Thời gian thử việc: thời hạn pháp lý và chấm dứt hợp đồng

Thời gian thử việc là một giai đoạn không thể tránh khỏi trong mối quan hệ lao động: nó cho phép nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng của nhân viên, và cho nhân viên cơ hội xác minh rằng vị trí công việc phù hợp với kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, các quy tắc quản lý nó thường bị chúng ta bỏ qua hoặc áp dụng sai. Thời hạn tối đa, điều kiện gia hạn, thời gian thông báo trước trong trường hợp chấm dứt — mỗi chi tiết đều quan trọng để tránh tái định tính hoặc tranh chấp lao động. Bài viết này làm sáng tỏ khung pháp lý hiện hành, các sắc thái khác nhau theo loại hợp đồng, và các hoạt động tốt nhất cần áp dụng, đặc biệt là khi quản lý tài liệu tuyển dụng được số hóa thông qua chữ ký điện tử trong doanh nghiệp.

Thời gian thử việc là gì và nó phục vụ mục đích gì?

Định nghĩa pháp lý và mục tiêu

Theo điều khoản L.1221-20 của Bộ luật Lao động, thời gian thử việc cho phép nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng của nhân viên trong công việc, đặc biệt là dựa trên kinh nghiệm của anh ta, và cho nhân viên cơ hội đánh giá xem các chức năng được giao có phù hợp với anh ta hay không. Nó không phải là tự động: để có giá trị, nó phải được nêu rõ ràng trong thư mời làm việc hoặc hợp đồng lao động. Sự vắng mặt của lời đề cập bằng văn bản lấy đi quyền của nhà tuyển dụng về việc sử dụng nó.

Thời gian thử việc áp dụng cho cả hợp đồng không xác định thời hạn (CDI) và hợp đồng xác định thời hạn (CDD), nhưng các quy tắc của nó khác nhau đáng kể tùy theo loại hợp đồng. Nó cũng được dự kiến cho các hợp đồng học tập và một số hợp đồng chuyên nghiệp hóa, với các chế độ cụ thể.

Tính chất tùy chọn và nêu rõ ràng

Trái với một ý tưởng sai lầm, thời gian thử việc không phải là một quy luật tự động: nó xuất phát từ thỏa thuận giữa các bên, được chính thức hóa bằng văn bản. Phán lệ của Tòa án Cassation là nhất quán về điểm này: thời gian thử việc không được đề cập trong hợp đồng được coi là không tồn tại, ngay cả khi một công ước tập thể dự kiến nó (Cass. soc., 10 tháng 7 năm 2013, số 12-16.659). Do đó, hợp đồng lao động phải nêu rõ thời hạn của nó và, nếu thích hợp, các điều kiện gia hạn của nó.

Thời hạn pháp lý của thời gian thử việc theo loại hợp đồng

Thời hạn tối đa cho CDI

Đối với các hợp đồng không xác định thời hạn, điều khoản L.1221-21 của Bộ luật Lao động quy định các thời hạn tối đa tùy theo loại hộ/vị trí chuyên môn:

• Công nhân và nhân viên: 2 tháng

• Giám đốc và kỹ sư: 3 tháng

• Quản lý cấp cao: 4 tháng

Các thời hạn này có thể được rút ngắn bằng thỏa thuận tập thể hoặc bằng chính hợp đồng, nhưng không thể kéo dài vượt quá các giới hạn pháp lý, trừ khi có các quy định công ước trước ngày 25 tháng 6 năm 2008 và có lợi hơn cho nhân viên.

Quan trọng: nếu một công ước tập thể quy định thời gian thử việc ngắn hơn, đó là thời hạn áp dụng, phù hợp với nguyên tắc ưu tiên.

Thời hạn tối đa cho CDD

Đối với các hợp đồng xác định thời hạn, điều khoản L.1242-10 của Bộ luật Lao động quy định thời gian thử việc được tính với tỷ lệ một ngày mỗi tuần, không vượt quá:

• 2 tuần đối với CDD có thời hạn dưới hoặc bằng 6 tháng

• 1 tháng đối với CDD có thời hạn trên 6 tháng

Một lần nữa, công ước tập thể áp dụng có thể quy định các thời hạn khác nhau, với điều kiện có lợi hơn cho nhân viên.

Trường hợp đặc biệt: gia hạn thời gian thử việc

Gia hạn thời gian thử việc chỉ có thể diễn ra dưới ba điều kiện tích lũy:

• Khả năng gia hạn phải được nêu rõ ràng bởi một thỏa thuận ngành được mở rộng;

• Gia hạn phải được quy định trong hợp đồng lao động ban đầu;

• Nhân viên phải đồng ý rõ ràng tại thời điểm gia hạn — sự đồng ý ngầm hoặc được giả định là không đủ.

