B2B-kaupallinen sopimus: sähköinen allekirjoitus pienille ja keskisuurille yrityksille

Johdanto

Taloudellisessa toimintaympäristössä, jossa kaupallinen reagointikyky on ratkaiseva kilpailuetu, B2B-kauppasopimuksen allekirjoittaminen sähköisesti ei ole enää vain suurten yritysten etuoikeus: se on strateginen välttämättömyys ranskalaisille pk- ja keskisuurille yrityksille. Liian pitkät allekirjoitusajat voivat maksaa pk-yritykselle kaupallisia mahdollisuuksia. Siitä huolimatta monet yritykset epäröivät yhä, koska niillä on perusteltuja kysymyksiä: mikä on sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen oikeudellinen pätevyys? Minkä tasoinen allekirjoitus tulisi valita? Miten noudattaa eIDAS-asetusta ja Ranskan lainsäädäntöä? Tämä kattava opas vastaa kaikkiin näihin kysymyksiin ja ohjaa teitä askel askeleelta sopivan B2B-sähköisen allekirjoitusprosessin käyttöönotossa yrityksellenne.

---

1. Sähköisesti allekirjoitetun kaupallisen sopimuksen oikeudellinen arvo Ranskassa

Ensimmäinen kysymys, jonka pienyritysten johtajat esittävät, on perustavanlaatuinen: onko sähköisesti allekirjoitetulla kaupallisella sopimuksella oikeudellinen voimakkuus Ranskassa? Vastaus on yksiselitteinen: kyllä, edellytyksenä että lain asettamat ehdot noudatetaan.

1.1 Ranskalais ja Euroopan oikeudellinen kehys

Vuoden 2000 13. maaliskuuta antaman lain jälkeen Ranska on tunnustanut sähköisen allekirjoituksen vastaavaksi käsinkirjoitetulle allekirjoitukselle. Tämä tunnustaminen on kodifioitu siviilikoodeksin 1366 artikkelissa, joka määrää, että "sähköisellä kirjoituksella on sama todistusvoima kuin paperilla olevalla kirjoituksella". Artikla 1367 täsmentää pätevyysedellytykset: sähköisen allekirjoituksen tulee tunnistaa sen tekijä ja taata asiakirjan eheys.

Euroopan tasolla eIDAS-asetus n:o 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) määrittelee kolme tasoa sähköiselle allekirjoitukselle:

• Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES): perustaso tunnistus, riittävä monille tavallisille kaupallisille sopimuksille

• Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (SEA): linkitetty ainutlaatuisesti allekirjoittajaan, kykenevä havaitsemaan kaikki myöhemmät muutokset

• Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (SEQ): korkein taso, täysi laillinen vastaavuus käsinkirjoitetulle allekirjoitukselle koko EU:ssa

1.2 Mikä allekirjoitustaso B2B-kauppasopimuksillenne?

Suurimmalle osalle tavallisista B2B-kauppasopimuksista — palvelusopimukset, kumppanuussopimukset, tilausvahvistukset, hyväksytyt yleiset ehdot, jakosopimukset — kehittynyt sähköinen allekirjoitus (SEA) tarjoaa optimaalisen tasapainon oikeudellisen turvallisuuden ja operatiivisen joustavuuden välillä.

Hyväksytty allekirjoitus (SEQ) on suositeltavaa korkean taloudellisen panoksen sopimuksille (yli 100 000 €), sopimuksille, joihin liittyvät reaaliaikaset tai henkilökohtaiset takaukset, tai mahdollisesti kiistanalaisten tilanteiden osalta. Jos haluat tarkemmin tutustua näiden tasojen välisiin eroihin, katso meidän eIDAS-asetuksen 2.0 täydellinen opas.

