Überstunden: Zuschlag und gesetzliche Berechnung 2026

Die Berechnung von Überstunden erscheint einfach: Über fünfunddreißig Stunden hinaus wird ein Zuschlag gewährt. In der Praxis betreffen die meisten Nachforderungen und arbeitsgerichtlichen Verurteilungen nicht den angewendeten Satz, sondern drei Punkte, die Arbeitgeber selten mit der gleichen Sorgfalt behandeln: die Arbeitszeiterfassung, die Überschreitung des jährlichen Kontingents und den Nachweis. Dieser Artikel behandelt zunächst die geltenden Regeln und dann diese drei kritischen Punkte.

Was eine Überstunde auslöst

Die gesetzliche tatsächliche Arbeitszeit ist auf fünfunddreißig Stunden pro Woche festgesetzt. Jede darüber hinaus auf Verlangen des Arbeitgebers geleistete Stunde stellt eine Überstunde dar. Die Erfassung erfolgt kalenderwöchentlich, sofern keine anderweitige Arbeitszeitgestaltung durch Vereinbarung vorgesehen ist. Diese Regeln gelten unabhängig von der Art des Vertrags: Der Unterschied zwischen unbefristetem und befristetem Arbeitsvertrag spielt hier keine Rolle, da ein Arbeitnehmer mit befristetem Vertrag unter denselben Bedingungen Anspruch auf Überstunden hat.

Zwei Klarstellungen verändern viele konkrete Situationen erheblich.

Erstens muss das Verlangen des Arbeitgebers nicht schriftlich erfolgen. Eine stillschweigende Zustimmung genügt: Wenn der Arbeitgeber von den geleisteten Stunden Kenntnis hatte und sich nicht dagegen gestellt hat, sind sie ihm zurechenbar. Ein grundsätzliches Verbot von Überstunden in einer internen Mitteilung genügt daher nicht, um deren Bezahlung auszuschließen, wenn die Arbeitsbelastung sie erforderlich gemacht hat.

Zweitens zählt nur die tatsächliche Arbeitszeit, also die Zeit, in der der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht und dessen Weisungen befolgt, ohne sich privaten Tätigkeiten widmen zu können. Pausenzeiten sind davon ausgenommen, es sei denn, sie erfüllen diese Definition.

Die Zuschlagssätze

Mangels Kollektivvereinbarung gelten folgende Sätze:

• 25 % für die ersten acht Überstunden der Woche, also von der sechsunddreißigsten bis zur dreiundvierzigsten Stunde.
• 50 % ab der vierundvierzigsten Stunde.

Eine Betriebsvereinbarung oder, in Ermangelung dessen, eine Branchenvereinbarung kann einen abweichenden Satz festlegen. Diese Möglichkeit ist nicht unbegrenzt: Der vereinbarte Satz darf nicht unter 10 % liegen. Besteht eine solche Vereinbarung, gilt sie, selbst wenn sie ungünstiger ist als die gesetzlichen Auffangsätze — daher ist es wichtig, den anwendbaren Kollektivvertrag vor jeder Berechnung zu prüfen.

Das jährliche Kontingent und der Freizeitausgleich

Dies ist die Schwelle, die am häufigsten übersehen wird, weil sie auf einer einzelnen Gehaltsabrechnung nicht sichtbar ist.

Mangels Vereinbarung beträgt das jährliche Kontingent an Überstunden 220 Stunden pro Jahr und Arbeitnehmer. Darunter werden die Stunden lediglich mit Zuschlag vergütet, mehr nicht. Darüber hinaus kommt zum Zuschlag ein verpflichtender Freizeitausgleich hinzu: Er beträgt 50 % der außerhalb des Kontingents geleisteten Stunden in Unternehmen mit höchstens zwanzig Beschäftigten und 100 % in Unternehmen mit mehr als zwanzig Beschäftigten.

Dieser Ausgleich ist keine dem Arbeitnehmer freigestellte Option: Er ist geschuldet. Ein Unternehmen mit dreißig Beschäftigten, das zehn Stunden über das Kontingent hinaus leisten lässt, schuldet zehn Stunden Freizeitausgleich zusätzlich zur zuschlagspflichtigen Bezahlung. Dies ist ein Verbindlichkeitsposten, der sich unbemerkt anhäuft, wenn niemand die jährliche Summe pro Arbeitnehmer nachverfolgt. Diese Nachverfolgung gehört zur Lohnverrechnung, dem einzigen Ort, an dem die jährliche Summe wirklich sichtbar wird, bevor sie überschritten wird.

