Mietnebenkosten vs. Miete: rechtliche Unterscheidung im Mietvertrag

Ein Vermieter kann nicht selbst entscheiden, was er weiterverrechnet. Die Liste der auf den Mieter umlegbaren Betriebskosten ist per Verordnung festgelegt, und sie ist abschließend: Was dort nicht aufgeführt ist, bleibt zu Lasten des Vermieters, unabhängig davon, wie der Mietvertrag formuliert ist. Diese einfache Regel verursacht dennoch den Großteil der Mietstreitigkeiten, weil sie auf eine hartnäckige Intuition stößt — jene, dass jede mit der Wohnung verbundene Ausgabe weiterverrechnet werden könne.

Zwei Beträge unterschiedlicher Natur

Die Miete ist die Gegenleistung für die Bereitstellung der Wohnung. Sie ist bei Neuvermietung frei vereinbar, außer in Gebieten mit Mietpreisbindung, und muss nicht begründet werden.

Die Betriebskosten, auch umlegbare Nebenkosten genannt, sind die Rückerstattung von Ausgaben, die der Vermieter für Rechnung des Mieters vorgestreckt hat. Sie sind kein Einkommen: Sie müssen begründet, abgerechnet und ausgeglichen werden. Die beiden zu verwechseln ist der erste Fehler, und er hat eine unmittelbare Folge — ein als Betriebskosten geforderter Betrag, der nicht nachgewiesen werden kann, ist nicht geschuldet.

Drei Kategorien, und nichts sonst

Die Verordnung, die die Liste festlegt, unterscheidet drei Gruppen umlegbarer Ausgaben:

• Dem Mieter erbrachte Leistungen. Kalt- und Warmwasser, zentrale Heizung, Strom für Gemeinschaftsflächen, Aufzug.
• Laufende Instandhaltungsarbeiten und kleinere Reparaturen an Gemeinschaftsflächen und -einrichtungen. Der entscheidende Begriff ist Instandhaltung, im Gegensatz zu Erneuerung.
• Abgaben, die Leistungen entsprechen, von denen der Mieter profitiert. Die Müllabfuhrgebühr ist das typische Beispiel dafür.

Die Abgrenzung entscheidet sich fast immer bei der zweiten Kategorie, und die Grenze verläuft so: Instandhaltung ist umlegbar, Erneuerung ist es nicht. Der Wartungsvertrag für den Heizkessel ist umlegbar; ein neuer Heizkessel ist es nicht. Die Reinigung der Gemeinschaftsflächen ist umlegbar; die Fassadensanierung ist es nicht.

Was niemals umlegbar ist

Vier Posten tauchen systematisch in angefochtenen Abrechnungen auf, und keiner davon ist umlegbar:

• größere Instandsetzungsarbeiten und der Austausch von Einrichtungen, selbst wenn sie den Komfort des Mieters verbessern.
• Verwaltungshonorare, die an einen Hausverwalter oder eine Agentur gezahlt werden.
• Verfahrenskosten, die der Vermieter aufwendet, auch wenn sie gegen den Mieter selbst gerichtet sind.
• Versicherungsprämien des Eigentümers, insbesondere die Versicherung für nicht selbstgenutztes Eigentum.

Eine Klausel im Mietvertrag, die das Gegenteil vorsähe, gilt als nicht geschrieben. Der Mietvertrag kann eine Liste, die die Verordnung bewusst abschließend gestaltet hat, nicht erweitern.

Vorauszahlungen, Ausgleich und Pauschale

Die normale Regelung sieht monatliche Vorauszahlungen vor, gefolgt von einem jährlichen Ausgleich. Der Ausgleich ist keine Option: Er ist verpflichtend, und er setzt voraus, dass dem Mieter die Abrechnung nach Kostenarten sowie der Verteilungsschlüssel zwischen den Einheiten mitgeteilt werden.

Der Vermieter muss die Belege dem Mieter sechs Monate lang ab dem Versand dieser Abrechnung zur Verfügung halten. Diese Bereitstellung ist der Dreh- und Angelpunkt des Systems: Ohne einsehbaren Beleg wird der geforderte Betrag nicht durchsetzbar. Diese Aufbewahrung nach Geschäftsjahr und Einheit zu organisieren, gehört zu den Abläufen, die in unserem Leitfaden zur Hausverwaltung.

Zwei Mechanismen schützen den Mieter vor einer Anhäufung:

• Wurde der Ausgleich nicht vor Ende des Kalenderjahres durchgeführt, das auf das Jahr der Fälligkeit folgt, kann der Mieter beantragen, die Zahlung auf zwölf Monate zu verteilen.
• Zu Unrecht erhaltene Beträge sowie unbezahlt gebliebene Beträge verjähren nach drei Jahren.

Die Betriebskostenpauschale stellt die andere mögliche Regelung dar. Sie ist bei möblierter Vermietung und bei Wohngemeinschaften zulässig. Ihr Betrag muss angemessen im Verhältnis zu den tatsächlichen Kosten festgelegt werden, und in diesem Fall gibt es weder einen Ausgleich noch Belege vorzulegen — sie kann aber auch nicht mit der Begründung nachträglich angepasst werden, dass die tatsächlichen Kosten die Pauschale überschritten hätten. Es handelt sich um eine Abwägung zwischen Einfachheit und Flexibilität, die bei der Abfassung des Mietvertrags zu treffen ist und nicht während dessen Laufzeit.

