Pénzügyi ellenőrzés: folyamat és a szabványoknak való megfelelés

A pénzügyi audit célja nem a csalások felderítése, sem a vállalat pénzügyi helyzetének biztosítása. Célja szűkebb és pontosabb: ésszerű bizonyosság hogy az éves beszámoló szabályszerű, valós és hiteles képet ad. E korlát megértése elkerüli két egymással szimmetrikus hibát: azt, hogy az auditból olyan garanciát várjunk, amelyet az nem nyújt, és azt, hogy figyelmen kívül hagyjuk a kiadott vélemény tényleges hatályát.

Jogi és szerződéses audit

Két nagyon különböző helyzet viseli ugyanazt a nevet.

Jogi audit A könyvvizsgáló feladata, amelyet szabályozott keretek között lát el: kinevezés hat üzleti évre szóló mandátumra, kötelező szakmai szabályok, szigorú összeférhetetlenségi szabályok, közzétételi kötelezettségek. A könyvvizsgáló nem a vállalat tanácsadója: a társaság tagjai nevezik ki, és nekik tartozik elszámolással.

A szerződéses audit a vállalat és egy szakember között szabadon meghatározott megbízás: korlátozott felülvizsgálat, akvizíciós audit, egy adott pozíció vizsgálata. Hatálya, címzettje és a biztosítási szintje a megbízási levélből ered. Nem jár vele a megbízáshoz kapcsolódó jogi kötelezettségek.

A kettő összekeverése a szerződéses kapcsolat hatályának túlbecsüléséhez vezet, amelynek hatálya nagyon korlátozott lehet.

Mikor kötelező a kinevezés?

Kötelező könyvvizsgálót kijelölni, ha a szervezet meghaladja a három küszöbérték közül kettő a mérlegfőösszegre, a forgalomra és a foglalkoztatottak számára vonatkozóan. Ezeket a küszöbértékeket rendszeresen felülvizsgálják, és az adott üzleti évre vonatkozóan ellenőrizni kell őket.

Ehhez az alapelvhez három különleges eset társul:

• A vállalatok csoportvezetők Az egyéb társaságokat ellenőrző vállalatokra saját szabályok vonatkoznak, amelyeket a csoport egészének szintjén értékelnek.
• A jelentős leányvállalatok Egy olyan csoportnak, amely már rendelkezik megbízottal, esetleg ki kell neveznie egyet.
• Egy társult tagok kisebbsége jogi úton kérheti egy biztos kinevezését, még a küszöbértékek alatti esetekben is.

Az önkéntes kijelölés továbbra is lehetséges, és gyakran alkalmazzák, ha egy pénzügyi partner ezt megköveteli. Ebben az esetben ugyanazok a kötelezettségek vonatkoznak rá, mint a kötelező kijelölésre.

A megbízás lebonyolítása

Az audit három szakaszban zajlik, az üzleti évre elosztva, nem pedig a záráskor összpontosítva.

A kockázatok felismerése és értékelése. Az auditor elemzi a tevékenységet, a környezetet és a belső ellenőrzést annak érdekében, hogy azonosítsa azokat a területeket, ahol jelentős rendellenesség valószínűsíthető. Ez a lépés határozza meg az összes többit: a további ellenőrzések arányosak az azonosított kockázatokkal.

Ideiglenes ellenőrzések. A pénzügyi év során készültek, és a mindennapi eljárásokra és műveletekre vonatkoznak. Ez az a pillanat, amikor a könyvelés megjelennek — időrend, igazoló dokumentumok, feladatmegosztás.

A végső ellenőrzések. A zárás után a figyelem a beszámolókra irányul: az egyenlegek jóváhagyása, a harmadik felek értesítése, a számviteli becslések vizsgálata. Utóbbiakra összpontosul a figyelem, mivel ezek megítéléseken alapulnak: követelések értékvesztése, rendelkezések, érvényességi időkamortizáció.

A vélemény és annak három formája

A jelentés egy véleménynyel zárul, amelynek megfogalmazása szabványosított, és minden változatának pontos jelentése van.

Feltétel nélküli tanúsítás kifejezi, hogy a beszámolók szabályszerűek, valósak és hiteles képet adnak.

Feltételes tanúsítás olyan nézeteltérést vagy korlátozást jelez, amelynek hatása jelentős, de nem általános. Ez egy erős jelzés, amelyet a harmadik felek gyakran félreértenek, és tévesen egyszerű megjegyzésnek tekintenek.

A tanúsítás megtagadása akkor kerül alkalmazásra, ha a hatás egyaránt jelentős és általános, vagy ha az ellenőr nem tudta összegyűjteni a szükséges elemeket.

