Respect des droits des travailleurs : obligations de l'employeur

Tại Pháp, việc tôn trọng các quyền của người lao động là nền tảng của mọi quan hệ lao động hợp pháp. Dù đó là một doanh nghiệp siêu nhỏ với năm nhân viên hay một tập đoàn có hàng nghìn cộng sự, nhà tuyển dụng phải tuân thủ một tập hợp các nghĩa vụ cụ thể, xuất phát từ Bộ luật Lao động, luật châu Âu và pháp lý xã hội. Việc không biết những quy tắc này sẽ khiến công ty phải chịu các hình phạt dân sự và hình sự đáng kể, chưa kể tác động đến danh tiếng. Bài viết này xem xét các loại nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng — chính thức hóa hợp đồng, an toàn tại nơi làm việc, không phân biệt đối xử, đào tạo, quyền riêng tư — và chỉ ra cách các công cụ kỹ thuật số tuân thủ, đặc biệt là chữ ký điện tử trong doanh nghiệp, góp phần cụ thể vào việc tuân thủ chúng.

Chính thức hóa hợp đồng lao động : một hành động sáng lập

Hợp đồng lao động là biểu hiện cụ thể đầu tiên của các quyền của người lao động. Mặc dù không có nghĩa vụ chung nào yêu cầu soạn thảo hợp đồng bằng văn bản cho CDI toàn thời gian (luật cho phép hợp đồng bằng miệng), thực tế và luật châu Âu áp đặt các nghĩa vụ ngày càng tăng.

Những gì chỉ thị châu Âu về điều kiện làm việc minh bạch yêu cầu

Chỉ thị (EU) 2019/1152, được chuyển thành luật Pháp bằng sắc lệnh n°2022-1389 ngày 1 tháng 11 năm 2022, yêu cầu nhà tuyển dụng phải trao cho người lao động, không muộn hơn ngày thứ bảy theo lịch sau khi quan hệ lao động bắt đầu, một tài liệu bằng văn bản bao gồm tối thiểu: danh tính các bên, nơi làm việc, chức danh hoặc tính chất công việc, ngày bắt đầu, thời gian và điều kiện của kỳ nghỉ, tiền lương, thời gian làm việc bình thường, các thỏa thuận tập thể áp dụng và thủ tục trong trường hợp sa thải. Đối với CDD, CDI bán thời gian, hợp đồng lao động tạm thời và hợp đồng mùa vụ, yêu cầu phải có bằng văn bản từ lúc bắt đầu.

Nghĩa vụ minh bạch này làm cho cần thiết phải có một quy trình ký kết nhanh chóng và có thể truy theo. Đó chính là lợi ích của chữ ký điện tử cho bộ phận nhân sự, cho phép trao và ký một hợp đồng tuân thủ trong vài phút, với dấu thời gian được xác nhận.

Các điều khoản bắt buộc và điều khoản được quy định

Một số điều khoản cần tuân thủ hình thức đặc biệt để có thể được áp dụng: điều khoản cấm cạnh tranh (phải có đền bù tài chính), điều khoản về tính động (phạm vi địa lý cụ thể), thời gian thử việc (thời gian tối đa theo luật pháp cho từng danh mục nghề). Trong trường hợp không có bằng văn bản hoặc trường hợp soạn thảo không đầy đủ, người lao động có thể yêu cầu vô hiệu điều khoản, thậm chí là thay đổi tính chất hợp đồng.

An toàn, sức khỏe và điều kiện làm việc

Bài 4121-1 của Bộ luật Lao động áp đặt cho nhà tuyển dụng một nghĩa vụ an toàn có kết quả được tăng cường: anh ta phải áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của người lao động. Nghĩa vụ này được chia nhỏ theo chín nguyên tắc chung về phòng ngừa (bài 4121-2).

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Nghề nghiệp Duy nhất (DUERP)

Mọi doanh nghiệp, ngay từ nhân viên đầu tiên, phải lập và cập nhật DUERP. Kể từ Luật Sức khỏe tại nơi làm việc ngày 2 tháng 8 năm 2021 (luật n°2021-1018), các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên phải lưu giữ các phiên bản liên tiếp của DUERP trong 40 năm và gửi nó lên cổng thông tin kỹ thuật số được quản lý bởi các nhà khai thác năng lực (OPCO) từ tháng 7 năm 2023. Không lập DUERP có thể bị phạt hành chính mức năm (1.500 € cho mỗi đơn vị làm việc không được đánh giá).