Der Fall des Gewerbemietvertrags

Die Regelung ist grundlegend anders, und ein Vermieter, der beide Arten verwaltet, kann nicht analog vorgehen.

Im gewerblichen Bereich gibt es keine abschließende Liste umlegbarer Betriebskosten. Es gilt der Grundsatz der Vertragsfreiheit, der jedoch reglementiert ist: Der Mietvertrag muss ein genaues und abschließendes Verzeichnis der Kostenarten, Steuern, Abgaben und Gebühren im Zusammenhang mit dem Mietvertrag enthalten, mit Angabe ihrer Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter. Bestimmte Ausgaben können dem Mieter nicht auferlegt werden, insbesondere größere Instandsetzungen im Sinne des Code civil sowie Sanierungsarbeiten zur Herstellung der Konformität, die zu diesen größeren Instandsetzungen zählen.

Der Vermieter muss außerdem eine Vorausschau der geplanten Arbeiten sowie eine zusammenfassende Übersicht der durchgeführten Arbeiten mitteilen. Das Fehlen eines Verzeichnisses im Mietvertrag macht diesen nicht ungültig, nimmt dem Vermieter jedoch die Möglichkeit, die Kosten weiterzuverrechnen.

Anwendungsfälle

Einzug. Die Höhe der Vorauszahlungen muss anhand der letzten tatsächlichen Abrechnung festgelegt werden und darf nicht unverändert vom Vorgänger-Mieter übernommen werden, wenn sich der Verbrauch geändert hat. Eine offensichtlich zu niedrig angesetzte Vorauszahlung führt zu einem hohen Ausgleichsbetrag, der angefochten wird.

Jährlicher Ausgleich. Die Abrechnung muss mit der Aufschlüsselung nach Kostenarten versendet werden. Den Nachweis des Versands und dessen Datum aufzubewahren, erspart es, zwei Jahre später beweisen zu müssen, dass sie tatsächlich zugestellt wurde.

Auszug des Mieters. Der Wirksamkeitszeitpunkt der Kündigung, deren Modalitäten in unserem Artikel über die Beendigung des Mietvertrags erläutert werden, bestimmt den Zeitraum, für den die Betriebskosten auszugleichen sind. Noch nicht ausgeglichene Betriebskosten dürfen nicht frei mit der Kaution verrechnet werden: Deren Rückerstattung unterliegt eigenen Fristen, und ein nicht gerechtfertigter Einbehalt setzt Verzugsstrafen aus, die pro angebrochenem Monat berechnet werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Vermieter die Grundsteuer umlegen? Nein, mit Ausnahme der Müllabfuhrgebühr, die einer Leistung entspricht, von der der Mieter profitiert. Der übrige Teil der Grundsteuer bleibt zu Lasten des Eigentümers.

Kann eine Klausel im Mietvertrag umlegbare Kosten hinzufügen? Bei Wohnraummiete nein: Die per Verordnung festgelegte Liste ist abschließend, und jede gegenteilige Klausel gilt als nicht geschrieben. Bei Gewerbemietverträgen ist die Logik umgekehrt — es ist das im Mietvertrag enthaltene Verzeichnis, das festlegt, was weiterverrechnet werden kann.

Was ist zu tun, wenn der Vermieter die Betriebskosten nie ausgleicht? Der Mieter kann den Ausgleich verlangen und, falls dieser verspätet erfolgt, eine Verteilung der Zahlung auf zwölf Monate beantragen. Die betreffenden Beträge verjähren nach drei Jahren.

Kann der Mieter die Rechnungen einsehen? Er kann die Belege einsehen, die der Vermieter sechs Monate nach Versand der Abrechnung zur Verfügung halten muss. Diese Einsicht beschränkt sich nicht auf die Gesamtabrechnung: Sie betrifft die Belege selbst.

Ist der Austausch eines Heizkessels umlegbar? Nein. Der Wartungsvertrag ist es, der Austausch der Anlage nicht. Die Grenze verläuft zwischen Instandhaltung und Austausch, nicht zwischen notwendig und überflüssig.

Kann die Betriebskostenpauschale angepasst werden? Sie entwickelt sich gemäß den im Mietvertrag vorgesehenen Modalitäten, kann jedoch nicht nachträglich mit der Begründung erhöht werden, dass sich die tatsächlichen Kosten als höher erwiesen haben. Das ist die Gegenleistung für das Fehlen von Ausgleich und Belegen.

Fazit

Die Regel lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Bei Wohnraummiete ist die Liste der umlegbaren Betriebskosten per Verordnung festgelegt und abschließend, und der Mietvertrag kann sie nicht erweitern. Alles Weitere folgt daraus — Instandhaltung ist umlegbar, Austausch nicht; Verwaltungshonorare, die Versicherung des Eigentümers und Verfahrenskosten werden niemals weiterverrechnet.

In der Praxis entscheiden zwei Pflichten über den Ausgang eines Streitfalls: jährlich mit einer detaillierten Abrechnung auszugleichen und die Belege sechs Monate lang zur Verfügung zu halten. Ein Vermieter, der beides tut und einen datierten Nachweis darüber aufbewahrt, gewinnt Anfechtungen. Wer Vorauszahlungen verlangt, ohne jemals auszugleichen, verliert, selbst wenn die Beträge geschuldet waren.