Työoikeuden noudattaminen: Työnantajan velvoitteet

Työoikeuden noudattaminen on yksi modernin HR-johtamisen perusteista. Työsopimuksien tekemisen, työntekijöiden henkilötietojen hallinnan, henkilöstörekisterin pitämisen ja pakollisten ilmoitusvelvoitteiden noudattamisen välillä työnantaja navigoi tiheässä ja jatkuvasti muuttuvassa sääntelyympäristössä. Näiden velvoitteiden noudattamatta jättäminen altistaa yrityksen merkittäville siviili-, rikos- ja hallintosanktioille. Tämä artikkeli kuvaa yksityiskohtaisesti tärkeimmät oikeudelliset velvoitteet, jotka koskevat kaikkia työnantajia Ranskassa, ja se sisältää digitaalisen oikeuden vaikutukset, erityisesti sähköisen allekirjoituksen käytön yrityksessä HR-dokumentaatioprosessien turvaamiseksi ja nopeuttamiseksi.

Työnantajan perusasiakirjojen velvoitteet

Työsopimuksen kirjoittaminen ja toimittaminen

Työlainsäädännön artikla L. 1221-1 muistuttaa, että työsopimus on sovellettu tavanomaisen oikeuden sääntöjen mukaisesti. Määräaikaisissa työsopimuksissa (CDD) artikla L. 1242-12 velvoittaa toimittamaan kirjallisen asiakirjan työntekijälle viimeistään kahden arkipäivän kuluessa palkkaamisesta, muutoin työsopimus voidaan peruuttaa ja korvata vakituisella sopimuksella (CDI). Osa-aikaisen työsuhteen tapauksessa (artikla L. 3123-6) kirjallinen muoto on myös pakollinen.

Euroopan direktiivin 2019/1152 täytäntöönpanosta lähtien, joka koskee läpinäkyviä ja ennakoitavia työehtoja, Ranskan asetuksella 2. marraskuuta 2023 laajennettiin sopimukseen tai palkkaamisessa annettavaan informaatioasiakirjaan sisältyvät pakolliset tiedot. Näistä tiedoista mainitaan kooehtaisesti: koeajan kesto, irtisanomisaika, sosiaalisuojan organisaatioiden tunnistetiedot sekä oikeudet koulutukseen.

Näiden sopimusten sähköistäminen on täysin laillista: eIDAS-asetuksen mukainen pätevä tai kehittynyt sähköinen allekirjoitus antaa allekirjoitetulle sopimukselle saman oikeudellisen arvon kuin paperille kirjoitettu alkuperäinen, kuten siviilikoodiston artikla 1367 määrää.

Henkilöstörekisteri

Työlainsäädännön artikla L. 1221-13 velvoittaa jokaisen työnantajan pitämään henkilöstörekisteriä. Rekisteriin tulee sisältyä palkkaisten kronologisessa järjestyksessä seuraavat merkinnät: työntekijän tunnistetiedot, kansalaisuus, syntymäaika, sukupuoli, tehtävä, pätevyys, alkamis- ja päättymispäivämäärät sekä sopimuksen tyyppi. Rekisteriä on säilytettävä viisi vuotta työntekijän poistumisen jälkeen. Sen puuttuminen tai säännöllinen pitämättömyys on rangaistavissa 750 eurolla per työntekijä (neljännen luokan rikkomus).

Koeaika ja palkkaamisen muodollisuudet

Työnantajan tulee tehdä ennakkoilmoitus palkkaamisen (DPAE) viimeistään kahdeksan päivää ennen suunniteltua palkkaamisajankohtaa, URSSAF:ille (työlainsäädännön artikla R. 1221-1). DPAE:n puuttuminen on piilottu työvoiman rikkomus (artikla L. 8221-5), ja se altistaa yrityksen 45 000 euron sakkoon ja kahden vuoden vankeuteen luonnollisille henkilöille.

Terveyden, turvallisuuden ja työolosuhteiden velvoitteet

Yleinen turvallisuusvelvoite

Työlainsäädännön artikla L. 4121-1 vahvistaa työnantajan tuloksellisuusperustaisesti turvallisuusvelvoitteen: hänen on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin työntekijöiden turvallisuuden varmistamiseksi ja heidän fyysisen ja psyykkisen terveytensä suojelemiseksi. Tämä velvoite jakautuu ammatillisten riskien ehkäisytoimiin, työntekijöiden informointiin ja koulutukseen sekä asianmukaisen organisaation ja resurssien turvaamiseen.

