Virtuális közgyűlés: útmutató egyesületek számára

A távmunka és a digitális együttműködési eszközök általánossá válása mélyrehatóan megváltoztatta az egyesületek irányítási módjait. A virtuális közgyűlés megtartása már nem kivételes helyzet: közönséges gyakorlatokká vált, amelyeknek szilárd jogi keretekre és megfelelő eszközökre kell támaszkodniuk. Számos egyesületi vezető azonban még nem tudja, hogy a dematerializált közgyűlés jegyzőkönyve elektronikus aláírással rendelkezhet – és rendelkezhet – ahhoz, hogy teljes bizonyító erővel rendelkezzen. Ez a cikk részletezi a virtuális közgyűlés érvényességi feltételeit, az elektronikus aláírás központi szerepét a határozatoknak, és azokat a konkrét lépéseket, amelyeket 2026-ban kell tenni a megfelelő eljárás megvalósításához.

A virtuális közgyűlés jogi érvényessége egy egyesület számára

Az 1901-es törvényes alapelvei az egyesületek szabad statútuma

Az 1901. július 1-i törvénytől függő egyesületek nagy szabadságot élveznek irányítási módjuk szervezésében. Az üzleti társaságokkal ellentétben nem tartoznak a Kereskedelmi Törvénykönyv hatálya alá közgyűléseik összehívása vagy megtartása tekintetében. Tehát a virtuális közgyűlés érvényessége elsősorban a sztatútumok függvénye: ha azok kifejezetten engedélyezik a távolról való részvételt vagy az elektronikus úton történő gyűlést, akkor a gyűlés érvényesnek tekinthető.

A 2020. március 25-i 2020-321. számú rendelet (a járvány során hozott) és annak részleges meghosszabbítása a 2021. szeptember 15-i 2021-1193. számú rendelet óta a francia jog nagyszámú szervezet, köztük az egyesületek számára bevezette a dematerializált módú közgyűlésmegoldást. A gyakorlatban, ha a sztatútumok még nem tartalmazzák ezt a lehetőséget, a következő közgyűlésen történő egyszerű frissítés elegendő az út megnyitásához.

A betartandó formai feltételek

Még ha a sztatútumok engedélyezik is a virtuális közgyűlést, az egyesület közgyűlésének több követelménynek kell megfelelnie:

• Rendszeres összehívás: az összehívás időpontja betartott, teljes napirend, tagsági küldések a sztatútum szerinti módok szerint (levélpostai, e-mail, ha elfogadott, vagy dematerializált út).
• Kvórum és többség: a sztatútumban előírt kvórum és többség szabályai azonos módon vonatkoznak a virtuális módra is.
• A résztvevők azonosítása: alapvetően szükséges annak bizonyítása, hogy a szavazatok leadóitől szándékozottak a szavazásra feljogosított tagok voltak. Az azonosítási rendszer – legalább az egyedi nominális link – elengedhetetlen.
• A vita rögzítésének rögzítése: a jegyzőkönyv (PV) az összes elfogadott határozatot, a szavazás eredményét és a jelenlévők listáját tartalmazza.

Ha többet szeretne tudni az elektronikus aláírás jogi értékéről ebben az összefüggésben, a dedikált útmutató részletezi a francia bíróságok által elismert érvényességi kritériumokat.

A virtuális közgyűlés jegyzőkönyve: elektronikus aláírásra szoruló dokumentum

Miért a PV a közgyűlés központi dokumentuma

A jegyzőkönyv az egyetlen módja a közgyűlésen meghozott döntések ellentmondáshatatlan bizonyítékának. Egy határozat vitatása esetén – egy hiányzó tag, egy hitelező vagy az adóhatóság által – ez a dokumentum marad hiteles. Egy nem aláírt, papíron kézzel aláírt, leolvasott vagy egyetlen személyhez aláírás nélküli PV jelentős bizonyéka van.

A leolvasott kézírásos aláírás gyakran alapértelmezettként használatos, de nagyon korlátozott jogi biztonságot nyújt: sem a felolvasó személyazonosságát, sem a dokumentum épségét nem garantálja az aláírás után.

Milyen szintű elektronikus aláírás szükséges egy egyesület határozataihoz?

