Tuân thủ luật lao động: Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Mở đầu: tại sao sự tuân thủ xã hội là một vấn đề chiến lược

Tuân thủ luật lao động là một trong những ưu tiên hàng đầu đối với mọi giám đốc doanh nghiệp tại Pháp. Dù là một doanh nghiệp nhỏ có năm nhân viên hay một tập đoàn có hàng trăm nhân viên, các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng bao gồm một phạm vi rất rộng: chính thức hóa hợp đồng, thông báo bắt buộc, thời gian làm việc, bảo vệ sức khỏe, sổ cái pháp lý hoặc các nghĩa vụ khai báo. Không tuân thủ những quy tắc này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các hình phạt hình sự, các phán quyết tòa án lao động và suy giảm uy tín. Bài viết này cung cấp một bức tranh toàn diện về các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng hiện hành năm 2026, kết hợp những phát triển gần đây từ các sắc lệnh Lao động, Luật Tương lai Chuyên nghiệp và các chỉ thị Châu Âu được chuyển thành luật pháp Pháp.

---

Các nghĩa vụ tại thời điểm tuyển dụng: xây dựng mối quan hệ lao động trên những cơ sở vững chắc

Ngay từ khi tuyển dụng nhân viên đầu tiên, nhà tuyển dụng phải hoàn thành một loạt các thủ tục chính xác dưới hình phạt là vô hiệu hóa hợp đồng hoặc yêu cầu lại xác định mối quan hệ lao động.

Khai báo Trước tuyển dụng (DPAE)

DPAE phải được gửi đến URSSAF không muộn hơn 8 ngày trước ngày nhân viên bắt đầu làm việc (điều L. 1221-10 của Bộ luật Lao động). Nó kích hoạt việc đăng ký nhân viên với Bảo hiểm xã hội, liên kết của họ với dịch vụ y tế công việc và mở quyền truy cập bảo hiểm thất nghiệp. Không có DPAE tạo thành tội danh lao động che giấu (điều L. 8221-5 của Bộ luật Lao động), bị phạt tù 3 năm và phạt tiền 45.000 € đối với cá nhân.

Soạn thảo và giao hợp đồng lao động

Đối với bất kỳ hợp đồng lao động xác định thời hạn (CDD) nào, hợp đồng phải được giao cho nhân viên trong vòng 2 ngày làm việc sau khi tuyển dụng (điều L. 1242-12). Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn (CDI), mặc dù Bộ luật Lao động không bắt buộc phải có dạng bằng văn bản cho các công việc toàn thời gian, chỉ thị Châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch hiện bắt buộc nhà tuyển dụng giao một tài liệu bằng văn bản ghi lại các thông tin cơ bản (thời gian báo trước, lương, thỏa thuận tập thể áp dụng, v.v.) trong vòng 7 ngày lịch sau khi bắt đầu làm việc.

Chữ ký điện tử cho nhân sự đơn giản hóa đáng kể bước này: các hợp đồng có thể được tạo, ký và lưu trữ trong vài phút, đảm bảo tính theo dõi và giá trị pháp lý phù hợp với quy định eIDAS.

Kiểm tra y tế bắt buộc tại thời điểm tuyển dụng

Kể từ Luật Lao động năm 2016 (điều L. 4624-1), kiểm tra y tế bắt buộc tại thời điểm tuyển dụng được thay thế bằng kiểm tra thông tin và phòng ngừa (VIP), được thực hiện trong vòng 3 tháng sau khi bắt đầu làm việc (hoặc trước đó đối với các công việc có rủi ro). Nhà tuyển dụng phải đảm bảo tham gia Dịch vụ Phòng ngừa và Y tế Công việc (SPST) liên doanh hoặc độc lập.

---

Các nghĩa vụ trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động

Mối quan hệ lao động đặt ra yêu cầu nhà tuyển dụng phải luôn canh cánh trên nhiều mặt hoạt động và hành chính.