Rủi ro tâm lý xã hội và quấy rối

Nhà tuyển dụng phải thực hiện các hành động phòng ngừa rủi ro tâm lý xã hội (RPS), đặc biệt là quấy rối tâm lý (bài 1152-4) và quấy rối tình dục (bài 1153-5). Trong các doanh nghiệp có ít nhất 250 nhân viên, việc chỉ định một người tham khảo về quấy rối tình dục là bắt buộc kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2019. Việc không tuân thủ phòng ngừa quấy rối có thể dẫn đến nhà tuyển dụng bị kết án ngay cả khi anh ta không phải là tác giả trực tiếp của các hành vi (Cass. soc., ngày 21 tháng 6 năm 2006, n°05-43.914).

Không phân biệt đối xử và bình đẳng nghề nghiệp

Bộ luật Lao động (bài 1132-1) cấm mọi phân biệt đối xử dựa trên 25 tiêu chí, bao gồm nguồn gốc, giới tính, niềm tin tôn giáo, tình trạng sức khỏe, tính khuyết tật hoặc định hướng tình dục. Luật ngày 5 tháng 9 năm 2018 về tự do chọn tương lai nghề nghiệp của mình đã thêm nghĩa vụ phải công bố Chỉ số Bình đẳng Nghề nghiệp cho các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên.

Chỉ số bình đẳng Phụ nữ-Nam giới

Được tính từ 100 điểm, chỉ số này đo năm chỉ tiêu: chênh lệch tiền lương, chênh lệch tỷ lệ tăng lương riêng lẻ, chênh lệch tỷ lệ thăng chức (cho các doanh nghiệp có hơn 250 nhân viên), tỷ lệ phần trăm nữ nhân viên hưởng lợi từ lương tăng khi trở lại từ phép lao động sau sinh con, và sự cân bằng giới tính giữa mười lương tăng cao nhất. Điểm số thấp hơn 75 điểm bắt buộc doanh nghiệp phải xác định các biện pháp sửa chữa dưới mức phạt tài chính lên đến 1% tổng tiền lương.

Nghĩa vụ đối với người lao động có khuyết tật

Mọi doanh nghiệp có ít nhất 20 nhân viên phải tuân thủ nghĩa vụ sử dụng người lao động khuyết tật (OETH) ở mức 6% lực lượng lao động. Không tuân thủ tỷ lệ này sẽ dẫn đến đóng góp cho URSSAF về tên Agefiph, số tiền có thể đạt 1.500 lần lương tối thiểu theo giờ trên mỗi người được hưởng lợi bị thiếu.

Đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng

Nghĩa vụ đào tạo gồm hai phần: nhà tuyển dụng phải đảm bảo sự thích ứng của người lao động với công việc của anh ta (bài 6321-1) và đảm bảo khả năng duy trì để đảm nhận công việc. Tòa Cassation thường xuyên xử phạt những nhà tuyển dụng sa thải người lao động mà không đảm bảo đào tạo liên tục của họ (Cass. soc., ngày 23 tháng 10 năm 2019, n°18-16.539).

Cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp : một mốc bắt buộc

Kể từ luật ngày 5 tháng 3 năm 2014, mỗi nhân viên phải được hưởng một cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp hai năm một lần, riêng biệt với cuộc phỏng vấn đánh giá. Sau sáu năm, cuộc phỏng vấn này phải tổng hợp lại con đường phát triển chuyên nghiệp. Trong trường hợp không tuân thủ trong các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên, nhà tuyển dụng phải góp thêm Tài khoản Phát triển Cá nhân (CPF) của nhân viên 3.000 €.

Tài trợ và chia sẻ qua các OPCO

Các doanh nghiệp tài trợ đào tạo thông qua đóng góp cho OPCO của họ (0,55% tổng tiền lương cho các doanh nghiệp dưới 11 nhân viên, 1% trở lên). Các mô hình hợp đồng đào tạo nghề nghiệp có thể được tạo và ký điện tử nhờ trình tạo hợp đồng theo AI, giúp giảm độ trễ hành chính và đảm bảo tính tuân thủ tài liệu.

Bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của nhân viên

Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (RGPD, n°2016/679) áp dụng đầy đủ cho dữ liệu của nhân viên. Nhà tuyển dụng, với tư cách là người chịu trách nhiệm về xử lý, phải tuân thủ các nguyên tắc về tính hợp pháp, giảm thiểu, hạn chế lưu giữ và an toàn. CNIL đã công bố các khuyến nghị cụ thể vào năm 2023 về giám sát nhân viên làm việc tại nhà, nhắc lại lệnh cấm các phần mềm giám sát liên tục.