1.3 Todistustaakka riidassa

Usein unohtamatta jäävä huomio: mikäli sähköisesti allekirjoitettu sopimus riitautetaan, sopimusta riitauttavan osapuolen on todistettava allekirjoituksen puute (siviilikoodeksin 1353 artikla). Kehittyneen tai hyväksytyn allekirjoituksen kohdalla, jonka on myöntänyt hyväksytty luotettavuuspalvelun tarjoaja (QTSP), pätevyyden oletus on vahva. Täydellinen tarkistuspolku (aikaleimavalvonta, IP-osoite, varmistettu henkilöllisyys, toimintojen historia) muodostaa vahvan todisteen ranskalaisissa tuomioistuimissa.

---

2. B2B-kauppasopimukset, joihin pienyritysten sähköinen allekirjoitus soveltuu

Jatkuvasti esiintyvä väärinkäsitys väittää, että joitakin kauppasopimuksia ei voida allekirjoittaa sähköisesti. Todellisuudessa soveltuvuuden alue on hyvin laaja yrityksiä varten.

2.1 Sopimukset, jotka soveltuvat suoraan ilman erityisiä muodollisuuksia

Ammattilaisten välisten B2B-suhteiden yhteydessä sopimusvapaus (siviilikoodeksin 1102 artikla) pätee täysimittaisesti. Seuraavat sopimukset voidaan allekirjoittaa sähköisesti ilman rajoituksia:

• Palvelusopimukset (konsultointi, IT, markkinointi, koulutus)

• Tavaroiden myyntisopimukset ammattilaisten välillä

• Salassapitosopimukset (NDA) ja aikeet

• Jakelu- ja agentuuri-sopimukset

• Alihankintasopimukset (pois lukien julkiset hankinnat, joihin sovelletaan erityisiä muodollisuuksia)

• Yleiset ehdot ja niiden hyväksynnät

• Kaupalliset valtuutukset

• Kunnossapito- ja SLA-sopimukset

Jos haluat päästä käsiksi suoraan käyttövalmiisiin malleihin, meidän sopimusmallien kirjasto tarjoaa oikeudellisesti varmistettuja malleja, jotka on räätälöity ranskalaisille pienyrityksille.

2.2 Tapaukset, jotka vaativat erityistä huomiota

Jotkut sopimukset ovat erityisten muodollisuuksien alaisia, jotka ansaitsevat varovaisuutta:

• Virallisen asiakirjan alaisia sopimuksia (kiinteistön myynti, tietyt notaariasiakirjat): sähköinen allekirjoitus on mahdollista, mutta se on suoritettava hyväksytyn notaarin kautta

• Julkiset hankinnat: demateriaalinen on pakollinen hankinnoille, jotka ylittävät 40 000 € alv, joiden SEA-taso vähintään vaaditaan

• Takaussopimukset: 1. tammikuuta 2022 alkaen (vakuusoikeuden uudistus, asetus 15. syyskuuta 2021) siviililain 1175 § ei enää sulje niitä sähköisen allekirjoituksen ulkopuolelle. 2297 §:n mukainen sitoumusmerkintä on edelleen pakollinen: luonnollisen henkilön takaajan on tehtävä se itse menettelyllä, joka takaa, että vain hän voi tehdä sen.

Meidän AI:n tuottama sopimusgeneraattori auttaa tunnistamaan automaattisesti, mitä allekirjoitustasoa kunkin dokumenttityypin vaatii.

2.3 Mitattavissa olevat operatiiviset edut pienyrityksille

Vaatimustenmukaisuuden lisäksi operatiiviset hyödyt ovat merkittäviä:

• Allekirjoitusajan lyhentäminen: keskimäärin 5-10 päivää paperisopimukselle alle 24 tuntiin sähköisesti

• Suorat säästöt: tulostus-, postitus- ja fyysisten arkistointikulujen poistuminen, laskettava omaan sopimusmääräänne nähden

• Parantaa jäljitettävyyttä: jokainen prosessin vaihe aikaleimitetaan ja arkistoidaan automaattisesti

• Valmistumisaste: sähköisen allekirjoituksen alustat osoittavat yli 85 % allekirjoitusastetta 48 tunnissa verrattuna 60 % paperilla

