Může být zápisnice zasedání valné hromady spolku podepsána elektronicky?

Ano, bez omezení. Žádný text zákona 1901 neukládá podpis rukou. Čl. 1366 občanského zákoníku přiznává elektronickému zápisu stejnou důkazní sílu jako papírovému zápisu. Pokročilá podpis Certyneo splňuje požadavky na důkazní prostředky.

Lze konát zasedání valné hromady spolku zcela na dálku?

Ano, pokud stanovy nebo vnitřní řád spolku upravují účast na dálku (videokonference, telefonní konference) nebo korespondenční či elektronické hlasování. Výjimečný režim nařízení č. 2020-321, který to během zdravotní krize umožňoval i bez ustanovení ve stanovách, skončil v roce 2022: pokud takové ustanovení chybí, změňte stanovy na mimořádné valné hromadě. Zápis poté podepisuje vedení pokročilým podpisem.

Které členy prezidia musí podepsat zápis?

Minimálně předseda zasedání a tajemník (role autora zápisu). Skrutátoři mohou také kontrasignovat, aby posílili důkazní hodnotu. Certyneo spravuje tuto konfiguraci s více signatáři sekvenčně nebo paralelně.

Musí být zápis z řádné valné hromady někde uložen?

Není povinné. U řádné valné hromady (schválení účtů, obnovení prezidia) se zápis archivuje interně. U mimořádné valné hromady (změna stanov) musí být přiložen k oznámení o změně na prefekturu (čl. 5 zákona z roku 1901) do 3 měsíců.

Jak dlouho je třeba uchovávat zápisy?

Po dobu trvání organizace + 10 let po rozpuštění. Pro organizace přijímající veřejné dotace je třeba uchovávat doklady 10 let (čl. L1611-4 CGCT). Certyneo archivuje automaticky.

Může audit schválit zápis o schválení účtů kontrasignací?

U spolků s dotacemi >153k€ (čl. L612-4 obchodního zákoníku) vypracuje auditor zprávu přiloženou k zápisu, sám však zápis nepodepisuje (podepisuje vedení). Zprávu auditora lze elektronicky podepsat samostatně.

Jaká úroveň podpisu pro zápis z valné hromady?

Doporučuje se pokročilý podpis (AES). Je přípustný před soudem (čl. 1367 občanského zákoníku) a jeho důkazní spis umožňuje prokázat jeho spolehlivost v případě, že usnesení napadne nesouhlasící člen. Domněnky spolehlivosti požívá pouze kvalifikovaný podpis (QES) (vyhláška č. 2017-1416).

Je elektronicky podepsaný zápis vymahatelný v případě sporu?

Ano — francouzská judikatura uznává elektronický podpis v souladu s eIDAS. Auditní stopa Certyneo dokazuje datum valné hromady, identitu signatářů prezidia, nezměněnost PDF — vymahatelné před soudem.

Zákon 1901 · valná hromada na dálku podle stanov · eIDAS AES

Podepište zápisnici zasedání valné hromady spolku online

Zápis z řádné (AGO) nebo mimořádné (AGE) valné hromady spolku podle zákona z roku 1901, elektronicky podepsaný vedením (předseda, tajemník, skrutátoři). V souladu se zákonem z 1. července 1901 a nařízením eIDAS — valná hromada na dálku nebo hybridní, pokud ji vaše stanovy nebo vnitřní řád upravují, doporučený pokročilý podpis, kompatibilní s korespondenčním hlasováním, archivace 10 let v ceně.

Právní rámec: Zákon 1901 · stanovy · občanský zákoník
Úroveň podpisu: AES eIDAS doporučena
Právní archivace: 10 let včetně

Co je to zápisnice zasedání valné hromady spolku?

Zápis z valné hromady je dokument, který formalizuje rozhodnutí přijatá členy spolku na valné hromadě. Řádná valná hromada (AGO) schvaluje roční účetní závěrku a obnovuje vedení; mimořádná valná hromada (AGE) mění stanovy nebo rozhoduje o zrušení spolku. Žádné ustanovení zákona z roku 1901 nevyžaduje vlastnoruční podpis zápisů. Zákon ponechává organizaci valných hromad na stanovách: valná hromada na dálku nebo hybridní, s korespondenčním nebo elektronickým hlasováním, je možná, pokud ji stanovy nebo vnitřní řád upravují. Výjimečný režim nařízení č. 2020-321, přijatý během zdravotní krize, skončil v roce 2022.

Proč podepisovat elektronicky?

Vzdálené zasedání — obrovský přínos

Pokud vaše stanovy nebo vnitřní řád upravují účast na dálku, můžete pořádat valné hromady formou videokonference nebo hybridně. Již není nutné fyzicky shromáždit všechny členy. Korespondenční hlasování + elektronický podpis zápisu vedením — úspora několika týdnů, snazší dosažení usnášeníschopnosti.

Více podepisujících (předseda, vedení)

Zápisnice je podepsána předsedou zasedání, tajemníkem a volebními komisaři. Náš proces umožňuje sekvenční nebo paralelní podpis. Každý podepisující obdrží individuální bezpečný odkaz chráněný OTP SMS.

