Elektronický podpis pro HR: průvodce

Proč HR přechází na elektronický podpis

Proč HR přechází na elektronický podpis

HR oddělení spravují měsíčně desítky smluvních dokumentů: smlouvy na dobu neurčitou, smlouvy na dobu určitou, dodatky, přísliby zaměstnání, dohody o práci na dálku, konvenční ukončení. Každý papírový cyklus trvá 3–10 pracovních dnů. U elektronického podpisu se stejný cyklus zkracuje na několik hodin.

• Kromě úspory času HR najde:
• vynikající sledovatelnost pro URSSAF/inspekční audity
• modernizované zkušenosti kandidátů (žádné skenování/tisk doma)
• modernizované zkušenosti kandidátů (žádné skenování/tisk doma)

snížení chyb (podepisování nesprávné verze)

• centralizace HRISBěžně podepsané HR dokumenty
• Pracovní smlouvy
• Pracovní smlouvy
• CDI, CDD, pracovní studijní program
• Pracovní přísliby
• Dodatky (plat, pozice, pracovní doba, práce na dálku)
• ⬥⬥⬥ Motivační plány, participace
• ⬥⬥⬥ Motivační plány, participace

Vnitřní předpisy (kompendium)

Výkazy výdajůDoporučená úroveň podpisuPro HR dokumenty jePro HR dokumenty jestandard zaručeného podpisu (AES) ⬥⬥⬥. Poskytuje dvoufaktorovou identifikaci (e-mail + OTP SMS), která zajišťuje důkaz v případě sporu průmyslového soudu — viz

právní platnost ⬥⬥⬥.

U některých nízkosázkových interních dokumentů (certifikáty, sbírky) může stačit prostý podpis.

• Měřitelné přínosyMěřitelné přínosy
• Zkrácení doby nástupu ⬥⬥⬥: uchazeč přijatý ráno může podepsat smlouvu odpoledneSnížená míra nedostavení se ⬥⬥⬥: žádné další smlouvy „zapomenuté“ na kuchyňském stole ⬥⬥⬥: 2 až 3 hodiny méně na soubor (připomenutí, skenování, klasifikace)
• Soulad ⬥⬥⬥: auditní stopa vymahatelná v případě sporuIntegrace s vaším HRIS
• Integrace s vaším HRISÚspěch moderní platformy (SAPPayFaktuální HRIS) přes API nebo Zapier. Dodatky lze automaticky vygenerovat ze šablony, odeslat je zaměstnanci a podepsaný dokument se automaticky uloží do osobní složky.

Chybám, kterých je třeba se vyvarovat

Výběr prostého podpisu pro pracovní smlouvu: slabý důkaz

Neuchovávání auditní stopy 5 let po skončení smlouvy

• Neuchovávání auditní stopy 5 let po skončení smlouvy
• Zapomenutí uvést právo na předchozí informace (závazně podepsané dokumenty k přiložení) ⥥ systematicky podepsané⬬ podepsané smlouvy hodnota)
• Konkrétní případ: zrychlený onboarding
• Malý a střední podnik s 80 zaměstnanci industrializoval svůj onboarding pomocí elektronického podpisu. Nová cesta:

Kandidát přijat e-mailem → automatické generování CDI ze šablony

Kandidát přijat e-mailem → automatické generování CDI ze šablony

1. Odeslání v AES pomocí OTP SMS → podepsáno do hodiny
2. Automatické zařazení do souboru PayFit
3. Zaslání uvítacích dokumentů (IT charting, interní předpisy AES)⬥ doba přípravy dělená 4, 0 ztracených smluv, soubory URSSAF jsou stále aktuální. Jak vám Certyneo pomůže?
4. HR manažeři mohou sledovat stav každé smlouvy v reálném čase z vyhrazeného řídicího panelu a exportovat auditní záznam pro kontroly.

HR manažeři mohou sledovat stav každé smlouvy v reálném čase z vyhrazeného řídicího panelu a exportovat auditní záznam pro kontroly.

Objevte řešení pro elektronický podpis Certyneo

FAQ

Lze podepsat pracovní smlouvu v SES?

Technicky ano, ale důkazy jsou slabé. AES doporučený pro všechny pracovní smlouvy.

Technicky ano, ale důkazy jsou slabé. AES doporučený pro všechny pracovní smlouvy.

Lze dodatek podepsat mimo provozovnu?

Ano, je to dokonce jedna z hlavních výhod.

Máme si ponechat papírovou verzi?

Ne. PDF podepsané PAdES má stejnou hodnotu. Buďte opatrní, abyste zachovali auditní stopu.

Ne. PDF podepsané PAdES má stejnou hodnotu. Buďte opatrní, abyste zachovali auditní stopu.

Měly by být konzultovány IRP?

Ne, elektronický podpis není hromadným opatřením ve smyslu zákoníku práce.

Pracujete mezinárodně?

Ano v EU (vzájemné uznávání). Mimo EU si ověřte místní zákony.

Ano v EU (vzájemné uznávání). Mimo EU si ověřte místní zákony.

Závěr

Personalisté, kteří přijímají elektronické podpisy, získávají rychlost, shodu a zkušenosti kandidátů. Toto je jedna z nejjasnějších ROI digitální transformace v podnikání.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.