Ammattiriskien arvioinnin yksittäinen asiakirja (DUERP), jonka asetuksella 5. marraskuuta 2001 määriteltiin pakolliseksi (työlainsäädännön artikla R. 4121-1), on laadittava jo ensimmäisestä työntekijästä lähtien ja päivitettävä vuosittain tai milloin tahansa kun työolosuhteet muuttuvat merkittävästi. Työterveyslailla 2. elokuuta 2021 (laki n° 2021-1018) on vahvistettu tätä velvoitetta pakottamalla DUERP:n säilyttäminen 40 vuotta ja sen saatavuus entisille työntekijöille.

Lääkärintarkastus ja terveydentilan seuranta

Työnantajan on järjestettävä informaatio- ja ehkäisykäynti (VIP) kolmen kuukauden kuluessa työntekijän palkkaamisen jälkeen (työlainsäädännön artikla R. 4624-10), paitsi erityisen vaarallisissa tehtävissä, joissa palkkaamista edeltävä lääketieteellinen kelpoisuustutkimus vaaditaan. Työterveyslääkäri voi antaa kelpaamattomuusarvion, jonka työnantaja on velvollinen huomioimaan tai hän vaarantaa vastuunsa.

Häirinnän ja syrjinnän aiheuttamat velvoitteet

Ammattitulevaisuuden laista 5. syyskuuta 2018 lähtien (laki n° 2018-771) vähintään 250 työntekijää työllistävät yritykset on nimitettävä seksuaalisen häirinnän viiteasiamies CSE:n sisällä että erillinen HR-viiteasiamies. Kaikki yritykset, riippumatta niiden koosta, on velvoitettu ilmoittamaan pätevien viranomaisten yhteystiedot häirintäasioissa (työlainsäädännön artikla L. 1153-5). Tämän kohdan noudattamatta jättäminen altistaa työnantajan siviili- ja rikosvastuurankkeihin.

Työntekijöiden henkilötietojen velvoitteet

GDPR sovellettu henkilöstöresursseihin

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, n° 2016/679) koskee täysin työntekijöiden tietojen käsittelyä: palkkiotiedostot, suorituskykykäynnit, biometriset tiedot, poissaolojen seuranta jne. Työnantaja toimii käsittelyvastuullisena GDPR:n artikla 4(7) mukaisesti.

Hänen päävelvoitteensa ovat:

• Käsittelytoimintojen rekisteri (GDPR:n artikla 30): pakollinen kaikille yrityksille, joissa on enemmän kuin 250 työntekijää tai jotka käsittelevät arkaluonteisia tietoja;

• Työntekijöiden informointi (GDPR:n artiklat 13 ja 14): tietojen keräämisen yhteydessä selkeän informaatioilmoituksen kautta;

• Tietojen säilytysajan rajoitus: työntekijän tietoja ei voida säilyttää loputtomasti sopimuksen päätyttyä;

• Tietojen turvallisuus (GDPR:n artikla 32): työnantajan tulee ottaa käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet.

Tietomurron sattuessa työnantajalla on 72 tuntia ilmoittaa CNIL:lle (GDPR:n artikla 33). Sakkojen summa voi saavuttaa 20 miljoonaa euroa tai 4 % vuotuisesta globaalista liikevaihdosta. CNIL:ä sakotti vuonna 2023 yli 42 miljoonan euron, joista useat koskivat suoraan HR-käsittelyä.

Tietojen suoja sähköisen allekirjoituksen prosesseissa

HR-dokumenttien (sopimukset, muutokset, yrityksen sopimukset) sähköisen allekirjoitusratkaisun ottamisen yhteydessä työnantajan on varmistettava, että palveluntarjoaja noudattaa GDPR:ää. Mahdollisesti todentamisen aikana kerätyt biometriset tiedot muodostavat arkaluonteisia tietoja GDPR:n artikla 9 mukaisesti. Sähköisen allekirjoituksen kattava opas auttaa tunnistamaan vaatimukseltenhmukaisen ratkaisun ja välttämään yleisiä virheitä tietojen käsittelyssä.

