Make + Certyneo + Google Sheets : παρακολουθήστε τα υπογεγραμμένα φάκελά σας αυτόματα
Ενημερώθηκε στις
Πολλές ομάδες εξακολουθούν να διατηρούν έναν χειροκίνητο πίνακα παρακολούθησης των υπογεγραμμένων συμβολαίων τους. Αυτός ο οδηγός δημιουργεί ένα σενάριο Make που προσθέτει αυτόματα μια γραμμή στο Google Sheets κάθε φορά που ολοκληρώνεται ένας φάκελος Certyneo.
Γιατί να καταγράψετε τις υπογραφές σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο
Ένα υπολογιστικό φύλλο παραμένει, για πολλές εμπορικές, νομικές ή HR ομάδες, το εργαλείο αναφοράς για την παρακολούθηση ενός χαρτοφυλακίου συμβολαίων. Η αυτοματοποίηση αυτής της καταγραφής αποφεύγει τις παραλείψεις και διασφαλίζει ότι κάθε υπογεγραμμένο συμβόλαιο εμφανίζεται στον πίνακα, χωρίς χειροκίνητη επανακαταχώρηση.
Το σενάριο παρακάτω ενεργοποιείται στο γεγονός Φάκελος ολοκληρωμένος και προσθέτει μια γραμμή σε ένα φύλλο Google Sheets με τις βασικές πληροφορίες του φακέλου.
Προαπαιτούμενα
- Ένας λογαριασμός Certyneo με ένα κλειδί API που δημιουργήθηκε από το χώρο των προγραμματιστών.
- Ένας λογαριασμός Make συνδεδεμένος με την εφαρμογή Certyneo.
- Ένας λογαριασμός Google με πρόσβαση στο Google Sheets, συνδεδεμένος με το Make.
- Ένα υπάρχον φύλλο Google Sheets με μια σειρά κεφαλίδων.
Δημιουργία του σεναρίου
Δημιουργία του ενεργοποιητή
Προσθέστε το μονάδα Certyneo Enveloppe finalisée ως το πρώτο μονάδα του σεναρίου.
Προσθήκη του μονάδας Google Sheets
Προσθέστε το μονάδα Google Sheets Προσθήκη γραμμής, που δείχνει στο φύλλο παρακολούθησής σας.
Αντιστοίχιση των πεδίων
Συσχετίστε κάθε στήλη του φύλλου με ένα πεδίο του φακέλου (πελάτης, ημερομηνία υπογραφής, κατάσταση, σύνδεσμος εγγράφου).
Δοκιμή με έναν πραγματικό φάκελο
Ολοκληρώστε έναν φάκελο δοκιμής και επαληθεύστε ότι μια νέα γραμμή εμφανίζεται σωστά στο φύλλο.
Ποιες στήλες να καταγράφετε
- Όνομα ή επωνυμία του υπογράφοντος πελάτη.
- Ημερομηνία αποστολής και ημερομηνία πραγματικής υπογραφής του φακέλου.
- Τελική κατάσταση (υπογεγραμμένη, απορριφθείσα, λήξασα).
- Σύνδεσμος προς το έγγραφο που αρχειοθετήθηκε στο Certyneo.
Επικαιρότερα ερωτήματα
Μπορούν να καταγράφονται και οι απορριφθέντες φάκελοι;
Ναι, αρκεί να προσθέσετε ένα δεύτερο σενάριο που ενεργοποιείται από το συμβάν «Απορριφθείς φάκελος», με προορισμό το ίδιο φύλλο ή μια ειδική καρτέλα.
Λειτουργεί το σενάριο με το Excel Online;
Η ενότητα που περιγράφεται εδώ χρησιμοποιεί το Google Sheets. Το Make προσφέρει μια αντίστοιχη ενότητα για το Microsoft Excel Online, με την ίδια λογική αντιστοίχισης στηλών.
Πόσες λειτουργίες Make καταναλώνει αυτό το σενάριο;
Δύο λειτουργίες ανά εκτέλεση: μία για το ενεργοποιητή και μία για την προσθήκη γραμμής. Ένας όγκος μερικών δεκάδων συμβάσεων τον μήνα παραμένει εντός του δωρεάν πλάνου του Make.