Đăng ký các xử lý và quyền của nhân viên

Nhân viên có quyền truy cập, sửa chữa và phản đối dữ liệu của họ. Nhà tuyển dụng phải thông báo cho nhân viên về từng xử lý qua thông báo thông tin (thường được đính kèm với hợp đồng hoặc quy tắc nội bộ). Đăng ký các hoạt động xử lý phải liệt kê tất cả các xử lý HR: bảng lương, quản lý vắng mặt, quẹt thẻ, giám sát video, v.v.

Truy xuất tài liệu và tuân thủ kỹ thuật số

Chuyển đổi kỹ thuật số các tài liệu HR — giấy phép lương điện tử (bài 3243-2), hợp đồng ký trực tuyến, sửa đổi — đặt ra các vấn đề về bằng chứng và tính nguyên vẹn. Để có thể được áp dụng, một tài liệu ký điện tử phải thỏa mãn các yêu cầu của quy định eIDAS và Bộ luật Dân sự. Hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử chi tiết các mức ký (đơn giản, nâng cao, có đủ điều kiện) và phạm vi áp dụng của chúng trong luật lao động. Đặc biệt, cần sử dụng ký nâng cao hoặc có đủ điều kiện cho các hợp đồng có rủi ro cao, phù hợp với quy định eIDAS 2.0.

Khung pháp lý áp dụng cho các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng liên quan đến quyền của người lao động được tổ chức xung quanh một tập hợp quy chuẩn dày đặc, vừa quốc gia vừa châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp

• Bài 4121-1 đến 4121-3 : nghĩa vụ an toàn chung và nguyên tắc phòng ngừa.

• Bài 1132-1 : cấm phân biệt đối xử dựa trên 25 tiêu chí.

• Bài 6321-1 : nghĩa vụ thích ứng và đào tạo.

• Bài 3243-2 : trao giấy phép lương điện tử.

• Bài 1152-4 và 1153-5 : phòng ngừa quấy rối tâm lý và tình dục.

Luật châu Âu

• Chỉ thị (EU) 2019/1152 ngày 20 tháng 6 năm 2019 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được, được chuyển thành luật bằng sắc lệnh n°2022-1389.

• Quy định (EU) 2016/679 (RGPD) : bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên, có hiệu lực kể từ ngày 25 tháng 5 năm 2018.

• Quy định (EU) n°910/2014 (eIDAS) và người kế thừa eIDAS 2.0 (Quy định EU 2024/1183) : giá trị pháp lý của chữ ký điện tử cho các tài liệu hợp đồng.

• Chỉ thị (EU) 2022/2555 (NIS2) : áp dụng cho các doanh nghiệp là nhà khai thác có tầm quan trọng thiết yếu hoặc quan trọng, với các nghĩa vụ an toàn mạng ảnh hưởng đến các hệ thống HR.

Giá trị chứng minh của các tài liệu chuyển đổi kỹ thuật số

• Bài 1366 của Bộ luật Dân sự : tài liệu điện tử có giá trị chứng minh giống như tài liệu giấy với điều kiện xác định được tác giả và tính nguyên vẹn.

• Bài 1367 của Bộ luật Dân sự : chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quá trình xác định đáng tin cậy đảm bảo liên kết với hành động mà nó được gắn kèm.

• Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132-1 : đặc tả kỹ thuật cho chữ ký điện tử nâng cao ở định dạng XAdES, áp dụng cho hợp đồng lao động ký kỹ thuật số.

Rủi ro pháp lý do không tuân thủ Các hình phạt rất đa dạng : phạt hành chính (lên đến 4% doanh thu toàn cầu cho các vi phạm RGPD), phạt tài chính Agefiph (OETH), góp thêm bắt buộc CPF, bồi thường thiệt hại để bù đắp thiệt hại do nhân viên chịu, thậm chí là các hình phạt hình sự vì quấy rối hoặc phân biệt đối xử (lên đến 3 năm tù và 45.000 € phạt). Trên phương diện hợp đồng, hợp đồng lao động không tuân thủ các yêu cầu của chỉ thị 2019/1152 sẽ khiến nhà tuyển dụng phải chịu rủi ro thay đổi tính chất hoặc vô hiệu các điều khoản gây tranh cãi, với hậu quả tài chính trực tiếp trong trường hợp có tranh chấp lao động.

