Jak poslat dokument k podpisu
Průvodce odesláním dokumentu k elektronickému podpisu krok za krokem: příprava, signatáři, následná kontrola.
Aktualizováno
Autor — Certyneo · O Certyneo
Postup v 5 krocích
Postup v 5 krocích
Odeslání dokumentu k elektronickému podpisu trvá méně než 5 minut. Zde je postup krok za krokem.
- 1. Připravte dokument
- Export do PDF (doporučeno)
- Zkontrolujte čitelnost na mobilu (80 % signatářů se podepisuje na mobilu)
- Korektura pro odstranění překlepů a chyb
Pokud je to nutné2.⬥ Vytvořte povinné přílohy.
Pokud je to nutné2.⬥ Vytvořte povinné přílohy.
- Na vaší podpisové platformě:
- nový dokument → nahrajte PDF
pojmenujte obálku (předmět dokumentu + signatář)
3. Přidejte signatáře
- Pro každého signatáře:
- ⬥⬥⬥ telefon (pro OTP SMS, pokud AES)
- role (podepisující, schvalovatel, CC)
- role (podepisující, schvalovatel, CC)
Definujte pořadí: paralelní (všechny současně) nebo sekvenční.
4. Umístěte pole
Přetáhněte do PDF:
- pole podpisu (povinné)
- volitelná pole: datum, jméno, volný text, zaškrtávací políčko, iniciály na stránku
Přiřaďte každé pole ke správnému signatáři.
5. Konfigurace a odeslání
5. Konfigurace a odeslání
- Možnosti konfigurace:
- úroveň podpisu: SES nebo AES
- datum vypršení platnosti (obvykle 15-30 dní)
- automatická upozornění (D+3, D+7) ⬥⬥⬥⬥
Klikněte na „Odeslat“. Signatáři obdrží svůj e-mail okamžitě.
Sledování dokumentu
Na svém řídicím panelu sledujte v reálném čase:
- Na svém řídicím panelu sledujte v reálném čase:
- odesláno → otevřeno → podepsáno
- upozornění (e-mail, Slack, týmy)
možné ruční restartování před odesláním vždy
- otestovat s kolegou ⬥ Nejlepší postupy
- Poskytněte kontaktní kanál pro začínající signatáře
- Systematicky archivujte podepsaný dokument
- Vyhněte se odesílání v pátek večer nebo o víkendu
Vyhněte se odesílání v pátek večer nebo o víkendu
- Časté chyby
- Špatné zadání e-mailu (typ písma nebo stará adresa) ⬥⬥
- Neumisťujte pole pro podpis
- Soubor je příliš velký (> 10 MB → pomalý na mobilu)
- Odeslat bez korektury
Konkrétní případ: prodejce
Prodejce pošle 20 nabídek týdně. Rutina:
- Prodejce pošle 20 nabídek týdně. Rutina:
- Generování z HubSpot (citát + CGV)
- Automatické odesílání v SES prostřednictvím integrace
- Připomenutí D+2 a D+5
- Oznámení o nedostatku v reálném čase ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬬⬥⬥⬥⬥ aktualizováno po podpisu člověka zásilka.
Jak vám Certyneo pomáhá? To vše za méně než 3 minuty.
Objevte řešení elektronického podpisu Certyneo
FAQ
Jak dlouho trvá odeslání?
2–5 minut na jednoduchý dokument.
Můžeme poslat stejný dokument několika signatářům?
Ano, vše ve stejné obálce, v paralelním nebo sekvenčním pořadí.
Měli bychom signatáře informovat předem?
Nevyžaduje se, ale doporučuje se pro začínající signatáře.
Můžeme zrušit zásilku?
Můžeme zrušit zásilku?
Ano, před podpisem. Poté ne.
Může podepsaný převést na někoho jiného?
V závislosti na konfiguraci. Ve výchozím nastavení ne.
Závěr
Odeslání dokumentu k podpisu je jednoduché gesto, které se stalo každodenním. Jakmile je zavedena rutina, vaše smluvní cykly se transformují.
Vyzkoušejte Certyneo k odesílání, podepisování a sledování vašich dokumentů online jednoduše, rychle a bezpečně.
Vyzkoušejte Certyneo zdarma
Odešlete svou první podpisovou obálku za méně než 5 minut. 5 obálek zdarma měsíčně, bez platební karty.
Prohloubení tématu
Referenční články k tomuto tématu.
Prohloubení tématu
Naše kompletní průvodce pro zvládnutí elektronického podpisu.
Pokračujte v čtení o Návody
Prohlubujte své znalosti s těmito souvisejícími články.
Elektronický podpis: integrace v Outlooku a Gmailu
Podepisujte své dokumenty bez opuštění Outlooku nebo Gmailu díky nativní integraci elektronického podpisu. Objevte osvědčené postupy a řešení pro rok 2026.
Elektronický podpis a integrace ERP: průvodce rokem 2026
Připojení elektronického podpisu k vašemu ERP transformuje vaše dokumentární toky a zkrátí dobu podpisu o 70 %. Zjistěte, jak jej efektivně integrovat.
Checklist 2026 pro snížení zpoždění elektronické podpisu v telekomunikacích
Operátoři telekomunikací ztrácí v průměru 4 až 7 dní za smlouvu kvůli neoptimalizovaným procesům podpisu. Podívejte se na checklist 2026 pro transformaci vašeho dokumentačního workflow.