Podepište zápisnici zasedání valné hromady spolku online
Zápisnice zasedání valné hromady řádné (AGO) nebo mimořádné (AGE) spolku podle zákona 1901, podepsaná elektronicky vedením (předseda, tajemník, volební komisaři). V souladu se zákonem ze dne 1. července 1901, nařízením č. 2020-321 o vzdálených zasedáních (trvale rozšíření) a nařízením eIDAS — doporučena pokročilá podpis, hlasování per korespondenci je kompatibilní, archivace 10 let včetně.
- Právní rámec
- Zákon 1901 · nařízení 2020-321
- Úroveň podpisu
- AES eIDAS doporučena
- Právní archivace
- 10 let včetně
Co je to zápisnice zasedání valné hromady spolku?
Zápisnice zasedání valné hromady je dokument, který formalizuje rozhodnutí přijatá na zasedání valné hromady členy spolku. Řádné zasedání (AGO) schvaluje roční účty a obnovuje vedení; mimořádné zasedání (AGE) mění stanovy nebo rozpouští spolek. Žádný text zákona 1901 neukládá podpis zápisu rukou. Nařízení č. 2020-321 ze dne 25. března 2020 (původně COVID, trvale rozšíření) povoluje vzdálená nebo hybridní zasedání se hlasováním per korespondenci a elektronickým podpisem zápisnice vedením.
Proč podepisovat elektronicky?
Vzdálené zasedání — obrovský přínos
Trvale rozšířené nařízení ze dne 25. března 2020 umožňuje konání vzdálených nebo hybridních zasedání. Již není nutné fyzicky shromažďovat všechny členy. Hlasování per korespondenci + elektronický podpis zápisnice vedením — úspora několika týdnů, quorum snadno dosažitelný.
Více podepisujících (předseda, vedení)
Zápisnice je podepsána předsedou zasedání, tajemníkem a volebními komisaři. Náš proces umožňuje sekvenční nebo paralelní podpis. Každý podepisující obdrží individuální bezpečný odkaz chráněný OTP SMS.
R
Od trvalého rozšíření nařízení z roku 2020 může být registr zápisu spolku veden v digitalizované formě. Certyneo automaticky archivuje každý podepsaný zápis do vyhovujícího digitálního registru, přístupného jedním kliknutím pro jakoukoli kontrolu nebo spor.
Auditní stopa s právní platností
Každá zápisnice se dodává s PDF důkazem: identita podepisujících, kvalifikované časové razítko, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Lze ji předložit v případě sporu o přijatých usneseních, řádnosti zasedání nebo quora.
Postup ve 4 krocích
Od přípravy až k právní archivaci, za méně než 5 minut.
1. Připravit zápisnici
Nahrajte svou existující zápisnici nebo začněte s vyhovující šablonou. Povinné údaje: datum, místo (nebo modalita vzdáleného konání), identita přítomných/zastoupených členů, usnesení podrobená hlasování, výsledky hlasování, podpis vedení.
2. Přidejte podepisující vedení
Předseda zasedání + tajemník + případní volební komisaři. Každý obdrží personalizovaný bezpečný odkaz e-mailem s OTP SMS na své vlastní číslo.
3. Zvolte úroveň eIDAS
Pokročilá podpis (AES) doporučena pro zápisnici zasedání: ověření identity pomocí OTP SMS, jedinečný certifikát na podepisujícího, kvalifikované časové razítko. Kompatibilní s digitalizovaným registrem zápisu.
4. Podepsat a archivovat
Každý podepisující podepíše ze svého telefonu nebo počítače. Finalizovaná zápisnice + PDF důkazu se archivují po dobu 10 let automaticky. Pro změny stanov (AGE) hlášení na prefektuře do 3 měsíců.
Často kladené otázky
- Může být zápisnice zasedání valné hromady spolku podepsána elektronicky?
- Ano, bez omezení. Žádný text zákona 1901 neukládá podpis rukou. Čl. 1366 občanského zákoníku přiznává elektronickému zápisu stejnou důkazní sílu jako papírovému zápisu. Pokročilá podpis Certyneo splňuje požadavky na důkazní prostředky.
- Lze konát zasedání valné hromady spolku zcela na dálku?
- Ano — nařízení č. 2020-321 ze dne 25. března 2020 (trvale rozšíření) povoluje zasedání valné hromady spolků na dálku nebo v hybridní formě se hlasováním per korespondenci, videokonferencí nebo telefonní konferencí. Zápisnice je následně podepsána vedením s pokročilým podpisem.
- Které členy prezidia musí podepsat zápis?
- Minimálně předseda zasedání a tajemník (role autora zápisu). Skrutátoři mohou také kontrasignovat, aby posílili důkazní hodnotu. Certyneo spravuje tuto konfiguraci s více signatáři sekvenčně nebo paralelně.
- Musí být zápis z řádné valné hromady někde uložen?
- Není povinné. U řádné valné hromady (schválení účtů, obnovení prezidia) se zápis archivuje interně. U mimořádné valné hromady (změna stanov) musí být přiložen k oznámení o změně na prefekturu (čl. 5 zákona z roku 1901) do 3 měsíců.
- Jak dlouho je třeba uchovávat zápisy?
- Po dobu trvání organizace + 10 let po rozpuštění. Pro organizace přijímající veřejné dotace je třeba uchovávat doklady 10 let (čl. L1611-4 CGCT). Certyneo archivuje automaticky.
- Může audit schválit zápis o schválení účtů kontrasignací?
- Pro organizace s dotacemi >153k€ (čl. L612-4 CMF) auditor vytvoří zprávu přiloženou k zápisu, ale sám zápis nepodepisuje (podepisuje prezidium). Auditorská zpráva může být podepsána elektronicky odděleně.
- Jaká úroveň podpisu pro zápis z valné hromady?
- Doporučuje se pokročilý podpis (AES). Přináší domněnku spolehlivosti (čl. 1367 občanského zákoníku) a splňuje požadavky na důkazní hodnotu v případě napadení usnesení členem, který se proti němu staví.
- Je elektronicky podepsaný zápis vymahatelný v případě sporu?
- Ano — francouzská judikatura uznává elektronický podpis v souladu s eIDAS. Auditní stopa Certyneo dokazuje datum valné hromady, identitu signatářů prezidia, nezměněnost PDF — vymahatelné před soudem.
Viz také
Podepište svůj další zápis z valné hromady online
Trvalý bezplatný plán (5 obálek/měsíc), bez platební karty. V souladu se zákonem z roku 1901 a eIDAS. Vzdálená valná hromada a dematerializovaný registr jsou součástí.