Chữ ký đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện: sự khác biệt

Ba cấp độ được xác định bởi eIDAS

Quy định của Châu ÂueIDAS(n°910/2014) tổ chức chữ ký điện tử thành ba cấp độ, tương ứng với mức độ yêu cầu ngày càng cao về nhận dạng người ký và tính chắc chắn của bằng chứng. Hiểu các cấp độ này cho phép bạn chọn chữ ký thích hợp cho từng tài liệu mà không làm quá tải quy trình.

Cấp độ 1: chữ ký điện tử đơn giản (SES)

Ở đóchữ ký điện tử đơn giảnlà mức cơ bản. Nó tương ứng với bất kỳ biểu hiện nào của sự đồng ý điện tử: nhấp chuột vào “Tôi chấp nhận”, hộp kiểm, chữ cái đầu được vẽ trên màn hình cảm ứng.

• Yêu cầu: sự đồng ý rõ ràng, nhận dạng tối thiểu (email)
• Chứng cớ: thấp đến trung bình, thay đổi tùy theo nhà cung cấp
• Trường hợp sử dụng: báo giá, đơn đặt hàng, thỏa thuận nội bộ, điều kiện chung
• Người ký ma sát: gần như bằng không - người ký không tạo tài khoản

SES đủ điều kiện cho phần lớn các giao dịch thương mại thông thường nơi rủi ro tranh chấp thấp. Nó vẫn có giá trị pháp lý và thẩm phán đánh giá độ tin cậy của quy trình theo từng trường hợp cụ thể.

Cấp độ 2: chữ ký điện tử nâng cao (AES)

Ở đóký nâng caocủng cố việc nhận dạng người ký và thiết lập một liên kết duy nhất giữa người đó và tài liệu. Nó dựa trên bốn tiêu chí được đặt ra bởi điều 26 của eIDAS:

1. nó được liên kết với người ký theo cách duy nhất
2. nó cho phép xác định người ký
3. nó được tạo ra với các phương tiện mà người ký giữ dưới sự kiểm soát độc quyền của mình
4. nó được liên kết với tài liệu theo cách để phát hiện mọi sửa đổi tiếp theo

Trong thực tế, AES trải qua mộtxác thực hai yếu tố: link duy nhất gửi qua email + mã OTP nhận qua SMS. Bản PDF cuối cùng bao gồm dấu thời gian vàdấu vết kiểm toánchi tiết.

• Trường hợp sử dụng: hợp đồng lao động, cho thuê, ủy quyền, hợp đồng thương mại bị đe dọa, NDA
• Người ký ma sát: yếu — mã SMS để nhập ngoài email
• Chứng cớ: giả định mạnh mẽ, có thể bác bỏ được về giá trị

Cấp độ 3: chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES)

Ở đóchữ ký đủ điều kiệnlà mức cao nhất. Nó dựa trên mộtchứng chỉ đủ điều kiệnđược phát hành bởi nhà cung cấp dịch vụ ủy thác đủ điều kiện (QTSP) được liệt kê trong danh sách ủy thác của Quốc gia thành viên EU và trên thiết bị tạo chữ ký an toàn (ví dụ: YubiKey, thẻ thông minh).

• Giá trị pháp lý: tương đương với chữ ký viết tay trên toàn EU
• Trường hợp sử dụng: chứng thư xác thực, hợp đồng công cộng, chứng thư công chứng nhất định
• Người ký ma sát: cao — xác minh danh tính KYC trực tiếp hoặc video
• Trị giá: cao hơn đáng kể so với SES/AES

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, QES hiếm khi cần thiết hàng ngày. Nó trở nên cần thiết khi pháp luật yêu cầu (thủ tục tố tụng, hợp đồng công nhất định) hoặc khi hợp đồng có giá trị đặc biệt.

