Vollständige Mietverwaltung: Leitfaden für Vermieter

Die Vermietung einer Wohnung bringt eine Reihe von Pflichten mit sich, von denen jede ihren eigenen Zeitplan und ihre eigene Sanktion hat. Die Schwierigkeit liegt nicht darin, sie einzeln zu kennen, sondern keine davon in dem Moment zu übersehen, in dem sie fällig wird: eine abgelaufene Diagnose bei der Unterzeichnung, eine nie durchgeführte Nebenkostenabrechnung, eine zu spät zugestellte Kündigung. Dieser Leitfaden folgt der chronologischen Abfolge einer Vermietung, von der Vermarktung bis zum Auszug des Mieters.

Vor der Vermietung

Drei Prüfungen sind Voraussetzung für das Vermietungsrecht selbst.

Die Bewohnbarkeit der Wohnung. Mindestfläche, keine Gefährdung von Sicherheit und Gesundheit, Grundausstattung. Hinzu kommt nun eine Anforderung an die Energieeffizienz: Die energieintensivsten Wohnungen werden in aufeinanderfolgenden Stufen zunehmend von der Vermietung ausgeschlossen. Eine nicht bewohnbare Wohnung ist nicht nur zu beanstanden, sie kann auch zur Aussetzung der Miete führen.

Das technische Diagnosedossier. Es muss bei der Unterzeichnung vollständig und aktuell sein und dem Mietvertrag beigefügt werden. Die Gültigkeitsdauern bei Vermietung unterscheiden sich von jenen beim Verkauf, was die Wiederverwendung eines Verkaufsdossiers riskant macht — die Details finden sich in unserem Artikel über die verpflichtenden Immobiliendiagnosen.

Das Mietzinsregelungssystem. In Gebieten mit Mietpreisregulierung ist die Miete durch einen erhöhten Referenzmietpreis gedeckelt, mit einem möglichen Zuschlag nur, wenn die Wohnung außergewöhnliche Merkmale aufweist. Außerhalb dieser Gebiete ist die Miete bei der Erstvermietung frei, jedoch bei Wiedervermietung in bestimmten Gemeinden reguliert.

Zwischen unmöblierter und möblierter Vermietung wählen

Diese Wahl ist nicht nur steuerlich relevant, sie bestimmt auch die Vertragsdauer und den Kündigungsmechanismus.

Bei unmöblierter Vermietung beträgt der Mietvertrag drei Jahre, wenn der Vermieter eine natürliche Person ist, und die Kündigungsfrist des Vermieters beträgt sechs Monate. Bei möblierter Vermietung beträgt der Mietvertrag ein Jahr — oder neun Monate für Studierende, ohne stillschweigende Verlängerung — und die Kündigungsfrist des Vermieters sinkt auf drei Monate.

Die möblierte Vermietung bietet mehr Flexibilität und ein oft günstigeres Steuersystem, um den Preis eines schnelleren Mieterwechsels und einer Ausstattungspflicht, deren Liste per Verordnung festgelegt ist. Eine als möbliert angebotene, aber unvollständig ausgestattete Wohnung kann in eine unmöblierte Vermietung umqualifiziert werden, mit rückwirkender Anwendung des Dreijahresvertrags.

Den Mieter auswählen

Die Unterlagen, die der Vermieter verlangen darf, sind per Verordnung abschließend aufgezählt. Ein Dokument außerhalb dieser Liste zu verlangen — Bankkontoauszug, Bescheinigung über die Kreditfreiheit, medizinische Unterlagen — ist untersagt und wird sanktioniert.

Die Auswahl darf auf keinem diskriminierenden Kriterium beruhen. Sie kann sich jedoch auf die Zahlungsfähigkeit stützen, die anhand der zulässigen Nachweise beurteilt wird, sowie auf die angebotenen Sicherheiten: selbstschuldnerische Bürgschaft, öffentliche Mietgarantie, Mietausfallversicherung. Die beiden letztgenannten dürfen nicht frei mit einer Bürgschaft einer natürlichen Person kombiniert werden, außer in Ausnahmefällen.

