Tuân thủ luật lao động: Những nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Giới thiệu

Tuân thủ luật lao động: những nghĩa vụ của người sử dụng lao động là một trong những chủ đề rộng lớn và đầy thách thức nhất của luật lao động Pháp. Giữa Bộ luật Lao động, các hiệp ước lao động tập thể, các sắc lệnh Macron và các cải cách gần đây năm 2024-2025, mỗi giám đốc hoặc nhân viên nhân sự phải điều hướng trong một môi trường pháp lý không ngừng thay đổi. Một sự vi phạm có thể dẫn đến các hình phạt hình sự, những điều chỉnh từ URSSAF hoặc các vụ kiện prud'homal tốn kém. Bài viết này liệt kê một cách toàn diện những nghĩa vụ chủ yếu của nhà tuyển dụng có hiệu lực năm 2026, từ các thủ tục tuyển dụng đến quản lý hàng ngày các mối quan hệ lao động, bao gồm an toàn, lương và số hóa tài liệu nhân sự.

---

Những nghĩa vụ liên quan đến tuyển dụng và hợp đồng lao động

Ngay từ mối quan hệ lao động đầu tiên, người sử dụng lao động phải tuân theo một tập hợp các thủ tục không thể tránh khỏi, việc không tuân thủ có thể bị xử phạt ngay lập tức.

Khai báo trước tuyển dụng (DPAE)

Mỗi lần tuyển dụng một nhân viên phải được khai báo thông qua Khai báo Trước Tuyển dụng (DPAE) với URSSAF, muộn nhất trong tám ngày trước ngày tuyển dụng có hiệu lực (điều L. 1221-1 của Bộ luật Lao động). Năm 2025, URSSAF đã ghi nhận hơn 26 triệu DPAE được gửi, nhấn mạnh quy mô của nghĩa vụ hành chính này. Thiếu DPAE cấu thành lao động che dấu, có thể bị phạt tiền 45 000 € và ba năm tù giam đối với cá nhân.

Rédaction và phát hành hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động thời hạn không xác định (CDI) toàn thời gian có thể được ký bằng miệng, nhưng thực tế lại yêu cầu luôn luôn có bằng văn bản vì những lý do chứng minh. Ngược lại, hợp đồng thời hạn xác định (CDD), hợp đồng lao động tạm thời, hợp đồng học việc hoặc bất kỳ hợp đồng thời gian bán phần nào phải được thiết lập bằng văn bản và phát hành cho nhân viên trong những khoảng thời gian nghiêm ngặt (2 ngày làm việc đối với CDD theo điều L. 1242-13 của Bộ luật Lao động).

Kể từ chỉ thị châu Âu 2019/1152 được chuyển đổi thành luật Pháp bằng sắc lệnh năm 2022, người sử dụng lao động phải cung cấp cho mỗi nhân viên mới một tài liệu bằng văn bản nêu tên của các bên, nơi làm việc, chức danh, ngày bắt đầu, tiền lương, thời gian làm việc và hiệp ước lao động tập thể áp dụng. Chữ ký điện tử cho nhân sự hiện nay cho phép tăng cường bảo mật và tăng tốc độ phát hành tài liệu này đồng thời đảm bảo giá trị chứng minh của các hợp đồng được ký.

Kiểm tra y tế tuyển dụng và theo dõi sức khỏe

Kể từ Luật Lao động năm 2016 và các sắc lệnh áp dụng của nó, kiểm tra y tế tuyển dụng đã được thay thế, đối với đa số nhân viên, bằng lịch sửthăm viếng thông tin và phòng ngừa (VIP) được thực hiện trong ba tháng sau khi nhập cảnh. Những nhân viên giao cho các vị trí rủi ro (làm việc ở độ cao, tiếp xúc với các tác nhân hóa học nguy hiểm, v.v.) vẫn phải chịu kiểm tra y tế trước tuyển dụng bằng bác sĩ lao động, được thực hiện trước khi nhập cảnh có hiệu lực.