---

3. Kuinka valita B2B-sähköisen allekirjoituksen ratkaisu pienyritykselle

3.1 Olennaisen valinnan kriteerit

Markkinoilla olevan tarjonnan kasvaessa pienyritysten on arvioitava ratkaisut useiden akselien perusteella:

Sääntöjen mukainen vaatimustenmukaisuus: ratkaisun on oltava eIDAS:n (QTSP) mukaisen hyväksytyn palveluntarjoajan toimittama, mieluiten Euroopan luotettavuusluetteloon (eIDAS Trusted List) merkitty. Tarkista, että palveluntarjoaja on sertifioitu ETSI EN 319 132 -standardien mukaan allekirjoituksille XAdES/PAdES ja ETSI EN 319 122 CAdES:n osalta.

Tietojen isännöinti: pienyrityksille, jotka käsittelevät asiakkaiden tai kumppaneiden herkkiä tietoja, valitse Ranskan tai EU:n sisäinen isännöinti, joka noudattaa GDPR:ää. Certyneo isännöi kaikki tietonsa ranskalaisilla ISO 27001 -sertifioiduilla palvelimilla.

Integraatio olemassa olevaan ekosysteemiisi: avoin API, alkuperäiset yhdistimet CRM-järjestelmään (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), ERP tai dokumenttien hallintajärjestelmään ovat erottelevat kriteerit.

Allekirjoittajan kokemus: yksinkertainen, ilman tilin luomista käytettävä käyttöliittymä, joka on käytettävissä mistä tahansa laitteesta, on välttämätön allekirjoitusasteen maksimoimiseksi asiakkaan puolella.

Markkinoilla olevien Ranskan ratkaisujen objektiiviseen vertailuun, tutustu meidän sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen vertailuun.

3.2 B2B-sopimuksiin ehdottoman välttämättömiä ominaisuuksia

Pienyritysten B2B-tarpeisiin sopivalla ratkaisulla on oltava:

• Monipuolinen allekirjoitus: monipuolisten osapuolten hallinta peräkkäisillä tai samanaikaisilla työnkuluilla (esim.: sopimus, joka vaatii toimitusjohtajan, talousjohtajan ja asiakkaan vahvistusta)

• Uudelleenkäytettävät mallit: kuva tyypillisille sopimuksille, joissa on dynaamisia kenttiä

• Automaattiset muistutukset: configuroitavat muistutukset odottaville allekirjoittajille

• Oikeudellinen arkistointi: allekirjoitettujen asiakirjojen säilyttäminen laillisesti määritetyn ajan (10 vuotta kauppasopimuksille siviilikoodeksin L110-4 artiklan mukaan)

• Kojelautan analytiikka: allekirjoitusten tilan reaaliaikainen seuranta

3.3 ROI ja budjetti: mitä pienyritysten tulee varautua

SaaS-muotoisen sähköisen allekirjoituksen ratkaisut ovat saatavilla muutamasta kymmenestä eurosta kuussa pienyrityksille. Sijoituksen tuotto saavutetaan yleensä alle 3 kuukaudessa aktiiviselle myyntitiimille. Laskeaksesi tarkalleen odotettavissa olevan ROI:n organisaatiollesi, käytä meidän sähköisen allekirjoituksen ROI-laskurista, joka sisältää sopimuskäyttömäärät, nykyiset kustannukset ja allekirjoitusajat.

Yrityskohtaisesti sopivista hinnoista tiedustele Certyneo-tarjouksistamme ja hinnoittelusta.

---

4. Käytännön toteutus: sähköisen allekirjoituksen ottaminen käyttöön pienyrityksessä 5 vaiheessa

4.1 Tarkastus ja sopimustyönkulkujen kartoitus

Ennen työkalun valintaa, kerää yhteen kaikki sopimuskäytäntösi: mitä sopimustyyppejä allekirjoitat? Kuinka usein? Keiden kanssa (asiakkaat, toimittajat, kumppanit)? Tämä kartoitus auttaa sinua dimensionoimaan ratkaisusi ja tunnistamaan ensisijaiset digitalisointikohteet.

