Pracovní postup elektronického podpisu: kompletní průvodce

Co je to podpisový workflow

Co je to podpisový workflow⬥⬥⬥ podpisový workflowje sled organizovaných kroků, které vedou k podpisu dokumentu: pořadí signatářů, podmínky, upomínky, upozornění. Čím více je pracovní postup přizpůsoben procesu, tím rychlejší jsou podpisy.

Dva hlavní typy objednávky

Dva hlavní typy objednávky

Paralelní objednávka

Všichni podepisující obdrží obálku ve stejnou dobu a mohou se podepisovat samostatně.Výhody ⬥⬥⬥: rychlost, žádné překážky.Případ použití ⬥⬥⬥: Vzájemná NDA, dvoustranná smlouva, kde na objednávce nezáleží.Případ použití ⬥⬥⬥: Vzájemná NDA, dvoustranná smlouva, kde na objednávce nezáleží.

Sekvenční pořadí

Každý podepsaný se podepíše po předchozím. Obálka postupuje od signatáře k signatáři.

Výhody ⬥⬥⬥: respekt k hierarchiím validací, každý účastník vidí předchozí validace.Výhody ⬥⬥⬥: respekt k hierarchiím validací, každý účastník vidí předchozí validace.Případy použití ⬥⬥⬥: smlouvy zahrnující ověření manažerem a následně správu, leasingy s depozitem.Typické role

Signatář ⬥⬥⬥: podepisuje dokument

• Schvalovatel ⬥⬥⬥: potvrzuje bez podpisu (validační řetězec)Schvalovatel ⬥⬥⬥: potvrzuje bez podpisu (validační řetězec)
• Kopie dokumentu (CC) ⬥:⬥Vydavatel ⬥⬥⬥: odesílatel, často také signatář
• Upomínky a upozorněníUpomínky a upozornění
• Moderní platforma vám umožňuje konfigurovat:frekvenci a počet upozornění signatářům v reálném čase, zasílat upozornění podepsaným týmem Slacker ⬥-⬥

webhooky pro podávání CRM/ERP

interní upomínky, pokud jsou blokovány

• interní upomínky, pokud jsou blokovány
• Vypršení a zrušení
• Vždy nastavte datum vypršení platnosti (obvykle 15-30 dní). Obálka s prošlou platností je automaticky archivována jako „nepodepsaná“, čímž se uvolní řídicí panel.
• Během procesu může vydavatel obálku také ručně zrušit (zrušení), což je užitečné v případě zjištění chyby.

Během procesu může vydavatel obálku také ručně zrušit (zrušení), což je užitečné v případě zjištění chyby.

Integrace

Výkonný pracovní postup se integruje s vašimi nástroji:

CRM ⬥⬥⬥: spusťte odeslání, když dohoda skončí „uzavřená vyhrála“

HRIS ⬥⬥RP⬬⬬: pošlete smlouvu, když kandidát odešle ⬥⬥⬥: vygenerujte PO při přijetí nabídky

• HRIS ⬥⬥RP⬬⬬: pošlete smlouvu, když kandidát odešle ⬥⬥⬥: vygenerujte PO při přijetí nabídkyVlastní webhooky ⬥⬥⬥: upozorněte své interní systémy
• Dobré designové postupyMinimalizujte počet signatářů (každá další osoba schvaluje roli (podepisování prodlužuje cyklus)
• ⬥⬥⬥ Automatizujte připomenutí⬥⬥⬥ Automatizujte připomenutí
• Mějte plán B pro případ odmítnutíVyzkoušejte pracovní postup před nasazením objemu

Časté chyby

• Časté chyby
• Sekvenční pořadí ve výchozím nastavení, zatímco paralelní by bylo rychlejších
• ⬥⬥⬥ Žádné datum vypršení platnosti
• Nedostatek integrace → ruční opětovné vložení
• Nedostatečná oznámení signatářům

Nedostatečná oznámení signatářům

• Konkrétní případ: vícestranná smlouva
• Smlouva o partnerství mezi 3 společnostmi. Optimalizovaný pracovní postup:
• Příprava PDF společností A
• Příprava PDF společností A
• Odeslání paralelního příkazu 3 signatářům (jeden na společnost)

Automatický restart D+3 v případě nepodepsání

Všichni signatáři od otevření webového účtu spouštějí podpis v reálném čase ⬥⬥⬥⬥

• Celkový cyklus: 24-48 hodin oproti 2-3 týdnům na papíře.
• Celkový cyklus: 24-48 hodin oproti 2-3 týdnům na papíře.
• Jak vám Certyneo pomáhá
• Certyneo vám umožňuje navrhovat flexibilní pracovní postupy: paralelní, sekvenční, smíšené, schvalovatelé, CC, přizpůsobitelné upomínky, vlastní webhooky, nativní integrace CRM/HRIS/ERP. Vizuální editor pro konfiguraci bez kódu.
• Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

FAQ

Kdy použít sekvenční řazení?

Když jedna validace musí předcházet další (manažer → ředitel → konečná smlouva).

Kolik je maximálně signatářů?

Kolik je maximálně signatářů?

Technicky neomezené. Po 5-6 se cyklus výrazně prodlužuje.

Můžeme kombinovat paralelní a sekvenční pořadí?

Ano se „smíšenými“ pracovními postupy: zřetězené paralelní skupiny.

Ano se „smíšenými“ pracovními postupy: zřetězené paralelní skupiny.

Jak jednat s nepřítomným signatářem?

Přeřadit na jiného oprávněného podepsaného nebo obálku odložit.

Jsou webhooky v reálném čase?

Ano, spouští se při každé změně stavu obálky.

Ano, spouští se při každé změně stavu obálky.

Závěr

Navrhnout dobrý pracovní postup je rozdíl mezi nástrojem, který funguje, a nástrojem, který se transformuje. Věnujte 30 minut navrhování ideálního pracovního postupu, ušetříte si měsíce tření.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.