Může být smlouva o správě podepsána elektronicky?

Ano. Zákon ALUR ukládá typovanou smlouvu s přesnými povinnými náležitostmi, ale nepředepisuje žádnou zvláštní formu. Pokročilý podpis (AES) Certyneo splňuje požadavky na důkaz v případě sporu o odměnu nebo zahrnuté služby.

Může být zápis z valné hromady vlastníků jednotek podepsán elektronicky?

Ano — nařízení ze 25. března 2020 výslovně povolilo konání valné hromady na dálku nebo v hybridní podobě s elektronickým podpisem zápisu předsedou zasedání, tajemníkem a komisaři. Zesíleno zákonem ELAN, tato možnost je nyní trvalá.

Jak zorganizovat valnou hromadu vlastníků jednotek na dálku?

Valná hromada se může konat videokonferencí, telefonní konferencí nebo písemnou korespondenční cestou (čl. 17-1 A zákona 1965). Hlasování korespondenční cestou používá demateriálizovaný formulář, který každý vlastník jednotky elektronicky podepíše. Zápis je následně podepsán vedením valné hromady pokročilým podpisem.

Kdo musí podepsat zápis z valné hromady vlastníků jednotek?

Předseda zasedání + tajemník + komisaři (obvykle 2). Správce NENÍ signatářem zápisu (zajišťuje jeho redakci a vedení rejstříku). Certyneo řídí tuto konfiguraci s více signatáři se sekvenčním nebo paralelním tokem.

Jaká úroveň podpisu pro zápis z valné hromady vlastníků jednotek?

Pokročilý podpis (AES) je doporučen. Přináší presumci spolehlivosti (čl. 1367 občanského zákoníku) a splňuje požadavky na důkaz v případě napadení usnesení u okresního soudu (dříve okresní soud).

Jak dlouho je třeba uchovávat zápisy z valné hromady?

Po dobu celé existence domu + 5 let po jeho zrušení (podle lhůty promlčení). Rejstřík zápisy musí být veden po dobu celé činnosti svazu vlastníků jednotek. Certyneo automaticky archivuje každý zápis + audit trail po tuto dobu.

Jsou usnesení vlastníků jednotek podepsaná elektronicky použitelná?

Ano — usnesení přijatá na valné hromadě se zápis podepsaným elektronicky jsou použitelná vůči všem vlastníkům jednotek od jejich oznámení (čl. 18 nařízení ze 17. března 1967). Lhůta 2 měsíců pro napadení běží od oznámení, které lze provést elektronicky.

Jak oznámit zápis vlastníkům jednotek?

Zápis musí být každému vlastníkovi jednotky oznámen do jednoho měsíce po valné hromadě (čl. 42 zákona 1965). Certyneo umožňuje automatické oznámení e-mailem s kvalifikovaným časovým razítkem příjmu — platná alternativa k doporučené poštovní zásilce (judikatura Cass. civ. 3e, 2019).

Zákon ze 10. července 1965 · zákon ALUR · vzdálená VZ

Elektronický podpis pro správce nemovitostí

Kompletní řešení elektronického podpisu určené správcům nemovitostí (profesionálům a dobrovolníkům). Dematerializujte smlouvu se správcem, zápisy z valných hromad, usnesení společenství vlastníků, smlouvy s poskytovateli služeb, příkazy k provedení. V souladu se zákonem ze 10. července 1965 (status společenství vlastníků), zákonem ALUR (typová smlouva se správcem), nařízením ze 25. března 2020 (vzdálená VZ trvale zavedena) a nařízením eIDAS — doporučený pokročilý podpis, více vlastníků nemovitostí, archivace 10 let.

Právní rámec: Zákon 1965 · ALUR · vzdálená VZ
Úroveň podpisu: Doporučený AES eIDAS
Právní archivace: 10 let včetně

Co může správce podpisovat elektronicky?

Správce nemovitosti je společným zástupcem vlastníků nemovitosti, odpovědný za správu domu. Jeho činnost generuje velký objem aktů k podpisu: smlouva se správcem (od zákona ALUR ze 24. března 2014 povinná typová smlouva), zápisy z valných hromad (zákon ze 10. července 1965), usnesení společenství vlastníků, smlouvy s poskytovateli služeb (údržba, ostraha, práce), příkazy k provedení. Od nařízení ze 25. března 2020 (původně Covid, později trvale zavedeno) se mohou valné hromady konat na dálku nebo hybridně s hlasováním per korespondendu — elektronický podpis zápisu předsedou, tajemníkem a skrutátory je připouštěn bez omezení. Pro smlouvu se správcem zákon ALUR předepisuje přesné údaje, ale nepředepisuje žádnou formu — pokročilý elektronický podpis + kvalifikovaná časová pečeť jsou zcela kompatibilní.

Proč podepisovat elektronicky?

Valná hromada nemovitosti na dálku — obrovský přínos

Nařízení ze 25. března 2020 zesílené zákonem ELAN umožňuje konání valné hromady na dálku nebo v hybridní podobě. Již není nutné fyzicky shromažďovat všechny vlastníky jednotek. Hlasování korespondenční cestou nebo videokonferencí + elektronický podpis zápisu — úspora několika týdnů, lehko dosažené kvórum.