Egy megjegyzés a véleményt nem befolyásoló megjegyzésként hozzáadható: felhívja a figyelmet a melléklet egy pontjára, jellemzően a működés folytonosságával kapcsolatos bizonytalanságra. Nem minősül fenntartásnak.

A megbízott konkrét kötelezettségei

Két kötelezettség határozottan megkülönbözteti a jogi megbízást a szerződéses megbízástól.

A bűncselekmények feltárása. Az a biztos, aki olyan tényeket állapít meg, amelyek büntetőjogi minősítésre adhatnak okot, köteles azokat bejelenteni az ügyésznek. Ez a kötelezettség nem függ a célszerűség megítélésétől, és elmulasztása felelősségre vonást von maga után.

A riasztási eljárás. Ha olyan tényeket állapít meg, amelyek veszélyeztetik a működés folytonosságát, fokozatos eljárást indít el: magyarázatot kér a vezetőségtől, tájékoztatja a társasági szerveket, majd értesíti a bíróság elnökét. A cél az, hogy a fizetésképtelenség bekövetkezte előtt reakciót váltson ki – ez a kérdés közvetlenül kapcsolódik a vezető személyes felelősségéhez, amelyet a következő cikkünkben tárgyalunk: a vezető felelőssége.

Használati esetek

A küszöbértékek átlépése. A kinevezés a pénzügyi év lezárásakor lép hatályba, és hat pénzügyi évre szól. Ha egy pénzügyi évvel előre készülünk, akkor előkészíthetjük az eljárásokat, ahelyett, hogy felkészületlen könyveléssel kellene szembesülnünk az első audit során.

Tőkeemelés vagy eladás. Az akvizíciós audit szerződéses jellegű, és hatálya tárgyalás tárgyát képezi. Az audit tárgyának – és a nem auditált területeknek – pontos meghatározása elkerüli a benyújtott jelentés hatályával kapcsolatos félreértéseket.

Előzetes fenntartás. Az ügyet a következő zárás előtt kell rendezni. Az egyik üzleti évről a másikra átvitt tartalék súlyosan terheli a pénzügyi partnerekkel való kapcsolatot.

Gyakran feltett kérdések

Mikor kötelező könyvvizsgáló kinevezése? A mérlegre, az árbevételre és a létszámra vonatkozó három küszöbérték közül kettő átlépése esetén, valamint csoportokkal kapcsolatos különleges helyzetekben, illetve a részvényesek kisebbségének kérésére.

Mi a különbség a jogi audit és a szerződéses audit között? A jogi könyvvizsgálat szabályozott keretek között zajlik, hatéves megbízási idővel és sajátos kötelezettségekkel. A szerződéses könyvvizsgálat hatálya a megbízási levélben meghatározottak szerint alakul, e kötelezettségek nélkül.

Felismeri-e az auditor a csalásokat? Ez nem a megbízatásának célja, amely a beszámolókban szereplő jelentős szabálytalanságokra irányul. Ellenőrzéseit azonban a csalás kockázatát figyelembe véve tervezi meg.

Mit jelent a „fenntartással” történő tanúsítás? Jelentős, de nem általános jellegű eltérés vagy hatálykorlátozás. Ez komoly jelzés, amely eltér egy egyszerű észrevételtől, amely nem befolyásolja a véleményt.

Mi az a riasztási eljárás? A működés folytonosságának veszélybe kerülése esetén elinduló, fokozatos eljárás, amely a vezetők meghallgatásától a bíróság elnökének értesítéséig terjed.

A biztos tanácsot adhat-e a vállalatnak? Nem foglalkozhat a feladatkörébe tartozó témákkal: a függetlenségre vonatkozó szabályok és az összeférhetetlenségi szabályok ezt tiltják számára. Nem a vállalat tanácsadója, hanem a partnereknek tartozik beszámolási kötelezettséggel.

Fontos tudnivalók

Az audit ésszerű bizonyosságot nyújt a beszámoló szabályszerűségéről és valódiságáról – nem pedig garanciát a csalás hiányára, sem véleményt a vállalat pénzügyi helyzetéről. Ezt a korlátozott hatályt kell szem előtt tartani a jelentés elolvasása előtt.

Három elem érdemel figyelmet egy vezető részéről. A vélemény pontos megfogalmazása, mivel a megfigyelés, a fenntartás és az elutasítás közötti árnyalatok döntő jelentőségűek a harmadik felek számára. A biztosra vonatkozó sajátos kötelezettségek – közzététel és figyelmeztetés –, amelyek miatt ő nem csupán egy szolgáltató. És az a tény, hogy munkájának lényege a számviteli becslések: itt kerülnek megvizsgálásra a vállalat döntései, és itt érvényesül a dokumentáció minősége, akárcsak egy adóellenőrzés.