Εργατικό δίκαιο: νομικές υποχρεώσεις του εργοδότη

Εισαγωγή

Στη Γαλλία, το εργατικό δίκαιο επιβάλλει σε κάθε εργοδότη ένα πυκνό και εξελισσόμενο σύνολο νομικών υποχρεώσεων. Είτε πρόκειται για την επισημοποίηση ενός συμβολαίου πρόσληψης, τη διασφάλιση της σωματικής και ψυχολογικής ασφάλειας των συνεργατών, τη τήρηση των κανόνων σχετικά με τη διάρκεια εργασίας ή τη διασφάλιση της αντιπροσώπευσης του προσωπικού, η μη τήρηση αυτών των υποχρεώσεων εκθέτει την επιχείρηση σε σημαντικές πολιτικές και ποινικές κυρώσεις. Με την αυξανόμενη ψηφιοποίηση των διαδικασιών HR, προκύπτουν νέες ερωτήσεις: πώς μπορεί κανείς να συνάψει μια έγκυρη σύμβαση εργασίας σε ηλεκτρονική μορφή; Ποιες πράξεις απαιτούν προσδιορισμένη υπογραφή; Αυτό το άρθρο παρουσιάζει μια εξαντλητική ανασκόπηση των υποχρεώσεων του εργοδότη και ενσωματώνει τις απαντήσεις που παρέχει ο ψηφιακός μετασχηματισμός.

Οι συμβατικές υποχρεώσεις κατά την πρόσληψη

Η σύνταξη και η παράδοση της σύμβασης εργασίας

Κάθε εργοδότης είναι υποχρεωμένος να παραδώσει στον εργαζόμενο γραπτή σύμβαση εργασίας για τα συμβόλαια ορισμένου χρόνου (CDD), τα συμβόλαια ενδιάμεσης εργασίας, τα συμβόλαια μαθητείας και τα συμβόλαια επαγγελματικής κατάρτισης. Για τη σύμβαση ορισμένου διάρκειας (CDI) πλήρους απασχόλησης, ο νόμος δεν επιβάλλει γραπτή μορφή, αλλά η προηγούμενη δήλωση πρόσληψης (DPAE) στο URSSAF παραμένει υποχρεωτική, με κίνδυνο κατάπτωσης ποσού που μπορεί να φτάσει 1 500 € ανά εργαζόμενο (άρθρο L. 1221-10 του Κώδικα Εργασίας). Στην πράξη, η σύνταξη ενός γραπτού CDI συνιστάται έντονα για την ασφάλεια και των δύο μερών.

Η σύμβαση πρέπει να περιέχει υποχρεωτικά: την ταυτότητα των μερών, τον χώρο εργασίας, τα προσόντα της θέσης, τη αμοιβή, τη διάρκεια εργασίας, την ισχύουσα συλλογική σύμβαση, και τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου ενδεχομένως. Από την καθορίσμευση της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1152 σχετικά με τις διαφανείς συνθήκες εργασίας (λεγόμενη οδηγία «Διαφάνεια»), κάθε εργαζόμενος πρέπει να λάβει αυτές τις βασικές πληροφορίες το αργότερο την πρώτη ημέρα εργασίας.

Η ψηφιακή υπογραφή για τις HR αποτελεί σήμερα μια αποδοτική λύση για την επισημοποίηση της πρόσληψης εξ αποστάσεως, την επιτάχυνση της ενσωμάτωσης των νέων συνεργατών και τη διατήρηση χρονολογημένων αναπόσπαστων αποδείξεων των αμοιβαίων συναινέσεων.

Η προηγούμενη δήλωση πρόσληψης και οι διοικητικές διαδικασίες

Η DPAE πρέπει να μεταδοθεί στο URSSAF το αργότερο οκτώ ημέρες πριν την πρόσληψη και το αργότερο κατά την ημέρα έναρξης της εργασίας. Ενεργοποιεί αυτόματα την εγγραφή του εργαζομένου στο κοινωνικό δίκαιο, την ανοιχτή των δικαιωμάτων για ανεργία και τη σύνδεση με την ιατρική εργασίας. Η απουσία DPAE αποτελεί αποδεικτικό περίστοιχου κρυμμένης εργασίας (άρθρο L. 8221-5 του Κώδικα Εργασίας), με τιμωρία τριών ετών φυλάκισης και 45 000 € πρόστιμο για φυσικό πρόσωπο.

Ο εργοδότης πρέπει επίσης να εγγράψει τον εργαζόμενο στο ενοποιημένο μητρώο προσωπικού κατά την πρόσληψη, αναφέροντας τις πληροφορίες ταυτοποίησής του, την ημερομηνία έναρξης, τη φύση και τα προσόντα της σύμβασης.