Smlouva o správě v souladu se zákonem ALUR

Zákon ALUR ukládá typovanou smlouvu s přesnými povinnými náležitostmi (roční paušál, zahrnuté služby, dodatečně tarifované služby). Náš vzor smlouvy o správě má předvyplněné náležitosti, elektronický podpis vlastníků jednotek (předseda správní rady) za 2 minuty.

Více domů (až 100+)

U velkých domů musí být zápis podepsán předsedou, tajemníkem, komisaři a ideálně rozeslán všem vlastníkům jednotek. Certyneo nativně zpracovává podpisy v sérii a distribuci více příjemcům s časovým razítkem potvrzení doručení.

Audit trail použitelný v soudě vlastnických vztahů

Každý akt je dodán s PDF důkazu: identita podpisovatelů ověřena OTP SMS, kvalifikované časové razítko, hash SHA-256, IP. Lze jej použít v soudě vlastnických vztahů v případě napadení usnesení, kvóra nebo počtu hlasů.

Postup ve 4 etapách

Od přípravy k právní archivaci za méně než 5 minut.

1. Zvolte akt k podpisu
Smlouva o správě (zákon ALUR), zápis z valné hromady (zákon 1965), mimořádné usnesení, smlouva s poskytovatelem, pracovní příkaz. Vzory s předvyplněnými povinnými náležitostmi zákona ALUR pro smlouvu o správě.
2. Přidejte podpisovatele
Pro smlouvu o správě: předseda správní rady (zmocněný valnou hromadou). Pro zápis z valné hromady: předseda zasedání + tajemník + komisaři. Každý obdrží personalizovaný bezpečný odkaz s OTP SMS.
3. Pokročilý podpis OTP SMS
Ověření identity OTP SMS na telefonu každého podpisovatele, jedinečný certifikát, kvalifikované časové razítko. V souladu s čl. 26 nařízení eIDAS a nařízením ze 25. března 2020 o valných hromadách na dálku.
4. Distribuce vlastníkům jednotek
Podepsaný zápis lze automaticky rozeslat všem vlastníkům jednotek (e-mailové oznámení + přístup k PDF v jejich trezoru). Audit trail archivován 10 let s časovým razítkem potvrzení doručení.

Často kladené otázky

Může být smlouva o správě podepsána elektronicky?: Ano. Zákon ALUR ukládá typovanou smlouvu s přesnými povinnými náležitostmi, ale nepředepisuje žádnou zvláštní formu. Pokročilý podpis (AES) Certyneo splňuje požadavky na důkaz v případě sporu o odměnu nebo zahrnuté služby.
Může být zápis z valné hromady vlastníků jednotek podepsán elektronicky?: Ano — nařízení ze 25. března 2020 výslovně povolilo konání valné hromady na dálku nebo v hybridní podobě s elektronickým podpisem zápisu předsedou zasedání, tajemníkem a komisaři. Zesíleno zákonem ELAN, tato možnost je nyní trvalá.
Jak zorganizovat valnou hromadu vlastníků jednotek na dálku?: Valná hromada se může konat videokonferencí, telefonní konferencí nebo písemnou korespondenční cestou (čl. 17-1 A zákona 1965). Hlasování korespondenční cestou používá demateriálizovaný formulář, který každý vlastník jednotky elektronicky podepíše. Zápis je následně podepsán vedením valné hromady pokročilým podpisem.
Kdo musí podepsat zápis z valné hromady vlastníků jednotek?: Předseda zasedání + tajemník + komisaři (obvykle 2). Správce NENÍ signatářem zápisu (zajišťuje jeho redakci a vedení rejstříku). Certyneo řídí tuto konfiguraci s více signatáři se sekvenčním nebo paralelním tokem.
Jaká úroveň podpisu pro zápis z valné hromady vlastníků jednotek?: Pokročilý podpis (AES) je doporučen. Přináší presumci spolehlivosti (čl. 1367 občanského zákoníku) a splňuje požadavky na důkaz v případě napadení usnesení u okresního soudu (dříve okresní soud).
Jak dlouho je třeba uchovávat zápisy z valné hromady?: Po dobu celé existence domu + 5 let po jeho zrušení (podle lhůty promlčení). Rejstřík zápisy musí být veden po dobu celé činnosti svazu vlastníků jednotek. Certyneo automaticky archivuje každý zápis + audit trail po tuto dobu.
Jsou usnesení vlastníků jednotek podepsaná elektronicky použitelná?: Ano — usnesení přijatá na valné hromadě se zápis podepsaným elektronicky jsou použitelná vůči všem vlastníkům jednotek od jejich oznámení (čl. 18 nařízení ze 17. března 1967). Lhůta 2 měsíců pro napadení běží od oznámení, které lze provést elektronicky.
Jak oznámit zápis vlastníkům jednotek?: Zápis musí být každému vlastníkovi jednotky oznámen do jednoho měsíce po valné hromadě (čl. 42 zákona 1965). Certyneo umožňuje automatické oznámení e-mailem s kvalifikovaným časovým razítkem příjmu — platná alternativa k doporučené poštovní zásilce (judikatura Cass. civ. 3e, 2019).

Přečtěte si také

Demateriálně správu vaší správy

Trvalý bezplatný plán (5 obálek/měsíc), bez platební karty. V souladu se zákonem 1965, ALUR a nařízením o valných hromadách na dálku. Audit trail a archivace 10 let obsaženy.

Začněte zdarma Podívejte se na tarify