Certyneo og Make: automatisere underskrift inden for ingeniørvidenskab

Hvorfor automatisere elektronisk underskrift inden for ingeniørvidenskab med Make?

Ingeniørbranchen producerer en betydelig mængde kontraktdokumenter: entreprisekontrakteri, tillæg, modtagelsesprotokollater, underleverandørkontrakter, overensstemmelseserklæringer og undersøgelsesrapporter. Ifølge en undersøgelse fra McKinsey-koncernen (2024) bruger ingeniørteams i gennemsnit 27 % af deres arbejdstid på gentagne administrative opgaver, hvor indsamling og opfølgning af underskrifter er blandt de mest tidskrævende.

Forbindelse af Certyneo med en automatiseringsplatform som Make (tidligere kendt som Integromat) gør det muligt at transformere disse manuelle processer til intelligente workflows, hvor hver underskrift udløses, følges op og arkiveres uden menneskelig indgriben. Denne vejledning forklarer trin for trin, hvordan du implementerer denne integration i en B2B-ingeniørsammenhæng, mens du overholder eIDAS-lovkrav.

Vi gennemgår successivt integrationens arkitektur, step-by-step-konfiguration i Make, tilgængelige triggere og handlinger og derefter bedste praksis specifikt for ingeniørbranchen.

---

Forstå arkitekturen Make + Certyneo for ingeniørvidenskab

Make (Integromat): en no-code-orkestreringsplatform

Make er en visuell integration- og automatiseringsplatform, der gør det muligt at skabe scenarier, der forbinder hundredvis af applikationer via drag-and-drop-moduler. I modsætning til Zapier tilbyder Make avanceret betinget logik, iteratorer, aggregatorer og routere, hvilket gør det til et værktøj, der er særligt velegnet til komplekse ingeniørworkflows (multi-part, multi-trin, dokumenter med flere underskrivere).

Make placerer sig mellem dine branchespeci<fikke værktøjer (ERP, CRM, projektledelsesværktøjer som Autodesk Construction Cloud, Procore eller Microsoft Project) og Certyneo, mens det orkestrer dataflows og signaturudløsere.

Certyneo API: integrationsindgangspunktet

Certyneo eksponerer en fuldstændig RESTful API, der gør det muligt at udføre alle operationer, der er tilgængelige fra det grafiske interface: oprettelse af signaturanmodninger, tilføjelse af underskrivere, definition af signaturfelter, afsendelse af meddelelser, hentning af status og download af signerede dokumenter. API'en bruger OAuth 2.0-godkendelse og JSON-format, hvilket garanterer native kompatibilitet med Make via modulet HTTP eller ideelt set via en dedikeret Certyneo-connector.

Certyneo API overholder interoperabilitetsstandarder defineret af normen ETSI EN 319 132 for XAdES-underskrift og ETSI EN 319 122 for CAdES, hvilket sikrer, at hver underskrift, der produceres, er juridisk bindende i hele Den Europæiske Union.

Typisk topologi for et ingeniørworkflow

I et ingeniørbureau eller en ingeniørvirksomhed ligner et typisk workflow således:

1. Trigger: en ny underleverandørkontrakt oprettes i ERP'et (f.eks. SAP, Sage eller et BIM-ledelsesværktøj).
2. Uddragelse: Make henter kontraktens metadata (parter, beløb, projektreferences).
3. Dokumentgenerering: Certyneosai-baserede kontraktgenerator producerer det strukturerede PDF-dokument.
4. Oprettelse af signaturanmodning: Make kalder Certyneo API'en for at oprette anmodningen og tilføje underskrivere i den definerede rækkefølge.
5. Sekventiel eller parallel underskrift: Certyneo sender signaturlink til de involverede parter.
6. Notifikation og arkivering: ved modtagelse af hver underskrift udløser Make en notifikation til Slack/Teams og arkiverer det signerede dokument i dit dokumenthåndteringssystem (SharePoint, Google Drive, Egnyte osv.).

Denne arkitektur eliminerer manuelle e-mail-udvekslinger og garanterer fuldstændig tracer, som er afgørende under projektet ingeniørprojekter.