Tuân thủ thời gian làm việc tối đa và quyền nghỉ ngơi

Bộ luật Lao động quy định các giới hạn chặt chẽ:

• Thời gian làm việc theo pháp luật: 35 giờ mỗi tuần (điều L. 3121-27)

• Thời gian làm việc tối đa mỗi ngày: 10 giờ (điều L. 3121-18), có thể tăng lên 12 giờ theo thỏa thuận tập thể

• Thời gian làm việc tối đa mỗi tuần tuyệt đối: 48 giờ trong một tuần riêng lẻ, 44 giờ bình quân trên 12 tuần liên tiếp (điều L. 3121-20)

• Nghỉ ngơi hàng ngày: 11 giờ liên tiếp (điều L. 3131-1)

• Nghỉ ngơi hàng tuần: 35 giờ liên tiếp (điều L. 3132-2)

Kể từ Luật số 2016-1088, quyền ngắt kết nối cũng là một nghĩa vụ đàm phán trong các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên (điều L. 2242-17).

Bảo vệ sức khỏe và an toàn lao động

Nghĩa vụ an toàn kết quả đã phát triển thành một nghĩa vụ phương tiện được tăng cường kể từ các phán quyết Air France năm 2015 (Cass. soc., 25 tháng 11 năm 2015). Nhà tuyển dụng phải:

• Đánh giá các rủi ro lao động và ghi chúng trong Tài liệu Duy nhất Đánh giá Rủi ro Lao động (DUERP), được cập nhật ít nhất mỗi năm một lần (điều R. 4121-1 đến R. 4121-4)

• Kể từ Luật Y tế Lao động ngày 2 tháng 8 năm 2021, DUERP phải được lưu giữ trong 40 năm và được gửi tới một cổng thông tin kỹ thuật số quốc gia

• Đào tạo nhân viên về các rủi ro được xác định

• Đặt ra chương trình phòng ngừa rủi ro hàng năm cho các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên

Quản lý bảng lương và khai báo xã hội

Giao phiếu lương là bắt buộc tại mỗi lần phát lương (điều L. 3243-2). Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2019, phiếu lương đơn giản hóa được phổ biến rộng rãi. Khai báo Xã hội Danh nghĩa (DSN) thay thế gần như tất cả các khai báo xã hội định kỳ và phải được gửi hàng tháng vào ngày dự kiến (thường là ngày 5 hoặc 15 của tháng sau).

Để đi sâu hơn vào dảng hành các luồng nhân sự, chữ ký điện tử trong doanh nghiệp mang lại một giải pháp toàn diện cho quản lý tài liệu an toàn.

---

Các nghĩa vụ thông báo và sổ cái bắt buộc

Thông báo bắt buộc trong doanh nghiệp

Mọi nhà tuyển dụng phải dán trong cơ sở của mình, tại một nơi có thể tiếp cận được tất cả nhân viên, một loạt thông tin bắt buộc bao gồm:

• Tọa độ của Cơ quan Thanh tra Lao động

• Các văn bản liên quan đến bình đẳng chuyên nghiệp giữa phụ nữ và nam giới

• Hướng dẫn an toàn và phòng chống cháy

• Quy tắc nội bộ (bắt buộc từ 50 nhân viên, điều L. 1311-2)

• Các quy định liên quan đến qu騷rão nhiễu đạo đức và tình dục, bao gồm tọa độ của Bảo vệ Quyền

• Thỏa thuận tập thể áp dụng (chỉ tên của nó là đủ, nhưng văn bản phải có thể truy cập được)

Luật số 2023-1107 ngày 29 tháng 11 năm 2023 về chuyển tiếp Thỏa thuận Quốc gia Liên ngành về chia sẻ giá trị đã bổ sung các nghĩa vụ thông tin mới trong các doanh nghiệp có 11 đến 49 nhân viên liên quan đến các cơ chế tham gia.

