Sådan arkiveres et elektronisk underskrevet dokument

Hvorfor arkivere korrekt

Hvorfor arkivere korrekt

Et elektronisk underskrevet dokument har kun værdi, hvis beviset forbliver tilgængeligt og verificerbart i hele den juridiske periode - nogle gange 10, 20, endda 30 år. Sjusket arkivering = svækket bevismateriale i tilfælde af tvist. Varighed, der skal overholdes 6 år (skat)

• Lejemål ⬥⬥⬥: varighed + 5 årLejemål ⬥⬥⬥: varighed + 5 år
• Notarbreve ⬥⬥⬥: 30 årForsikring ⬥⬥⬥⬥: Behold 2 til 2 år.
• Forsikring ⬥⬥⬥⬥: Behold 2 til 2 år.Signeret PDF
• ogog
• revisionssporetfor den længste gældende periode.
• for den længste gældende periode.Arkivformater

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: grundlæggende, simpel signaturPAdES-B-B ⬥⬥⬥: grundlæggende, simpel signaturPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalificeret tidsstempel ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥ LT PAd-B certifikatPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (multi-dekadal)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodiske tidsstempler (multi-dekadal)

For lang arkivering, favoriser

• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .De 3 arkiveringsmuligheder
• De 3 arkiveringsmuligheder1. Outsourcet arkivering (platform)
• Signaturplatformen opbevarer dine dokumenter i X år. Inkluderet i de fleste planer.Signaturplatformen opbevarer dine dokumenter i X år. Inkluderet i de fleste planer.

Fordele ⬥⬥⬥: ingen indsats, eIDAS-kompatibelUlemper ⬥⬥⬥: afhængighed af tjenesteudbyderen, reversibilitet skal verificeresUlemper ⬥⬥⬥: afhængighed af tjenesteudbyderen, reversibilitet skal verificeres

2. Intern arkivering

Dine dokumenter opbevares på dine servere eller en dedikeret SAE.

Dine dokumenter opbevares på dine servere eller en dedikeret SAE.

Fordele ⬥⬥⬥: total kontrolUlemper ⬥⬥⬥: omkostninger, interne færdigheder påkrævetUlemper ⬥⬥⬥: omkostninger, interne færdigheder påkrævet3. SAE med bevisværdi

Certificeret elektronisk arkiveringssystem

Certificeret elektronisk arkiveringssystem

NF Z42-013 ⬥ ⬥⬥ Det højeste niveau af overholdelse.Fordele ⬥⬥⬥: formodning om retlig pålidelighedFordele ⬥⬥⬥: formodning om retlig pålidelighedUlemper ⬥⬥⬥: høje omkostninger, overdimensionerede for SMV'er

Bedste praksis

Bedste praksisBeholdPDF + revisionsspor ⬥⬥⬥, aldrig det ene uden det andet ⬥⬥ redundance multi-site, multi-support

PDF + revisionsspor ⬥⬥⬥, aldrig det ene uden det andet ⬥⬥ redundance multi-site, multi-supportPeriodisk verifikation ⬥⬥⬥: hver 6.-12. måned, bekræft, at dokumenter er læsbareDokumentation ⬥⬥⬥: skriftlige procedurerDokumentation ⬥⬥⬥: skriftlige procedurer

Årlige restaureringstests ⬥⬥ ⬥ hyppige restaureringstests ⬥⬥

• Behold kun PDF'en, ikke revisionssporetBehold kun PDF'en, ikke revisionssporetGem på et enkelt medie (intern harddisk)
• Brug en sky uden opbevaringsklausulBrug en sky uden opbevaringsklausul
• Glem de varigheder, der er specifikke for visse sektorer ⬥⬥⬥⬥ ⬥⬥⬥⬥ ⬥ ArkiveringHvis du skifter signaturudbyder:
• Hvis du skifter signaturudbyder:Eksporter alle underskrevne dokumenter + revisionsspor
• Importer til det nye system eller et dedikeret SAEImporter til det nye system eller et dedikeret SAE

Tjek integritet (SHA-256 fingeraftryk) ⬥⬥⬥⬬ Behold midlertidigt adgang til SHA-256-fingeraftryk: Bevar midlertidigt adgang til det gamle system. skiftende tjenesteudbyder

• SMV med 50 ansatte, 3000 underskrevne dokumenter akkumuleret over 5 år. Migrering:
• SMV med 50 ansatte, 3000 underskrevne dokumenter akkumuleret over 5 år. Migrering:
• automatiseret eksport via API
• import til ny tjenesteudbyder + ekstern SAE som backup
• import til ny tjenesteudbyder + ekstern SAE som backup

verifikation ved prøve (50 dokumenter kontrolleret)

gammel tjenesteudbyder opsagt efter 3 måneder

1. gammel tjenesteudbyder opsagt efter 3 måneder
2. Samlet varighed: Nul tab.
3. Sådan hjælper Certyneo dig
4. Sådan hjælper Certyneo dig

Certyneo inkluderer

10 års arkivering

• 10 års arkivering
• i alle planer, med geografisk redundans i EU, versionering og fuldstændig eksport til enhver tid (total reversibilitet). PAdES-B-T-format som standard, PAdES-B-LTA valgfrit til kritiske dokumenter.
• Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning
• Oplev Certyneos elektroniske signaturløsning

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg udskrive mine underskrevne dokumenter?

Skal jeg udskrive mine underskrevne dokumenter?Nej, ubrugeligt og kontraproduktivt (tab af bevisværdi).Er en standardsky (Google Drev, Dropbox) nok?

Er en standardsky (Google Drev, Dropbox) nok?

For PDF'en ja, men ikke for bevisværdien. Foretræk dedikeret arkivering.

Hvad skal jeg gøre, hvis min signaturplatform lukker?

Hvad skal jeg gøre, hvis min signaturplatform lukker?

PAdES PDF'er forbliver verificerbare offline. Eksporter revisionsspor regelmæssigt.

Skal arkiver krypteres?

Skal arkiver krypteres?

Anbefales til følsomme dokumenter. Vær omhyggelig med at opbevare nøglerne i lang tid.

Hvornår starter 10-års perioden?

Hvornår starter 10-års perioden?

For en kommerciel kontrakt: ophør af udførelse. For en ansættelseskontrakt: kontraktens ophør.

Konklusion

Konklusion

God arkivering er livsforsikringen for dine elektroniske signaturer. Vælg den formel, der er tilpasset dine udfordringer (outsourcet til de fleste SMV'er, SAE NF Z42-013 for kritiske tilfælde), test regelmæssigt.

Prøv Certyneo til at sende, underskrive og spore dine dokumenter online enkelt, hurtigt og sikkert.