4.2 Vaadittujen allekirjoitustasojen tunnistaminen

Yhteistyössä juridisen neuvonantajasi tai hallinnollisen johtajasi kanssa, määrittele jokaisen sopimusluokan osalta vaadittu allekirjoitustaso. Dokumentoi tämä matriisi sisäisen sähköisen allekirjoituksen politiikassa, hallinnon asiakirja, jota ei voi puuttua valvonnan tai riitatapauksen yhteydessä.

4.3 Ratkaisun valinta ja parametrointi

Valitse ratkaisusi yllä mainittujen kriteerien mukaan. Parametroi ensimmäiset mallit, validointityönkulut ja integraatiot nykyisten työkalujen kanssa. Certyneo tarjoaa erityistä tukea käyttöönottoon ja käyttöliittymän parametroinnin ilman koodia, kaikkien työntekijöiden saavutettavissa.

4.4 Tiimien koulutus ja muutoksen johtaminen

Muutosvastarinta on usein tärkein este onnistuneelle käyttöönotolle. Suunnittele lyhyet koulutusistunnot (30–45 minuuttia), aseta sisäiset asiantuntijat osastoittain ja kerro kunkin tiimin konkreettisista hyödyistä. Myyjät näkevät sulkemisen aikojen lyhentyneisyyttä, juridisten tiimien hyötyvät paremmasta jäljitettävyydestä, CFO:t hallinnollisten kustannusten vähentämisestä.

4.5 Suorituskyvyn seuranta ja optimointi

Aseta seurannan indikaattorit heti käyttöönottamisen yhteydessä: 24 tunnin kuluessa allekirjoituksen prosenttiosuus, keskimääräinen valmistumisaika, keskeytysaste, sopimuskustannukset allekirjoitettuna. Analysoi tämä kuukausittain malliesi optimoimiseksi, muistutuksia ja työnkulkuja. Meidän yrityksen sähköisen allekirjoituksen opas kuvaa optimoinnin jatkuvan parannuksen parhaita käytäntöjä.

---

5. Turvallisuus, suvereniteetti ja GDPR-vaatimustenmukaisuus: mitä pienyritysten tulee tietää

5.1 Henkilötietojen suoja B2B-sopimuksissa

Vaikka B2B-kauppasopimuksissa asiakirjat voivat sisältää henkilötietoja (johtajien yhteysvtiedot, edustajat, kaupallisia yhteyshenkilöitä). GDPR n:o 2016/679 koskee ja asettaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajalle vaatimuksia alamaisena: muodollisesti sovittu DPA (Data Processing Agreement), tekniset ja organisatoriset suojatoimet, säilytysjakson rajoitus, henkilöiden oikeudet taattu.

5.2 Kyberturvallisuus ja NIS2-direktiivi

NIS2-direktiivin (siirtäminen ranskalaiseen lakiin 2024) voimaantulosta lähtien, välttämättömiä sektoreita toimivilla yrityksillä on vahvemmat kyberturvallisuusvelvoitteet. Sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajasi on integroitava nämä vaatimukset: päästä päähän salaus, monivaiheinen todennus (MFA), pääsyn kirjaus, liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma.

5.3 Laillinen arkistointi ja todistusvoima

Sähköisen sopimuksen arvo perustuu viime kädessä sen arkistoinnin laatuun. Tarkista, että ratkaisusi tarjoaa sertifioidun digitaalisen kassakaapin, joka takaa asiakirjojen eheyden, pysyvyyden ja palautumisen koko laillisen säilytysjakson. Ranskalaisessa kaupallisessa oikeudessa tämä aika on 10 vuotta sopimuksen sulkemisesta (kauppakoodeksin L110-4 artikla).

---

Päätelmä: siirry B2B-sähköiseen allekirjoitukseen Certyneon kanssa

Kaupallisten B2B-sopimusten sähköinen allekirjoitus ei ole enää vaihtoehto ranskalaisille pienille ja keskisuurille yrityksille sekä ETI-yrityksille: se on kilpailukyky-, vaatimustenmukaisuus- ja operatiivisen tehokkuuden väline. Oikeudellinen kehys on vahva, teknologiat ovat kypsiä ja SaaS-ratkaisut, kuten Certyneo, tekevät käyttöönottamisen saavutettavaksi kaikille yrityksen koille.