Az eIDAS-szabályzat (910/2014. számú rendelet) az elektronikus aláírás három szintjét különbözteti meg:

1. Egyszerű (SES): elégséges az egyesület szokásos cselekedeteinek túlnyomó többségéhez (csatlakozás, megbízatás megújítása, költségvetés szavazata).
2. Haladó (AES): ajánlott, ha a határozatoknak jelentős pénzügyi összetevői vannak (tulajdon beszerzése, bankkölcsön, sztatútum módosítása).
3. Minősített (QES): csak azokra a cselekedetre kötelező, amelyeket kifejezetten törvény sorol fel (notáriusok által intézkedések, egyes hiteles cselekmények); az egyesület belső cselekmények tekintetében ritkán szükséges.

Általános szabályként az elektronikus aláírás egy közgyűlés jegyzőkönyvét meghosszabbított aláírással biztosította és szilárd bizonyító értéket nyújthat a francia bíróságok előtt az egyenletet egy egyesület virtuális közgyűléséhez.

Az elektronikus aláírás folyamata lépésről lépésre

Az alábbiak a javasolt eljárás egy olyan egyesületnek, amely teljes körűen szeretné dematerializálni az AG-jét:

1. PV szerkesztése a közgyűlés után, az összes határozat és szavazási eredmény konszolidálásával.
2. PV elektronikus aláírásba küldése az eIDAS-nak megfelelő platform segítségével az iroda vagy felügyelőbizottság összes aláírásra jogosított tagjához.
3. Horodátált archiválás az aláírt dokumentum: az minősített elektronikus horodátozás időben betárolható a dokumentumok értékét.
4. Biztonságos tárolás és terjesztés az azt igénylő tagoknak.

Ez az folyam teljes mértékben összeegyeztethető az aláírási eszközökkel, amelyeket az vállalatok elektronikus aláírásáról szóló útmutató javasol, amely az egyesületi struktúrákra is vonatkozik.

Eszközök és platformok: hogyan válasszon megfelelő megoldást az egyesületek számára

A szervezeti aláírási platform kiválasztásának szempontjai

Az egyesületeknek vannak speciális korlátai, amelyek megkülönböztetik szükségleteiket egy nagy vállalatétól:

• Korlátozott költségvetés: a megoldásoknak az aláírt dokumentumok mennyisége alapján igazított árakat kell kínálniuk, gyakran keveseket (évenként néhány tucat).
• Használat egyszerűsége: az iroda tagjai nem szükségszerűen technicisták; az interfésznek intuitívnak kell lennie.
• eIDAS megfelelőség: a platformnak a Bizalmi Szolgáltatások Szolgáltatójának (PSC) kell lennie az európai megbízható listán (TSL) hivatkozva.
• Teljes nyomkövethetőség: audit nyomvonal, hozzájárulási naplók, aláírások horodátozása.
• GDPR: európai adattárolás, átlátható adatvédelmi irányelv.

Az elektronikus aláírási megoldások összehasonlítása segít a legjobban illeszkedő platformok azonosításában méret és felhasználás szerint.

Integráció a videokonferencia-eszközökkel

A virtuális közgyűlés általában egy videokonferencia-eszközre (Zoom, Teams, Google Meet, Jitsi) támaszkodik. Az elektronikus aláírás a gyűlés után interveniál, a szövegezést követően elkészített PV-n. Ezért nem szükséges, hogy az aláírási platform integrálódjon a videó eszközzel – amely nagyban egyszerűsíti a technikai architektúrát.

Néhány egyesület azonban olyan platformokat választ, amelyek integrált elektronikus szavazást és egyidejű aláírást biztosítanak határozatokhoz, amely több nap késést néhány órára csökkent. Ez a megközelítés különösen releváns a magas participatív irányítású egyesületek számára (szövetségek, uniók, csoportok).

A meghatalmazás kérdése a virtuális közgyűlésen

Egy akadályozotт tag meghatalmazást adhat egy másik tagnak, hogy szavazzon helyette. A virtuális közgyűlésen ezt a meghatalmazást magának írásban formalizálni kell – ideális elektronikus aláírással – a későbbi viták elkerülésére. Egy meghatalmazási forma elektronikus aláírásának, az AG előtt benyújtott használata a legmegfelelőbb jogi gyakorlat.

Az elektronikus dematerializált egyesületi irányítás biztosításának legjobb gyakorlatai

A sztatútumok és a szervezeti szabályzat frissítése

Mielőtt megszervezné az első virtuális közgyűlést, ellenőrizze, hogy:

• Az sztatútumok kifejezetten megemlítik-e a videokonferencia vagy egyéb elektronikus kommunikáció módján történő AG-megtartás lehetőségét.
• A szervezeti szabályzat pontosítsa a gyakorlati módokat: használt eszköz, elektronikus meghívás időpontja, szavazati mód (virtuális kéz felmutatása, szavazat csevegésben, dedikált forma alapján), PV-terjesztési időszak.
• Az aláírási záradék a PV-ben pontosítja, hogy az aláírás az eIDAS szabályzattal összhangban elektronikus módon alkalmazható.

