Podepište smlouvu online: návod k použití

Nechat podepsat smlouvu online zabere jen několik minut, jakmile je proces jednou nastaven. Většina času se řeší ještě před odesláním – při přípravě dokumentu a při dvou rozhodnutích, která určují pevnost závazku: zvolená úroveň podpisu a pořadí, v jakém strany podepisují. Tento článek sleduje tyto kroky v pořadí, v jakém se řeší.

Krok 1: Příprava dokumentu

Jakmile je smlouva odeslána k podpisu, už ji nelze opravit. Před odesláním se vyplatí provést tři kontroly:

• Strany jsou úplně identifikovány: název, právní forma, sídlo, identifikační číslo a postavení zástupce, který podepisuje. Podpis osobou bez oprávnění je vada, kterou je následně nejtěžší napravit.
• Přílohy jsou součástí dokumentu, a nejsou zasílány samostatně. Všeobecné podmínky zaslané v samostatném e-mailu nemají stejnou důkazní hodnotu přijetí.
• Pole, která je třeba vyplnit, jsou označena: datum, částka, ručně psané doložky, pokud je zákon vyžaduje.

Pokud začínáte od nuly, vzor smlouvy se vyhne nejčastějším opomenutím. Pro smlouvu vyžadující ustanovení specifická pro vaši činnost dokument vytvoří generátor smluv na základě vašich parametrů.

Krok 2: Volba úrovně podpisu

Evropské nařízení rozlišuje tři úrovně, přičemž volba je vždy kompromisem mezi uživatelskou náročností a důkazní silou.

Jednoduchý elektronický podpis se hodí pro naprostou většinu obchodních smluv: přijaté cenové nabídky, objednávky, smlouvy o poskytování služeb, pracovní smlouvy. Je právně platný a soudně uznatelný.

Vyšší úrovně přidávají důkladnější ověření identity podepisující osoby – kontrolu identity, certifikát. Nezískávají tím platnost, která je již daná, ale pohodlnější postavení v případě, že je podpis zpochybněn.

Kvalifikovaný elektronický podpis – jehož fungování podrobně popisujeme na naší stránce věnované kvalifikovanému elektronickému podpisu – je jediný, který požívá presumpce spolehlivosti: důkazní břemeno nese ten, kdo jej zpochybňuje. Je opodstatněný u úkonů s vysokou hodnotou nebo tam, kde jej ukládá právní předpis.

Praktickým pravidlem je přizpůsobit úroveň skutečnému riziku zpochybnění daného dokumentu, a nevolit vždy tu nejvyšší úroveň: každý další stupeň zvyšuje zátěž pro podepisující osobu, a tedy prodlužuje lhůty a zvyšuje riziko, že podpis nebude dokončen.

Krok 3: Uspořádání podepisujících osob

Při odeslání se nastavují dva parametry, které určují délku celého procesu.

Pořadí. V sekvenčním režimu obdrží každá podepisující osoba dokument až po předchozí – užitečné, pokud musí interní kontrola předcházet podpisu klienta. V paralelním režimu obdrží dokument všichni najednou, což je rychlejší, ale neumožňuje žádnou mezikontrolu.

Upomínky. Právě ony rozhodují o skutečné délce procesu. Smlouva bez automatických upomínek závisí na manuálním sledování jednou osobou, se všemi opomenutími, která to obnáší. Upomínky naplánované v pravidelných intervalech tuto práci odstraňují a zkracují cyklus o několik dní.

Krok 4: Podpis a získání důkazu

Podepisující osoba obdrží odkaz, otevře dokument a podepíše jej ve svém prohlížeči nebo na telefonu, aniž by si musela vytvářet účet. Tato absence komplikací má svůj význam: každý další krok znamená ztrátu podpisů.