Tổng thời hạn (kỳ ban đầu + gia hạn) không thể vượt quá các giới hạn sau: 4 tháng cho công nhân/nhân viên, 6 tháng cho giám đốc và kỹ sư, 8 tháng cho quản lý cấp cao. Những giới hạn này là của quy luật công cộng tuyệt đối: bất kỳ điều khoản hợp đồng hoặc công ước nào vượt quá chúng đều không có giá trị theo pháp luật.

Các quy tắc chấm dứt thời gian thử việc

Chấm dứt theo sáng kiến của nhà tuyển dụng

Nhà tuyển dụng có thể chấm dứt thời gian thử việc mà không cần phải đưa ra hoặc chứng minh bất kỳ lý do cụ thể nào — đây là một trong những quyền cơ bản của thử việc. Tuy nhiên, sự chấm dứt không được lạm dụng hoặc phân biệt đối xử (mục L.1132-1 của Bộ luật Lao động). Tòa án Cassation do đó đã xử phạt các sự chấm dứt dựa trên tình trạng mang thai, tư cách thành viên công đoàn hoặc khuyết tật của nhân viên.

Nhà tuyển dụng phải tuân theo một thời gian thông báo trước mà thời hạn của nó thay đổi tùy theo thâm niên của nhân viên trong doanh nghiệp (mục L.1221-25):

• Ít hơn 8 ngày làm việc: 24 giờ

• Từ 8 ngày đến 1 tháng: 48 giờ

• Từ 1 đến 3 tháng: 2 tuần

• Hơn 3 tháng: 1 tháng

Không tuân thủ thời gian này mở quyền cho một khoản bồi thường bằng lương và phúc lợi mà nhân viên sẽ nhận được trong thời gian thông báo trước không được thực hiện.

Chấm dứt theo sáng kiến của nhân viên

Nhân viên được hưởng quyền tự do đối xứng: anh ta có thể chấm dứt thời gian thử việc bất cứ lúc nào, mà không cần chứng minh. Tuy nhiên, anh ta phải tuân theo thời gian thông báo trước là 24 giờ (nếu ít hơn 8 ngày làm việc) hoặc 48 giờ sau đó. Những thời hạn này giống nhau cho dù đó là CDI hay CDD.

Những cái bẫy cần tránh: vô hiệu hóa, lạm dụng và tái định tính

Một số tình huống có thể làm suy yếu sự chấm dứt hoặc dẫn đến tái định tính nó thành sa thải mà không có lý do thực tế và nghiêm túc:

• Chấm dứt sau khi thời gian thử việc hết hạn: nếu nhà tuyển dụng để nhân viên làm việc vượt quá thời hạn mà không chấm dứt cũng không xác nhận, mối quan hệ lao động được củng cố và chỉ có thủ tục sa thải là có thể.

• Không tuân thủ thời gian thông báo trước: sự chấm dứt vẫn hợp lệ nhưng dẫn đến khoản bồi thường.

• Lý do phân biệt đối xử: sự chấm dứt có thể bị hủy bỏ và mở quyền bồi thường thiệt hại.

• Không có lời đề cập bằng văn bản: như đã nhắc lại trước đây, thời gian thử việc không được quy định là vô hiệu.

Đối với các đội ngũ HR, số hóa các hợp đồng lao động thông qua chữ ký điện tử cho HR cho phép bảo mật ngày ký, lưu giữ bằng chứng có dấu thời gian và đảm bảo rằng tất cả các điều khoản — bao gồm thời gian thử việc — đã được nhân viên chấp nhận trước khi bắt đầu công việc.

Quản lý tài liệu và số hóa các hợp đồng tuyển dụng

Giá trị chứng minh của hợp đồng ký điện tử

Kể từ khi chuyển giao quy định eIDAS vào luật pháp Pháp, một hợp đồng lao động ký điện tử có cùng giá trị pháp lý với hợp đồng giấy, với điều kiện là chữ ký tuân thủ các yêu cầu của điều 1366 Bộ luật dân sự. Đối với CDI hoặc CDD có thời gian thử việc, chữ ký điện tử đơn giản là đủ trong hầu hết các trường hợp; chữ ký nâng cao hoặc được xác định là được đề xuất cho các vị trí có rủi ro cao hoặc các công ước tập thể áp dụng các yêu cầu chính thức tăng cường.

Hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử chi tiết các mức chữ ký áp dụng tùy theo loại tài liệu HR.

Dấu thời gian và bằng chứng chấp nhận thời gian thử việc

Một trong những tranh chấp thường xuyên nhất về thời gian thử việc liên quan chính xác đến ngày ký hợp đồng: một nhân viên có thể tuyên bố rằng anh ta ký sau khi bắt đầu công việc, làm cho điều khoản thử việc không thể đối chọi (phán lệ coi rằng thời gian thử việc phải được quy định trước hoặc muộn nhất là lúc bắt đầu chức vụ). Một hệ thống chữ ký điện tử có dấu thời gian giải quyết vấn đề này một cách rõ ràng bằng cách tạo ra bằng chứng không thể tranh cãi về ngày và giờ chính xác của chữ ký.

