دیجیتالی کردن فرآیندهای اداری

چرا فرآیندهای اداری دیجیتالی می شود؟

فرآیندهای مدیریت (صورتحساب، گزارش هزینه، مرخصی، سفارشات داخلی) اغلب آخرین مواردی هستند که دیجیتالی می شوند، حتی اگر زمان زیادی را صرف کنند. دیجیتالی شدن آنها تیم ها را برای انجام وظایف ارزش افزوده آزاد می کند.

فرآیندهایی که باید اولویت بندی شوند

با کاهش ROI:

1. امضای قراردادها: سود فوری، اصطکاک حذف شده است
2. گزارش هزینه ها: OCR + اعتبار سنجی سلسله مراتبی
3. مدیریت را رها کنید: گردش کار اعتبارسنجی + تعادل خودکار
4. صورتحساب مشتری: تولید، ارسال، ردیابی
5. خرید و سفارش: نقل قول → قبل از میلاد → فاکتور
6. سوار شدن / خارج شدن از هواپیما: اسناد منابع انسانی + دسترسی به فناوری اطلاعات
7. گزارش دهی: داشبوردهای بلادرنگ در مقابل صفحات گسترده

روش 5 مرحله ای

1. نقشه فرآیندها

هر فرآیند، عوامل آن، مراحل آن، حجم آن، مدت زمان فعلی آن را فهرست کنید.

2. نقاط اصطکاک را شناسایی کنید

وقت تلف شده، اشتباهات، نارضایتی. این جایی است که دیجیتال بیشترین سود را به همراه خواهد داشت.

3. ابزار مناسب را انتخاب کنید

• امضای الکترونیکی
• ابزارهای منابع انسانی/گزارش‌های هزینه (Spendesk، Jenji)
• ابزارهای اعتبارسنجی (Zapier، Make، گردش کار سفارشی)
• CRM، ERP، EDM در صورت نیاز

4. ابزارها را با یکدیگر ادغام کنید

بهره وری واقعی از یکپارچگی ناشی می شود: از ورود مجدد اجتناب کنید، به طور خودکار انتشار دهید.

5. آموزش دهید و اندازه بگیرید

آموزش کاربران، اندازه گیری سود، تنظیم.

مثال گردش کار

یک فرآیند معمولی مدیریت: درخواست ترک

• قبل از: فرم کاغذی ← دفتر مدیر ← HR → مجدداً در HRIS وارد شده است
• بعد از: ورود از طریق Lucca/PayFit → مدیر اعتبارسنجی با 1 کلیک → موجودی به طور خودکار به روز می شود → اعلان منابع انسانی

سود: از 3 روز تا 10 دقیقه.

مزایای کمی

• زمان مدیریت: -40 تا -60٪
• خطاهای ورودی: -90%
• رضایت کارکنان: +30٪ به طور معمول
• زمان چرخه(ورود، سفارش، صورتحساب): تقسیم بر 3 به 5

خطاهای رایج

• دیجیتالی کردن فرآیند کاغذ همانطور که هست (از دست دادن فرصت بهینه سازی)
• ابزارها را بدون ادغام آنها روی هم قرار دهید
• نه تمرین ← مقاومت در برابر تغییر
• نادیده گرفتن رعایت GDPR و بایگانی قانونی
• دست کم گرفتن هزینه یکپارچه سازی

چگونه Certyneo به شما کمک می کند

Certyneo جزء "امضای الکترونیکی" هر پروژه دیجیتالی سازی مدیر را پوشش می دهد. با ابزارهای HR (PayFit، Lucca)، گزارش های هزینه (Spendesk)، CRM (HubSpot، Pipedrive)، EDM (SharePoint، Drive) یکپارچه می شود.

راه حل امضای الکترونیکی Certyneo را کشف کنید

سوالات متداول

هزینه دیجیتالی شدن چقدر است؟

بسیار متغیر محدوده "امضا + گزارش هزینه + مرخصی" حدود 3-10 یورو در هر کاربر / ماه است.

چه ROI را باید انتظار داشت؟

معمولاً 6 تا 18 ماه، برای جریان های با حجم بالا کوتاه تر است.

آیا برای مدیریت به یک CIO نیاز دارید؟

برای شرکت های متوسط ​​توصیه می شود، برای شرکت های کوچک و متوسط ​​که می توانند به یک مشاور خارجی تکیه کنند، ضروری نیست.

آیا همه ابزارها با GDPR مطابقت دارند؟

از راه حل های اتحادیه اروپا برای ساده سازی انطباق حمایت کنید.

چگونه تیم ها را متقاعد کنیم؟

با دردناک ترین فرآیند شروع کنید. ROI قابل مشاهده بقیه موارد را باز می کند.

نتیجه‌گیری

دیجیتالی کردن مدیریت یک مسیر است، نه یک پروژه "بیگ بنگ". با جریان هایی با بالاترین ROI شروع کنید، اندازه گیری کنید، گسترش دهید. در 18 ماه، شرکت متحول شد.

Certyneo را برای ارسال، امضا و ردیابی اسناد خود به صورت آنلاین به سادگی، سریع و ایمن امتحان کنید.