---

Những nghĩa vụ liên quan đến điều kiện làm việc và an toàn

Bảo vệ sức khỏe và an toàn của nhân viên là một trong những nghĩa vụ nặng nề nhất đặt trên người sử dụng lao động. Nó được quy định trong các điều L. 4121-1 và tiếp theo của Bộ luật Lao động và dựa trên nguyên tắc bảo mật của kết quả, dần dần biến thành bảo mật các phương tiện tăng cường bởi phán lệ của Tòa án Cassation.

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Lao động Duy nhất (DUERP)

Bắt buộc kể từ sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001, DUERP phải được soạn thảo bởi bất kỳ người sử dụng lao động nào từ nhân viên đầu tiên. Nó liệt kê tất cả các rủi ro lao động được xác định trong công ty và xác định một chương trình phòng ngừa hàng năm. Luật ngày 2 tháng 8 năm 2021 nhằm tăng cường phòng ngừa sức khỏe lao động đã làm tăng nghĩa vụ: kể từ ngày 31 tháng 3 năm 2022 đối với các doanh nghiệp có hơn 150 nhân viên, DUERP phải được tải lên một cổng thông tin kỹ thuật số dành riêng do OPCO quản lý, và được lưu giữ trong 40 năm. Thiếu DUERP tiếp xúc với người sử dụng lao động một khoản phạt 1 500 € (3 000 € trong trường hợp tái phạm).

Thiết bị bảo vệ cá nhân và đào tạo an toàn

Người sử dụng lao động phải cung cấp miễn phí thiết bị bảo vệ cá nhân (EPI) thích hợp với những rủi ro được xác định trong DUERP. Nó cũng phải tổ chức đào tạo an toàn cho mỗi nhân viên mới, cho bất kỳ nhân viên nào thay đổi vị trí và sau khi vắng mặt kéo dài. Quy tắc nội bộ, bắt buộc trong mỗi doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên (điều L. 1311-2 của Bộ luật Lao động), phải nhắc nhở những biện pháp vệ sinh và an toàn áp dụng.

Những công bố bắt buộc trong công ty

Người sử dụng lao động phải công bố trong cơ sở của họ một tập hợp thông tin pháp định: tọa độ của thanh tra lao động, giờ làm việc tập thể, bản sắc của bác sĩ lao động, các quy định an toàn và sơ tán, tiêu đề của hiệp ước lao động tập thể áp dụng, và các văn bản liên quan đến bình đẳng tiền lương giữa phụ nữ và nam giới. Năm 2026, một số công bố có thể được thực hiện theo cách số hóa với điều kiện tất cả các nhân viên có quyền truy cập vĩnh viễn. Hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử giải thích cách tích hợp những thực tế kỹ thuật số mới này vào quản lý hàng ngày tài nguyên con người.

---

Những nghĩa vụ liên quan đến thời gian làm việc và tiền lương

Thời gian pháp lý, giờ làm thêm và nghỉ ngơi

Thời gian làm việc pháp lý được cố định ở 35 giờ hàng tuần (điều L. 3121-27 của Bộ luật Lao động). Ngoài đó, những giờ làm thêm phải được tăng: 25% đối với 8 giờ làm thêm đầu tiên (từ giờ 36 đến 43), sau đó 50% sau đó. Những miễn trừ hiệp ước cho phép giảm thêm 8 giờ đầu tiên xuống 10%. Số lượng giờ làm thêm hàng năm được cố định ở 220 giờ trên mỗi nhân viên, nếu không có thỏa thuận chi nhánh hoặc doanh nghiệp.

Về vấn đề nghỉ ngơi, người sử dụng lao động phải đảm bảo thời gian nghỉ hàng ngày tối thiểu 11 giờ liên tục và thời gian nghỉ hàng tuần 24 giờ liên tục cộng với 11 giờ nghỉ hàng ngày, tổng cộng 35 giờ. Không tuân thủ những ngưỡng này tiếp xúc người sử dụng lao động với các hình phạt hình sự và bồi thường thiệt hại trong trường hợp tai nạn.

