مدیریت پروندههای ملکی به صورت آنلاین: امضا و پیگیری الکترونیکی
امضا و پیگیری اسناد خصوصی هر پرونده کلاینت دفتر خود را متمرکز کنید — ارث، فروش، مدیریت اجارهای، مالکیت مشترک — در یک فضای واحد. هر پرونده امضاکنندگان، اسناد امضاشده، ردپای حسابرسی و موعد پایانی خود را گروهبندی میکند، به جای اینکه در بین صندوقهای ایمیل و پوشههای کاغذی پراکنده باشد. مطابق با وضعیت دفاتر (فرمان شماره 45-2590) و مقررات eIDAS — امضای پیشرفته توصیه میشود، تاریخچه براساس پرونده حفظ میشود.
- چارچوب قانونی
- وضعیت دفاتر تنظیمکنندگان · پیگیری پرونده
- سطح امضا
- AES eIDAS توصیه شده
- بایگانی قانونی
- 10 سال شامل
چرا پیگیری پروندههای کلاینت خود را متمرکز کنیم؟
یک دفتر تنظیمکننده به طور مداوم دهها پرونده را به طور موازی پردازش میکند — وراثت، فروش، تملک مشترک، وکالتهای مدیریت — هر کدام شامل چندین سند خصوصی و چندین امضاکننده (ارثهای، مالکان مشترک، وکیلدهندگان). بدون ابزار اختصاصی، پیگیری بر تبادل ایمیلهای پراکنده و کلاسورهای کاغذی متکی است، با خطر واقعی از دست دادن ردی از سندی که در انتظار امضا یا مهلت آتی است. متمرکز کردن امضای الکترونیکی بر اساس پرونده امکان یافتن همه اسناد امضاشده، سند تدقیق آنها و هویت هر امضاکننده را با یک کلیک فراهم میکند و امکان پیگیری پیشرفت هر پرونده را بدون بازسازی دستی تاریخچه فراهم میکند.
چرا الکترونیکی امضا کنیم؟
یک فضا برای هر پرونده کلاینت
هر پرونده (وراثت، فروش، تملک مشترک، وکالت مدیریت) اسناد خصوصی، امضاکنندگان و سند تدقیق خود را در یک مکان جمع میکند، به جای اینکه در صندوقهای پستی و کلاسورها پراکنده باشد.
پیگیری پیشرفت در یک نگاه
وضعیت هر سند فوریالرویت: در انتظار امضا، امضاشده، فرستادهشده مجدد. دیگر نیازی به ایمیلهای یادآوری دستی برای دانستن اینکه ارثهای یا مالک مشترک در کجا است نیست.
چند امضاکننده برای هر پرونده
وراثت، تملک مشترک، تقسیم: هر همکارکلاینت پیوند شخصی خود را با OTP پیامک دریافت میکند. امضای ترتیبی یا موازی بر اساس پرونده، بدون تکرار میان هر سند.
تاریخچه و سند تدقیق حفظشده بر اساس پرونده
هر سند پرونده با PDF اثبات خود بایگانی میشود (هویت تأییدشده با OTP پیامک، مهر زمان، hash SHA-256). برای یک همکار جانشین یا در صورت اختلاف با یک کلیک قابلصدور.
رویه در 4 مرحله
از آمادهسازی تا بایگانی قانونی، در کمتر از 5 دقیقه.
۱. ایجاد پرونده کلاینت
پرونده را نامگذاری کنید (نام کلاینت، نوع پرونده) و اولین سند خصوصی برای امضا را آماده کنید (قرارداد حقالزحمه، وکالت، توافق بین کلاینتها).
۲. افزودن امضاکنندگان پرونده
تنظیمکننده + کلاینت(های) درگیر در پرونده. برای وراثت یا تملک مشترک، تمام همکارکلاینتها را اضافه کنید؛ هر کدام پیوند شخصی ایمن خود را دریافت میکند.
