Az elektronikusan aláírt dokumentum archiválása

Miért számít a helyes archiválás

Egy elektronikusan aláírt dokumentum csak akkor ér valamit, ha a bizonyíték a teljes törvényes időn át hozzáférhető és ellenőrizhető marad — ez néha 10, 20, sőt 30 év. A hanyag archiválás = meggyengült bizonyíték jogvita esetén.

A betartandó időtartamok

• Kereskedelmi szerződések: 10 év (francia kereskedelmi törvénykönyv)
• Munkaszerződések: a megszűnés után 5 év
• Számlák: 10 év (számvitel), 6 év (adó)
• Bérleti szerződések: a futamidő + 5 év
• Közjegyzői okiratok: 30 év
• Biztosítás: típustól függően 2-10 év

Őrizze meg az aláírt PDF-et és az auditnaplót a leghosszabb alkalmazandó ideig.

Az archiválási formátumok

• PAdES-B-B: alap, egyszerű aláírás
• PAdES-B-T: + minősített időbélyeg
• PAdES-B-LT: + tanúsítványlánc
• PAdES-B-LTA: + időszakos időbélyegek (több évtizedre)

Hosszú archiváláshoz a PAdES-B-LTA ajánlott.

Az archiválás 3 lehetősége

1. Külső archiválás (a platformon)

Az aláírási platform X évig megőrzi a dokumentumait. A legtöbb csomagban benne van.

Előnyök: semmi teendő, eIDAS-konform Hátrányok: függés a szolgáltatótól, a visszafordíthatóságot ellenőrizni kell

2. Belső archiválás

A dokumentumait a saját kiszolgálóin vagy egy erre szánt archiváló rendszerben őrzi.

Előnyök: teljes ellenőrzés Hátrányok: költség, belső szakértelem szükséges

3. Bizonyító erejű archiváló rendszer

Az elektronikus archiválás rendszere, amely a NF Z42-013 szerinti tanúsítvánnyal rendelkezik. A megfelelés legmagasabb szintje.

Előnyök: a jogi megbízhatóság vélelme Hátrányok: magas költség, kkv-nak túlméretezett

Bevált gyakorlatok

• Őrizze meg a PDF-et és az auditnaplót, soha ne az egyiket a másik nélkül
• Redundancia: több telephely, több adathordozó
• Rendszeres ellenőrzés: 6-12 havonta erősítse meg, hogy a dokumentumok olvashatók
• Dokumentáció: írásos eljárások
• Visszaállítási tesztek évente

Gyakori hibák

• Csak a PDF-et megőrizni, az auditnaplót nem
• Egyetlen adathordozón tárolni (belső merevlemez)
• Megőrzési kikötés nélküli felhőt használni
• Megfeledkezni az egyes ágazatokra jellemző időtartamokról
• Nem tesztelni a visszaállítást

Archívumok migrációja

Ha aláírási szolgáltatót vált:

1. Exportálja az összes aláírt dokumentumot és auditnaplót
2. Importálja az új rendszerbe vagy egy erre szánt archiváló rendszerbe
3. Ellenőrizze a sértetlenséget (SHA-256 ujjlenyomat)
4. Tartsa fenn átmenetileg a hozzáférést a régi rendszerhez

Konkrét eset: szolgáltatót váltó kkv

50 fős kkv, 5 év alatt összegyűlt 3000 aláírt dokumentum. A migráció:

• automatizált export API-n keresztül
• importálás az új szolgáltatóhoz + külső archiváló rendszer tartaléknak
• mintavételes ellenőrzés (50 dokumentum átnézve)
• a régi szolgáltató felmondása 3 hónap után

Teljes időtartam: 4 hét. Nulla veszteség.

Így segít a Certyneo

A Certyneo minden csomagban tartalmaz 10 éves archiválást, uniós földrajzi redundanciával, verziókezeléssel és bármikor teljes exporttal (teljes visszafordíthatóság). Alapértelmezés szerint PAdES-B-T, kritikus dokumentumokhoz opcionálisan PAdES-B-LTA.

Ismerje meg a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Ki kell nyomtatnom az aláírt dokumentumaimat?

Nem, fölösleges és kontraproduktív (elvész a bizonyító erő).

Elég egy hagyományos felhő (Google Drive, Dropbox)?

Magához a PDF-hez igen, a bizonyító erőhöz nem. Válasszon célzott archiválást.

Mi történik, ha megszűnik az aláírási platformom?

A PAdES formátumú PDF-ek offline is ellenőrizhetők maradnak. Exportálja rendszeresen az auditnaplókat.

Titkosítani kell az archívumokat?

Érzékeny dokumentumoknál ajánlott. Ügyeljen a kulcsok hosszú távú megőrzésére.

Mikor kezdődik a 10 év?

Kereskedelmi szerződésnél: a teljesítés végétől. Munkaszerződésnél: a szerződés megszűnésétől.

Összegzés

A jó archiválás az elektronikus aláírásai életbiztosítása. Válassza a kockázataihoz illő formát (külső a kkv-k többségének, NF Z42-013 szerinti archiváló rendszer a kritikus esetekre), és tesztelje rendszeresen.

Próbálja ki a Certyneót dokumentumai online küldésére, aláírására és követésére — egyszerűen, gyorsan és biztonságosan.