---

Konfigurering trin for trin af integrationen i Make

Trin 1 — Opret scenariet og konfigurer Certyneo-forbindelsen

I dit Make-område opretter du et nyt scenario. Hvis den native Certyneo-connector er tilgængelig på Make marketplace, skal du vælge den direkte; ellers skal du bruge modulet HTTP > Make a request eller HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

For at konfigurere forbindelsen:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Godkendelsesmetode: OAuth 2.0 (Client Credentials) eller Bearer Token API-nøgle, afhængig af din Certyneo-kontokonfiguration
• API-nøgle: tilgængelig i dit Certyneo-dashboard, sektion Indstillinger > Integrationer > API

Bevar din API-nøgle i Make forbindelseshåndtering (og ikke hardkodet i scenariet) for at overholde sikkerhedsbedste praksis.

Trin 2 — Definer triggeren, der er tilpasset ingeniørbranchen

Valget af trigger er afgørende. Inden for ingeniørvidenskab er de mest almindelige triggere:

| Trigger | Make-modul | Usecase | |---|---|---| | Ny fil i en SharePoint-mappe | SharePoint > Watch Files | Kontrakt deponeret af salgspersonen | | Ny række i Google Sheets-regneark | Google Sheets > Watch Rows | Opfølgning af markeder, der skal underskrives | | Webhook fra ERP | Webhooks > Custom Webhook | Indkøbsordre valideret i SAP | | Nyt Jira/Asana-ticket | Jira > Watch Issues | Fase-leverance kræver kundegodkendelse |

For komplekse ingeniørworkflows (f.eks. underskrift af en virksomhedskontrat, der kræver co-underskrift fra en teknisk direktør og en juridisk direktør), tilbyder indgangwebhook fra ERP'et den største fleksibilitet.

Trin 3 — Opret signaturanmodningen via Certyneo API'en

Når triggeren er konfigureret, skal du tilføje et HTTP-modul, der peger på Certyneosignaturanmodnings-oprettelsesslutpunkt:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