Der Ersatzfreizeitausgleich

Eine Kollektivvereinbarung kann vorsehen, dass die Bezahlung der Überstunden ganz oder teilweise durch eine gleichwertige Freizeit ersetzt wird. Eine mit 25 % zuschlagspflichtige Stunde wird dann zu einer Stunde und fünfzehn Minuten Freizeit.

Zwei Punkte verdienen Beachtung. Der Ersatzfreizeitausgleich, sofern er die Stunde und ihren Zuschlag vollständig abdeckt, neutralisiert die Anrechnung auf das jährliche Kontingent. Und er darf nicht mit dem oben erwähnten verpflichtenden Freizeitausgleich verwechselt werden, der zusätzlich hinzukommt und nichts ersetzt.

Die einzuhaltenden Höchstgrenzen

Unabhängig von der Vergütung gelten maximale Arbeitszeiten:

• 10 Stunden pro Tag, außer bei Ausnahmeregelung.
• 48 Stunden in derselben Woche, absolute Obergrenze.
• 44 Stunden im Durchschnitt über zwölf aufeinanderfolgende Wochen.

Die Überschreitung dieser Höchstgrenzen kann nicht durch Bezahlung geheilt werden: Sie stellt unabhängig vom gezahlten Zuschlag einen Verstoß dar. Die Rechtsprechung erkennt zudem an, dass die bloße Feststellung der Überschreitung der Höchstarbeitszeit dem Arbeitnehmer einen Schaden zufügt, ohne dass er diesen nachweisen müsste.

Die Arbeitszeiterfassung, die über Streitfälle entscheidet

Der Arbeitgeber muss eine Arbeitszeiterfassung führen, wenn die Arbeitnehmer nicht nach einem ausgehängten Kollektivstundenplan arbeiten. Dies ist eine eigenständige Pflicht und der eigentliche Kern der Streitigkeiten.

Im Streitfall wird die Beweislast geteilt. Der Arbeitnehmer muss hinreichend genaue Elemente vorlegen, die es dem Arbeitgeber ermöglichen, darauf zu erwidern — eine Stundentabelle, zeitgestempelte E-Mails, Zugangsprotokolle. Der Arbeitgeber muss anschließend seine eigenen Erfassungsunterlagen vorlegen. Andernfalls entscheidet das Gericht allein aufgrund der Angaben des Arbeitnehmers, und das Ergebnis ist vorhersehbar.

Die praktische Konsequenz ist eindeutig: Das Unternehmen, das keine verlässliche Zeiterfassung führt, verliert nicht, weil der Arbeitnehmer recht hat, sondern weil es nichts entgegenzusetzen hat. Eine vom Arbeitnehmer bestätigte, datierte und nachträglich nicht veränderbare Monatsübersicht verändert die Position grundlegend. Dieselbe Beweislogik gilt für die digitale Gehaltsabrechnung, deren Wert im Streitfall von der nachweisbaren Integrität des Dokuments und dessen Aufbewahrung über die gesamte gesetzliche Frist abhängt.

Der Fall der Jahrestagepauschale (forfait jours)

Führungskräfte, die über eine echte Autonomie bei der Organisation ihrer Arbeitszeit verfügen, können einer Jahrestagepauschale unterliegen. Sie erfassen dann ihre Stunden nicht und generieren keine Überstunden.

Diese Ausnahme ist anfällig und Gegenstand zahlreicher Rechtsstreitigkeiten. Die Tagespauschale setzt eine sie zulassende Kollektivvereinbarung voraus, und eine vom Arbeitnehmer unterzeichnete individuelle schriftliche Vereinbarung. Sie setzt zudem eine tatsächliche Überwachung der Arbeitsbelastung und ein jährliches Gespräch voraus. Fehlt eines dieser Elemente, ist die Pauschalvereinbarung wirkungslos: Der Arbeitnehmer fällt zurück auf die Stundenerfassung und kann rückwirkend die Bezahlung seiner Überstunden samt entsprechender Zuschläge fordern.

