Lægekontorledelse: Juridisk og administrativ overholdelse

En lægepraksis er underlagt tre forskellige regelværker, som hverken har den samme tilsynsmyndighed, den samme tidsplan eller de samme sanktioner: de etiske og faglige forpligtelser, arbejdsgiverforpligtelserne og de forpligtelser, der gælder for sundhedsdata. Vanskeligheden ligger ikke i den enkelte ordnings kompleksitet, men i, at de forløber parallelt — og at en overtrædelse i den ene ofte afsløres i forbindelse med en kontrol af en anden.

Etablering og rammebetingelser for udøvelse af virksomheden

Udøvelsen af erhvervet forudsætter optagelse i den relevante faglige organisation og registrering af eksamensbeviset. Aftalen om udøvelse af erhvervet — forening, selvstændigt samarbejde, vikararbejde — skal indsendes til den faglige organisation, som kontrollerer, at den overholder de etiske regler.

Der er tre punkter, der ofte undervurderes på dette stadie:

• Den konkurrenceklausul eller klausul om forbud mod genetablering En klausul, der indgår i en samarbejdsaftale, skal være tids- og områdebegrænset samt stå i rimeligt forhold til formålet. En urimelig klausul afvises, men det er bedre at forhandle sig frem til en løsning end at føre en retssag om den.
• Den erstatningskontrakt skal udfærdiges skriftligt og fremsendes til ordren, også i tilfælde af en kortvarig afløsning.
• Denerhvervsansvarsforsikring skal tegnes inden den første handling, med særlig opmærksomhed på overtagelse af tidligere data, hvis der har fundet en tidligere transaktion sted — emne, der uddybes i vores artikel om erhvervsansvar.

Advokatfirmaet som arbejdsgiver

Allerede ved den første ansættelse – sekretær, assistent, sygeplejerske – bliver virksomheden en arbejdsgiver, der er underlagt arbejdsretten og den gældende kollektive overenskomst.

De mest afgørende forpligtelser er dem, hvis manglende overholdelse straks konstateres ved en kontrol: forudgående anmeldelse før ansættelse, skriftlig kontrakt, når dette kræves, obligatoriske opslag, samlet personaleregister, informations- og forebyggelsesbesøg samt enkeltdokument til vurdering af erhvervsmæssige risici.

Sidstnævnte mangler oftest i små virksomheder, selvom det er obligatorisk allerede fra den første medarbejder. I en lægepraksis skal det dække specifikke risici: biologisk eksponering, håndtering af tunge genstande, psykosociale risici og arbejde ved skærmen.

Hertil kommer opgørelsen af arbejdstiden, når der ikke er tale om kollektive arbejdstidsordninger, hvis bevismæssige betydning uddybes i vores artikel om overtidsarbejde.

Sundhedsdata i hverdagen

Det er den lovgivning, hvor overtrædelser koster mest, og det handler om helt almindelige handlinger.

Advokatfirmaet er databehandler om sine patienters data. Han skal føre et register over behandlinger, informere patienterne, fastlægge opbevaringsfrister og indgå kontrakter med sine underleverandører — softwareudbyder, hostingudbyder, udbyder af telekontor-tjenester.

Heraf følger tre praktiske krav:

• Denhosting Datahåndteringen skal varetages af en aktør, der er certificeret til dette formål, også når forretningssoftwaren anvendes online.
• De godkendelser skal være individuelle og adskilte: en konto, der deles af flere personer, gør enhver sporbarhed umulig og udgør i sig selv en overtrædelse.
• De udvekslinger Udveksling af sundhedsdata mellem fagfolk kræver en sikker sundhedsmailtjeneste, ikke en almindelig mailtjeneste til den brede offentlighed.

Logning af adgang og opbevaringsfrister specifikt for patientjournaler er beskrevet i vores artikel om elektronisk patientjournal, samt reglerne for deling i det indlæg, der er dedikeret til lægehemmelighed.

Modtagelse af publikum og lokaler

Advokatkontoret er en virksomhed med publikumskontakt, hvilket medfører forpligtelser til attilgængelighed og brandsikkerhed i overensstemmelse med dens kategori. Der skal holdes et offentligt tilgængelighedsregister til rådighed.