JSON-anmodningens brødtekst inkluderer:

```json { "name": "Underleverandørkontrakt - Projekt {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Bemærk brugen af signaturiringsniveauet `advanced` (avanceret elektronisk signatur, SEA) i overensstemmelse med eIDAS-kravene for ingeniørkontrakterne af betydeligt værd. For dokumenter, der ikke er kritiske, er niveauet `simple` tilstrækkeligt.

Trin 4 — Administrer notifikationer og arkivering efter underskrift

Efter oprettelsen af anmodningen tilføjer du en anden gren i dit Make-scenario, udløst af en Certyneo Webhook, der signalerer kompletionen af underskriften. Certyneo sender automatisk en POST til webhook-URL'en, du definerer i anmodningens indstillinger.

Ved modtagelse af denne webhook kan dit scenario:

• Download den signerede og tidsstempled PDF via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arkiver den i dit dokumenthåndteringssystem (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Opdater kontraktens status i din ERP eller CRM
• Send automatisk meddelelse til projektgruppen via Slack, Teams eller e-mail
• Udløs fakturering eller åbning af et nyt projekt i dit ledelsesværktøj

Denne handlingskæde garanterer end-to-end-tracer af dokumentets livscyklus, et grundkrav i projekter under audit (ISO 9001-certificering, offentlige udbud, Seveso-projekter).

---

Bedste praksis specifikt for ingeniørbranchen

Administrer multi-part-underskrifter og sekventielle workflows

Ingeniørvidenskab involverer ofte dokumenter, der kræver flere underskrivere i en specifik rækkefølge: først projektlederen, derefter den tekniske direktør, endelig den juridiske repræsentant for klientfirmaet. Certyneo håndterer naturligt sekventiel underskrift via parameteren `order` på underskrivernes liste.

I Make kan du dynamisk konstruere underskrivernes array ved hjælp af en Array Aggregator, som samler underskriveres data fra din ERP eller en referetabel, før den injiceres i Certyneo API-anmodningen. Denne tilgang gør det muligt at administrere entrepriser med 5 til 10 underskrivere uden at ændre scenariet.

Associer underskrifter med projektmapper

Inden for ingeniørvidenskab skal hvert signeret dokument tilknyttes en specifik projektmappe. Brug Certyneosbrugerdefinerede metadata til at gemme projektnummeret, projektfasen og markedskoden. Disse metadata vil blive returneret i kompleterings-webhookken og kan bruges af Make til at arkivere dokumentet i den korrekte mappe i dit dokumenthåndteringssystem.

Denne praksis stemmer overens med kravene i standarden NF EN ISO 19650 (informationshåndtering inden for BIM) og letter dokumentarkiver ved afslutningen af projektet.

Overvåg workflow-kvalitet og fejl

Make tilbyder en detaljeret eksekveringslog for hvert scenario. I en professionel sammenhæng skal du konfigurere e-mail- eller Slack-advarsler for fejlagtige scenarier og bruge Make's Error Handler-modul til at håndtere tilfælde af svigt i Certyneo API'en (rate limiting, for stort dokument, underskriver ikke fundet).

Hvis du ønsker at sammenligne Certyneoskapaciteter med andre løsninger på markedet før du går i gang med integrationen, skal du konsultere vores sammenligning af elektroniske signaturløsninger for at identificere den løsning, der bedst passer til din ingeniørsammenhæng.

Endelig, for at maksimere investeringsafkastet for dit automatiserede workflow, gør vores ROI-beregner for elektronisk signatur det muligt for dig at præcist estimere tidsbesparelse og økonomiske gevinster afhængigt af det volumen dokumenter, der behandles af dit ingeniørbureau.

Lovgivningsramme for elektronisk signatur inden for ingeniørvidenskab

Juridiske grundlaget for elektronisk signatur

I fransk ret hviler værdien af elektronisk signatur på artikel 1366 i Borgerlig Kodeks, som bestemmer, at "skrifter i elektronisk form er tilladt som bevis på samme måde som skrifter på papir", og på artikel 1367, som præciserer, at "den underskrift, der er nødvendig for fuldendes af en juridisk handling, identificerer dens forfatter og udtrykker hans eller hendes samtykke".

På europæisk niveau definerer eIDAS-forordningen nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), suppleret af eIDAS 2.0 (EU-forordning 2024/1183), tre niveauer af elektronisk signatur:

• SES (Simple Electronic Signature): egnet til interne dokumenter med lavt indsats.
• SEA (Advanced Electronic Signature): anbefalet til almindelige ingeniørkontrakterne, underleverandørmarkeder og indkøbsordrer. Det garanterer pålidelig identifikation af underskriveren og dokumentets integritet.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): krævet til notardokumenter og visse offentlige udbud af stort omfang.

Specifikke forpligtelser inden for ingeniørbranchen

Som led i offentlige udbud forpligter dekret nr. 2016-360 vedrørende offentlige udbud fuldstændig digitalisering over visse tærskler. Bekendtgørelseshandlinger og underleverandørkontrakter skal være signeret med en SEA eller SEQ, der er i overensstemmelse med eIDAS, produceret af en kvalificeret tillidstjenesteudbyder (QTSP), der er anført på den europæiske pålidelighedsliste.

Standarden ETSI EN 319 132 definerer XAdES-profilerne, der bruges til avanceret XML-signatur, mens ETSI EN 319 122 dækker CAdES-profilerne til signering af binære dokumenter. Certyneo overholder disse standarder, hvilket garanterer interoperabilitet og grænseoverskridende anerkendelse af underskrifterne.

GDPR og beskyttelse af underskrivernes data