Allekirjoitatko 10 vai 1 000 sopimusta kuukaudessa, Certyneo tarjoaa sinulle eIDAS-vaatimuksenmukaisesti toimivan alustan, joka isännöidään Ranskassa, integroitavissa työkaluihisi ja suunniteltu maksimoimaan allekirjoitusaste. Liity 3 500 ranskalaisiin pieniin ja keskisuuriin yrityksiin, jotka luottavat Certyneon turvaavan kauppakiinnitystensä.

Aloita ilmainen kokeilusi Certyneon kanssa ja allekirjoita ensimmäiset sopimukset alle tunnissa.

Sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen kehys B2B-kauppasopimuksille

Ranskalais oikeuden perusteet

Sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen pätevyys Ranskassa perustuu useisiin perusasiakirjoihin. Siviilikoodeksin 1366 artikla asettaa sähköisen asiakirjan ja paperisen asiakirjan vastaavuuden periaatteen: "Sähköisellä asiakirjalla on sama todistusvoima kuin paperisella asiakirjalla, edellytyksenä että se voidaan asianmukaisesti tunnistaa henkilö, josta se on peräisin ja se on laadittu ja säilytetty tavoilla, jotka takaa sen eheyden." Artikla 1367 määrittelee sähköisen allekirjoituksen "luotettavan tunnistusmenetelmän käyttönä, joka takaa sen yhteyden siihen asiakirjaan, johon se liittyy".

eIDAS-asetus n:o 910/2014

Euroopan kehyksen pilari, eIDAS-asetus (Electronic Identification and Trust Services) on suoraan sovellettava kaikissa jäsenvaltiossa 1. heinäkuuta 2016 lähtien. Se määrittää kolme allekirjoitustasoa (yksinkertainen, kehittynyt, hyväksytty) ja vahvistaa ei-syrjinnän periaatteen: yhtään sähköistä allekirjoitusta ei voida hylätä oikeudessa yksinomaan siksi, että se on sähköisessä muodossa. eIDAS 2.0:n uudistus (asetus EU 2024/1183, sovellettavissa asteittain vuoteen 2026) parantaa rajatonta yhteensopivuutta ja ottaa käyttöön Euroopan digitaalisen identiteettiportaalin (EUDIW).

ETSI tekniset standardit

Sähköisten allekirjoitusten tekninen vaatimustenmukaisuus on ETSI:n (European Telecommunications Standards Institute) julkaisemien standardien mukaista: ETSI EN 319 132 XAdES (XML) -allekirjoituksille, ETSI EN 319 122 CAdES (CMS/PKCS) -allekirjoituksille ja ETSI EN 319 142 PAdES (PDF) -allekirjoituksille. Nämä standardit takaavat yhteensopivuuden ja allekirjoitusten pitkäaikaisen varmennettavuuden.

GDPR-vaatimukset ja tietojen suoja

GDPR n:o 2016/679 edellyttää, että kaikki sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten sisältämien henkilötietojen käsittely katetaan alamaisen sopimuksella (DPA), joka noudattaa artiklaa 28. Tiedot on isännöitävä EU:ssa tai maassa, johon on tehty riittävyyden päätös. Säilytysaika on rajoitettava ja dokumentoitava.

NIS2-direktiivi ja kyberturvallisuus

NIS2-direktiivi (EU 2022/2555), siirretty Ranskaan lailla n:o 2024-449 (21. toukokuuta 2024), asettaa kriittisen tärkeyden operaattoreille ja välttämättömille yhteisöille vahvemmat kyberturvallisuusvaatimukset. Hyväksytyt luottavuuspalvelun tarjoajat (QTSP) ovat säännöllisten tarkastusten alaisia ja niiden on toteutettava riskien mukaisia turvatoimia.

