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Sie müssen einen in Word verfassten Vertrag unterzeichnen lassen? Die in Word integrierte « Signaturzeile » reicht nicht aus, um eine durchsetzbare Signatur zu erhalten. Hier sind die beiden Methoden, das zuverlässige Schritt-für-Schritt-Verfahren und der Rechtswert des Ergebnisses.
Ja, aber mit einem wichtigen Unterschied. Word bietet eine Funktion « Signaturzeile », die ein signiertes Feld einfügt, manchmal verbunden mit einem Zertifikat. Diese Funktion ist begrenzt: Sie ist nicht gut für Mehrfachsignaturen geeignet, schwer lesbar für Empfänger ohne Word, und bietet nicht die Rückverfolgbarkeit einer elektronischen Signaturplattform.
Die zuverlässige Methode besteht darin, das Dokument in PDF zu konvertieren und es dann über eine eIDAS-konforme Lösung zur elektronischen Signatur unterzeichnen zu lassen, die jeden Unterzeichner identifiziert und die Dokumentintegrität mit einer zeitgestempelten Audit-Spur versiegelt.
Je nach Anforderung sind zwei Ansätze möglich.
In Microsoft Word integriert, fügt sie ein Signaturfeld in die .docx ein. Praktisch für interne Verwendung, bleibt sie rechtlich fragil: keine starke Authentifizierung des Unterzeichners, kein Beweisordner, und die Darstellung hängt von der Software des Empfängers ab.
Das Word-Dokument wird in PDF konvertiert und dann über eine konforme Plattform unterzeichnet. Der Unterzeichner authentifiziert sich (OTP per E-Mail/SMS), die Integrität wird versiegelt und eine zeitgestempelte Audit-Spur wird generiert: der Nachweis ist viel stärker und durchsetzbar.
Das zuverlässige Verfahren dauert einige Minuten:
Eine eIDAS-konforme elektronische Signatur, die auf das PDF-Dateiformat aus Ihrem Word-Dateibuch aufgenommen wird, hat volle Beweiswirkung, wenn der Unterzeichner zuverlässig identifiziert und die Integrität des Dokuments gewährleistet ist (Artikel 1366 und 1367 des Bürgerlichen Gesetzbuches).
Umgekehrt hat ein einfaches Signaturbild, das in .docx eingefügt wird, einen geringen und fragwürdigen Wert.
Word bietet eine Signaturlinie , aber sie ist begrenzt und rechtlich unzuverlässig.
Dies ist die empfohlene Praxis: Das PDF friert das Layout ein und ist ein stabiles Medium, um die Integrität und den Zeitstempel zu besiegeln.
Ja, wenn die Signatur durch ein zuverlässiges Verfahren zur Identifizierung des Unterzeichners und zur Gewährleistung der Integrität erfolgt (§§ 1366-1367 des Bürgerlichen Gesetzbuches).
Mit Certyneo erhält der Unterzeichner einen Link und eine Unterschrift über einen Browser, auf dem Computer oder Mobiltelefon, ohne Word oder Kontoerstellung.
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