kérelem létrehozása után adjon hozzá egy második ágat a Make forgatókönyvben, amely egy Certyneo Webhook által aktiválódik, amely az aláírás befejezésére utal. A Certyneo automatikusan POST-ot küld az aláírási kérelem paramétereihez meghatározott webhook URL-hez.

Ezt a webhookot fogadva a forgatókönyv a következőket teheti:

• Az aláírt és időbélyegzett PDF letöltése a `GET /signature-requests/{id}/signed-document` végpontról
• Archiválása az Ön GED-jében (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• A szerződés státusza frissítése az ERP-ben vagy CRM-ben
• Automatikus értesítés küldése a projektcsapatnak Slack, Teams vagy e-mail útján
• Számlázás indítása vagy új projekt megnyitása a projektkezelő eszközben

Ez az akciolánc biztosítja a dokumentum teljes életciklusának végponttól végpontig terjedő nyomon követhetőségét, amely alapvető követelmény az auditálás alatt álló projektekben (ISO 9001 tanúsítás, közszerzódések, Seveso-projektek).

---

Ajánlott eljárások a mérnöki szektorra vonatkozóan

Több féllel rendelkező és szekvenciális munkafolyamatok kezelése

A mérnöki szektorban gyakran előfordulnak olyan dokumentumok, amelyekhez több aláíró szükséges egy meghatározott sorrendben: először a projektvezetőt, majd a műszaki igazgatót, végül az ügyfélvállalat jogi képviselőjét. A Certyneo natívan kezeli a szekvenciális aláírást az aláírók listájában az `order` paraméter segítségével.

A Make-ben dinamikusan felépítheti az aláírók tömbét egy Array Aggregator segítségével, amely összegyűjti az aláírók adatait az ERP-ből vagy egy hivatkozási táblázatból, mielőtt beinjektálná őket a Certyneo API kérelmibe. Ez a megközelítés lehetővé teszi 5-10 aláíróval rendelkező szerződések kezelését a forgatókönyv módosítása nélkül.

Aláírások társítása projektmappákhoz

A mérnöki szektorban minden aláírt dokumentumot egy adott projektmappához kell társítani. A Certyneo egyéni metaadatai használatával tárolhatja az ügylet számát, a projekt fázisát és a szerződés kódját. Ezeket a metaadatokat a Certyneo visszaadja a befejezési webhookban, és a Make felhasználva archiválhatja a dokumentumot a GED megfelelő mappájában.

Ez a gyakorlat összhangban van az NF EN ISO 19650 szabvány (információkezelés a BIM-ben) követelményeivel és megkönnyíti a dokumentum-auditot a projekt végén.

Munkafolyamat minőségének és hibáinak figyelemmel kísérése

A Make részletes naplót biztosít az egyes forgatókönyvek végrehajtásáról. Egy szakmai kontextusban állítson be e-mail vagy Slack értesítéseket a hibás forgatókönyvekre, és a Make Error Handler modulját használva kezelheti a Certyneo API meghibásodás eseteit (korlátlimitálás, túl nagy dokumentum, aláíró nem található).

Ha a Certyneo megoldást az integráció megkezdése előtt más piaci megoldásokkal szeretné összehasonlítani, tekintse meg az elektronikus aláírási megoldások összehasonlítását a mérnöki kontextusnak legmegfelelőbb megoldás azonosításához.

Végül, az automatizált munkafolyamat beruházásmegtérülésének maximalizálásához az elektronikus aláírás ROI kalkulátora lehetővé teszi a mérnöki irodák által feldolgozott dokumentummennyiség szerinti időmegtakarítás és lehetséges megtakarítások pontos megbecsülését.

Az elektronikus aláírásra vonatkozó jogi keret a mérnöki szektorban

Az elektronikus aláírás jogi alapja

A francia jogban az elektronikus aláírás jogiértéke a Polgári Törvénykönyv 1366. cikken alapul, amely kimondja, hogy „az elektronikus formában írt okmány ugyanolyan bizonyító értékkel rendelkezik, mint a papír alapú irat", és a 1367. cikk azt pontosítja, hogy „a jogi cselekmény teljességéhez szükséges aláírás azonosítja az aláírót és nyilatkozatát tanúsítja".

