Преход към основното съдържание
Certyneo
Архивиране 10 години · доказателствена стойност · eIDAS AES

Архивиране и проследяване на нотариални електронни крайни срокове

Съхранявайте актите със самостоятелна подпис на вашата служба с доказателствена стойност през целия правен период и следете крайните срокове, свързани с тях — период на отказ, подновяване на пълномощие, край на договора. Всеки архивиран акт остава достъпен с неговия пълен одит трейл (самоличност на подписващите, времеви печат, хеш на документа), без да се възстановява историята ръчно в момента на контрол или спор.

Правна рамка
Законно архивиране · доказателствена стойност
Ниво на подписване
Препоръчва се AES eIDAS
Законно архивирано
10 години включено

Защо архивирането с доказателствена стойност е важно за нотариална служба?

Актите със самостоятелна подпис на нотариална служба — договори за хонорари, пълномощия за наследствено управление, споразумения между клиенти — трябва да се съхраняват през срока на давност, приложим (10 години като правило за гражданските и търговските акти), и да остават възложими при контрол на Върховния съвет на нотарите или спор с клиент. Архивирането с доказателствена стойност не се ограничава до съхранение на подписания PDF: също така съхранява пълния одит трейл — проверена самоличност на подписващия, времеви печат, отпечатък на документа — което доказва надежността на акта в деня, когато е оспорен. Някои акти носят и собствен крайният срок (период на отказ на пълномощие, продължителност на ангажимент за поверителност, подновяване на договор), който трябва да може да се следи без ръчно преглеждане на всеки файл.

Защо да подпишете електронно?

Архивиране 10 години включено

Всеки акт със самостоятелна подпис се съхранява с неговия одит трейл през 10 години (период на давност по общо право), без допълнителни стъпки, с възможност за разширение за наследствени файлове, които трябва да се съхраняват по-дълго.

Пълен и експортируем одит трейл

Самоличност на подписващия проверена чрез OTP SMS, времеви печат RFC 3161, отпечатък SHA-256 на документа. PDF-ът на доказателството се експортира с един клик за контрол на Върховния съвет на нотарите или спор.

Проследяване на крайни срокове по акт

Период на отказ, подновяване на пълномощие, край на договора: всеки акт съхранява необходимата информация за намиране на своите крайни срокове без възобновяване на файла от началото.

Професионална тайна, запазена при архивиране

Криптиране TLS 1.3 при предаване, AES-256 в покой, строга изолация на данните по дело, 100% хостване в ЕС (IONOS), без подизпълнители извън ЕС — включително за дела, архивирани дългосрочно.

Процедура в 4 етапа

От подготовка до правно архивиране, за по-малко от 5 минути.

  1. 1. Подпишете акта като частен акт

    Актът се подписва с напредната подпис (AES) с проверка на самоличността чрез OTP SMS на всеки клиент.

  2. 2. Автоматично архивиране с доказателствена стойност

    Завършеният акт и неговият пълен одит трейл се архивират автоматично, без допълнителна манипулация на дела.

  3. 3. Следете прикачените крайни срокове

    Намерете по всяко време крайните срокове, свързани с акта (период на оттегляне, подновяване, период на ангажимент), директно от неговия досие.

  4. 4. Експортиране в случай на проверка или спор

    PDF доказателство и пълният одит трейл се експортират с един клик, за следващ колега, Висшия съвет на нотариусите или всеки съд.

Често задавани въпроси

Колко дълго един нотариус трябва да пази своите частни акти?
Минимум 10 години, период на давност на общото право, приложим за граждански и търговски акти. За акти, свързани с наследствено или имущественно дело, се препоръчва по-дълго съхранение. Certyneo архивира 10 години включително, с налична опция за продължение.
Какво е архивиране с доказателствена стойност?
Това е съхранението на подписания документ, придружен от неговия пълен одитен път — проверена самоличност на подписалия, времева мярка, отпечатък на документа — което дава възможност да се докаже надежността на акта в случай на оспорване, а не просто да се съхрани.
Как да следите периода на оттегляне на нотариален мандат?
Периодът на оттегляне, приложим към някои мандати, остава прикачен към архивирания акт, консултируем от неговия досие, без да е необходимо да преглеждате историята на обмена с клиента.
Какво се случва, ако архивиран акт е оспорен от клиент?
PDF доказателство и пълният одит трейл (проверена самоличност чрез OTP SMS, време на сървър RFC 3161, хеш SHA-256) се експортират с един клик, противопоставяни пред всички граждански и търговски съдилища и пред Висшия съвет на нотариусите в случай на дисциплинарен спор.
Съответства ли електронното архивиране на нотариалната професионална тайна?
Да — криптиране TLS 1.3 при предаване, AES-256 в покой, строга изолация на данните по дело, 100% хостване в ЕС (IONOS) без подизпълнители извън ЕС, DPA в съответствие с RGPD, който включва специфични клаузули за нотариалната професионална тайна.
Възможно ли е да се експортира архивиран акт за наследник колега?
Да, всеки акт и неговия одитен риск остават експортируеми по всяко време от неговата папка, за предаване на колега при поемане на практика или прехвърляне на клиентела.
Работи ли проследяването на крайни срокове и за актове с множество подписващи?
Да — за акт, включващ няколко наследници или съсобственици, крайният срок остава прикрепен към самия акт, независимо от броя на подписващите.
Отнася ли се архивирането с доказателствена стойност и на електронния автентичен акт?
Не — електронният автентичен акт (чл. 1369 Гражданския кодекс, декрет 2005-973) се съхранява според устройство, специфично за нотариалната професия, извън обхвата на Certyneo. Това архивиране се отнася до актовете с частна подпис на кабинета.

Прочетете още

Архивирайте вашите нотариални актове със спокойствие

Безплатен постоянен план (5 плика в продължение на 14 дни, след това 2/месец), без банкова карта. Архивиране с доказателствена стойност 10 години включени, в съответствие със статута на нотарите и eIDAS.

Започвай безплатно Виж цените