Az aláírt PV-k archiválása és ellentmondáshatatlan bizonyítottsága

A közgyűlések jegyzőkönyveit az egyesület teljes élettartama alatt és a feloszlása után kell megőrizni. A digitális archívum, amely bizonyító értékkel rendelkezik – a minősített elektronikus aláírás és horodátozás kombinálásával – egyenlő vagy magasabb szintű biztonságot nyújt a hagyományos papír archívumhoz képest. Javasolt megőrizni:

• Az aláírt PV PDF/A formátumban (ISO 19005 szabvány, hosszú távú archívum formátum).
• Az aláírási platform által generált teljes audit nyomvonal.
• Az összehívás indoklása (olvasási nyugták az e-mail összehívásokból, ha elérhetők).

Az iroda tagjainak oktatása a digitális eszközökben

A változások ellenállása gyakran az első akadálya az egyesületi irányítás dematerializálásának. Rövid oktatás – egy-két óra gyakorlati képzés – általában elegendő ahhoz, hogy az iroda tagjai elsajátítsák az elektronikus aláírási folyamatot. A Certyneo-hoz hasonló platformok vezetett felületeket nyújtanak, amelyek a tanulási görbét néhány percre csökkentik.

Az egyesület virtuális közgyűléseire alkalmazandó jogi keret

A társulási jog és a dematerializálás alapjai

Az 1901. július 1-i törvény az egyesülési szerződésről a közgyűlésmegszervezés speciális módozatairól nem tartalmaz rendelkezéseket, meghagyva a sztatútumoknak azok szabályozásának jogát. Ez a szerződési szabadság az alapja a virtuális közgyűléseké az 1901-es törvényi egyesületek számára.

2020-321. számú rendelet (2020. március 25.) (a 2021-1193. számú rendelettel módosított, 2021. szeptember 15.) : lehetővé tette, kivételes, majd tartós jogcímeken a jogi személyek számára, hogy közgyűléseiket elektronikus úton tartsák meg, még a kifejezett sztatútumi rendelkezések hiányában is, bizonyos feltételek mellett. Ez a szöveg erős legislatív horgonyt jelent a virtuális közgyűlések gyakorlatához.

Az elektronikus aláírás és annak bizonyító ereje

Polgári Törvénykönyv, 1366. és 1367. cikk: az 1366. cikk rendelkezik arról, hogy „az elektronikus írott dokumentum azonos bizonyító erővel rendelkezik, mint a papír alap, azzal a kikötéssel, hogy az azt kiadó személyazonosságát megfelelően lehet igazolni, és hogy olyan körülmények között fogadják és őrzik meg, amelyek garantálják annak épségét ". Az 1367. cikk az elektronikus aláírást definiálja, mint „olyan megbízható eljárás alkalmazása, amely garantálja az azonosságának kapcsolatát az aktussal, amelyhez csatolódik".

eIDAS-szabályzat 910/2014 (Európai Unió): közvetlenül alkalmazandó a francia jogban, a szabályzat az elektronikus aláírás három szintjét határozza meg (egyszerű, haladó, minősített), és olyan alapelvet szab fel, amely nem diszkriminatív: az elektronikus aláírás nem tagadható meg jogi hatás pusztán azért, mert elektronikus formában jelenik meg (25. cikk). A minősített aláírás erősített megbízhatóságot feltételez.

ETSI EN 319 132 szabványok (XAdES, CAdES, PAdES formátumok): ezek az európai szabványok az elektronikus aláírás haladó és minősített formátumait határozzák meg, garantálva a dokumentumok hosszú távú integritását.

Az összeget tagjai személyes adatainak védelme

GDPR 2016/679: a tagok személyes adatainak gyűjtése és feldolgozása a virtuális közgyűlésen (jelenlét lista, szavazási eredmények nominálisan, videó felvételek) személyes adatok feldolgozásaként számít. Az egyesületnek kell:

• Rendelkeznie jogi alappal (jogos érdek vagy az egyesületi szerződés teljesítése).
• Tájékoztatnia a tagokat az elvégzett feldolgozásokról (említés az összehívásban).
• Ne őrizzen meg videó felvételeket a szükséges időnél hosszabb ideig.
• Ellenőrizze, hogy a kiválasztott aláírási platform GDPR-nak megfelelő-e (európai tárolás, aláírt DPA).