Thanh toán lương và phiếu lương được số hóa

Tiền lương phải được thanh toán ít nhất mỗi tháng một lần (điều L. 3242-1 của Bộ luật Lao động) và không thể thấp hơn SMIC, được cố định ở 11,88 € brut mỗi giờ vào ngày 1 tháng 1 năm 2026 (khoảng 1 801,80 € brut hàng tháng đối với toàn thời gian). Phiếu lương phải nêu một tập hợp thông tin bắt buộc được xác định bởi sắc lệnh ngày 25 tháng 2 năm 2016, cụ thể là net xã hội kể từ tháng 1 năm 2024.

Kể từ sắc lệnh ngày 19 tháng 1 năm 2017, phiếu lương có thể được phát hành dưới dạng điện tử mà không cần sự chấp thuận trước của nhân viên, với điều kiện anh ta có các phương tiện kỹ thuật cần thiết để truy cập. Người sử dụng lao động phải đảm bảo tính sẵn có của các phiếu lương trong 50 năm hoặc cho đến khi nhân viên 75 tuổi. Chữ ký điện tử trong doanh nghiệp là một đòn bẩy chính để tăng cường bảo mật toàn bộ tài liệu nhân sự, từ hợp đồng đến bổ sung, bao gồm các tài liệu thoát.

---

Những nghĩa vụ về thông tin, tư vấn và đại diện nhân viên

Các cơ quan đại diện nhân viên (IRP)

Trong mỗi doanh nghiệp đạt ngưỡng 11 nhân viên trong 12 tháng liên tiếp, người sử dụng lao động phải tổ chức bầu cử Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE), xuất phát từ sự hợp nhất của các đại biểu lao động, ủy ban doanh nghiệp và CHSCT bởi các sắc lệnh Macron tháng 9 năm 2017. CSE phải được tham khảo về các quyết định chiến lược, kinh tế và xã hội của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên, CSE có những ưu tiên mở rộng bao gồm công việc chuyên gia, ngân sách hoạt động và ngân sách dành riêng cho các hoạt động xã hội và văn hóa.

Người sử dụng lao động cản trở hoạt động của CSE hoặc không tiến hành bầu cử là một tội danh cản trở có thể bị một năm tù giam và phạt 7 500 € (điều L. 2317-1 của Bộ luật Lao động).

Đàm phán bắt buộc

Trong các doanh nghiệp có những đại biểu công đoàn, người sử dụng lao động phải tiến hành đàm phán bắt buộc hàng năm (NAO) liên quan đến lương, thời gian làm việc và chia sẻ giá trị gia tăng (điều L. 2242-1 của Bộ luật Lao động). Sự từ chối đàm phán là một tội danh cản trở với những hình phạt giống như trên. Máy tính lợi nhuận đầu tư được cung cấp bởi Certyneo cho phép đánh giá tiền tiết kiệm có thể thực hiện được nhờ vào số hóa những quy trình đàm phán này và ký các hiệp ước tập thể.

Đào tạo nghề năng lực liên tục

Người sử dụng lao động phải đảm bảo duy trì khả năng của nhân viên để chiếm một công việc, đặc biệt là liên quan đến sự phát triển của công việc, công nghệ và tổ chức (điều L. 6321-1 của Bộ luật Lao động). Nó tài trợ đào tạo thông qua đóng góp để đào tạo nghề (0,55% của tổng lương đối với các doanh nghiệp dưới 11 nhân viên, 1% đối với các doanh nghiệp có 11 nhân viên trở lên). Mỗi nhân viên cũng hưởng lợi từ một Tài khoản Nhân phòng Cá nhân (CPF) được cải thiện bằng euro cao 500 € mỗi năm (800 € đối với những người kém tinh thông), lên đến 5 000 € (8 000 €).