Các sổ cái bắt buộc

Nhà tuyển dụng phải giữ một số sổ cái, trong đó có:

• Sổ cái Nhân sự Duy nhất (điều L. 1221-13): đề cập theo thứ tự thời gian tất cả các nhân viên, người thực tập và nhân viên tạm thời; được lưu giữ trong vòng 5 năm sau ngày rời khỏi

• Sổ cái Tai nạn lao động nhẹ (điều R. 441-3 của Bộ luật An toàn Xã hội): dành cho các nhà tuyển dụng đã nhận được sự ủy quyền từ CPAM

• Sổ cái An toàn cho các kiểm tra định kỳ của các thiết bị

• Sổ cái Đại diện nhân viên và biên bản họp của CSE (từ 11 nhân viên)

Việc giữ các sổ cái dưới dạng dễ dàng được chấp nhận với điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập. Hướng dẫn toàn diện về chữ ký điện tử nêu chi tiết các điều kiện kỹ thuật cần thiết để đảm bảo giá trị pháp lý của các tài liệu kỹ thuật số.

---

Các nghĩa vụ liên quan đến các cơ quan đại diện và đàm phán tập thể

Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE)

Kể từ các sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017, CSE sáp nhập các đại diện nhân viên cũ, ủy ban doanh nghiệp và CHSCT. Việc thành lập của nó là bắt buộc từ 11 nhân viên trong 12 tháng liên tiếp (điều L. 2311-2). Các cuộc bầu cử phải được tổ chức mỗi 4 năm. Không thiết lập CSE khiến nhà tuyển dụng bị cáo buộc tội cản trở, bị phạt 1 năm tù và phạt tiền 7.500 € (điều L. 2317-1).

Các đàm phán hàng năm bắt buộc (NAO)

Trong các doanh nghiệp có đại diện công đoàn, nhà tuyển dụng có nghĩa vụ mở các cuộc đàm phán hàng năm về:

• Lương, thời gian làm việc và chia sẻ giá trị (điều L. 2242-1)

• Bình đẳng chuyên nghiệp giữa phụ nữ và nam giới và chất lượng cuộc sống và điều kiện làm việc (QVCT, điều L. 2242-17)

Nghĩa vụ liên quan đến mở các cuộc đàm phán, không phải kết luận một thỏa thuận. Tuy nhiên, nếu không có thỏa thuận về bình đẳng chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể bị phạt khi được cấp các hợp đồng công cộng.

Chỉ số bình đẳng chuyên nghiệp

Kể từ Luật Tương lai Chuyên nghiệp ngày 5 tháng 9 năm 2018, các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên phải tính toán và xuất bản hàng năm trước ngày 1 tháng 3 chỉ số bình đẳng phụ nữ-nam giới của họ trên trang web của họ và khai báo nó trên cổng thông tin của Bộ Lao động. Điểm số dưới 75/100 đòi hỏi phải xác định các mục tiêu tiến bộ. Điểm số dưới 85/100 kích hoạt một hình phạt có thể đạt 1% khối lượng lương kể từ ngày 1 tháng 9 năm 2022 (sắc lệnh số 2022-243).

Để tạo điều kiện cho việc quản lý tất cả các tài liệu này và tăng tốc độ ký các sửa đổi liên quan đến NAO hoặc các thỏa thuận doanh nghiệp, các công cụ như trình tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo cho phép tạo ra các tài liệu tuân thủ và có thể ký ngay lập tức.

Khung pháp lý áp dụng cho các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng về quyền lao động dựa trên một kho dữ liệu lập pháp và quy phạm dày đặc, được cấu trúc theo nhiều cấp độ của các quy chuẩn.

