Sådan arkiveres et elektronisk underskrevet dokument

Hvorfor korrekt arkivering betyder noget

Et elektronisk underskrevet dokument har kun værdi, hvis beviset forbliver tilgængeligt og kontrollerbart i hele den lovbestemte periode — nogle gange 10, 20 eller endda 30 år. Sjusket arkivering = svækket bevis i tilfælde af tvist.

De frister, der skal overholdes

• Handelskontrakter: 10 år (den franske handelslov)
• Ansættelseskontrakter: 5 år efter ophør
• Fakturaer: 10 år (regnskab), 6 år (skat)
• Lejekontrakter: løbetid + 5 år
• Notarialdokumenter: 30 år
• Forsikring: 2 til 10 år afhængigt af typen

Gem den underskrevne PDF og revisionssporet i den længste periode, der gælder.

Arkivformaterne

• PAdES-B-B: basis, simpel underskrift
• PAdES-B-T: + kvalificeret tidsstempel
• PAdES-B-LT: + certifikatkæde
• PAdES-B-LTA: + periodiske tidsstempler (over flere årtier)

Til lang arkivering bør man foretrække PAdES-B-LTA.

De 3 arkiveringsmuligheder

1. Ekstern arkivering (platformen)

Underskriftsplatformen opbevarer dine dokumenter i X år. Indgår i de fleste planer.

Fordele: ingen indsats, i overensstemmelse med eIDAS Ulemper: afhængighed af leverandøren, reversibilitet skal kontrolleres

2. Intern arkivering

Dine dokumenter opbevares på dine egne servere eller i et dedikeret arkivsystem.

Fordele: fuld kontrol Ulemper: omkostninger, intern kompetence er nødvendig

3. Arkivsystem med bevisværdi

System til elektronisk arkivering certificeret efter NF Z42-013. Det højeste niveau af overholdelse.

Fordele: formodning om juridisk pålidelighed Ulemper: høj pris, overdimensioneret til SMV-er

God praksis

• Gem PDF + revisionsspor, aldrig det ene uden det andet
• Redundans: flere lokationer, flere medier
• Regelmæssig kontrol: hver 6.-12. måned bekræftes det, at dokumenterne kan læses
• Dokumentation: skriftlige procedurer
• Genskabelsestest hvert år

Hyppige fejl

• Kun at gemme PDF-filen, ikke revisionssporet
• At opbevare på ét enkelt medie (intern harddisk)
• At bruge en cloud uden klausul om opbevaring
• At glemme de frister, der gælder for bestemte brancher
• Ikke at teste genskabelsen

Migrering af arkiver

Hvis du skifter underskriftsleverandør:

1. Eksportér alle underskrevne dokumenter + revisionsspor
2. Importér i det nye system eller et dedikeret arkivsystem
3. Kontrollér integriteten (SHA-256-fingeraftryk)
4. Bevar midlertidigt adgang til det gamle system

Konkret eksempel: en SMV der skifter leverandør

SMV med 50 ansatte, 3000 underskrevne dokumenter samlet over 5 år. Migreringen:

• automatiseret eksport via API
• import hos ny leverandør + eksternt arkivsystem som backup
• stikprøvekontrol (50 dokumenter gennemgået)
• den gamle leverandør opsagt efter 3 måneder

Samlet varighed: 4 uger. Intet tab.

Sådan hjælper Certyneo dig

Certyneo inkluderer 10 års arkivering i alle planer, med geografisk redundans i EU, versionering og fuld eksport når som helst (fuld reversibilitet). PAdES-B-T som standard, PAdES-B-LTA som tilvalg til kritiske dokumenter.

Oplev Certyneos løsning til elektronisk underskrift

FAQ

Skal jeg printe mine underskrevne dokumenter?

Nej, det er unødvendigt og kontraproduktivt (bevisværdien går tabt).

Er en almindelig cloud (Google Drive, Dropbox) nok?

Til selve PDF-filen ja, men ikke til bevisværdien. Foretræk en dedikeret arkivering.

Hvad gør jeg, hvis min underskriftsplatform lukker?

PAdES-PDF-filerne kan fortsat verificeres offline. Eksportér revisionssporene regelmæssigt.

Skal arkiverne krypteres?

Anbefalet til følsomme dokumenter. Husk at gemme nøglerne længe.

Hvornår begynder de 10 år?

For en handelskontrakt: ved afslutningen af opfyldelsen. For en ansættelseskontrakt: ved kontraktens ophør.

Konklusion

God arkivering er livsforsikringen for dine elektroniske underskrifter. Vælg den løsning, der passer til dine risici (ekstern for de fleste SMV-er, arkivsystem efter NF Z42-013 til de kritiske tilfælde), og test jævnligt.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og følge dine dokumenter online — enkelt, hurtigt og sikkert.