Co v tomto okamžiku vzniká, je důležitější než samotný viditelný podpis. Důkazní dokumentace obsahuje ověřenou identitu podepisující osoby podle zvolené úrovně, časové razítko každé události, IP adresu připojení a otisk dokumentu umožňující prokázat, že od té doby nebyl změněn. Právě tento celek je odpovědí na případné zpochybnění, jak podrobně popisuje náš článek o důkazní hodnotě v případě sporu.

Krok 5: Archivace

Obchodní smlouva se uchovává několik let, některé firemní dokumenty mnohem déle. Archivace musí po celou tuto dobu zajistit integritu, což odlišuje archivaci s důkazní hodnotou od pouhého uložení souborů – tuto funkci zajišťuje digitální trezor.

Jedno organizační pravidlo ušetří spoustu pozdějšího pátrání: uchovávat smlouvu a její důkazní dokumentaci společně. Najít podepsanou smlouvu bez jejího protokolu událostí znamená být bezmocný v případě zpochybnění data nebo identity podepisující osoby.

Scénáře použití

Smlouva o poskytování služeb s novým klientem. Jednoduchý elektronický podpis, paralelní odeslání, automatické upomínky. Smlouva odchází v den ústní dohody, a ne až následující týden, což chrání stejně jako urychluje.

Pracovní smlouva. Jednoduchý elektronický podpis postačuje, ale na pořadí záleží: nejprve podepíše zaměstnavatel, poté zaměstnanec, s dlouhodobou archivací s ohledem na lhůty promlčení v pracovněprávních věcech.

Úkon s vysokou hodnotou. Postoupení pohledávky, ručitelský závazek, plná moc k nakládání s majetkem: posílené ověření identity, případně kvalifikovaný elektronický podpis. Vyšší náklady a náročnost jsou opodstatněné výší částky, o kterou jde, a případným požadavkem přijímající třetí strany.

Často kladené otázky

Má smlouva podepsaná online stejnou hodnotu jako papírová smlouva? Ano. Elektronický dokument má stejnou důkazní hodnotu, pokud lze podepisující osobu identifikovat a dokument je vytvořen a uchováván za podmínek zaručujících jeho integritu.

Musí si podepisující osoba vytvořit účet? Ne. Obdrží odkaz, otevře dokument a podepíše jej ve svém prohlížeči nebo na telefonu.

Jakou úroveň podpisu zvolit? Úroveň odpovídající riziku zpochybnění dokumentu. Jednoduchý elektronický podpis stačí pro naprostou většinu obchodních smluv; vyšší úrovně jsou vyhrazeny pro úkony s vysokou hodnotou.

Lze nechat podepsat více osob? Ano, sekvenčně nebo paralelně. Sekvenční režim umožňuje vložit interní schválení před odesláním klientovi.

Co se stane, pokud podepisující osoba podpis zpochybní? Odpovědí je právě důkazní dokumentace – identita, časové razítko, protokol událostí, integrita dokumentu. Její síla závisí na zvolené úrovni podpisu.

Jak dlouho je třeba uchovávat podepsanou smlouvu? Minimálně po dobu příslušné promlčecí lhůty, obvykle pět let v obchodních věcech a déle v pracovněprávních věcech. Archivace musí po celou tuto dobu zajistit integritu.

Pro další informace

Nejjednodušší je vyzkoušet celý proces na reálném dokumentu:

1. Vybrat šablonu připravenou k podpisu odpovídající vaší potřebě, nebo vygenerovat dokument na míru.
2. Postupovat podle podrobného návodu na stránce jak podepsat.
3. Porovnat dosaženou dobu s dobou vašeho stávajícího procesu – právě to je rozhodující ukazatel, více než jednotková cena, jak ukazuje naše srovnání nákladů oproti papíru.

Aktuální ceník se odvíjí od objemu odeslaných dokumentů, s bezplatnými odesláními každý měsíc. Chcete-li automatizovat práci z firemního nástroje, API a existující integrace odstraní nutnost opětovného zadávání údajů.