Oikeusriskit, joita ei noudateta

Ei-vaatimuksensa mukaisen sähköisen allekirjoituslain käyttäminen altistaa pienyritysten useille riskeille: sopimuksen pätevyyden kiistäminen oikeudenkäynnissä, kyvyttömyys vastustaa allekirjoitettua asiakirjaa todisteena tuomioistuimessa, GDPR-rangaistukset, joihin voi aiheutua 4 % vuotuisesta maailmanlaajuisesta liikevaihdosta, ja yrityksen siviili-vastuun vaarantaminen tietomurron tapaukset.

Usein kysytyt kysymykset

Tunnistetaanko sähköisesti allekirjoitettu kaupallinen B2B-sopimus Ranskan tuomioistuimissa?

Kyllä. Ranskan siviililain 1366 artikla antaa sähköiselle asiakirjalle saman todistusvoimakkuuden kuin paperille kirjoitetulle asiakirjalle. Riitatilanteessa vastuussa on se osapuoli, joka kiistää allekirjoituksen, todistaa sen vioittuneisuuden, ei se osapuoli, joka vedoten siihen. Edistynyt tai hyväksytty allekirjoitus, johon liittyy täydellinen, aikaleimalla varustettu tarkistuspolku, muodostaa vankan todistevälineen Ranskan siviili- ja kauppatuomioistuimissa.

Mikä on konkreettinen ero edistyneen sähköisen allekirjoituksen ja hyväksytyn allekirjoituksen välillä B2B-sopimuksessa?

Edistynyt allekirjoitus tunnistaa allekirjoittajan yksiselitteisesti ja havaitsee kaikki muutokset asiakirjaan allekirjoituksen jälkeen; se soveltuu useimpiin tavallisiin kaupallisiin sopimuksiin. Hyväksytty allekirjoitus lisää siihen hyväksytyn luotettavuuspalvelun tarjoajan myöntämän todistuksen, joka on myönnetty kasvokkain, ja sillä on koko Euroopan unionissa samat oikeusvaikutukset kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella. Se on yleensä varattu korkeampaan taloudelliseen tai oikeudelliseen merkitykseen liittyville asiakirjoille.

Ovatko ammattilaisasiakkaan sähköisesti hyväksymät yleiset myyntiehdot sovellettavissa riitatipauksessa?

Kyllä, edellyttäen että hyväksyminen on nimenomaisesti tehty, jäljitettävissä ja että asiakas on pääsyt täydellisen tekstin käsiksi ennen allekirjoitusta. Pelkkä merkintä ruutuun ilman mahdollisuutta aiempaan lukemiseen voi olla riittämätön. Toisaalta hyväksyminen, joka on saatu sähköisen allekirjoitusprosessin kautta ja joka tuottaa päivätyn ja tunnistetun tarkistusraportin, vahvistaa merkittävästi yleisten myyntiehtojen sovellettavuutta kauppatuomarin edessä.

Sovelletaanko eIDAS-asetusta yksityisen yrityksen ja EU:n ulkopuolella olevan kumppanin välille solmittuihin sopimuksiin?

eIDAS-asetus on eurooppalaisesti rajoittunut: se säätää EU:n sisällä lähetetyistä tai käytetyistä allekirjoituksista. Sopimuksessa kumppanin kanssa, joka sijaitsee EU:n ulkopuolella, sähköisen allekirjoituksen oikeudellinen arvo riippuu sopimukseen sovellettavasta laista, joka määritellään oikeusvalintasäännöksessä tai, jos sitä ei ole, kansainvälisen yksityisoikeuden säännöillä. On suositeltavaa määrittää sovellettava laki selvästi ja käyttää riittävän vahvaa allekirjoitustasoa, jotta se tunnustetaan molemmissa maissa.

Onko sähköinen allekirjoitus kelvollinen rakentamisen ja kiinteistöteollisuuden alihankintasopimuksessa?