Derudover vises honorarer og betingelser for dækning samt oplysninger om procedurerne for bilæggelse af tvister.

Håndtering af affald fra sundhedsaktiviteter med smitterisiko hører under en dedikeret proces med en aftale med en godkendt tjenesteudbyder og opbevaring af sporingslister. Det er et enkelt og hyppigt kontrolpunkt.

Fakturering og forholdet til sygesikringen

Fakturering skal overholde de gældende takstoversigter og reglerne om honoraroverskridelser, som skal oplyses.

To dokumentationsforpligtelser bør organiseres på forhånd: opbevaring af behandlingsjournaler samt bilag i henhold til de gældende opbevaringsfrister og sporbarheden af krav, hvis rammer er beskrevet i vores artikel om digitale bekendtgørelser.

En kontrol foretaget af sygesikringen fokuserer primært på sammenhængen mellem de fakturerede ydelser og patientjournalerne. Det er her, kvaliteten af journalføringen har en direkte indvirkning, der rækker langt ud over dens medicinske funktion.

Anvendelsesscenarier

Første ansættelse. Behandl i følgende rækkefølge: forhåndsmeddelelse, skriftlig kontrakt, tilmelding til arbejdsmedicinsk tjeneste, samlet dokument. Sidstnævnte bliver oftest glemt og er det, der mest systematisk kræves.

Skift af forretningssoftware. Kontroller hostingcertificeringen, datareversibiliteten og eksportformatet, inden du underskriver. En migration uden en genopretningsplan medfører risiko for tab af dokumenter, hvor opbevaringsfristerne stadig løber.

Sammenslutning af flere fagfolk. Der skal skelnes mellem adgangsrettigheder til journaler for den enkelte behandler og for den enkelte patient. Det faktum, at man tilhører samme organisation, betyder ikke, at man er involveret i behandlingen af hver enkelt patient.

Ofte stillede spørgsmål

Er det obligatorisk at føre et samlet dokument i et lille advokatkontor? Ja, allerede fra den første medarbejder, uden tærskel for antallet af ansatte. Det skal dække de risici, der er forbundet med virksomhedens aktiviteter, herunder biologiske og psykosociale risici.

Er det nødvendigt med en certificeret hostingudbyder til online-software? Ja, såfremt sundhedsdata hostes på vegne af praksis. Det er praksis’ ansvar at foretage kontrollen i sin egenskab af dataansvarlig.

Er en delt it-konto acceptabel? Nej. Adgangsrettighederne skal være individuelle, da det ellers ikke er muligt at spore adgangen — hvilket i sig selv udgør en overtrædelse.

Kan man udveksle patientdata via almindelig e-mail? Nej. Udveksling af sundhedsdata mellem fagfolk kræver et dedikeret, sikkert meddelelsessystem.

Hvilke forpligtelser gælder der for affald fra sundhedssektoren? En dedikeret proces, en aftale med en godkendt tjenesteudbyder samt opbevaring af sporingsdokumenter, som der regelmæssigt anmodes om ved kontrol.

Er en klausul om forbud mod geninstallation gyldig? Kun hvis den er tids- og stedmæssigt afgrænset og står i rimeligt forhold til beskyttelsen af legitime interesser. En urimelig klausul afvises af dommeren.

Vigtigt at huske

Tre ordninger udvikler sig sideløbende, og hver har sin egen tilsynsmyndighed. Den ordning, der er nemmest at overholde, er arbejdsgiverordningen, hvor overtrædelserne er synlige, og de nødvendige korrektioner er kendte — med det såkaldte »document unique« i spidsen. Den dyreste er ordningen for sundhedsdata, hvor almindelige handlinger fører til overtrædelser: delte konti, almindelige e-mail-tjenester, ikke-verificeret hosting.

Et system dækker alle tre på én gang, og det er det, man skal starte med: individuelle og differentierede adgangsrettigheder kombineret med adgangslogning. De viser, at grænsen for, hvad der er »nødvendigt for opgaven«, er blevet overholdt, de beskytter den praktiserende, når vedkommende beskyldes for uberettiget adgang, og de udgør det forventede spor ved en fakturakontrol såvel som ved en ansvarssag.