Управление на нотариални дела онлайн: подпис и електронно проследяване
Централизирайте подписа и проследяването на частни акти всяко дело на вашия клиент в канцеларията — наследство, продажба, управление на имущество, общо владение — на едно място. Всяко дело групира своите подписващи, своите подписани акти, своето проследяване на одита и своите крайни срокове, вместо да бъдат разпръснати между пощенски кутии и хартиени папки. Съответствие със статут на нотарите (наредба № 45-2590) и регламент eIDAS — препоръчана разширена подпис, история запазена по дело.
- Правна рамка
- Статут на нотарите · проследяване на дело
- Ниво на подписване
- Препоръчва се AES eIDAS
- Законно архивирано
- 10 години включено
Защо да централизирате проследяването на вашите клиентски досиета?
Нотариално бюро постоянно работи с десетки досиета паралелно — наследства, продажби, съсобствености, мандати за управление — всяко включвайки няколко акта и няколко подписващи (наследници, съсобственици, мандатодатели). Без специализиран инструмент, проследяването зависи от разпръснета електронна поща и хартиени папки, с реален риск да се загуби следата на акт, чакащ подпис, или на предстояща дата. Централизирането на електронния подпис по досие позволява намиране в един клик на всички подписани акти, техния одит трейл и идентичността на всеки подписващ, и проследяване на напредъка на всяко дело без ръчно възстановяване на историята.
Защо да подпишете електронно?
Едно пространство за всяко клиентско досие
Всяко дело (наследство, продажба, съсобственост, мандат за управление) групира своите акти, своите подписващи и своя одит трейл на едно място, вместо да бъде разпръснато между пощенски кутии и папки.
Проследяване на напредъка в един поглед
Статус на всеки акт видим веднага: чакащ подпис, подписан, релансиран. Край на ръчните имейли за релансиране, за да се разбере кде стои наследник или съсобственик.
Множество подписващи по досие
Наследство, съсобственост, дял: всеки съ-клиент получава своята лична връзка с OTP SMS. Последователен или паралелен подпис според досието, без повторно въвеждане между всеки акт.
История и одит трейл съхранени по дело
Всеки акт от досието е архивиран със своя PDF доказателство (идентичност проверена чрез OTP SMS, времево клеймо, хеш SHA-256). Експортируем в един клик за наследник колега или в случай на спор.
Процедура в 4 етапа
От подготовка до правно архивиране, за по-малко от 5 минути.
1. Създайте клиентското досие
Назовете досието (име на клиент, тип дело) и подгответе първия акт за подпис (договор за хонорари, мандат, споразумение между клиенти).
2. Добавете подписващите на досието
Нотариус + засегнати клиенти на делото. За наследство или съсобственост добавете всички съ-клиенти; всеки получава своята защитена лична връзка.
3. Проследявайте напредъка на актите
Всеки акт от досието показва своя статус (чакащ, подписан, релансиран). Намерете в един клик пълната история на делото, без да възстановявате имейл обмена.
4. Архивирайте и експортирайте досието
Подписаните акти и техния одит трейл остават прикачени към досието през целия период на законно архивиране. Експорт възможен за предаване на наследник колега.
Често задавани въпроси
- Може ли да се групират няколко акта в едно клиентско досие?
- Да. Всяко досие (наследство, продажба, съсобственост, мандат за управление) централизира всички своите акти, своите подписващи и техния одит трейл на едно място, вместо да третира всеки акт отделно.
- Как да проследя напредъка на досие с няколко наследници?
- Статусът на подпис на всеки наследник или съсобственик е видим на един поглед (в очакване, подписано, преследвано). Всеки получава персонална защитена връзка с OTP SMS на собствения си номер.
- Проследяването на досие замества ли специализирания софтуер на нотариус?
- Не — Certyneo централизира електронния подпис и проследяване на частни акти на кантората; не замества пълен софтуер за управление на нотариални дейности, нито редактирането на удостоверени акти, които остават извън обхвата му.
- Могу ли да преследвам подписалец, който още не е подписал своя акт?
- Да, преследване може да бъде изпратено директно от досието, без да преглеждаме историята на писмата по електронна поща.
- Историята на досие се запазва ли след подписване на всички акти?
- Да, всеки акт остава свързан със своето досие с неговия audit trail (идентичност, потвърдена чрез OTP SMS, времева печат, хеш SHA-256) през целия период на законното архивиране, преглеждаем по всяко време.
- Как да предам досие на колега наследник?
- Подписаните акти и техният audit trail могат да се експортират от досието, за предаване на колега в случай на преемственост на кантора или прехвърляне на клиентура.
- Какво ниво на подпис за актите в нотариално досие?
- Разширен подпис (AES), препоръчан за частни акти на кантората — допустим в съд (чл. 1367 Гражданския кодекс), с приложен файл на доказателства към всеки акт.
- Колко струва проследяването на досиета за нотариална кантора?
- Постоянен безплатен план позволява тестване на няколко досиета с месечна квота на плика. Платените планове се адаптират към обема на досиетата, обработени от кантората.
Прочетете още
- Електронен подпис за нотари и нотариални канцеларии
- Глосар напреднал подпис (AES)
- Глосар Регламент за eIDAS
- Тарифът на Certyneo
- Решение за електронен подпис eIDAS
- Електронна подпис за нотари и нотариални канцеларии
- Автентичен акт срещу частен акт за нотари
- Архивирайте вашите нотариални акти и проследявайте техните крайни срокове
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Централизирайте проследяването на вашите клиентски досиета
Постоянен безплатен план (5 пликове 14 дни, след това 2/месец), без банкова карта. Съответстващ на статуса на нотариусите и eIDAS. История и audit trail запазени по досие.