Az európai szinten az eIDAS 910/2014 rendelet (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), kiegészítve az eIDAS 2.0 (UE 2024/1183 rendelet) által, az elektronikus aláírás három szintjét határozza meg:

• SES (Simple Electronic Signature): alacsony kockázatú belső dokumentumokra alkalmas.
• SEA (Advanced Electronic Signature): ajánlott mérnöki szerződésekhez, alvállalkozási szerződésekhez és beszerzési rendelésekhez. Az aláíró megbízható azonosítását és a dokumentum integritását garantálja.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): szükséges közjegyzői okiratokhoz és nagy értékű közszerzódésekhez.

A mérnöki szektorra vonatkozó konkrét kötelezettségek

A közszerzódések keretében a 2016-360 közszerzódésekre vonatkozó dekrétum egy bizonyos küszöb fölött teljes digitalizációt írja elő. Az ügyleti nyilatkozatoknak és alvállalkozási szerződéseknek SEA vagy eIDAS-nak megfelelő SEQ-vel kell aláírottak lenni, amelyeket egy qualified trust service provider (QTSP) állított ki és szerepel az európai Trusted List-en.

Az ETSI EN 319 132 szabvány az XML fejlett aláíráshoz használt XAdES profilokat határozza meg, míg az ETSI EN 319 122 a bináris dokumentumok aláírására alkalmazott CAdES profilokat szabályozza. A Certyneo megfelel ezeknek a szabványoknak, biztosítva az aláírások interoperabilitását és határmenti elismerését.

GDPR és az aláírók adatainak védelme

Az aláírók személyes adatainak feldolgozása (név, e-mail, aláírási biometrikus adatok) a GDPR 2016/679 rendelet hatálya alá tartozik. Mint adatkezelő, a mérnöki vállalat biztosítania kell, hogy a Certyneo az GDPR 28. cikkében meghatározott adatfeldolgozóként működjön, a megfelelő DPA-val (Data Processing Agreement). Az aláírási adatokat a vonatkozó elévülési időtartamig kell megőrizni (5 év a kereskedelmi szerződésekhez az Üzleti Törvénykönyv L. 110-4 cikke szerint, 10 év az építési szerződésekhez a tízéves garantia miatt).

NIS2 irányelv és az automatizált munkafolyamatok biztonsága

A kritikus szektorok (energia, közlekedés, vízellátás) területén működő mérnöki cégek a NIS2 irányelvnek (2022/2555/UE) lehetnek alávetve, amelyét a francia jogba 2025. április 14-i törvény írta át. Ez az irányelv információs rendszerbiztonság követelményeket szab, beleértve az olyan harmadik fél (Make és Certyneo) által összekapcsolt automatizálási munkafolyamatokat. Dokumentálni kell az adatfolyamokat, titkosítani a kommunikációt (TLS 1.3 minimum) és fenntartani az alvállalkozók nyilvántartását.

Esettanulmányok: Make + Certyneo a mérnöki szektorban

Esettanulmány 1 — Talajmechanikai cég 300 éves mission报告 kezelésével

Egy talajmechanikában specializálódott mérnöki iroda, amely mintegy 15 mérnökből áll, évente körülbelül 300 missziós jelentést és prestaciós szerződést termel. Az integráció előtt minden jelentés manuális e-mail küldést igényelt, telefonos emlékeztetőt 5 nap után, ha nem érkezett válasz, és manuális archiválást a fájlkiszolgálón. Az aláírások gyűjtésének átlagos időtartama 8 munkanap volt.

Az automatizált munkafolyamat telepítése után – amelyet a véglegessé tett jelentés SharePoint-ba való feltöltése indít – a Make forgatókönyv automatikusan létrehozza az aláírási kérelmet, értesítést küld az ügyfélnek, és automatikusan emlékeztetőt küld a J+3-ban, ha az aláírás nem érkezett meg. Az aláírt dokumentumot azonnal archiválálja az ügyleti mappában.