Der Mietvertrag und seine Anlagen

Der Mietvertrag für eine Wohnung, die als Hauptwohnsitz genutzt wird, folgt einem gesetzlich vorgeschriebenen Musterformular. Hinzu kommen verpflichtende Anlagen: das Informationsblatt, das technische Diagnosedossier und bei Wohnungseigentum die Auszüge aus der Hausordnung betreffend die Zweckbestimmung des Gebäudes, die Nutzung und den Gebrauch der Gemeinschaftsflächen.

Diese Anlagen sind nicht bloß dekorativ: Ihr Fehlen kann geltend gemacht werden, und es nimmt dem Vermieter die Möglichkeit, sich auf die betreffenden Dokumente zu berufen. Den Mietvertrag und seine Anlagen als ein einheitliches, datiertes Ganzes zu unterzeichnen, bei dem nachweisbar ist, dass es nachträglich nicht neu zusammengestellt wurde, klärt diese Frage dauerhaft — das ist der wichtigste Nutzen der elektronischen Signatur eines Wohnraummietvertrags.

Das Übergabeprotokoll, das Kernstück des Auszugs

Das Einzugsprotokoll ist nur im Vergleich mit dem Auszugsprotokoll von Bedeutung. Sein Wert liegt daher in seiner Genauigkeit: Raum für Raum, Ausstattung für Ausstattung, mit einem Detailgrad, der es zwei oder drei Jahre später erlaubt, eine Beschädigung von normaler Abnutzung zu unterscheiden.

Fehlt ein Einzugsprotokoll, gilt die Wohnung als in gutem Zustand übergeben, und beim Auszug kann kein Abzug vorgenommen werden. Das ist die schwerste Sanktion des Systems, und sie tritt automatisch ein. Die Signatur eines Übergabeprotokolls mit Zeitstempel und nachträglicher Unveränderbarkeit beseitigt jede Diskussion über Datum und Inhalt des Dokuments.

Während des Mietverhältnisses

Vier Pflichten wiederholen sich, jede in ihrem eigenen Rhythmus:

• Die Mietquittung, die auf Verlangen des Mieters kostenlos ausgestellt werden muss.
• Die Mietanpassung, die nur möglich ist, wenn eine Vertragsklausel dies vorsieht, innerhalb der Grenzen des Mietreferenzindex, und innerhalb eines Jahres nach dem Datum ihres Inkrafttretens — nach Ablauf dieser Frist geht die Anpassung für dieses Jahr verloren.
• Die jährliche Nebenkostenabrechnung, die verpflichtend ist, mit Übermittlung der Aufstellung nach Kostenart. Die Abgrenzung zwischen dem, was rückerstattet werden kann, und dem, was beim Eigentümer verbleibt, ist Gegenstand unseres Artikels über die Nebenkosten.
• Die Instandhaltungsarbeiten, aufgeteilt zwischen den Reparaturen, die zu Lasten des Mieters gehen und deren Liste per Verordnung festgelegt ist, und allem Übrigen, das dem Vermieter zufällt.

Das Ende des Mietverhältnisses

Der Mieter kann jederzeit kündigen, mit einer Frist von drei Monaten, die in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt und in mehreren persönlichen Situationen auf einen Monat verkürzt wird.

Der Vermieter kann dies nur zum Vertragsende tun, mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten bei unmöblierter Vermietung, und aus einem der drei abschließend zulässigen Gründe: Eigenbedarf zum Wohnen, Verkauf, oder ein berechtigter und schwerwiegender Grund. Die Kündigung muss den Grund angeben, und eine Kündigung wegen Eigenbedarf oder Verkauf enthält Pflichtangaben, bei deren Fehlen die Kündigung ungültig ist. Die genauen Modalitäten sind in unserem Artikel über die Beendigung des Mietvertrags.

Die Kaution wird binnen eines Monats zurückerstattet, wenn das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll entspricht, und binnen zwei Monaten, wenn dies nicht der Fall ist. Jeder Abzug muss durch Unterlagen belegt werden — Kostenvoranschlag, Rechnung, Feststellung — und eine Verspätung führt zu Strafzahlungen, die pro angebrochenem Monat berechnet werden, ohne dass ein Verschulden nachgewiesen werden muss.

