Podepište smlouvu online: návod k použití

Proč podepisovat smlouvy online

Proč podepisovat smlouvy online

Podpis smlouvy online zkracuje cyklus podpisu ze 3–5 dnů na několik hodin. Není třeba tisknout, skenovat, odesílat nebo restartovat. Vše se děje v prohlížeči s vynikající návazností na papír.

Krok 1: připravte dokument

Začněte s čistým PDF (ideálně < 10 MB pro výkon). Pokud je vaše smlouva ve Wordu, platforma ji automaticky převede do PDF.

• Před odesláním zkontrolujte:
• žádné chyby nebo překlepy (po podpisu není možná oprava)
• přesné částky a data

jsou připojeny povinné přílohy (DPE pro pronájem, RIB pro mandát SEPA)

Krok 2:⬥⬥ pro každého příjemce:⬥ přidejte podpis

• celé jméno
• e-mailová adresa
• mobilní telefon (pro OTP SMS, pokud AES)
• role (signatář, CC, kopie)

DefinujteDefinujte⬥⬥⬥ znaménko paralelní (všechny stejné⬥ pořadí)

po předchozím).

Krok 3: umístěte pole podpisu

• Přetáhněte pole na PDF:
• pole „podpis“ na příslušné stránce
• volitelné: pole „datum“, „text“, „iniciály“ na každé stránce ⬬⬬⬥ 4 přiřaďte každé pole k podpisu sledovat

Nakonfigurujte možnosti:

úroveň podpisu (SES nebo AES)

• automatická připomenutí (D+3, D+7)
• datum vypršení platnosti (obvykle 15-30 dní)
• Na email je zaslán jedinečný odkaz s podpisem. Na hlavním panelu vidíte v reálném čase: odesláno → otevřeno → podepsáno.

Krok 5: archivace a opětovné použití

Po podpisu všech signatářů se automaticky vygeneruje finální PDF s:

Po podpisu všech signatářů se automaticky vygeneruje finální PDF s:

• zápatí auditu s časovým razítkem
• kryptografický otisk
• ⬥⬥⬥ podpis je archivován ve formátu PAdES ⬥⬥0 let

dokument je archivován pro formát PAdES ⬥⬥0 let ⬥⬥⬥⬥ podpis. Můžete jej kdykoli exportovat nebo sdílet s třetí stranou.

Osvědčené postupy

• Používejtešablonypro opakující se smlouvy (80% zisk při přípravě)
• PreferujteAES ⬥0,0,00 EUR smluv pro vysoké ceny 5 EUROdešlete smlouvu
• jednoznačně(bez označení „koncept“)(bez označení „koncept“)
• Spusťte znovu automaticky než ručně
• Dobřenikdy nekomunikují⬥⬥⬥⬥

chyby

• Odešlete bez korektury: jakákoli oprava vyžaduje nové odeslání
• Přidejte nesprávného podepsaného nebo nesprávný e-mail
• Zapomeňte přidat přílohy
• Použijte SES pro kritickou smlouvu
• Jak vám pomůže nenastavovat vypršení⬥⬥ Smlouva se určitě vleče

Certyneo usnadňuje a urychluje odeslání smlouvy k podpisu: přetažením souboru PDF, intuitivní umístění polí, odeslání na 2 kliknutí, řídicí panel v reálném čase. Opakovaně použitelné šablony, integrace CRM, automatické upomínky, 10letá archivace.

Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo

FAQ

FAQ

Jak dlouho trvá odeslání smlouvy?

2-5 minut na jednoduchou smlouvu, více na složité šablony.

Musí si podepisující vytvořit účet?

Ne, klikne na odkaz v e-mailu, podepíše se, je konec.

Co se stane, když podepsaný odmítne?

Smlouva je označena jako „odmítnuto“. Můžete jej upravit a znovu odeslat, nebo jej opustit.

Můžeme se přihlásit na mobilu?

Ano, všechny moderní platformy to umožňují.

Je podepsaná smlouva stejná jako zaslané PDF?

Stejný obsah, navíc zápatí auditu a kryptografický otisk.

Závěr

Podepsání smlouvy online probíhá v 5 jednoduchých krocích. Jakmile je pracovní postup nainstalován, vaše prodejní a administrativní cykly již nikdy nebudou stejné.

Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.