Bộ luật Lao động: nguồn chính, nó được cấu trúc theo các phần lập pháp (L.) và quy phạm (R./D.). Các điều luật cơ bản bao gồm:

• Điều L. 1221-10 (DPAE), L. 1242-12 (giao CDD)

• Điều L. 3121-18 đến L. 3121-27 (thời gian làm việc tối đa)

• Điều L. 3131-1, L. 3132-2 (nghỉ ngơi hàng ngày và hàng tuần)

• Điều R. 4121-1 đến R. 4121-4 (DUERP)

• Điều L. 1311-2 (quy tắc nội bộ), L. 1221-13 (sổ cái nhân sự)

• Điều L. 2311-2, L. 2317-1 (CSE và tội cản trở)

• Điều L. 2242-1, L. 2242-17 (NAO)

• Điều L. 8221-5 (lao động che giấu)

Luật số 2018-771 ngày 5 tháng 9 năm 2018 gọi là "Tương lai Chuyên nghiệp": thành lập chỉ số bình đẳng chuyên nghiệp, cải cách đào tạo chuyên nghiệp và học thủ công.

Luật số 2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 để tăng cường phòng ngừa trong y tế lao động: cải cách SPST, kéo dài thời gian lưu giữ DUERP lên 40 năm, giới thiệu hộ chiếu phòng ngừa.

Luật số 2023-1107 ngày 29 tháng 11 năm 2023 về chuyển tiếp Thỏa thuận Quốc gia Liên ngành về chia sẻ giá trị: mở rộng các nghĩa vụ thông tin cho các doanh nghiệp có 11 đến 49 nhân viên.

Chỉ thị Châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được: được chuyển thành luật pháp Pháp bằng sắc lệnh số 2022-1173 ngày 24 tháng 8 năm 2022, nó bắt buộc giao thông tin bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau khi tuyển dụng.

Quy định RGPD số 2016/679: xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên (dữ liệu lương, chấm công, giám sát) đòi hỏi một cơ sở pháp lý (thực hiện hợp đồng lao động, nghĩa vụ pháp lý), một thông tin cho nhân viên (điều 13-14 RGPD) và một thời gian lưu giữ tương xứng. Sổ cái các xử lý là bắt buộc. CNIL đã xuất bản các khuyến cáo cụ thể về giám sát mạng tính nhân viên (quyết định số 2023-010).

Dảng hành và chữ ký điện tử: việc giao phiếu lương dưới dạng dễ dàng (điều L. 3243-2) và chữ ký điện tử các hợp đồng được quy định bởi quy định eIDAS số 910/2014 và Bộ luật Dân sự các điều 1366 (bản ghi điện tử có cùng giá trị pháp lý như bản ghi giấy) và 1367 (chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quá trình đáng tin cậy để xác định). Đối với hợp đồng lao động, chữ ký điện tử nâng cao hoặc đủ điều kiện (tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 411) được khuyến cáo để đảm bảo giá trị pháp lý tối đa trong trường hợp tranh chấp lao động.

Rủi ro hình phạt: ngoài các khoản phạt và hình phạt tù đã nêu trên, nhà tuyển dụng phải đối mặt với sự chỉnh lại URSSAF, được kết luận với bồi thường thiệt hại lao động, vô hiệu hóa việc chấm dứt hợp đồng, và trong các trường hợp nghiêm trọng, đóng cửa hành chính của cơ sở.

Các kịch bản sử dụng: tuân thủ xã hội trong thực tế

Kịch bản 1 — Một công ty sản xuất vừa và nhỏ có 80 nhân viên đối mặt với kiểm tra URSSAF

Một công ty sản xuất kim loại có 80 nhân viên bị kiểm tra URSSAF bao gồm 3 khoảng thời gian. Thanh tra viên phát hiện ra rằng 12 hợp đồng CDD được giao cho nhân viên với sự chậm trễ trung bình 6 ngày làm việc sau khi tuyển dụng, vượt quá thời hạn pháp lý 2 ngày làm việc. Nếu không có bằng chứng giao (không có chữ ký biên nhận, không có dấu thời gian), CDD được xác định lại là CDI, tạo ra sự chỉnh lại các khoản phí xã hội ước tính là 35.000 €, cộng với các khoản phạt trễ. Sau kiểm toán này, công ty triển khai giải pháp chữ ký điện tử cho phép tạo, gửi và lưu trữ hợp đồng có xác nhận biên nhận có dấu thời gian. Trong khoảng thời gian tiếp theo, 100% CDD được giao trong thời hạn pháp lý, công ty có bằng chứng có thể phản đối trong trường hợp kiểm tra lại. Lợi ích hành chính ước tính khoảng 3 giờ cho mỗi lần tuyển dụng.

