Quy trình làm việc của chữ ký điện tử: hướng dẫn đầy đủ

Quy trình làm việc chữ ký là gì

Quy trình làm việc chữ ký là gìQuy trình làm việc chữ ký⬥⬥⬥ là chuỗi các bước được sắp xếp dẫn đến việc ký một tài liệu: thứ tự người ký, điều kiện, lời nhắc, thông báo. Quy trình công việc càng được điều chỉnh phù hợp với quy trình thì chữ ký càng nhanh.

Hai loại lệnh chính

Thứ tự song song

Tất cả người ký đều nhận được phong bì cùng lúc và có thể ký độc lập.

Tất cả người ký đều nhận được phong bì cùng lúc và có thể ký độc lập.Ưu điểm ⬥⬥⬥: tốc độ, không bị nghẽn cổ chai.Trường hợp sử dụng ⬥⬥⬥: NDA chung, hợp đồng song phương trong đó đơn hàng không quan trọng.Thứ tự tuần tự

Từng người ký tiếp theo người ký trước. Phong bì tiến triển từ người ký đến người ký.

Ưu điểm ⬥⬥⬥: tôn trọng hệ thống phân cấp xác thực, mỗi tác nhân đều nhìn thấy các xác thực trước đó.

Ưu điểm ⬥⬥⬥: tôn trọng hệ thống phân cấp xác thực, mỗi tác nhân đều nhìn thấy các xác thực trước đó.Trường hợp sử dụng ⬥⬥⬥: hợp đồng liên quan đến xác nhận của người quản lý sau đó là quản lý, cho thuê có đặt cọc.Vai trò điển hìnhNgười ký ⬥⬥⬥: ký tài liệu

Người phê duyệt ⬥⬥⬥: xác thực mà không cần ký (chuỗi xác thực)

• Sao chép (CC) ⬥⬥⬥: nhận tài liệu cuối cùng mà không cần kýSao chép (CC) ⬥⬥⬥: nhận tài liệu cuối cùng mà không cần ký
• Nhà phát hành ⬥⬥⬥: người gửi, cũng thường là người kýLời nhắc và thông báo
• Nền tảng hiện đại cho phép bạn định cấu hình:tần suất và số lượng lời nhắc cho người ký
• thông báo theo thời gian thực cho người gửi (email, Slack, Teams)webhook để cung cấp thông tin CRM/ERP

webhook để cung cấp thông tin CRM/ERP

nhắc nhở nội bộ nếu bị chặn

• Hết hạn và hủy
• Luôn đặt ngày hết hạn (thường là 15-30 ngày). Phong bì hết hạn sẽ tự động được lưu trữ dưới dạng "chưa ký", giải phóng bảng điều khiển.
• Trong quá trình này, người phát hành cũng có thể hủy phong bì (thu hồi) theo cách thủ công, hữu ích nếu phát hiện ra lỗi.
• Tích hợp

Tích hợp

Quy trình làm việc mạnh mẽ tích hợp với các công cụ của bạn:

CRM ⬥⬥⬥: kích hoạt gửi khi giao dịch "chốt thành công"

HRIS ⬥⬥⬥: gửi hợp đồng khi ứng viên "được tuyển dụng"

ERP ⬥⬥⬥: tạo PO khi báo giá được chấp nhận

• Webhook tùy chỉnh ⬥⬥⬥: thông báo cho hệ thống nội bộ của bạnWebhook tùy chỉnh ⬥⬥⬥: thông báo cho hệ thống nội bộ của bạn
• Thực hành thiết kế tốtGiảm thiểu số lượng người ký (mỗi người bổ sung sẽ kéo dài chu trình)
• Làm rõ vai trò (người ký và người phê duyệt)Tự động nhắc nhở
• Có kế hoạch B trong trường hợp bị từ chốiKiểm tra quy trình làm việc trước khi triển khai khối lượng

Kiểm tra quy trình làm việc trước khi triển khai khối lượng

• Lỗi thường xuyên
• Thứ tự tuần tự theo mặc định trong khi song song sẽ nhanh hơn
• Quá nhiều người ký (một số chỉ là "sao chép")
• Không có ngày hết hạn
• Thiếu tích hợp → nhập lại thủ công

Thiếu tích hợp → nhập lại thủ công

• Không đủ thông báo cho người ký
• Trường hợp cụ thể: hợp đồng nhiều bên
• Hợp đồng hợp tác giữa 3 công ty. Quy trình làm việc được tối ưu hóa:
• Công ty A chuẩn bị bản PDF
• Gửi song song theo thứ tự cho 3 người ký (mỗi công ty một người)

Gửi song song theo thứ tự cho 3 người ký (mỗi công ty một người)

Tự động khởi động lại D+3 nếu chưa ký

• Tất cả những người ký được thông báo theo thời gian thực
• Webhook kích hoạt mở tài khoản đối tác từ chữ ký cuối cùng
• Tổng chu kỳ: 24-48 giờ so với 2-3 tuần trên giấy tờ.
• Certyneo giúp bạn như thế nào
• Certyneo cho phép bạn thiết kế các quy trình làm việc linh hoạt: song song, tuần tự, hỗn hợp, người phê duyệt, CC, lời nhắc có thể tùy chỉnh, webhook tùy chỉnh, tích hợp CRM/HRIS/ERP gốc. Trình soạn thảo trực quan để cấu hình mà không cần mã.

Certyneo cho phép bạn thiết kế các quy trình làm việc linh hoạt: song song, tuần tự, hỗn hợp, người phê duyệt, CC, lời nhắc có thể tùy chỉnh, webhook tùy chỉnh, tích hợp CRM/HRIS/ERP gốc. Trình soạn thảo trực quan để cấu hình mà không cần mã.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên sử dụng thứ tự tuần tự?

Khi một lần xác nhận phải diễn ra trước lần xác nhận tiếp theo (người quản lý → giám đốc → hợp đồng cuối cùng).

Tối đa có bao nhiêu người ký?

Tối đa có bao nhiêu người ký?

Về mặt kỹ thuật không giới hạn. Ngoài 5-6, chu kỳ kéo dài đáng kể.

Chúng ta có thể kết hợp thứ tự song song và tuần tự được không?

Có với quy trình làm việc “hỗn hợp”: các nhóm song song được xâu chuỗi.

Người ký vắng mặt bị xử lý như thế nào?

Chuyển nhượng lại cho người ký được ủy quyền khác hoặc hoãn phong bì.

Chuyển nhượng lại cho người ký được ủy quyền khác hoặc hoãn phong bì.

Webhooks có hoạt động theo thời gian thực không?

Có, được kích hoạt mỗi khi thay đổi trạng thái của phong bì.

Kết luận

Thiết kế một quy trình làm việc tốt là sự khác biệt giữa một công cụ hoạt động được và một công cụ có thể biến đổi. Dành 30 phút để thiết kế quy trình làm việc lý tưởng của bạn, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều tháng rắc rối.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.