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Kịch bản 1 : một doanh nghiệp siêu nhỏ và vừa công nghiệp chuyển đổi kỹ thuật số hợp đồng tuyển dụng của mình

Một doanh nghiệp siêu nhỏ và vừa công nghiệp sản xuất khoảng 180 nhân viên, phải chịu dòng chuyển động lớn theo mùa (40 đến 60 CDD mỗi năm), gặp phải những khó khăn thường xuyên : độ trễ ký kết vượt quá 5 ngày làm việc, hợp đồng bị thất lạc, không thể tuân thủ thời hạn 7 ngày do chỉ thị 2019/1152 áp đặt. Bằng cách triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ eIDAS được tích hợp vào SIRH của mình, công ty đã giảm thời gian ký kết trung bình xuống dưới 4 giờ, loại bỏ các lần gửi qua bưu điện và tạo một kho lưu trữ có dấu thời gian có thể tham khảo trong trường hợp tranh chấp lao động. Tỷ lệ không tuân thủ tài liệu giảm từ 18% xuống dưới 2% trong một năm, theo bản báo cáo nội bộ của bộ phận nhân sự.

Kịch bản 2 : một công ty tư vấn bảo mật các sửa đổi và điều khoản nhạy cảm của mình

Một công ty tư vấn chiến lược gồm khoảng sáu mươi chuyên gia với tính động quốc tế cao phải thường xuyên ký các bản sửa đổi về tính động và các điều khoản cấm cạnh tranh. Những tài liệu có enjeu cao này yêu cầu ký nâng cao để có thể được áp dụng. Bằng cách áp dụng một công cụ chữ ký điện tử với xác minh danh tính tăng cường (mức nâng cao eIDAS), công ty đã có thể chứng minh trong một tranh chấp lao động tính xác thực và tính nguyên vẹn của một sửa đổi bị tranh cãi, nhờ vào nhật ký kiểm toán được xác nhận. Rủi ro pháp lý liên quan đến tranh cãi chữ ký đã giảm đáng kể, và các đội pháp lý đã tiết kiệm được khoảng 30% thời gian dành cho quản lý tài liệu hợp đồng.

Kịch bản 3 : một mạng lưới chăm sóc sức khỏe cấu trúc truy xuất các nghĩa vụ đào tạo của mình

Một nhóm chăm sóc sức khỏe có kích thước trung gian (khoảng 600 nhân viên phân bố trên nhiều địa điểm) phải chứng minh, trong trường hợp kiểm tra DREETS hoặc tranh chấp, rằng mỗi nhân viên đã thực sự được hưởng lợi từ cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp hai năm một lần và các đào tạo bắt buộc theo luật pháp. Bằng cách số hóa biên bản phỏng vấn chuyên nghiệp và chứng chỉ đào tạo thông qua một nền tảng chữ ký điện tử được kết nối với LMS của mình, nhóm đã tạo một tập tin nhân viên chuyển đổi kỹ thuật số hoàn chỉnh. Khi kiểm tra bộ phận thanh tra lao động, tất cả các bằng chứng tài liệu đều có thể được xuất trình trong vòng chưa đầy hai giờ, so với vài ngày ở định dạng giấy. Rủi ro góp thêm bắt buộc CPF (3.000 € cho mỗi nhân viên không được đào tạo) đã được kiểm soát hoàn toàn.

Kết luận

Tôn trọng các quyền của người lao động là một nghĩa vụ pháp lý thường xuyên gây ra trách nhiệm dân sự, hình sự và hành chính của nhà tuyển dụng. Từ việc chính thức hóa hợp đồng lao động đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm phòng ngừa rủi ro nghề nghiệp, bình đẳng đối xử và đào tạo liên tục, mỗi khía cạnh đều yêu cầu tính cẩn thận và truy xuất tài liệu. Chuyển đổi kỹ thuật số của các quy trình HR — với điều kiện được thực hiện bằng các công cụ tuân thủ eIDAS — tạo thành một đòn bẩy mạnh mẽ để đảm bảo sự tuân thủ này trong khi tăng hiệu quả vận hành.

Certyneo hỗ trợ các đội HR và pháp lý trong việc bảo mật các tài liệu hợp đồng của họ nhờ ký điện tử nâng cao, tuân thủ quy định eIDAS và RGPD. Khám phá các tính năng chuyên dụng của chúng tôi cho nhân sự hoặc tính ROI của chuyển đổi kỹ thuật số của bạn ngay bây giờ.