Kịch bản 2 — Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp có 220 nhân viên phải công bố chỉ số bình đẳng

Một công ty tư vấn có 220 nhân viên, trong đó 55% phụ nữ, phải công bố chỉ số bình đẳng trước ngày 1 tháng 3 mỗi năm. Đối với khoảng thời gian N-1, điểm số của nó đạt 72/100, dưới ngưỡng 75/100. Công ty có 3 năm để đạt ngưỡng này dưới hình phạt có thể đạt 1% khối lượng lương hàng năm (khoảng 180.000 € đối với khối lượng lương 18 triệu €). Để ứng phó, nó đàm phán với các đại diện công đoàn của mình một thỏa thuận về bình đẳng chuyên nghiệp, được chính thức hóa và ký điện tử. Thỏa thuận được gửi lên nền tảng TéléAccords của Bộ Lao động. Chữ ký dảng hành giảm thời gian hoàn tất thỏa thuận từ 3 tuần xuống 4 ngày, trong khi đảm bảo tính theo dõi của chữ ký của mỗi đại diện công đoàn.

Kịch bản 3 — Một mạng lưới nhượng quyền quản lý hàng chục cơ sở

Một mạng lưới đồ ăn nhanh bao gồm khoảng ba mươi cơ sở tuyển dụng trung bình 15 nhân viên trên mỗi trang web, với sự thay đổi cao theo mùa. Mỗi mở cửa mùa tạo ra hàng chục hợp đồng để ký trong vài ngày. Quản lý giấy thường giữ hai nhân viên toàn thời gian hành chính chỉ để thu thập, in ấn và lưu trữ hợp đồng. Bằng cách áp dụng nền tảng chữ ký điện tử cho nhân sự được tích hợp vào hệ thống SIRH hiện có, mạng lưới giảm thời gian ký trung bình của các hợp đồng từ 4,5 ngày xuống dưới 6 giờ. Tỷ lệ các hợp đồng được giao ngoài thời hạn pháp lý giảm từ 22% xuống dưới 1%. Lưu trữ tự động đảm bảo tính khả dụng ngay lập tức của các tài liệu trong trường hợp kiểm tra của Cơ quan Thanh tra Lao động, giảm thời gian chuẩn bị kiểm tra khoảng 70%.

Kết luận

Tuân thủ luật lao động là một kỷ luật phức tạp, đa chiều và không ngừng phát triển. Từ các nghĩa vụ tại thời điểm tuyển dụng cho đến quản lý các cơ quan đại diện, từ y tế lao động đến tuân thủ bảng lương, mỗi sự thiếu sót khiến nhà tuyển dụng phải đối mặt với các rủi ro tài chính, hình sự và uy tín đáng kể. Năm 2026, dảng hành của các quy trình nhân sự — được hỗ trợ bởi chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS — là một trong những đòn bẩy hiệu quả nhất để kết hợp nhanh nhạy hoạt động và tuân thủ tài liệu.

Certyneo đi kèm với các nhà tuyển dụng trong quá trình chuyển đổi này: hợp đồng được ký trong vài phút, lưu trữ an toàn có giá trị pháp lý, tích hợp vào SIRH hiện có. Tính toán ngay bây giờ lợi nhuận đầu tư của chiến dịch tuân thủ của bạn với máy tính ROI chữ ký điện tử của chúng tôi, hoặc créez votre compte gratuitementtạo tài khoản miễn phí⟦/L6