Υποχρεώσεις σχετικά με την υγεία και ασφάλεια στην εργασία

Η αξιολόγηση των επαγγελματικών κινδύνων

Το άρθρο L. 4121-1 του Κώδικα Εργασίας επιβάλλει στον εργοδότη να λάβει τα απαραίτητα μέτρα για τη διασφάλιση της ασφάλειας και την προστασία της σωματικής και ψυχικής υγείας των εργαζομένων. Αυτή η γενική υποχρέωση ασφάλειας αποτελέσματος, που επιβεβαιώνεται από σταθερή νομολογία του Δικαστηρίου Αποδοχής, υλοποιείται ιδιαίτερα με τη διατήρηση του Μοναδικού Εγγράφου Αξιολόγησης Επαγγελματικών Κινδύνων (DUERP). Αυτό το έγγραφο, υποχρεωτικό για κάθε επιχείρηση με έναν εργαζόμενο από τη διάταξη της 5ης Νοεμβρίου 2001, πρέπει να ενημερώνεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο και κατά κάθε σημαντική τροποποίηση των συνθηκών εργασίας.

Ο νόμος της 2ας Αυγούστου 2021 για την ενίσχυση της πρόληψης στην υγεία της εργασίας ενίσχυσε τις απαιτήσεις γύρω από το DUERP: πρέπει πλέον να φυλάσσεται για τουλάχιστον 40 χρόνια και, για επιχειρήσεις 50 εργαζομένων και άνω, να κατατίθεται σε ψηφιακό πύλη που διαχειρίζονται οι οργανισμοί πρόληψης του κλάδου.

Η πρόληψη των ψυχοκοινωνικών κινδύνων

Οι ψυχοκοινωνικοί κίνδυνοι (RPS) — εξάντλησης, ηθικής ή σεξουαλικής παρενόχλησης, χρόνιου στρες — αποτελούν αντικείμενο αυξανόμενης προσοχής των δικαστηρίων. Η εθνική διαπαγεργειακή συμφωνία της 2ας Ιουλίου 2008 για το στρες στην εργασία, που επεκτάθηκε με υπουργική διάταξη, υποχρεώνει τους εργοδότες να ασκούν μια διαδικασία αξιολόγησης και πρόληψης. Η ηθική παρενόχληση ορίζεται στο άρθρο L. 1152-1 του Κώδικα Εργασίας: κάθε εργοδότης που δεν τηρεί την υποχρέωσή του για πρόληψη μπορεί να καταδικαστεί ακόμη και απουσία αποδεδειγμένης προσωπικής ατάσθαλ.

Οι επιχειρήσεις 250 εργαζομένων και άνω έχουν επιπλέον την υποχρέωση να ορίσουν ένα σύμβουλο σεξουαλικής παρενόχλησης, διαφορετικό από τον σύμβουλο που ορίστηκε στο εσωτερικό του CSE.

Υποχρεώσεις σχετικά με τη διάρκεια εργασίας και τη αμοιβή

Νομική διάρκεια, υπερωριακή εργασία και ανάπαυση

Η νομική διάρκεια εργασίας τίθεται σε 35 ώρες εβδομαδιαία (άρθρο L. 3121-27 του Κώδικα Εργασίας). Πέρα από αυτό, οι υπερώριες δίνουν δικαίωμα σε αύξηση μισθού 25% για τις πρώτες οκτώ ώρες και 50% πέρα από αυτό, εκτός συμφωνίας κλάδου ή επιχείρησης πιο ευνοϊκής. Η μέγιστη απόλυτη διάρκεια είναι 48 ώρες ανά εβδομάδα και 44 ώρες κατά μέσο όρο σε 12 διαδοχικές εβδομάδες.

Κάθε εργαζόμενος έχει δικαίωμα σε καθημερινή ανάπαυση ελάχιστης 11 διαδοχικών ωρών και εβδομαδιαία ανάπαυση τουλάχιστον 24 διαδοχικών ωρών, στις οποίες προστίθενται οι 11 ώρες καθημερινής ανάπαυσης, δηλαδή 35 ώρες συνολικά (άρθρα L. 3131-1 και L. 3132-2).

Η καταβολή του μισθού και οι υποχρεώσεις δήλωσης

Ο εργοδότης πρέπει να καταβάλλει τον μισθό τουλάχιστον μία φορά το μήνα και να παραδώσει ένα δελτίο μισθού σε κάθε καταβολή. Από τον Ιανουάριο 2017, το απλοποιημένο δελτίο μισθού έχει γενικευθεί. Η ψηφιοποίηση του δελτίου μισθού επιτρέπεται υπό την προϋπόθεση της συγκατάθεσης του εργαζομένου, εκτός συμφωνίας επιχείρησης. Ο μισθός δεν μπορεί να είναι κατώτερος του SMIC, τίθεται στα 11,88 € μεικτά ανά ώρα από την 1η Νοεμβρίου 2025.