Eredmény: az aláírás-gyűjtés időtartama 8 napról átlagosan 1,8 napra csökkent (−78%), az asszisztensmunka megtakarítása hetente 2,5 óra, körülbelül 3 500 € évente. Ezek az értékek összhangban vannak a Forrester Research által publikált dokumentumautomatizálási szektorbenchmarkjaival (2024).

Esettanulmány 2 — Ipari mérnöki cég több féllel rendelkező alvállalkozási szerződéseket kezel

Egy közepes méretű ipari mérnöki cég (80-150 alkalmazott) olyan projekteket irányít, amelyekhez alvállalkozási szerződések szükségesek, amelyeket 3-6 fél ír alá: a megbízó, a delegált építésvezető, az 1. és 2. rangú alvállalkozók. Minden szerződéshez szekvenciális aláírás szükséges szerződéses és biztosítási okokból.

A Make + Certyneo munkafolyamat az ERP-ben történő beszerzési rendelés érvényesítésével aktiválódik. A Make dinamikusan felépíti az aláírók rendezett listáját az ellátó adatbázisából, létrehozza a szekvenciális paraméterekkel rendelkező aláírási kérelmet, és értesítéseket küld az egyes feleknek. A befejezéskor az aláírt szerződés a Procore-be kerül, és az ERP-ben frissül a szerződés státusza.

Eredmény: a szekvenzálási hibák (egy alvállalkozó, aki az építésvezető előtt ír alá) 100%-ban kiküszöbölve az aláírás sorrendjének automatikus kezelésének köszönhetően. Az átlagos szerződés-finalizálási idő 12 napról 4 napra csökkent (−67%), amely felgyorsítja a projektek ténylegesen megkezdésének időpontját.

Esettanulmány 3 — Mérnöki tanácsadó iroda a módosítási okmányok gyors kezelésével

Egy mérnöki tanácsadó iroda, amely az ipar szervezeteit terméktranszformációs projektekben támogatja, gyakran módosítási okmányokat (avenants) hoz létre a missziók során, amelyekhez gyors jóváhagyás szükséges a projekt ne blokkolódjon. Ezeket az okmányokat korábban nyomtatták, megbeszéléseken írták alá vagy levelezési úton küldték, ami nem volt összhangban a projektekbe kevésbé kötöttfutási ritmussal.

A Make + Certyneo munkafolyamattal egy módosítási okmány projektkezelő eszközben való létrehozása automatikusan elindít egy aláírási kérelmet. Az ügyfél egy mobilra optimalizált aláírási hivatkozást kap, amely lehetővé teszi, hogy kevesebb mint 2 perc alatt írjon alá, még helyszíni közlekedésben is. Az fejlett aláírási szint (SEA) alkalmazódik, biztosítva az okmány jogiértékét.

Eredmény: a módosítások jóváhagyási ideje 5-7 napról 24 óra alá esett az esetek 85%-ában. Az ügyfél elégedettsége javult, és csökkent a nem dokumentált példulazítás kockázata, amely gyakran forrása az ösztönzési vitáknak.

Konklúzió

A Certyneo integrálása a Make-szel (Integromat) nagy hatékonyságnövelő lehetőséget jelent a mérnöki szekktor szereplői számára. A dokumentum-életciklus automatizálásával – a szerződés létrehozásától az aláírt dokumentum archiválásáig – kiküszöbölheti az ismétlődő manuális feladatokat, csökkentheti az aláírási időt átlagosan 67-78%-kal, és garantálhatja az eIDAS teljes megfelelőségét minden terméktől.

A technikai konfiguráció, bár megköveteli az első gondos beállítást, hozzáférhető a no-code profillal rendelkező csapatok vagy Make integrálók számára. Az előnyei már az első használati hetekben nyilvánvalóak, mérhető ROI-val az adminisztratív költségek és a projekt megkezdési ideje tekintetében.

Készen áll a dokumentum-munkafolyamatok átalakítására? Hozza létre ingyenesen a Certyneo fiókját és csatlakoztassa az első Make forgatókönyvét kevesebb mint egy óra alatt, vagy vegye fel a kapcsolatot csapatunkkal a mérnöki kontextusra szabott személyre szóló támogatásért.