Anwendungsszenarien

Erste Immobilie zur Vermietung. Die einzuhaltende Reihenfolge ist: Diagnosen, Bewohnbarkeit, Prüfung der Mietpreisregulierung, dann Abfassung des Mietvertrags. Wird diese Reihenfolge umgekehrt, führt dies zur Unterzeichnung eines Mietvertrags, dem eine Anlage fehlt oder dessen Miete unzulässig ist.

Mietrückstand. Die schnelle Reaktion zählt mehr als der Betrag. Mahnung, dann Auslösung der auflösenden Klausel durch Zahlungsaufforderung, zugestellt durch einen Gerichtsvollzieher. Die Verfahrensfristen bewirken, dass Zuwarten teurer kommt als Handeln.

Verwaltung mehrerer Einheiten. Das Thema wird zu einer Frage des Zeitplans: Fristen für Diagnosen, Termine für die jährliche Anpassung, Fristen für die Abrechnung, Kündigungsfristen. Eine Nachverfolgung nach Frist und Einheit ist das einzige System, das über zwei oder drei Objekte hinaus funktioniert.

Häufige Fragen

Kann der Vermieter einen Mieter ohne Begründung abweisen? Er wählt frei, jedoch ohne diskriminierendes Kriterium und ohne Unterlagen außerhalb der per Verordnung festgelegten Liste zu verlangen. Die Ablehnung muss nicht begründet werden, die Auswahlmethode muss jedoch, falls sie angefochten wird, gerechtfertigt werden können.

Welche Kündigungsfrist gilt für die Kündigung? Drei Monate für den Mieter, verkürzt auf einen Monat in Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt und in mehreren besonderen Fällen. Sechs Monate für den Vermieter bei unmöblierter Vermietung, drei Monate bei möblierter Vermietung, jeweils nur zum Vertragsende und aus einem zulässigen Grund.

Was geschieht ohne Einzugsprotokoll? Die Wohnung wird als in gutem Zustand übergeben angenommen. Beim Auszug ist dann kein Abzug von der Kaution möglich, unabhängig von der tatsächlichen Beschädigung.

Kann die Miete während der Vertragslaufzeit erhöht werden? Nur wenn eine Anpassungsklausel im Mietvertrag vorgesehen ist, innerhalb der Grenzen des Referenzindex, und unter der Bedingung, dass sie innerhalb des Jahres nach dem Datum des Inkrafttretens angewendet wird. Nach Ablauf dieser Frist ist die Anpassung für dieses Jahr nicht mehr nachholbar.

Innerhalb welcher Frist ist die Kaution zurückzuerstatten? Ein Monat, wenn das Auszugsprotokoll dem Einzugsprotokoll entspricht, sonst zwei Monate. Jeder Abzug muss durch Unterlagen belegt werden, und die Überschreitung der Frist führt zu Strafzahlungen.

Kann ein unvollständig möblierter Mietvertrag umqualifiziert werden? Ja. Entspricht die Ausstattung nicht der gesetzlich vorgeschriebenen Liste, kann der Mietvertrag in eine unmöblierte Vermietung umqualifiziert werden, mit den entsprechenden Folgen für Dauer und Kündigung.

Zusammenfassung

Mietverwaltung ist weniger eine Rechtsfrage als eine Frage des Zeitplans. Die Pflichten sind bekannt; es sind ihre Fristen, die zu Streitigkeiten führen — eine bei der Unterzeichnung abgelaufene Diagnose, eine dreizehn Monate nach ihrem Inkrafttreten verlangte Mietanpassung, eine nie durchgeführte Nebenkostenabrechnung, eine mit fünf statt sechs Monaten Frist zugestellte Kündigung.

Zwei Dokumente konzentrieren den Großteil des finanziellen Risikos: der Mietvertrag mit seinen Anlagen und das Einzugsprotokoll. Bei diesen beiden schützt nicht der Inhalt allein, sondern die Fähigkeit, Jahre später nachzuweisen, was von wem und zu welchem Datum unterzeichnet wurde.