Ο εργοδότης ευθύνεται επίσης για τις κοινωνικές ασφαλιστικές εισφορές του εργοδότη και του εργαζομένου, τις οποίες συλλέγει και κατατίθησι στο URSSAF σύμφωνα με μηνιαία ή τριμηνιαία περιοδικότητα ανάλογα με τον αριθμό εργαζομένων.

Υποχρεώσεις που σχετίζονται με την αντιπροσώπευση του προσωπικού

Η Κοινωνική και Οικονομική Επιτροπή (CSE)

Κάθε επιχείρηση που φτάνει το κατώφλι των 11 εργαζομένων για 12 διαδοχικούς μήνες υποχρεούται να δημιουργήσει μια Κοινωνική και Οικονομική Επιτροπή (CSE), σύμφωνα με τις διατάξεις Macron της 22ας Σεπτεμβρίου 2017. Το CSE συγχωνεύει τους παλιούς εκπροσώπους προσωπικού, επιτροπή επιχείρησης και CHSCT. Οι επιχειρήσεις 50 εργαζομένων και άνω έχουν επεκταμένες υποχρεώσεις: οικονομικές και κοινωνικές αρμοδιότητες, υποχρεωτικές διαβουλεύσεις για τις στρατηγικές κατευθύνσεις, την οικονομική και χρηματοοικονομική κατάσταση και την κοινωνική πολιτική.

Ο εργοδότης που παρεμποδίζει τη σύσταση ή τη λειτουργία του CSE διαπράττει αδίκημα παρεμπόδισης, ποινιμότητα με ένα χρόνο φυλάκισης και 7 500 € πρόστιμο (άρθρο L. 2317-1).

Η υποχρεωτική συλλογική διαπραγμάτευση

Στις επιχειρήσεις που διαθέτουν εκπρόσωπο συνδικάλων, ο εργοδότης υποχρεούται να ασκεί υποχρεωτικές ετήσιες διαπραγματεύσεις (NAO) που αφορούν τους μισθούς, το χρόνο εργασίας και την κατανομή της προστιθέμενης αξίας, καθώς και την επαγγελματική ισότητα ανδρών-γυναικών και την ποιότητα ζωής στην εργασία. Η μη τήρηση αυτής της υποχρέωσης μπορεί να στερήσει τον εργοδότη από ορισμένα φορολογικά πλεονεκτήματα που σχετίζονται με εργαζόμενο εξοικονόμηση.

Η ψηφιοποίηση των υποχρεώσεων HR: νομικά ζητήματα

Η αποδεικτική αξία των ψηφιοποιημένων πράξεων HR

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός των ανθρώπινων πόρων δημιουργεί ακριβή νομικά ερωτήματα. Έχει το ίδιο νομικό ισχύ μια σύμβαση εργασίας υπογεγραμμένη ηλεκτρονικά όπως ένα έγγραφο σε χαρτί; Σύμφωνα με το άρθρο 1366 του Κώδικα Αστικού, «το ηλεκτρονικό έγγραφο έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έγγραφο σε χαρτί». Αυτή η ισοδυναμία υπό όρο του αξιόπιστης ταυτοποίησης του ατόμου και της εγγύησης της ακεραιότητας της πράξης. Ο πλήρης οδηγός ψηφιακής υπογραφής της Certyneo λεπτομερεῖ τα επίπεδα υπογραφής που εφαρμόζονται ανάλογα με την ευαισθησία της πράξης.

Για τυπικές συμβάσεις εργασίας, μια προχωρημένη ηλεκτρονική υπογραφή συμφώνως προς τον κανονισμό eIDAS επαρκεί στη μεγάλη πλειονότητα των περιπτώσεων. Για ορισμένες πιο ευαίσθητες πράξεις — συμβατική λήξη, συμφωνία διακριτικότητας ή σύμφωνη με περιουσιακή εμφάνιση —, συνιστάται περίπτωση κατά περίπτωση ανάλυση. Ο σύγκριση των λύσεων ηλεκτρονικής υπογραφής θα σας βοηθήσει να επιλέξετε το κατάλληλο επίπεδο.

Η αποθήκευση αποδεικτικών στοιχείων των εγγράφων HR

Ο εργοδότης πρέπει να κρατήσει τα δελτία μισθού για ελάχιστο πέντε χρόνια, τις συμβάσεις εργασίας και τα σχετικά έγγραφα για πέντε χρόνια μετά τη λήξη της σύμβασης, και τα έγγραφα που σχετίζονται με ατυχήματα εργασίας για δέκα χρόνια. Το DUERP, όπως αναφέρθηκε, πρέπει να φυλάσσεται 40 χρόνια. Η εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος αποθήκευσης με αποδεικτική αξία (SAE), σύμφωνα με το πρότυπο NF Z 42-013, διασφαλίζει την νομική αξία αυτών των ψηφιακών αρχείων.