---

Những nghĩa vụ liên quan đến bảo vệ dữ liệu và số hóa nhân sự

Biến đổi kỹ thuật số của tài nguyên con người kèm theo những nghĩa vụ cụ thể liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân. GDPR (Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu, số 2016/679) áp đặt cho người sử dụng lao động, trong vai trò là người chịu trách nhiệm xử lý, tuân thủ một tập hợp các nguyên tắc cơ bản: hợp pháp, chung thủy, minh bạch, giảm thiểu dữ liệu, chính xác, hạn chế bảo quản và toàn vẹn.

Đăng ký xử lý và chính sách nhân sự

Mỗi người sử dụng lao động phải giữ một dánh sách các hoạt động xử lý (điều 30 của GDPR) liệt kê tất cả những xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến nhân viên: quản lý lương, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, giám sát video, kiểm soát truy cập, v.v. CNIL đã công bố vào năm 2023 những khuyến cáo cụ thể về quản lý dữ liệu nhân sự, nhắc nhở rằng thời gian lưu giữ dữ liệu ứng cử viên không được tuyển dụng không được vượt quá hai năm.

Chữ ký điện tử như một công cụ tuân thủ nhân sự

Áp dụng chữ ký điện tử trong các quy trình nhân sự đáp ứng đồng thời với nhiều nghĩa vụ pháp lý: theo dõi của sự đồng ý, toàn vẹn của các tài liệu hợp đồng và bằng chứng về ngày ký. Tuân thủ quy định eIDAS (số 910/2014) và người kế nhiệm eIDAS 2.0 đang được triển khai, chữ ký điện tử đủ điều kiện cung cấp cùng giá trị pháp lý như chữ ký viết tay trong toàn bộ Liên minh Châu Âu. So sánh các giải pháp chữ ký điện tử sẽ giúp bạn chọn giải pháp phù hợp với âm lượng và yêu cầu tuân thủ của bạn.

Đối với những người sử dụng lao động quản lý những hợp đồng nhạy cảm — thỏa thuận bảo mật, pacts cổ đông, uỷ quyền xã hội — chữ ký điện tử đủ điều kiện được chứng thực bởi một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đủ điều kiện (QTSP) tạo nên mức độ bảo vệ cao nhất. Máy phát sinh hợp đồng bằng AI của Certyneo cho phép hơn nữa sản xuất những mô hình tuân thủ những tiến hóa pháp chế gần đây nhất, do đó giảm nguy cơ bỏ sót một đề cập bắt buộc.

Khung pháp lý áp dụng cho các nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Những nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong luật lao động Pháp được ghi vào một thứ tự bậc của những tiêu chuẩn phức tạp mà cần phải thành thạo để tránh mọi tranh chấp.

Bộ luật Lao động: Cơ sở chính, nó quy định toàn bộ các mối quan hệ lao động cá nhân và tập thể. Các điều L. 1221-1 và tiếp theo quy định hợp đồng lao động; các điều L. 4121-1 và tiếp theo nghĩa vụ bảo mật; các điều L. 3121-1 và tiếp theo thời gian làm việc; các điều L. 3241-1 và tiếp theo thanh toán lương.

Quy định eIDAS số 910/2014: Quy định châu Âu này lập ra khung pháp lý của chữ ký điện tử trong toàn bộ EU. Nó phân biệt ba mức độ chữ ký — đơn giản, nâng cao và đủ điều kiện — với những yêu cầu kỹ thuật gia tăng. Chữ ký điện tử đủ điều kiện (SEQ) được giả định bằng chữ ký viết tay (điều 25). Quy định eIDAS 2.0, có ngày có hiệu lực đầy đủ dự kiến vào năm 2026, tăng cường những yêu cầu về khả năng tương tác và giới thiệu ví bạo danh kỹ thuật số châu Âu (EUDIW).

Bộ luật Dân sự, điều 1366 và 1367: Điều 1366 quy định rằng "việc viết điện tử có cùng sức mạnh chứng minh như viết trên giấy hỗ trợ" với điều kiện rằng người mà nó xuất phát từ có thể được xác định một cách thích đáng và nó được thành lập và lưu giữ theo những điều kiện như vậy để đảm bảo toàn vẹn của nó. Điều 1367 làm rõ rằng chữ ký điện tử "bao gồm việc sử dụng một quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó được gắn kèm".