Jogi kockázatok a nem megfelelőség esetén

A rosszul vagy illetéktelen pessoa által aláírt közgyűlési PV bíróságon megtámadható lehet, ami a meghozott határozatok érvénytelenítésére vezethet. Egy harmadik féllel (bérlet, bank, közigazgatás) szerzett vita esetén az érvényes PV hiánya megfoszthatja az egyesületet a bizonyító lehetőségektől. Az egyesületi vezetők személyes felelősségét nem szabad kizárni az irányítási kötelezettségekben elkövetett súlyos szabálysértés esetén.

Használati forgatókönyvek: virtuális közgyűlés és elektronikus aláírás

1. forgatókönyv: egy regionális kulturális egyesület kb. 300 taggal

Egy regionális kulturális egyesület, amely több város közigazgatási tisztségét átfog, évenként nehezményezi az iroda 15 tagjának fizikai összetartóztatottságát az AG-jegyzőkönyv aláírásához. Egyes igazgatók több mint 100 km-re vannak a székhely helyétől. A sztatútumok frissítése után az egyesület az AG-jét biztonságos videokonferencia-platformon szervezi meg. A PV-t 48 órán belül szerkeszti meg, és Certyneo-n keresztül elektronikus előírt aláírásban az iroda 15 tagjához küldi. Eredmény: a PV aláírási időszaka 3-4 hétről (postai szállítmány) kevesebb mint 72 órára csökken. Az egyesület így a megadott időszakon belül benyújthatja a DRAC támogatási dosszeját anélkül, hogy szükségleteket támasztana a szükséges dokumentációbőséggel kapcsolatban.

2. forgatókönyv: egy nemzeti sportszövetség 120 csatlakoztatott klubbal

Egy sportszövetségnek sürgős közgyűlésre van szüksége a sztatútumok módosítására és egy új iroda megválasztására a kollektív lemondás után. 120 klub képviselőjének Párizsba való szállítása egy közgyűlésen becsült több ezer eurós logisztikai költséget jelent (szállítások, szállásolás, terem). A szövetség egy virtuális AG-t választ a biztonságos elektronikus szavazással. Minden delegált egyedi nominális linket kap az online szavazáshoz. Az új iroda tagjainak az új iroda tagjainak 24 órán belül szavaztak az egyenletet. Az egyetlen eseményen becsült költségmegtakarítás meghaladja a 8000 €-t, és a PV-t a префектúrához kétszer rövidebb ideig lehet benyújtani, mint a hagyományos papír eljárásban.

3. forgatókönyv: társasház-tulajdonosok egyesülete ingatlan kezeléssel

Az ingatlanközösség 40 lakótulajdonost összefoglaló szabad szindikátusi egyesület sürgősen meg kell vitatnia az épület biztonsági munkálatait. Ahelyett, hogy megvárná a következő éves közgyűlést, az elnök a statútumoknak megfelelően 15 napos szállítási idővel szervezer egy virtuális AG-jét. A határozatokat a szükséges többséggel fogadják el. A PV-nak a két társelnök és a pénztáros által elektronikus előjelzésének feladata lehetővé teszi az egyesület számára, hogy másnap az építkezési vállalatot felhatalmazza, szemben a hagyományos papír-szállítmány 3-4 hetes késésével. Az időnyerés lehetővé tette az közigazgatási felszólítás és a kapcsolódó szankciók elkerülésére.

Következtetés

A virtuális közgyűlés már egy érett gyakorlat a francia egyesületeknek, feltéve, hogy az jogi keretét tiszteletben tartják, és helyesen biztosítják a határozatokat. A sztatútumok frissítése, a megbízható videokonferencia-platform kiválasztása és az eIDAS-nak megfelelő elektronikus aláírási megoldás bevezetése az egyesület dematerializált és ellentmondáshatatlan irányításának három pillérit képezik. Az elektronikus aláírást tartalmazó jegyzőkönyv – horodátálva és archiválva – nagyobb bizonyító biztonságot nyújt a papírhoz képest, míg drámaian csökkenti az átadási időszakot.

A Certyneo minden méretű egyesületet, szövetséget és csoportosulást kísér az irányításuk dematerializálásában. Ismerje meg az egyesületi struktúrákra szabott ajánlatait, és számítsa ki a megtérülést az elektronikus aláírás ROI kalkulátorának segítségével. Készen áll a cselekvésre? Hozzon létre egy ingyenes Certyneo-fiókot és aláírja az első AG-PV-jét néhány perc alatt.