Elektronický podpis pro účetní firmy

Obor, kterého se to týká obzvlášť

Účetní kanceláře podepisují a nechávají podepisovat značné množství dokumentů: roční smlouvy o poskytování služeb, daňové přílohy, účetní závěrky, přiznání k DPH, zápisy z valných hromad. Tradičně v papírové podobě tyto toky výrazně zatěžují produktivitu kanceláře.

Elektronický podpis situaci zásadně mění: účetní závěrka odsouhlasená klientem za 5 minut místo 3 dnů, roční fakturační cyklus dohnaný během několika týdnů.

Typicky podepisované dokumenty

• Smlouva o poskytování služeb (roční, s obnovou)
• Účetní závěrka a přílohy (odsouhlasení klientem před podáním)
• Daňová příloha
• Přiznání k DPH (sběr u klienta)
• Zápis z valné hromady (schválení účetní závěrky)
• Smlouva o běžném účtu společníka
• Různá potvrzení (bankovní, k odvodům)

Doporučená úroveň podpisu

Zaručený podpis (AES) je standardem pro dokumenty s právní hodnotou (smlouva o poskytování služeb, zápis z valné hromady). Jednoduchý podpis (SES) stačí pro interní schvalování (odsouhlasení návrhu účetní závěrky).

U některých regulovaných dokumentů (podání u obchodního rejstříku) může být vyžadován kvalifikovaný podpis (QES) — ověřte podle jurisdikce.

Přínosy pro kancelář

• Zrychlená daňová sezóna: podpis účetních závěrek za hodiny místo týdnů
• Lepší míra návratnosti: automatické upomínky místo e-mailů bez odpovědi
• Administrativní úspora: 30 až 60 minut na spis (tisk, sken, zakládání)
• Dohledatelnost při kontrolách: auditní stopa uplatnitelná při daňové kontrole

Propojení s účetními programy

Kanceláře běžně používají Sage, Cegid, EBP, MyUnisoft. Moderní podpisová platforma se napojuje přes API nebo Zapier: v programu účetní klikne na "Odeslat k podpisu", dokument odejde automaticky a podepsané PDF se vrátí do klientského spisu.

Časté chyby

• Posílat účetní závěrky e-mailem v příloze (žádná dohledatelnost)
• Používat jednoduchý podpis pro roční smlouvu o poskytování služeb
• Zapomínat na dlouhé uchovávání (10 let u účetních dokladů)
• Neslučovat odesílání (posílat dokument po dokumentu místo jedné obálky s více dokumenty)

Konkrétní případ: daňová sezóna

Kancelář s 15 auditory zprůmyslnila daňovou sezónu. Nový průběh:

1. Automatické vygenerování účetní závěrky a příloh ze Sage
2. Odeslání v AES jednateli klienta
3. Automatická upomínka 3. den, pokud není podepsáno
4. Zápis o schválení podepsaný, jakmile je závěrka schválena
5. Automatizované podání u obchodního rejstříku

Sezóna 2025: 320 spisů zpracováno za 6 týdnů místo 10, 0 ztracených dokumentů, 100 % dokladů uchováno 10 let.

Jak vám Certyneo pomůže

Certyneo nabízí šablony přizpůsobené účetním kancelářím (smlouvy o poskytování služeb, zápisy z valných hromad), zaručený podpis ve výchozím nastavení, propojení s hlavními účetními programy (Sage, Cegid, EBP) přes API a desetiletou archivaci v souladu se zákonnými povinnostmi uchovávání účetních dokladů.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

Časté dotazy

Může auditor podepsat jménem klienta?

Ne, elektronický podpis zavazuje podepisujícího. Klient musí podepsat sám.

Musí se roční smlouva o poskytování služeb podepisovat každý rok?

Ano, je to profesní etická povinnost francouzské komory auditorů. Automatické prodloužení je možné, pokud to smlouva stanoví.

A co podání u obchodního rejstříku?

Některé úkony vyžadují QES (e-greffe). Většina přijímá PDF podepsané v AES.

Jak dlouho doklady uchovávat?

10 let (článek L.123-22 francouzského obchodního zákoníku).

Lze účetní závěrky podepsat na mobilu?

Ano, všechny moderní platformy jsou uzpůsobené pro mobil.

Závěr

Elektronický podpis se stal pro účetní kanceláře strategickým nástrojem: produktivita, dohledatelnost, soulad s předpisy. Kanceláře, které jej zavedly, zpracují o 30 až 50 % více spisů se stejným počtem lidí.

Vyzkoušejte Certyneo pro odesílání, podepisování a sledování dokumentů online — jednoduše, rychle a bezpečně.