Bảng so sánh nhanh

Tiêu chí | Đơn giản | Nâng cao | Đạt tiêu chuẩn

Nhận dạng | Email | Email + SMS OTP | Giấy chứng nhận đủ điều kiện + xác minh danh tính

Giá trị pháp lý | Bằng chứng để đánh giá cao | Giả định có hiệu lực | Tương đương với chữ ký viết tay của EU

Ma sát | Gần như bằng không | Thấp | Cao

Trường hợp sử dụng điển hình | Báo giá, đặt hàng | Hợp đồng lao động, cho thuê | Văn bản công chứng, hợp đồng công

Chi phí | Thấp | Trung bình | Học sinh

Cách chọn mức độ phù hợp

Quy tắc đơn giản:căn chỉnh mức độ phù hợp với vấn đề của tài liệu.

• Nếu tài liệu bị thách thức, điều gì đang bị đe dọa? Vài trăm euro hay một hợp đồng trị giá vài chục nghìn?
• Mối quan hệ với người ký kết đã được biết đến (khách hàng lịch sử) hay chưa được biết đến (liên hệ đầu tiên)?
• Tài liệu có nằm trong khuôn khổ pháp lý áp đặt một mức độ cụ thể không (ví dụ:hợp đồng lao động,cho thuê) ?

Theo nguyên tắc chung: SES cho các thỏa thuận đơn giản, AES cho mọi thứ liên quan đến nhân sự, bất động sản, tài chính, QES chỉ khi luật pháp yêu cầu.

Các lỗi thường gặp

• Thực hiện QES một cách có hệ thống“để tự trấn an mình”: những xích mích không cần thiết đối với người ký kết, chi phí cao, thường quá khổ.
• Bám sát SES trong mọi việc: trong trường hợp xảy ra tranh chấp về hợp đồng lao động, việc không có xác thực mạnh có thể làm suy yếu bằng chứng.
• Xác thực và chữ ký khó hiểu: xác nhận đã nhận không phải là chữ ký.

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo vốn hỗ trợ các cấp độ đơn giản (SES) và nâng cao (AES), với email OTP kép + SMS qua Twilio Verify for AES. Đối với các trường hợp yêu cầu QES, Certyneo giao tiếp với một số nhà cung cấp dịch vụ đủ tiêu chuẩn của Châu Âu (Docapost Certigna, Universign, CertEurope) để kích hoạt chữ ký đủ điều kiện mà không cần thay đổi công cụ.

Bạn có thể xác định tài liệu cấp độ chữ ký theo tài liệu tùy thuộc vào vấn đề — hoặc theo mẫu nếu bạn đã công nghiệp hóa một quy trình.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể trộn các cấp độ trong cùng một phong bì không?

Đúng. Ví dụ: một phong bì chứa nhiều tài liệu có thể bao gồm báo giá được ký bằng SES và hợp đồng được ký bằng AES. Mỗi người ký sẽ thấy xác thực phù hợp với tài liệu họ phải ký.

Chữ ký nâng cao có được quốc tế công nhận không?

Ở EU thì có, theo nguyên tắc công nhận lẫn nhau của eIDAS. Bên ngoài EU, việc công nhận phụ thuộc vào khung pháp lý địa phương – được xác minh theo khu vực pháp lý liên quan.

Tôi có cần chứng chỉ cá nhân để đăng nhập AES không?

Không. Có thể nhận được AES mà không cần chứng chỉ cá nhân trước đó nhờ OTP kép. Đây là điều khiến AES rất dễ tiếp cận, trong đó QES yêu cầu chứng chỉ đủ điều kiện.

Hợp đồng lao động có bắt buộc phải có chữ ký đủ điều kiện không?

Không. Hợp đồng lao động chấp nhận chữ ký nâng cao (AES), vốn đã đưa ra giả định chắc chắn về hiệu lực. Để biết thêm chi tiết, xemchữ ký điện tử của hợp đồng lao động.

Làm thế nào để kiểm tra mức độ của một tài liệu đã ký?

Mở tệp PDF trong Adobe Acrobat Reader: thuộc tính chữ ký hiển thị cấp độ, người ký và dấu thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng mộtkiểm tra trực tuyến.

Phần kết luận

Chọn mức độ chữ ký điện tử phù hợp có nghĩa là tìm ra sự cân bằng giữa giá trị chứng minh và những trở ngại đối với người ký. Hãy bắt đầu thật đơn giản, nâng cao nó lên một tầm cao mới khi vấn đề pháp lý yêu cầu.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.