Ký hợp đồng điện tử: giá trị, các bước, cạm bẫy

Việc ký hợp đồng điện tử hiện là hợp pháp, được công nhận và có hiệu lực thi hành dưới dạng chữ ký viết tay — miễn là bạn tôn trọng một số quy tắc đơn giản từ quy định eIDAS của Châu Âu và Bộ luật Dân sự Pháp. Cho dù bạn là người khởi nghiệp ký hợp đồng lâu dài đầu tiên từ xa, công ty tư vấn quản lý NDA quốc tế hay thương gia gửi báo giá, hướng dẫn này sẽ giải thích cụ thể cách ký hợp đồng điện tử vào năm 2026, giá trị pháp lý mà điều này tạo ra và những cạm bẫy kinh điển cần tránh là gì.

Khung pháp lý trong một phút

Chữ ký điện tử của hợp đồng dựa trên ba văn bản cơ bản. Quy định eIDAS của Châu Âu (EU n°910/2014) xác định ba cấp độ: đơn giản (SES), nâng cao (AES) và đủ điều kiện (QES). Điều 1367 Bộ luật Dân sự Pháp công nhận chữ ký điện tử là phương tiện chứng minh tương đương với chữ ký viết tay với điều kiện nó xác định được người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản. Luật ngày 13 tháng 3 năm 2000 đã mở đường bằng việc đưa chữ ký điện tử vào luật pháp của Pháp.

Tất cả các hợp đồng có thể được ký điện tử không?

Có cho đại đa số: CDI, CDD, NDA, thỏa thuận thương mại, hợp đồng thuê nhà ở và hợp đồng thuê thương mại, ủy quyền, giấy ủy quyền đơn giản, báo giá, đơn đặt hàng, điều kiện chung. Một số trường hợp ngoại lệ hạn chế: chứng thư riêng liên quan đến luật gia đình (hợp đồng hôn nhân, PACS, quyên góp) và một số chứng thư xác thực nhất định (bán bất động sản tại công chứng viên) yêu cầu chữ ký đủ điều kiện (QES) hoặc sự hiện diện thực tế. Nếu nghi ngờ, hãy tham khảo điều 1175 của Bộ luật Dân sự.

Bước 1: chọn mức chữ ký phù hợp

Việc lựa chọn tùy thuộc vào rủi ro liên quan đến hợp đồng. Đối với hợp đồng có mức đặt cược thấp đến trung bình (báo giá, đơn đặt hàng, NDA tiêu chuẩn, chứng chỉ): cấp SES (chữ ký đơn giản bằng cách nhấp chuột + liên kết email) là đủ. Đối với hợp đồng có giá trị đặt cược cao (hợp đồng lâu dài, hợp đồng cho thuê, hợp đồng thương mại 5 chữ số và hơn thế nữa): hãy chọn AES với OTP SMS để nhận dạng mạnh mẽ hơn. Đối với một hành vi được quản lý (công chứng viên, luật sư theo điều 66-3-3, hợp đồng công trên ngưỡng): QES bắt buộc.

Bước 2: chuẩn bị hồ sơ

Đảm bảo hợp đồng đã được hoàn thiện (không có điều khoản đàm phán) và ở định dạng PDF. Tránh các định dạng có thể chỉnh sửa (Word) được gửi để ký: mọi sửa đổi sau khi ký sẽ làm mất hiệu lực bằng chứng về tính toàn vẹn. Lý tưởng: chuyển đổi sang PDF/A (định dạng ISO 19005, được tối ưu hóa để lưu trữ) trước khi gửi. Certyneo tự động thực hiện việc này khi tải lên.

Bước 3: xác định chính xác người ký

Nhập tên VÀ email của từng người ký. Kiểm tra kỹ thông tin này: lỗi email có thể làm mất hiệu lực chữ ký nếu email thuộc về người khác không phải là người có tên trong hợp đồng. Đối với hợp đồng nhiều bên, hãy kích hoạt chế độ tuần tự (chữ ký lần lượt, mọi người đều nhìn thấy chữ ký trước đó) thay vì song song, trừ khi các bên ký kết hoàn toàn độc lập. Quá trình kiểm tra sẽ ghi lại thứ tự thời gian.

Bước 4: chữ ký và bằng chứng

Mỗi người ký nhận được một email có liên kết cá nhân, tham khảo tài liệu ở chế độ toàn màn hình, chấp nhận các điều kiện sử dụng nền tảng, sau đó xác thực (ở chế độ AES, nhập OTP mà họ nhận được qua SMS). Bản PDF cuối cùng bao gồm chứng chỉ kỹ thuật số, dấu vân tay SHA-256, dấu thời gian được chứng nhận và dấu vết kiểm tra liệt kê từng hành động. 4 yếu tố này tạo thành bằng chứng phản đối của bạn - được lưu giữ tối thiểu 10 năm đối với hành vi thương mại (điều L. 123-22 của Bộ luật Thương mại).

5 bẫy cần tránh

Bẫy 1: sử dụng hình ảnh chữ ký được quét (không có giá trị). Bẫy 2: gửi Word thay vì PDF (có thể sửa đổi sau đó). Bẫy 3: không kiểm tra email của người ký (rủi ro bị bên thứ ba nhận được). Bẫy 4: chọn mức SES cho hợp đồng thuê thương mại ở mức €200k/năm (kích thước nhỏ hơn, tối thiểu AES). Bẫy 5: xóa dấu vết kiểm tra sau chữ ký (không có nó, bằng chứng sẽ yếu đi). Certyneo tự động lưu giữ mọi bằng chứng trong 10 năm.

Khả năng phản đối khi xảy ra tranh chấp

Hợp đồng được ký điện tử ở cấp độ AES hoặc QES được các khu vực pháp lý của Pháp và Châu Âu chấp nhận. Trong trường hợp có tranh chấp, bên yêu cầu phải xuất trình: bản PDF đã ký, bản kiểm tra (chứng chỉ PDF riêng), siêu dữ liệu (IP, dấu thời gian, tác nhân người dùng). Thẩm phán đánh giá độ tin cậy của quá trình. Đối với QES, bên tranh chấp có trách nhiệm chứng minh tính không hợp lệ (giả định về mặt pháp lý về độ tin cậy, nghị định 2017-1416).

Ký hợp đồng đầu tiên của bạn với Certyneo

Tạo tài khoản miễn phí trên certyneo.com/signup, tải lên hợp đồng của bạn, thêm người ký và gửi. Chỉ trong vài phút, bạn sẽ có được một hợp đồng đã ký có tính tuân thủ, có thể thi hành và được lưu trữ. Đối với hợp đồng lao động, hãy tham khảo hướng dẫn tận tình của chúng tôi (/blog/signer-contrat-travail-electronième). Để hiểu giá trị pháp lý so sánh chữ ký điện tử và chữ ký viết tay, hãy xem bài viết của chúng tôi (/blog/electronic-signature-vs-handwriting-legal-value).