Behandlingen af underskrivernes persondata (navn, e-mail, biometriske signaturdata) er underlagt GDPR-forordning nr. 2016/679. Som dataansvarlig skal din ingeniørvirksomhed sikre, at Certyneo fungerer som databehandler i betydningen af artikel 28 i GDPR, med en gyldig DPA (Data Processing Agreement). Signaturdata skal opbevares i den gældende forældelsesperiode (5 år for kommercielle kontrakter ifølge artikel L. 110-4 i Handelskodeksen, 10 år for byggemarkeder på grund af tiårigt ansvar).

NIS2-direktiv og sikkerhed i automatiserede workflows

Ingeniørvirksomheder, der opererer inden for kritiske sektorer (energi, transport, vand), kan være omfattet af NIS2-direktivet (2022/2555/EU), transponeret til fransk ret ved lov af 14. april 2025. Dette direktiv pålægger sikkerhedskrav på IT-systemer, herunder automatiseringsprogrammer, der er forbundet med tredjepartstjenesteudbydere som Make og Certyneo. Det er nødvendigt at dokumentere dataflows, kryptere kommunikation (TLS 1.3 minimum) og vedligeholde et register over digitale underleverandører.

Brugscenarier: Make + Certyneo inden for ingeniørvidenskab

Scenario 1 — Geoteknisk ingeniørbureau, der administrerer 300 missionsrapporter årligt

Et geoteknisk specialiseret ingeniørbureau med omkring 15 ingeniører producerer årligt ca. 300 missionsrapporter og servicekontrakter. Før Make + Certyneo-integrationen krævede hver rapport manuel e-mail-afsendelse, telefonaflygning efter 5 dage uden svar og manuel arkivering på filserveren. Den gennemsnitlige indsamlingstid for underskrifter nåede 8 arbejdsdage.

Efter implementering af det automatiserede workflow — udløst af aflæggelsen af den færdiggjorte rapport i SharePoint — opretter Make-scenariet automatisk Certyneo-signaturanmodningen, sender notifikationen til klienten og starter automatisk relancering ved dag 3, hvis underskriften ikke modtages. Det signerede dokument arkiveres øjeblikkeligt i det tilsvarende projektmateriale.

Resultat: reduktion af signeringstiden fra 8 dage til 1,8 dag i gennemsnit (−78 %), estimeret besparelse på 2,5 timer assistentarbejde pr. uge, svarende til omkring 3.500 € årligt i administrative behandlingsomkostninger. Disse størrelsesordener er i overensstemmelse med sektorbenchmarks udgivet af Forrester Research om dokumentautomatisering (2024).

Scenario 2 — Industriingeniørfirma, der administrerer multi-part underleverandørmarkeder

Et industriingeniørfirma af mellemstørrelse (80 til 150 ansatte) leder projekter, der kræver underskrift af underleverandørmarkeder, der involverer 3 til 6 parter: byggherre, delegeret bygherre, rang 1- og 2-underleverandører. Hvert marked kræver sekventiel signering af kontraktuelle og forsikringsmæssige årsager.

Make + Certyneo-workflowet udløses ved validering af indkøbsordrene i ERP'et. Make konstruerer dynamisk den ordnede liste over underskrivere fra leverandørdatabasen, opretter Certyneo-signaturanmodningen med sekventielle parametre og notificerer hver part på sit hold. Ved kompletionen arkiveres det signerede marked i Procore og kontraktens status opdateres i ERP'et.

Resultat: eliminering af 100 % af sekvenseringsfejl (en underleverandør, der signerer før bygherren) takket være automatisk håndtering af signaturrækkefølge. Gennemsnitlig tid til færdiggørelse af markeder reduceret fra 12 dage til 4 dage (−67 %), hvilket accelererer det faktiske startpunkt for byggepladser.

Scenario 3 — Konsulentingeniørbureaux, der administrerer omfangsændrings-tillæg

Et konsulentingeniørbureaux, der ledsager industrielle kunder gennem deres projekter til produkttransformation, producerer hyppigt tillæg (amendments) under missionen, hvilket kræver hurtig validering for ikke at blokere projektet. Disse tillæg blev tidligere udskrevet, signeret på møder eller sendt med post, hvilket genererede forsinkelser, der var uforenelige med tempoet i projekterne.

Med Make + Certyneo startes oprettelsen af et tillæg i projektledelsesværktøjet automatisk en signaturanmodning. Klienten modtager et signaturlink, der er mobilvejledende, så hun kan signere fra sin smartphone på mindre end 2 minutter, selv når hun er på arbejdsplads. Niveauet for avanceret underskrift (SEA) anvendes, hvilket sikrer tillæggets juridiske værdi.

Resultat: valideringstid for tillæg reduceret fra 5-7 dage til mindre end 24 timer i 85 % af tilfældene. Øget kundetilfredshed og reduceret risiko for porteføljeudbygning uden dokumentation, som er en hyppig kildetil tvister inden for konsulentingeniørvidenskab.

Konklusion

Integrationen af Certyneo med Make (Integromat) repræsenterer en vigtig effektivitetsværktøj for aktører inden for ingeniørbranchen. Ved at automatisere hele dokumentlivscyklussen — fra kontraktoprettelse til arkivering af det signerede dokument — eliminerer du gentagne manuelle opgaver, reducerer signeringstiderne med 67 til 78 % i gennemsnit og garanterer fuld eIDAS-overholdelse for hvert dokument, der produceres.

Den tekniske konfiguration, selvom den kræver en omhyggelig første implementering, er tilgængelig for teams med en no-code-profil eller en Make-integrator. Fordelene manifesteres inden for de første få uger af brugen med målbar ROI på administrations- og projektopstarts omk</ostninger.

Er du klar til at transformere dine dokumentworkflows? Opret din Certyneo-konto gratis og forbind dit første Make-scenario på mindre end en time, eller kontakt vores team for personlig vejledning, der er tilpasset din ingeniørsammenhæng.