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HR 電子簽名：指南
合約、修正案、就業承諾、公司協議：人力資源部門如何實現電子簽名的工業化。
7 min
人力資源
電子簽名,專為 人資與人事部門打造
勞動合約、附約、聘用承諾、協議解除與企業協議的無紙化管理。Certyneo 可整合您的人資系統(Lucca、PayFit、Workday),並確保符合《法國勞動法典》第 L1221-1 條、eIDAS 規則與 GDPR。內建 10 年歸檔保存,自動稽核軌跡。
人資應用案例
從聘用承諾到解除協議,員工生命週期中所有簽名作業,皆可透過 Certyneo 無紙化處理。以下是我們人資客戶最常見的七種情境。
勞動合約(不定期、定期)
不定期、定期、學徒或專業化合約:將僱主已簽名的合約寄送給求職者,他們可於 2 分鐘內從手機上完成簽名。符合《法國勞動法典》第 L1221-1 條。
合約附約
職務變動、加薪、改為兼職、遠距工作:無紙化處理整套附約流程,員工與僱主可依序完成簽署。
聘用承諾
在正式簽署合約前,以法律方式確保聘用承諾(單方或雙方)。進階電子簽名(AES)可正式驗證求職者身分。
協議解除
由雙方遠端簽署的解除協議,並遵守 15 天的撤回期,以及用於向 Dreets 申報的自動稽核軌跡。
企業協議
由具代表性的工會組織簽署之團體協議:以並行或序列方式寄送並收集簽名,並保存 10 年。
保密協議與機密承諾
新進員工、實習生、承包商的保密協議。我們的範本資料庫提供免費範本。
實習協議
三方協議(企業、學校、實習生):可設定簽署順序,自動提醒,並於流程結束時整合 DUE。
為何人資部門選擇 Certyneo
以下六項具體理由,說明人資部門為何選擇 Certyneo 處理電子簽名需求。
24 小時內完成入職
從聘用建議到合約簽署,只需數小時,而不再是數日的郵寄往返。求職者可從手機上簽署,毋需印表機。
勞動法典合規
自法國最高法院 2015 年 10 月 7 日之判決起,勞動合約電子簽名即獲認可。我們的進階簽名(AES)符合 eIDAS 與《法國民法典》第 1367 條。
內建 10 年歸檔保存
所有人資合約皆歸檔保存 10 年,並將附時間戳記之稽核軌跡整合至 PDF 中。此期限符合社會文件(DSN、AT/MP)保存義務。
多重簽署人工作流
僱主、人資、主管、員工:可序列或並行設定簽署順序。可依寄送需求,自行設定 J+1、J+3、J+7 自動提醒。
可重複使用範本
建立您的合約範本(不定期、定期、實習),搭配動態欄位(姓名、薪資、日期),並可從您的人資系統匯出檔案,批次產生文件。
優質的求職者體驗
簽署流程採用中文介面,符合 WCAG AA 無障礙標準,並提供簡潔無侵入式追蹤的電子郵件。雇主品牌形象得以完整保留。
人資系統整合
Certyneo 透過 REST API、Webhook 以及 Zapier/Make 連接器,連結您的人資系統。以下列出我們人資客戶最常要求的三項整合 — 其他整合可依需求提供。
Lucca
中小企業人資系統市場領導品牌(法國):透過 Lucca API 匯出合約後,即可從 Certyneo 觸發寄送,或使用我們的 Zapier 連接器。
PayFit
薪資與入職管理:透過我們的 REST API 同步,直接將已簽署的合約推送至員工檔案中。
Workday
大型企業人資系統:透過 Make 或 Zapier 整合,支援複雜的入職工作流程(多重簽名、階層核准)。
需要客製化整合嗎? 聯繫我們的團隊 — Certyneo API 公開文件位於 我們的 API 文件。
勞動法典、eIDAS 與 GDPR 合規
人資文件的無紙化處理受多項法規規範。Certyneo 涵蓋法國及歐盟完整的法律架構。
《法國勞動法典》— 第 L1221-1 條
勞動合約依雙方同意的形式訂立。因此電子簽名完全合法,前提是能確保簽署人身分識別與文件完整性 — 進階簽名(AES)正符合此要求。
《法國民法典》— 第 1367 條
若使用可靠的身分識別程序確保簽名與文件之關聯,則承認電子簽名與手寫簽名具同等效力。
eIDAS 規則(EU)第 910/2014 號
Certyneo 的人資簽名採用進階等級(AES):與簽署人建立唯一關聯,並透過雙重通道 OTP(電子郵件 + 簡訊)進行身分驗證,可偵測文件後續的任何修改。
GDPR 與社會保存規定
保存期限依社會規範義務設定:5 年(合約)或 10 年(DUE、AT/MP、人事名冊)。註冊時即提供標準 DPA,處理活動紀錄簿保持最新。
人資團隊常見問題
在法國,勞動合約電子簽名是否合法?
是的,完全合法。《法國勞動法典》第 L1221-1 條賦予雙方自由選擇合約形式的權利。法國最高法院已確認勞動合約電子簽名的有效性(Cass. soc., 2015 年 10 月 7 日)。建議採用進階簽名(AES)以確保員工身分的強驗證。
勞動合約應選擇哪種簽名等級?
建議採用進階簽名(AES)作為標準。它包含對簽署人的身分驗證(簡訊 + 電子郵件 OTP)、與已簽署文件的唯一連結,以及偵測後續任何修改的能力。簡單簽名適用於無合約風險的內部文件(公告、收件確認)。
如何管理協議解除的撤回期?
Certyneo 會精確記錄雙方協議的簽名日期。15 天的撤回期自此日起計算,您可匯出時間戳記證明,供向 Dreets 申報。毋需任何手動處理。
Certyneo 是否可整合我們的人資系統(Lucca、PayFit、Workday)?
是的。Certyneo 提供完整的 REST API、每個事件的 Webhook(信封已簽署、拒絕、逾期),以及涵蓋超過 4000 個第三方應用(包括主流人資系統)的 Zapier 與 Make 連接器。整合團隊可協助您進行客製化部署。
已簽署合約的保存期限多長?
我們的方案預設包含 10 年歸檔保存,符合最嚴格的社會保存規定(人事名冊、AT/MP 文件)。合約可隨時從您的儀表板下載,並含已整合至 PDF 的稽核軌跡。
求職者是否需要建立 Certyneo 帳號才能簽署?
不需要。簽署人會透過電子郵件收到安全連結,直接從瀏覽器簽署,無需安裝或建立帳號。進階簽名時,需輸入以簡訊收到的 OTP 代碼以確認身分。
電子簽名在勞資糾紛中是否具有法律效力?
是的。進階簽名的證據效力已獲法國及歐盟判例法承認。發生爭議時,您可提出已簽署 PDF 及稽核軌跡(時間戳記、IP、粗略地理位置、OTP 驗證),在勞動法庭上構成堅實的證據鏈。
是否可從人資系統匯出批次簽署多份合約?
可以。「範本」功能讓您建立含動態欄位(姓名、薪資、職務、到職日)的合約範本。接著從您的人資系統匯入 CSV 檔,Certyneo 會在數秒內批次產生並寄送所有信封。