GDPR số 2016/679: Là người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu của nhân viên, người sử dụng lao động phải tuân thủ những nghĩa vụ của GDPR: hợp pháp của những xử lý (điều 6), thông tin những người liên quan (những điều 13 và 14), thực hiện quyền của nhân viên (những điều 15 đến 22), giữ một dánh sách các hoạt động xử lý (điều 30) và thông báo những vi phạm dữ liệu (điều 33). Những hình phạt có thể đạt tới 20 triệu euro hoặc 4% của doanh thu toàn cầu hàng năm.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 122: Những tiêu chuẩn kỹ thuật châu Âu này xác định những định dạng chữ ký điện tử nâng cao (XAdES, CAdES, PAdES) được sử dụng bởi những nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đủ điều kiện. Sự tuân thủ của họ đảm bảo khả năng tương tác và sự bền vững của những chữ ký theo thời gian (những định dạng LTA — Lưu trữ Dài hạn).

Chỉ thị NIS2 (2022/2555/UE): Được chuyển đổi thành luật Pháp bởi luật số 2024-449 ngày 21 tháng 5 năm 2024, NIS2 áp đặt cho những tổ chức thiết yếu và quan trọng (bao gồm những người sử dụng lao động lớn nhất của những lĩnh vực năng lượng, vận tải, y tế và cơ sở hạ tầng kỹ thuật số) để thực hiện những biện pháp bảo mật hệ thống thông tin, bao gồm quản lý những rủi ro liên quan đến những nhà cung cấp bên thứ ba — những gì bao gồm những nhà cung cấp các giải pháp chữ ký điện tử.

Những rủi ro pháp lý trong trường hợp vi phạm: Những hình phạt để vi phạm những nghĩa vụ lao động có thể là tính chất hình sự (lao động che dấu: 3 năm tù giam và phạt 45 000 €), dân sự (bồi thường cho nhân viên) hoặc hành chính (đóng cửa tạm thời cơ sở, loại trừ từ những hợp đồng công cộng). Thanh tra lao động được trang bị kể từ luật Tương lai Chuyên nghiệp năm 2018 những quyền lực gia tăng của những yêu cầu bắt buộc và giao dịch hình phạt.

Những kịch bản sử dụng: tuân thủ nhân sự với chữ ký điện tử

Kịch bản 1 — Một doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa 80 nhân viên đối mặt với những thời hạn ký CDD

Một doanh nghiệp sản xuất nhỏ lĩnh vực sản xuất tuyển dụng thường xuyên CDD theo mùa để đối phó với những đỉnh hoạt động. Các quy định áp đặt ký và gửi hợp đồng cho nhân viên trong vòng hai ngày làm việc sau khi tuyển dụng (điều L. 1242-13 của Bộ luật Lao động). Với một quy trình giấy, doanh nghiệp thường xuyên nhận thấy những trì hoãn 4 đến 6 ngày giữa việc rédaction hợp đồng, ký bởi quản lý và gửi vật lý cho nhân viên, tiếp xúc doanh nghiệp với những tái định tính CDD thành CDI.

Bằng cách triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp vào SIRH của nó, doanh nghiệp nhỏ đã giảm thời gian ký trung bình xuống dưới 4 giờ. Tỷ lệ tuân thủ những thời hạn pháp lý tăng từ 64% lên 98%, gần như hoàn toàn loại trừ nguy cơ prud'homal liên quan. Chi phí hàng năm của giải pháp đại diện khoảng 15% của những lệ phí luật sư trước đó cam kết để quản lý những tranh chấp tái định tính.

Kịch bản 2 — Một nhóm dịch vụ 350 nhân viên và quản lý những bổ sung hợp đồng lao động

Một nhóm hoạt động trong lĩnh vực dịch