Dematerializovaný rejstřík zápisů

Žádný předpis nevyžaduje papírovou knihu zápisů z valných hromad spolku podle zákona z roku 1901: pokud stanovy nestanoví jinak, lze zápisy uchovávat v elektronické podobě (čl. 1366 občanského zákoníku). Certyneo automaticky archivuje každý podepsaný zápis v digitální knize, přístupné jedním kliknutím pro jakoukoli kontrolu nebo spor.

Auditní stopa s právní platností

Každý zápis je dodáván s PDF dokladem: identita podepisujících, časové razítko RFC 3161, hash SHA-256, OTP SMS, IP. Lze jej uplatnit v případě sporu o přijatá usnesení, řádnost valné hromady nebo kvórum.

Postup ve 4 krocích

Od přípravy až k právní archivaci, za méně než 5 minut.

1. Připravit zápisnici
Nahrajte svou existující zápisnici nebo začněte s vyhovující šablonou. Povinné údaje: datum, místo (nebo modalita vzdáleného konání), identita přítomných/zastoupených členů, usnesení podrobená hlasování, výsledky hlasování, podpis vedení.
2. Přidejte podepisující vedení
Předseda zasedání + tajemník + případní volební komisaři. Každý obdrží personalizovaný bezpečný odkaz e-mailem s OTP SMS na své vlastní číslo.
3. Zvolte úroveň eIDAS
Pokročilý podpis (AES) doporučen pro zápis ze zasedání valné hromady: ověření identity pomocí OTP SMS, jedinečný certifikát pro každého podepisujícího, časové razítko RFC 3161. Kompatibilní s dematerializovaným registrem zápisů.
4. Podepsat a archivovat
Každý podepisující podepíše ze svého telefonu nebo počítače. Finalizovaná zápisnice + PDF důkazu se archivují po dobu 10 let automaticky. Pro změny stanov (AGE) hlášení na prefektuře do 3 měsíců.

Často se ptáte

Může být zápisnice zasedání valné hromady spolku podepsána elektronicky?: Ano, bez omezení. Žádný text zákona 1901 neukládá podpis rukou. Čl. 1366 občanského zákoníku přiznává elektronickému zápisu stejnou důkazní sílu jako papírovému zápisu. Pokročilá podpis Certyneo splňuje požadavky na důkazní prostředky.
Lze konát zasedání valné hromady spolku zcela na dálku?: Ano, pokud stanovy nebo vnitřní řád spolku upravují účast na dálku (videokonference, telefonní konference) nebo korespondenční či elektronické hlasování. Výjimečný režim nařízení č. 2020-321, který to během zdravotní krize umožňoval i bez ustanovení ve stanovách, skončil v roce 2022: pokud takové ustanovení chybí, změňte stanovy na mimořádné valné hromadě. Zápis poté podepisuje vedení pokročilým podpisem.
Které členy prezidia musí podepsat zápis?: Minimálně předseda zasedání a tajemník (role autora zápisu). Skrutátoři mohou také kontrasignovat, aby posílili důkazní hodnotu. Certyneo spravuje tuto konfiguraci s více signatáři sekvenčně nebo paralelně.
Musí být zápis z řádné valné hromady někde uložen?: Není povinné. U řádné valné hromady (schválení účtů, obnovení prezidia) se zápis archivuje interně. U mimořádné valné hromady (změna stanov) musí být přiložen k oznámení o změně na prefekturu (čl. 5 zákona z roku 1901) do 3 měsíců.
Jak dlouho je třeba uchovávat zápisy?: Po dobu trvání organizace + 10 let po rozpuštění. Pro organizace přijímající veřejné dotace je třeba uchovávat doklady 10 let (čl. L1611-4 CGCT). Certyneo archivuje automaticky.
Může audit schválit zápis o schválení účtů kontrasignací?: U spolků s dotacemi >153k€ (čl. L612-4 obchodního zákoníku) vypracuje auditor zprávu přiloženou k zápisu, sám však zápis nepodepisuje (podepisuje vedení). Zprávu auditora lze elektronicky podepsat samostatně.
Jaká úroveň podpisu pro zápis z valné hromady?: Doporučuje se pokročilý podpis (AES). Je přípustný před soudem (čl. 1367 občanského zákoníku) a jeho důkazní spis umožňuje prokázat jeho spolehlivost v případě, že usnesení napadne nesouhlasící člen. Domněnky spolehlivosti požívá pouze kvalifikovaný podpis (QES) (vyhláška č. 2017-1416).
Je elektronicky podepsaný zápis vymahatelný v případě sporu?: Ano — francouzská judikatura uznává elektronický podpis v souladu s eIDAS. Auditní stopa Certyneo dokazuje datum valné hromady, identitu signatářů prezidia, nezměněnost PDF — vymahatelné před soudem.

Viz také

Podepište svůj další zápis z valné hromady online

Bezplatný trvalý plán (5 obálek po dobu 14 dnů, poté 2/měsíc), bez bankovní karty. Soulad se zákonem z roku 1901 a eIDAS. Vzdálená AG a dematerializovaný rejstřík jsou zahrnuty.

Začít zdarma Zobrazit ceníky