Henkilöstön edustuksen ja yhteistoimintaneuvottelujen velvoitteet

CSE:n perustaminen ja toiminta

Macronin asetuksista lähtien vuosina 2017 (asetukset n° 2017-1386 ja 2017-1388), sosiaali- ja talouskomitea (CSE) on ainoa henkilöstön edustuselin yrityksissä, joissa on vähintään 11 työntekijää. Työnantaja on velvollinen järjestämään CSE-vaalit ja tarjoamaan sille tarvittavat voimavarat sen toimintaan: tiloja, vapautuksia vaaliin osallistumisesta, pääsy taloudellisiin ja sosiaalisiin tietoihin talous-, sosiaali- ja ympäristötietokantaa (BDESE) pitkin yrityksille, joissa on vähintään 50 työntekijää (työlainsäädännön artikla L. 2312-36).

Vaalien järjestämisen puuttuminen muodostaa sabotaasin rikoksen, joka on rangaistavissa yhden vuoden vankeudella ja 7 500 euron sakolla (työlainsäädännön artikla L. 2317-1).

Pakollisten vuosineuvottelujen velvoitteet (NAO)

Työlainsäädännön artikla L. 2242-1 velvoittaa yritykset, joissa on ammattiyhdistysvaltuutettu, käymään pakolliset vuosinegotioinnit erityisesti palkkioista, työajasta, lisäarvon jakamisesta, naisten ja miesten ammatillisesta tasa-arvosta sekä työelämän laadusta (QVT). Arvon jakolain 29. marraskuuta 2023 jälkeen (laki n° 2023-1107) 11-49 henkilön yritykset, jotka saavat nettotulosta vähintään 1 % liikevaihtoaan kolmen peräkkäisen vuoden ajan, on pakotettava toteuttamaan arvon jakovälineet.

HR-dokumenttien sähköistäminen: vaatimustenmukaisuus ja parhaat käytännöt

Sähköistettävissä olevat dokumentit

HR-prosessien sähköistäminen on nyt toiminnallinen ja oikeudellinen todellisuus. Palkkakuitin sähköistäminen on sallittu lain 8. elokuusta 2016 jälkeen (työlainsäädännön laki, artikla L. 3243-2), ellei työntekijä ole sitä vastustanut. Sopimuksia, muutoksia, sopimuksen päätösdokumentteja (tilitys, kuitantio) voidaan allekirjoittaa sähköisesti kunhan käytetty ratkaisu takaa allekirjoittajan tunnistamisen ja asiakirjan eheyden.

HR-ratkaisut, jotka on omistettu sähköiselle allekirjoitukselle, mahdollistavat näiden dokumenttivirtojen automatisoinnin samalla varmistaen niiden todistearvon. Korkean panoksen dokumenteille (sarjoitetut CDD:t, yrityksen sopimukset) on suositeltavaa käyttää eIDAS-asetuksen mukaista kehittynyttä tai pätevää sähköistä allekirjoitusta. Vertailu sähköisen allekirjoitusratkaisusta auttaa valitsemaan sopivan välineen määrille ja teollisuuden rajoituksille.

HR-dokumenttien säilytys ja arkistointi

Säilytysajat vaihtelevat dokumentin luonteen mukaan:

• Työsopimus ja muutokset: 5 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen (yleisen oikeuden hallintakausi, siviilikoodiston artikla 2224);

• Palkkakuitit: 5 vuotta (työntekijöiden saatavien hallintakausi, työlainsäädännön artikla L. 3245-1);

• Sosiaalikuluihin liittyvät dokumentit: 3 vuotta URSSAF-tarkastuksille;

• DUERP: 40 vuotta (työterveyslailla 2021).

Sähköinen arkistointijärjestelmä (SAE), joka noudattaa NF Z 42-020 -standardia, takaa sähköistettyjen dokumenttien todistearvon koko säilytysajan. ROI-laskuri Certyneossa mahdollistaa nopeasti arvioida HR-dokumentaatioprosessien täydellisen digitalisaation sijoitetun pääoman tuottoprosenttia.

Työnantajan vaatimustenmukaisuuden oikeudellinen kehys

Työnantajan vaatimustenmukaisuus perustuu monikerroksiseen normistoon, joka yhdistää kansallisen oikeuden, Euroopan oikeuden ja tekniikan standardeja.