۳. پیگیری پیشرفت اسناد
هر سند پرونده وضعیت خود را نمایش میدهد (در انتظار، امضاشده، فرستادهشده مجدد). تاریخچه کامل پرونده را با یک کلیک بیابید، بدون بازسازی تبادلهای پستی.
۴. بایگانی و صدور پرونده
اسناد امضاشده و سند تدقیق آنها برای کل مدت بایگانی قانونی به پرونده پیوند خورده باقی میماند. انتقال به یک همکار جانشین ممکن است.
سؤالات متداول
- آیا میتوان چندین سند را تحت یک پرونده کلاینت جمع کرد؟
- بله. هر پرونده (ارث، فروش، مالکیت مشترک، وکالت مدیریت) تمام اسناد خصوصی، امضاکنندگان و audit trail آنها را در یک مکان متمرکز میکند، به جای اینکه هر سند را جداگانه پردازش کنند.
- چگونه میتوان پیشرفت پروندهای را با چند وارث دنبال کرد؟
- وضعیت امضای هر وارث یا شریک مالکیت مشترک در یک نگاه قابل مشاهده است (در انتظار، امضا شده، دنبال شده). هر کسی یک لینک ایمن شخصی با OTP SMS برای شمارهی خود دریافت میکند.
- آیا دنبالکردن پرونده جایگزین نرمافزار تخصصی دفتر وثایق میشود؟
- خیر — Certyneo امضای الکترونیکی و دنبالکردن اسناد خصوصی دفتر وثایق را متمرکز میکند؛ نرمافزار مدیریت وثایق کامل یا تدوین اسناد معتبر را جایگزین نمیکند، که بیرون از محدودهی آن باقی میماند.
- آیا میتوان امضاکنندهای که هنوز اسند خود را امضا نکرده را دنبال کرد؟
- بله، میتوان یادآوری مستقیماً از پرونده ارسال کرد، بدون اینکه تاریخچهی تبادلهای ایمیلی را دوباره بررسی کنید.
- آیا تاریخچهی پرونده بعد از امضای تمام اسناد حفظ میشود؟
- بله، هر سند به پروندهی خود با audit trail آن (شناسایی هویت توسط OTP SMS، مهر زمانی، hash SHA-256) برای کل مدتزمان نگهداری قانونی مرتبط میماند، در هر زمانی قابل مشاهده.
- چگونه میتوان پرونده را به یک همکار جانشین منتقل کرد؟
- اسناد امضا شده و audit trail آنها از پرونده قابل صادرات هستند، برای انتقال به همکار در صورت تسلیم دفتر یا انتقال مشتریان.
- چه سطح امضایی برای اسناد پروندهی وثایقی مورد نیاز است؟
- امضای پیشرفته (AES) برای اسناد خصوصی دفتر وثایق توصیه میشود — قابل قبول در دادگاه (ماده ۱۳۶۷ کد مدنی)، با پروندهی شواهد مرتبط با هر سند.
- هزینهی دنبالکردن پرونده برای دفتر وثایق چقدر است؟
- یک طرح رایگان دائمی امکان آزمایش را بر روی چندین پرونده با سهمیهی ماهانهی پاکت فراهم میکند. طرحهای پولی بر اساس حجم پروندههای پردازش شده توسط دفتر وثایق متناسب میشوند.
همچنین بخوانید
- امضای الکترونیکی برای دفاتر اسناد رسمی و موسسات دفاتری
- واژهنامه — امضای پیشرفته (AES)
- واژهنامه — مقررات eIDAS
- نرخهای Certyneo
- راهحل امضای الکترونیکی eIDAS
- امضای الکترونیکی برای دفاتر و شرکتهای ملکی
- سند معتبر در برابر سند خصوصی برای دفاتر
- بایگانی اسناد ملکی خود و پیگیری موعد پایانی آنها
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
دنبالکردن پروندههای مشتریان خود را متمرکز کنید
طرح رایگان دائمی (۵ پاکت برای ۱۴ روز، سپس ۲/ماه)، بدون کارت اعتباری. منطبق بر وضعیت دفاتر وثایق و eIDAS. تاریخچه و audit trail برای هر پرونده حفظ میشوند.