Подпишете договор онлайн: инструкции за употреба

Сключването на договор онлайн отнема няколко минути, след като процесът е налице. По-голямата част от времето се отделя преди изпращането — в подготовката на документа и в две решения, които определят стабилността на ангажимента: избраното ниво на подпис и реда, в който страните подписват. Тази статия следва тези етапи в реда, в който възникват.

Стъпка 1: подготовка на документа

Договор, изпратен за подписване, не може повече да се коригира. Преди изпращането си заслужава да се направят три проверки:

• Страните са идентифицирани напълно: наименование, правна форма, седалище, регистрация и качеството на представителя, който подписва. Подпис от лице без представителна власт е порокът, който най-трудно се коригира впоследствие.
• Приложенията са включени в документа, а не изпратени отделно. Общи условия, изпратени в отделно писмо, не се ползват от същата доказателствена стойност за приемане.
• Полетата за попълване са идентифицирани: дата, сума, ръкописни отбелязвания, когато закона ги изисква.

Ако тръгвате от празна страница, образец на договор избягва най-честите пропуски. За договор, изискващ клаузи, специфични за вашата дейност, генераторът на договори изготвя документа въз основа на вашите параметри.

Стъпка 2: избор на нивото на подпис

Европейският регламент разграничава три нива, и избора представлява баланс между удобство за подписващия и доказателствена сила.

Обикновеният електронен подпис е подходящ за огромната част от търговските договори: приети оферти, поръчки, договори за услуги, трудови договори. Той е юридически валиден и допустим като доказателство в съда.

Усъвършенстваните нива добавят по-задълбочена идентификация на подписващия — проверка на самоличността, сертификат. Те не добавят валидност, тя вече е налице, а по-удобна позиция в случай на оспорване на подписа.

Квалифицираният електронен подпис — чието функциониране е описано подробно на нашата специална страница за квалифициран подпис — е единственият, който се ползва от презумпция за достоверност: тежестта на доказване лежи върху страната, която го оспорва. Той се обосновава за актове с висок залог или когато нормативен текст го изисква.

Практическото правило е нивото да се съобрази с реалния риск от оспорване на съответния документ, а не да се избира най-високото ниво навсякъде: всяко допълнително стъпало добавя усложнение за подписващия, а следователно и забавяне, и отпадане.

Стъпка 3: организиране на подписващите

Два параметъра се настройват в момента на изпращане и определят продължителността на процеса.

Редът. При последователно подписване всеки подписващ получава документа след предходния — полезно, когато вътрешна проверка трябва да предхожда подписа на клиента. При паралелно подписване всички получават документа едновременно, което е по-бързо, но не позволява междинна проверка.

Напомнянията. Това е фактора, който определя реалния срок. Договор без автоматично напомняне разчита на ръчното следене от страна на лице, с произтичащите от това пропуски. Напомняния, програмирани на редовни интервали, премахват тази работа и съкращават цикъла с няколко дни.

Стъпка 4: подписване и получаване на доказателството

Подписващият получава линк, отваря документа и подписва от браузъра или телефона си, без да създава профил. Липсата на това усложнение е важна: всяка допълнителна стъпка води до загуба на подписи.

Онова, което се генерира в този момент, е по-важно от видимия подпис. Доказателственото досие включва проверената самоличност на подписващия според избраното ниво, времеви печат за всяко събитие, адреса на връзка, и отпечатък на документа, доказващ, че не е бил изменян след това. Именно тази съвкупност отговаря на оспорване, както е подробно описано в нашата статия за доказателствена стойност при спор.

Стъпка 5: съхранение

Търговски договор се съхранява няколко години, а някои корпоративни документи — значително по-дълго. Съхранението трябва да гарантира целостта през цялата тази продължителност, което разграничава архивиране с доказателствена стойност от обикновено съхранение на файлове — функция, изпълнявана от цифровия трезор.

Едно организационно правило спестява много търсене: съхранявайте договора и доказателственото му досие заедно. Ако намерите подписан договор без журнала на събитията, ще бъдете безсилни пред оспорване на датата или самоличността на подписващия.

Примерни сценарии

Договор за услуги с нов клиент. Обикновен подпис, паралелно изпращане, автоматични напомняния. Договорът се изпраща в деня на устната договорка, а не следващата седмица, което защитава едновременно с това, че ускорява процеса.

Трудов договор. Обикновен подпис е достатъчен, но редът е важен: подпис на работодателя, следван от подпис на служителя, с дългосрочно съхранение, предвид сроковете на давност в областта на трудовото право.

Акт с висок залог. Прехвърляне, поемане на гаранция, пълномощно за разпореждане: засилена идентификация или дори квалифициран подпис. Допълнителните разходи и усложнения се обосновават от размера на сумата и от евентуалното изискване на третата страна получател.

Често задавани въпроси

Има ли договор, подписан онлайн, същата стойност като договор на хартия? Да. Електронният документ има същата доказателствена сила, стига подписващият да може да бъде идентифициран, а документът да е изготвен и съхранен при условия, гарантиращи неговата цялост.

Трябва ли подписващият да създава профил? Не. Той получава линк, отваря документа и подписва от браузъра или телефона си.

Кое ниво на подпис да изберете? Нивото, съответстващо на риска от оспорване на документа. Обикновеният подпис е достатъчен за огромната част от търговските договори; по-високите нива се запазват за актове с висок залог.

Може ли да се подпише от няколко лица? Да, последователно или паралелно. Последователността позволява вмъкване на вътрешна проверка преди изпращането до клиента.

Какво се случва, ако подписващият оспори документа? Доказателственото досие — самоличност, времеви печат, журнал на събитията, целостта на документа — е онова, което позволява да се отговори. Неговата стабилност зависи от избраното ниво на подпис.

Колко дълго трябва да се съхранява подписан договор? Най-малко приложимия срок на давност, обикновено пет години в търговската сфера и по-дълго в социалната сфера. Съхранението трябва да гарантира целостта през цялата тази продължителност.

За да продължите нататък

Най-простото е да изпробвате процеса върху реален документ:

1. Изберете готов образец за подписване, съответстващ на вашата нужда, или генерирайте персонализиран документ.
2. Следвайте подробните указания на страницата как да подпишете.
3. Сравнете получения срок с този на вашия текущ процес — това е показателят, който решава, повече отколкото единичната цена, както показва нашето сравнение на разходите спрямо хартията.

Тарифите следват обема на изпращанията, с безплатни изпращания всеки месец. За автоматизация от бизнес инструмент, API и съществуващите интеграции премахват необходимостта от повторно въвеждане на данни.