Η λύση που αφιερώνεται στην ψηφιακή υπογραφή στην επιχείρηση ενσωματώνει εγγενώς τους μηχανισμούς χρονολογήσησης και αποθήκευσης σύμφωνα με τις νομικές απαιτήσεις της Γαλλίας και της Ευρώπης, μειώνοντας σημαντικά τον κίνδυνο διαφοράς σε περίπτωση δικαστικής διαφοράς.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει στις υποχρεώσεις του εργοδότη

Οι νομικές υποχρεώσεις του εργοδότη εντάσσονται σε ένα πολυστρωματικό νομοθετικό και κανονιστικό σώμα, το οποίο συντονίζει εθνικό δίκαιο και ευρωπαϊκό δίκαιο.

Γαλλικός Κώδικας Εργασίας

Ο Κώδικας Εργασίας αποτελεί την πρωτεύουσα πηγή. Οι κύριες ισχύουσες διατάξεις είναι:

• Άρθρα L. 1221-1 έως L. 1221-19: σχηματισμό και εκτέλεση της σύμβασης εργασίας

• Άρθρα L. 1237-14 έως L. 1237-20: συμβατική λήξη και ομολόγηση DREETS

• Άρθρα L. 4121-1 έως L. 4121-5: γενική υποχρέωση ασφάλειας και DUERP

• Άρθρα L. 3121-1 και έπειτα: νομική διάρκεια εργασίας και ανάπαυση

• Άρθρα L. 2311-1 και έπειτα: σύσταση και λειτουργία του CSE

• Άρθρο L. 8221-5: κρυμμένη εργασία και ποινικές κυρώσεις

Κώδικας Αστικού και αποδεικτική αξία του ψηφιακού

Τα άρθρα 1366 και 1367 του Κώδικα Αστικού θέτουν την αρχή της ισοδυναμίας μεταξύ του ηλεκτρονικού εγγράφου και του εγγράφου σε χαρτί, υπό την προϋπόθεση της αξιόπιστης ταυτοποίησης του συντάκτη και της ακεραιότητας του εγγράφου. Αυτές οι διατάξεις προέρχονται άμεσα από την ενσωμάτωση της οδηγίας 1999/93/CE σχετικά με τις ηλεκτρονικές υπογραφές, που αντικαταστάθηκε πλέον από τον κανονισμό eIDAS.

Κανονισμός eIDAS αρ. 910/2014 και eIDAS 2.0

Ο κανονισμός eIDAS (Ηλεκτρονική Ταυτοποίηση, Αυθεντικοποίηση και Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης) ορίζει τρία επίπεδα ηλεκτρονικής υπογραφής: απλή, προχωρημένη και προσδιορισμένη. Για την πλειοψηφία των πράξεων HR, μια προχωρημένη υπογραφή (επίπεδο 2) επαρκεί. Η προσδιορισμένη υπογραφή (επίπεδο 3), εκδοθείσα από έναν πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης που έχει προσδιοριστεί (QTSP) που καταγράφεται στη λίστα ευρωπαϊκής εμπιστοσύνης (EUTL), απαιτείται για τις πράξεις που απαιτούν ισοδύναμο της χειρόγραφης υπογραφής κατά την αυστηρή έννοια του εθνικού δικαίου. Ο κανονισμός eIDAS 2.0, που εγκρίθηκε το 2024, ενισχύει τις απαιτήσεις για το ευρωπαϊκό ψηφιακό πορτοφόλι ταυτότητας (EUDIW) και την διαλειτουργικότητα διακρατικού επιπέδου.

RGPD αρ. 2016/679

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων στο πλαίσιο των υποχρεώσεων HR υπόκειται στο RGPD. Ο εργοδότης δρα ως υπεύθυνος επεξεργασίας και πρέπει να διασφαλίσει: νομική βάση της επεξεργασίας (εκτέλεση σύμβασης, νομική υποχρέωση ή νόμιμο συμφέρον), ενημέρωση των εργαζομένων (άρθρο 13 RGPD), περιορισμό της διατήρησης δεδομένων και κατάλληλα μέτρα ασφάλειας. Η CNIL έχει δημοσιεύσει αρκετές τομεακές συστάσεις που ισχύουν στο πλαίσιο της απασχόλησης.

Πρότυπα ETSI

Τα πρότυπα ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) και ETSI EN 319 142 (PAdES) ορίζουν τις μορφές προχωρημένης και προσδιορισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Η τήρησή τους εγγυάται τη διαλειτουργ