Az elektronikusan aláírt dokumentum archiválása

Miért érdemes helyesen archiválni

Miért érdemes helyesen archiválni

Egy elektronikusan aláírt dokumentumnak csak akkor van értéke, ha a bizonyítás a teljes törvényes időszak alatt – esetenként 10, 20, akár 30 évig – betekinthető és ellenőrizhető marad. Hanyag archiválás = meggyengült bizonyítékok vita esetén.

• Betartandó időtartamBetartandó időtartam
• Kereskedelmi szerződések ⬥⬥⬥: 10 év (Kereskedelmi törvénykönyv)Munkaszerződések ⬥⬥⬥: 5 év a vége után
• Munkaszerződések ⬥⬥⬥: 5 év a vége után⬥⬥⬥⬥ Számla: 10 év, 6 év (adó)
• Bérletek ⬥⬥⬥: időtartam + 5 évBérletek ⬥⬥⬥: időtartam + 5 év
• Közjegyzői okiratok ⬥⬥⬥: 30 évBiztosítás
• BiztosításMegtartás

típustól függően: 2-10 évtípustól függően: 2-10 évAláírt PDFésés

ellenőrzési nyomvonal

• a leghosszabb érvényes időszakra.a leghosszabb érvényes időszakra.
• Archívum formátumokPAdES-B-B ⬥⬥⬥: alap, egyszerű aláírás
• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: alap, egyszerű aláírásPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + minősített időbélyeg
• lánc ⬥ B-: + PAdESlánc ⬥ B-: + PAdES

PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + időszakos időbélyegek (több évtizedes)Hosszú archiváláshoz válassza aHosszú archiváláshoz válassza a

PAdES-B-LTA

lehetőséget.

lehetőséget.

A 3 archiválási lehetőség1. Kihelyezett archiválás (platform)1. Kihelyezett archiválás (platform)Az aláírási platform X évig megőrzi dokumentumait. A legtöbb tervben benne van.

Előnyök ⬥⬥⬥: erőfeszítés nélkül, eIDAS-kompatibilis

Előnyök ⬥⬥⬥: erőfeszítés nélkül, eIDAS-kompatibilis

Hátrányok ⬥⬥⬥: szolgáltatótól való függés, visszafordíthatóság ellenőrizendő2. Belső archiválás2. Belső archiválásA dokumentumokat a szerverein vagy egy dedikált SAE-n tárolják.

Előnyök ⬥⬥⬥: teljes irányítás

Előnyök ⬥⬥⬥: teljes irányításHátrányok ⬥⬥⬥: költség, belső ismeretek szükségesek3. SAE bizonyító erejű

3. SAE bizonyító erejűTanúsított elektronikus archiváló rendszerNF Z42-013NF Z42-013

A legmagasabb szintű megfelelés.

• Előnyök ⬥⬥⬥: a jogi megbízhatóság vélelmeElőnyök ⬥⬥⬥: a jogi megbízhatóság vélelmeHátrányok ⬥⬥⬥: magas költség, túlméretezett a kkv-k számára
• Bevált gyakorlatokBevált gyakorlatok
• Tartsa meg aPDF + ellenőrzési nyomvonalat ⬥⬥⬥⬥⬥ Vörösség ⬥⬥ ⬥ Egyik nélkül a másik nélkül ⬥ több helyszín, több támogatás
• PDF + ellenőrzési nyomvonalat ⬥⬥⬥⬥⬥ Vörösség ⬥⬥ ⬥ Egyik nélkül a másik nélkül ⬥ több helyszín, több támogatásIdőszakos ellenőrzés ⬥⬥⬥: 6-12 havonta ellenőrizze, hogy a dokumentumok olvashatóak-e
• Csak a PDF-et tartsa meg, az ellenőrzési nyomvonalat neCsak a PDF-et tartsa meg, az ellenőrzési nyomvonalat ne

Ha módosítja az aláírás-szolgáltatót:

• Exportálja az összes aláírt dokumentumot + ellenőrzési nyomvonalakat
• Exportálja az összes aláírt dokumentumot + ellenőrzési nyomvonalakat
• Importálás az új rendszerbe vagy egy dedikált SAE-be
• Ellenőrizze az integritást (SHA-256 ujjlenyomat)
• Ellenőrizze az integritást (SHA-256 ujjlenyomat)

Konkrét szolgáltató ⬥ A régi rendszerhez való ideiglenes hozzáférés biztosítása:

KKV 50 alkalmazottal, 3000 aláírt dokumentum 5 év alatt halmozódott fel. Migráció:

1. KKV 50 alkalmazottal, 3000 aláírt dokumentum 5 év alatt halmozódott fel. Migráció:
2. automatizált exportálás API-n keresztül
3. importálás új szolgáltatóba + külső SAE biztonsági mentésként
4. importálás új szolgáltatóba + külső SAE biztonsági mentésként

mintaalapú ellenőrzés (50 dokumentum ellenőrzött)

régi szolgáltató 3 hónap után megszűnt

• régi szolgáltató 3 hónap után megszűnt
• Teljes időtartam: 4 hét. Nulla veszteség. A Certyneo hogyan segít Önnek? PAdES-B-T formátum alapértelmezés szerint, PAdES-B-LTA opcionális kritikus dokumentumokhoz.
• Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást
• Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

Nyomtassam ki az aláírt dokumentumaimat?

Nyomtassam ki az aláírt dokumentumaimat?Nem, haszontalan és kontraproduktív (bizonyító erő elvesztése).Elég egy szabványos felhő (Google Drive, Dropbox)?

Elég egy szabványos felhő (Google Drive, Dropbox)?

A PDF-hez igen, de nem a bizonyító erejéhez. Előnyben részesítse a dedikált archiválást.

Mit tegyek, ha az aláírási platformom bezárul?

Mit tegyek, ha az aláírási platformom bezárul?

A PAdES PDF-ek offline állapotban is ellenőrizhetők. Rendszeresen exportáljon ellenőrzési nyomvonalakat.

Titkosítani kell az archívumokat?

Titkosítani kell az archívumokat?

Érzékeny dokumentumokhoz ajánlott. Ügyeljen arra, hogy a kulcsokat sokáig megőrizze.

Mikor kezdődik a 10 éves időszak?

Mikor kezdődik a 10 éves időszak?

Kereskedelmi szerződés esetén: a végrehajtás vége. Munkaszerződés esetén: a szerződés vége.

Következtetés

Következtetés

A jó archiválás az Ön elektronikus aláírásának életbiztosítása. Válassza ki a kihívásoknak megfelelő formulát (a legtöbb kkv számára kiszervezett, kritikus esetekben SAE NF Z42-013), rendszeresen tesztelje.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.