Kyllä, yksityisen alihankintasopimuksen osalta ammattilaisten välillä sähköinen allekirjoitus on täysin kelvollinen Ranskan lainsäädännön mukaan. Joulukuun 31. päivän 1975 alihankintaa koskeva laki ei vaadi erityistä käsinkirjoitetun muodon vaatimusta. Julkisissa hankinnoissa sovelletaan tiettyjä erityisvaatimuksia, erityisesti vähintään edistynyt allekirjoitustaso eIDAS-asetuksen mukaisesti, tarkkaa menettelyä vaihdellen summan ja kysymyksessä olevan hankinnan päättäjän mukaan.

Havainnollistavia käyttötapauksia: B2B-sähköinen allekirjoitus

Tapaus 1 — ERP-integraatioon erikoistunut ICT-palveluyritys

Nämä skenaariot ovat havainnollistavia: ne kuvaavat tyypillisiä tilanteita eivätkä kerro mitatuista tuloksista yhdenkään asiakkaan osalta. Tyyppiprofiili: ICT-palveluyritys (ESN), 85 työntekijää

Keskisuurille teollisuusyrityksille ERP-integraatioihin erikoistunut ICT-palveluyritys allekirjoittaa kuukausittain säännöllisen määrän palvelusopimuksia paperipohjaisella prosessilla, joka koostuu postituksista, muistutuksista, allekirjoituksesta ja skannatun version palautuksesta. Ottamalla Certyneon käyttöön B2B-kaupallisissa sopimuksissaan (toimeksiantokirjeet, puitesopimukset ja lisäykset) yritys voi lyhentää tätä viimeistelyaikaa ja varmistaa useampia sopimuksia myyntiprosessinsa parantuneen reagointikyvyn ansiosta. Myös suorat hallinnolliset kustannukset voivat keventyä. Hyödyn laajuus mitataan todellisella soveltamisalalla, ennen pilottia ja sen jälkeen.

Tapaus 2 — B2B-elintarvikejakelija: asiakirjojen vaatimustenmukaisuus ja jäljitettävyys

Tyyppiprofiili: B2B-elintarvikejakelu, 210 työntekijää

Elintarvikejakelija hallinnoi sopimussuhteita yli 180 toimittajan ja 400 yritysasiakkaan kanssa. Kun suurasiakkaat vaativat ostosopimusten asiakirjojen jäljitettävyyden ja vaatimustenmukaisuuden parantamista, johto voi ottaa käyttöön Certyneon kolmitasoisella hyväksyntätyönkululla (ostopäällikkö, talousjohtaja, toimitusjohto). Suuriarvoiset toimittajasopimukset allekirjoitetaan tällöin kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella, johon liittyy automaattinen lakisääteinen arkistointi. Kun kumppanina toimiva suuri jakelija tekee toimittaja-auditoinnin, kaikki viime vuosien allekirjoitustodisteet voidaan tuottaa nopeasti, ja asiakirjojen etsimiseen käytetty aika vähenee. Todellinen vaikutus riippuu kyseessä olevasta soveltamisalasta ja mitataan ennen pilottia ja sen jälkeen.

Tapaus 3 — HR-konsultointiyritys: täysin digitaalinen asiakkaan perehdytys

Tyyppiprofiili: HR-konsultointiyritys, 28 työntekijää

Keskisuurille yrityksille HR-muutosjohtamisen konsultointiin erikoistunut yritys tunnistaa toimeksiantokirjeiden allekirjoittamisen merkittäväksi kitkakohdaksi asiakkaan perehdytysprosessissaan, sillä allekirjoitusajat voivat venyä kiireisimpien asiakkaiden kohdalla. Integroimalla Certyneon REST-rajapinnan kautta HubSpot-CRM:ään sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi voidaan käynnistää automaattisesti heti myynnin hyväksynnän jälkeen. Allekirjoittaja saa linkin sähköpostitse ja tekstiviestillä ja allekirjoittaa mobiililaitteellaan ilman tilin luomista. Käyttöönotto mahdollistaa myös toimeksiantokirjeiden mallien standardoinnin, mikä keventää alkuperäistä laadinta-aikaa. Todellinen hyöty tarkistetaan kyseessä olevalla soveltamisalalla, ennen pilottia ja sen jälkeen.