Siviilikoodi:

• Siviilikoodiston artikla 1366 tunnustaa sähköisen asiakirjan todisteeksi samalla tavalla kuin paperille kirjoitetun asiakirjan, kunhan sen tekijän henkilöllisyys on asianmukaisesti varmistettu ja se on laadittu ja säilytetty tavalla, joka takaa sen eheyden.

• Siviilikoodiston artikla 1367 määrittelee sähköisen allekirjoituksen ja tarkentaa, että se koostuu luotettavan tunnistusmenetelmän käytöstä, joka takaa sen yhteyden asiakirjaan, johon se liittyy.

eIDAS-asetus (n° 910/2014): Tämä eurooppalainen asetus määrittelee kolme tasoa sähköistä allekirjoitusta (yksinkertainen, kehittynyt, pätevä). Pätevä sähköinen allekirjoitus (SEQ) hyötyy luotettavuuden katsotuksesta eikä sitä voida kieltää todisteeksi oikeudellisessa riitatilassa EU:ssa. eIDAS 2.0:n tarkistus (asetus 2024/1183 voimassa 20. toukokuuta 2024) esittelee Eurooppalaisen digitaalisen henkilöllisyyden lompakkoon (EUDI Wallet), joka vaikuttaa HR-rekrytointiprosesseihin 2026 alkaen.

GDPR (n° 2016/679): Työnantaja käsittelyvastuullisena on sovellettu oikeudellisuuden, rehellisyyden, avoimuuden, tarkoitusten rajoittamisen, tietojen minimoinnin, tarkkuuden, säilytysajan rajoittamisen, eheyden ja luottamuksellisuuden periaatteisiin (GDPR:n artikla 5). Sähköisen allekirjoituspalveluntarjoajan käyttö edellyttää GDPR:n artikla 28 mukaisen alihankkintasopimuksen tekemistä, joka erityisesti määrittelee turvatakuut ja tietojen palautuksen tai poistamisen ehdot.

NIS2-direktiivi (2022/2555): Transponoitu Ranskan oikeudeksi lailla n° 2024-449 21. toukokuuta 2024, NIS2-direktiivi laajentaa kybertoiminnan velvoitteet olennaisiin ja tärkeisiin yksiköihin, joihin kuuluu monia terveysalan, energian ja liikenteen työnantajia. Arkaluonteisia tietoja käsittelevät HR-tietojärjestelmät on sisällytettävä vahvalla turvatoimet (monitekijäinen todennus, liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmat, häiriöiden ilmoittaminen).

ETSI-standardit: ETSI EN 319 132 (XAdES-allekirjoitusformaatit) ja ETSI EN 319 122 (CAdES) määrittelevät sähköisten allekirjoitusten tekniset formaatit, jotka on tunnustettu Euroopassa. Pätevät luottamuspalveluiden tarjoajat (QTSP), jotka ovat kansallisella luottamuslistalla (Trust List), jonka ANSSI julkaisee, takaavat näiden standardien noudattamisen.

Työoikeus: Työlainsäädäntö (artiklat L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1 jne.) muodostaa työnantajan sopimusoikeudelisten, organisatoristen ja sosiaalisten velvoitteiden perustan. Mikä tahansa puute voi aiheuttaa siviili- (peruutus, vahingonkorvaus), hallinto- (CNIL:n sakot, DIRECCTE) ja rikosoikeudellisia seuraamuksia (sabotaasi, piilotettu työ).

Käyttöskenaario: HR-vaatimustenmukaisuus käytännössä

Skenario 1 — 80 henkilön teollisuus-pk-yritys digitalisoi työsopimuksensa

80-120 henkilöä työllistävä teollisuus-pk-yritys, joilla on merkittävä kausittainen henkilöstövaihtuvuus (CDD tuotantoon), kohtasi toistuvia vaikeuksia: CDD-sopimuksien allekirjoitusajat ylittävät kaksipäiväisen laillisen määräajan, peruututusten riskit, turvattomat paperinarkkiot. Ottamalla käyttöön eIDAS-vaatimukseltenhmukaisen kehittyneen sähköisen allekirjoitusratkaisun yritys integroi automatisoitua virtaa: sopimuksen luonti SIRH:stä, turvallinen sähköpostilähettäminen hakijalle, alle 10 minuutin allekirjoitus mobiilissa, automaattinen arkistointi pätevällä aikaleimalla.

