Подпишете договор онлайн: инструкции за употреба

Защо да подписвате договорите си онлайн

Защо да подписвате договорите си онлайн

Подписването на договор онлайн намалява цикъла на подписване от 3-5 дни до няколко часа. Няма нужда да печатате, сканирате, изпращате или рестартирате. Всичко се случва в браузър с превъзходна възможност за проследяване на хартия.

Стъпка 1: подгответе документа

Започнете с чист PDF (в идеалния случай < 10 MB за производителност). Ако вашият договор е в Word, платформата автоматично го конвертира в PDF.

• Проверете преди изпращане:
• няма грешки или правописни грешки (не е възможна корекция след подписване)
• точни суми и дати

приложени задължителни приложения (DPE за лизинг, RIB за SEPA мандат)

Стъпка 2: добавете подписалите

• За всеки получател:
• пълно име
• имейл адрес
• мобилен телефон (за OTP SMS ако AES)

роля (подписващ, CC, копие)Определетепоръчката ⬥⬥⬥: паралелен (всички подписват едновременно) или последователен (всеки подписал след предишния).

Стъпка 3: поставете полетата за подпис

Плъзнете и пуснете полетата върху PDF:

• полето "подпис" на съответната страница
• по избор: полето "дата", "текст", "инициали" на всяка страница
• асоциирайте всяко поле с подписващ

Стъпка 4: изпращане и проследяване

Конфигурирайте опциите:

• ниво на подпис (SES или AES)
• автоматични напомняния (D+3, D+7)
• дата на изтичане (обикновено 15-30 дни)

До всеки се изпраща имейл подписващ с уникална връзка. От таблото ви за управление виждате в реално време: изпратено → отворено → подписано.

Стъпка 5: архивирайте и използвайте повторно

След като всички подписали се подпишат, окончателният PDF се генерира автоматично с:

• долен колонтитул с щампа за време
• криптографски пръстов отпечатък
• подпис във формат PAdES

Документът е архивиран за 10 години поради дефект. Можете да го експортирате по всяко време или да го споделите с трета страна.

Най-добри практики

• Използвайтешаблониза повтарящи се договори (80% печалба при подготовка)
• ПредпочитайтеAESза договори с високи залози (> €5,000)
• Изпратете договоранедвусмислено(без отбелязано "чернова")
• Рестартирайте автоматично, а не ръчно
• Добрекомуникирайтес подписалия, ако той никога не е подписвал електронно

Чести грешки

• Изпратете без корекция: всяка корекция изисква ново изпращане
• Добавете грешен подпис или грешен имейл
• Забравете да добавите приложения
• Използвайте SES за критичен договор
• Не задавайте изтичане (договорът се бави) за неопределено време)

Как Certyneo ви помага

Certyneo прави изпращането на договор за подписване лесно и бързо: плъзгане с пускане на PDF, интуитивно поставяне на полета, изпращане с 2 кликвания, табло за управление в реално време. Шаблони за многократна употреба, CRM интеграции, автоматични напомняния, 10-годишно архивиране.

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

ЧЗВ

Колко време отнема изпращането на договор?

2-5 минути за обикновен договор, повече за сложни шаблони.

Трябва ли подписващият да създаде акаунт?

Не, той щраква върху линка на имейла, подписва, край.

Какво се случва, ако подписващият откаже?

Договорът е отбелязан с "отказ". Можете да го редактирате и изпратите отново или да го изоставите.

Може ли да се регистрираме на мобилно?

Да, всички съвременни платформи го позволяват.

Подписаният договор същият ли е като изпратения PDF?

Същото съдържание, плюс долен колонтитул за проверка и криптографски отпечатък.

Заключение

Подписването на онлайн договор става в 5 прости стъпки. След като работният процес бъде инсталиран, вашите търговски и административни цикли никога повече няма да бъдат същите.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.