Dies ist der Punkt, an dem die Formalisierung am meisten zählt. Die individuelle Pauschalvereinbarung ist ein unterzeichnetes Schriftstück, dessen Existenz und Datum noch Jahre später nachweisbar sein müssen — ebenso wie die Zusatzvereinbarungen, die deren Bedingungen ändern, oder die Dokumente, die den Telearbeit-Rahmen regeln, ein weiterer Bereich, in dem die Schriftform über die Verbindlichkeit entscheidet.

Anwendungsszenarien

KMU ohne ausgehängten Kollektivstundenplan. Die individuelle Erfassungspflicht gilt vollumfänglich. Eine vom Arbeitnehmer monatlich bestätigte Selbstauskunft ist das vertretbare Minimum und muss aufbewahrt werden.

Überschreitung des Kontingents. Sobald ein Arbeitnehmer sich den 220 Jahresstunden nähert, wird der verpflichtende Freizeitausgleich für jede weitere Stunde fällig. Die Nachverfolgung muss jährlich und pro Arbeitnehmer erfolgen, nicht monatlich und global.

Führungskräfte mit Tagespauschale. Drei Dinge sind zu prüfen: Die Kollektivvereinbarung erlaubt sie, die individuelle Vereinbarung ist unterzeichnet, die Überwachung der Arbeitsbelastung ist dokumentiert. Das Fehlen auch nur eines dieser Elemente setzt der Umqualifizierung aus.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Arbeitgeber die Bezahlung nicht ausdrücklich angeordneter Stunden verweigern? Kaum. Eine stillschweigende Zustimmung genügt: Wenn der Arbeitgeber von den geleisteten Stunden wusste und sich nicht dagegen gestellt hat, sind sie geschuldet. Ein grundsätzliches Verbot steht der Bezahlung nicht entgegen, wenn die übertragene Arbeitsbelastung diese Stunden erforderlich gemacht hat.

Welche Sätze gelten? 25 % für die ersten acht Stunden über fünfunddreißig hinaus, danach 50 %, sofern keine Kollektivvereinbarung andere Sätze vorsieht, die nicht unter 10 % fallen dürfen.

Kann Freizeit die Bezahlung ersetzen? Ja, wenn eine Kollektivvereinbarung dies vorsieht. Die Freizeit muss der zuschlagspflichtigen Bezahlung entsprechen. Sie darf nicht mit dem über das Kontingent hinaus geschuldeten verpflichtenden Freizeitausgleich verwechselt werden, der zusätzlich hinzukommt.

Was geschieht ab 220 Stunden pro Jahr? Die Stunden bleiben geschuldet und zuschlagspflichtig, und zusätzlich kommt ein verpflichtender Freizeitausgleich hinzu, der 50 % in Unternehmen mit höchstens zwanzig Beschäftigten und 100 % darüber hinaus beträgt.

Sind Überstunden steuerfrei? Sie profitieren von einer Ermäßigung der Arbeitnehmerbeiträge und einer Einkommensteuerbefreiung bis zu einem jährlichen Höchstbetrag. Dieser Höchstbetrag ändert sich: Er muss vor jeder Nettoberechnung für das betreffende Jahr überprüft werden.

Kann ein Arbeitnehmer mit Tagespauschale Überstunden geltend machen? Ja, wenn die Pauschalvereinbarung wirkungslos ist — mangels sie zulassender Kollektivvereinbarung, unterzeichneter individueller Vereinbarung oder tatsächlicher Überwachung der Arbeitsbelastung. Der Arbeitnehmer wechselt dann rückwirkend zur Stundenerfassung.

Zusammenfassung

Die Zuschlagssätze sind der einfache Teil des Themas und derjenige, der die wenigsten Streitigkeiten verursacht. Was teuer wird, sind drei parallele Pflichten: die Nachverfolgung des jährlichen Kontingents pro Arbeitnehmer, um keine unsichtbare Freizeitausgleichsschuld anwachsen zu lassen, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten, die durch keine Zahlung geheilt werden können, und vor allem die Führung einer beweisfesten Arbeitszeiterfassung.

Bei letzterem Punkt geht es nicht um formale Konformität, sondern um die Beweisposition. Im Streitfall diskutiert der Arbeitgeber, der eine datierte, vom Arbeitnehmer bestätigte und nachträglich nicht veränderbare Erfassung vorlegt, über die Fakten. Wer keine vorlegt, muss die der Gegenseite hinnehmen.