Kuuden kuukauden käyttöönoton jälkeen havaitut tulokset: CDD-allekirjoitusten viiveen väheneminen 85 % (keskimäärin 2,4 päivästä alle 4 tuntiin), kokonaisvaltainen riskinpoistaminen laillisessa määräajassa tapahtuvan toimittamisen osalta, arvioitu 3 200 euron säästö vuodessa painatuksen, lähetyksen ja järjestelyn kuluissa.

Skenario 2 — Monipaikkainen jakeluyritys saattaa BDESE:n ja NAO:n vaatimukseltenmukaisiksi

Noin 20 toimipaikkaa ja noin 1 200 työntekijää työllistävä jakeluyritys joutui keskittämään BDESE:n (talous-, sosiaali- ja ympäristötietokanta) ja sähköistämään CSE-kokousten ja NAO:sta johtuvien yrityssopimusten allekirjoituspöytäkirjat. Osa sopimuksista, joissa ei ole virallista allekirjoitusta, altisti yrityksen oikeudellisille riidoille niiden sovellettavuuden osalta.

Ottamalla käyttöön pätevän sähköisen allekirjoitusratkaisun erityisesti korkean oikeudellisen riskin asiakirjoille (osallistumissopimukset, etätyön peruskirja, osakasosakoissopimus), yritys turvatonta koko sosiaaliasiakirjoista muodostuvan asiakirjakokoelman todistearvon. Kun allekirjoitusprosessit (joissa on 3-7 allekirjoittajaa per sopimus) verrattiin paperisähköpostilla, aika-säästöjä arvioitiin 60 % postiennakkomaksujen vastaisiin piireihin verrattuna.

Skenario 3 — HR-konsultointitoimisto auttaa asiakkaidensa TPE:itä GDPR:n vaatimukseltenmukaisuudessa

HR-resursseihin erikoistunut konsultointitoimisto, joka auttaa noin 50 TPE-pk-yritystä, tunnisti, että suurin osa sen asiakkaista ei ollut varmistanut pakollista GDPR-informaatioksi ilmoitusta, joka on toimitettava työntekijöille palkkaamisen yhteydessä vuodesta 2018 lähtien. Toimisto integroi näiden ilmoitusten automaattisen luonnan tarjontaansa, taaten AI:n avulla laaditut sopimukset ja sähköisen allekirjoitusratkaisun toimittamiselle ja viralliselle kuittaukselle.

Tämän välineen avulla konsultointitoimiston asiakkaat saatiin GDPR-vaatimukseltenmukaisiksi alle kahdessa viikossa, ja adoptioprosentti oli 94 % sähköpostitse kontakteista verrattuna 67 %:iin perinteisin paperisähköpostilla. Riskit CNIL:n sakkoista informaation puuttumisesta neutraoitiin täysin avustettavan asiakasportfolion osalta.

Johtopäätös

Työoikeuden noudattaminen ei rajoitu työlainsäädännön muodolliseen noudattamiseen: se sisältää nykyään GDPR:stä, NIS2-direktiivistä, eIDAS-asetuksesta ja viimeaikaisista lainsäädäntömuutoksista kuten arvon jakolaki johtuvat velvoitteet. Työnantajalle jokainen HR-asiakirja — sopimus, muutos, yrityksen sopimus, informaatiokuitin — edustaa juridista tekoa, jonka todistearvon tulee olla taattu.

eIDAS-vaatimukseltenhmukainen sähköinen allekirjoitus asettuu tehokkaimmaksi vaatimukseltenmukaisuuden turvaamisvälineeksi: se turvaa sopimuksia, nopeuttaa palkkausprosesseja, helpottaa laillista arkistointia ja vähentää merkittävästi oikeudellisen riidan riskejä. Certyneo auttaa sinua HR-dokumentaatioprosessiesi täydellisessä digitalisaatiossa sertifioiduilla, helposti käyttöön otettavilla ja Euroopan oikeudellisia vaatimuksia noudattavilla ratkaisuilla.

Tutustu Certyneoin tarjontaan ja aloita ilmaiseksi muuttuaksesi HR-vaatimukseltenmukaisuuden kilpailueduksesi.