Lưu trữ pháp lý và thời hạn bảo quản

Các hợp đồng lao động phải được lưu giữ trong suốt thời gian quan hệ hợp đồng và ít nhất 5 năm sau khi hợp đồng kết thúc, theo tiêu chuẩn của quyền hiến định về khoản nợ tiền lương (mục L.3245-1 của Bộ luật Lao động). Các nền tảng chữ ký điện tử tuân thủ cung cấp lưu trữ có giá trị chứng minh giúp đơn giản hóa nghĩa vụ này. Để so sánh các giải pháp có sẵn, so sánh các giải pháp chữ ký điện tử cung cấp tổng quan có cấu trúc.

Khung pháp lý áp dụng cho thời gian thử việc

Thời gian thử việc chủ yếu được điều chỉnh bởi các điều khoản L.1221-19 đến L.1221-26 của Bộ luật Lao động, bắt nguồn từ luật số 2008-596 ngày 25 tháng 6 năm 2008 về hiện đại hóa thị trường lao động. Những quy định này đã đặt ra một khung pháp lý thống nhất, chấm dứt sự khác biệt của các chế độ công ước trước đây.

Các văn bản tham chiếu chính:

• Mục L.1221-20: định nghĩa và mục đích của thời gian thử việc

• Mục L.1221-21: thời hạn tối đa theo chuyên môn (CDI)

• Mục L.1221-22: các quy định công ước áp dụng

• Mục L.1221-23: điều kiện gia hạn

• Mục L.1221-24: kết quả của thời gian thử việc trong trường hợp kế tiếp hợp đồng

• Mục L.1221-25: thời gian thông báo trước khi chấm dứt bởi nhà tuyển dụng

• Mục L.1221-26: thời gian thông báo trước khi chấm dứt bởi nhân viên

• Mục L.1242-10: thời gian thử việc trong CDD

• Mục L.3245-1: yêu cầu bồi thường năm năm cho khoản nợ tiền lương

Quy định chống phân biệt: Bất kỳ sự chấm dứt thời gian thử việc nào dựa trên lý do phân biệt đối xử đều vô hiệu hoàn toàn theo ứng dụng của điều L.1132-1 của Bộ luật Lao động, điều cấm bất kỳ phân biệt nào dựa trên nguồn gốc, giới tính, mang thai, tư cách thành viên công đoàn, khuyết tật hoặc bất kỳ tiêu chí được bảo vệ nào khác. Gánh nặng chứng minh được điều chỉnh: nhân viên phải trình bày các yếu tố thực tế cho thấy sự phân biệt đối xử, và sau đó nhà tuyển dụng phải chứng minh rằng sự chấm dứt dựa trên các yếu tố khách quan không liên quan đến bất kỳ sự phân biệt đối xử nào.

Chữ ký điện tử và giá trị chứng minh: Khi hợp đồng lao động được ký điện tử, giá trị pháp lý của nó được đảm bảo bởi các điều 1366 và 1367 của Bộ luật dân sự, điều đặt ra nguyên tắc tương đương giữa văn bản điện tử và văn bản giấy, với điều kiện là chữ ký cho phép xác định người ký của nó và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Quy định eIDAS số 910/2014 của Quốc hội và Hội đồng Châu Âu, áp dụng trực tiếp ở Pháp, phân biệt ba mức chữ ký (đơn giản, nâng cao, được xác định) và xác định các điều kiện kỹ thuật để công nhận lẫn nhau giữa các quốc gia thành viên. Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 làm rõ các yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho các chữ ký nâng cao ở định dạng XAdES/PAdES.

RGPD và dữ liệu cá nhân: Xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên khi ký điện tử hợp đồng tuân theo Quy định (EU) 2016/679 (RGPD). Nhà tuyển dụng, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải thông báo cho nhân viên về mục đích của xử lý, thời hạn lưu giữ dữ liệu và quyền của họ (truy cập, sửa, xóa). Các nhà cung cấp chữ ký điện tử hoạt động với tư cách là những người xử lý phụ và phải ký một thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) phù hợp với điều 28 của RGPD.

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Kịch bản 1: một doanh nghiệp vừa và nhỏ công nghiệp quản lý hàng chục lần tuyển dụng mỗi năm

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong ngành công nghiệp sử dụng khoảng 150 nhân viên và thực hiện trung bình 40 lần tuyển dụng mỗi năm, phần lớn là công nhân và kỹ sư trong CDI. Cho đến năm 2024, các hợp đồng được gửi bằng thư hoặc trao tay, điều này thường tạo ra sự chậm trễ 3 đến 5 ngày giữa quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng thực tế. Trong một số trường hợp, các nhân viên đã bắt đầu công việc trước khi chính thức ký hợp đồng, làm cho công ty có nguy cơ tranh chấp về điều khoản thời gian thử việc.

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử cho các hợp đồng tuyên dụng, doanh nghiệp vừa và nhỏ đã giảm thời gian này xuống dưới 4 giờ trung bình. Dấu thời gian tự động của mỗi chữ ký giờ đây đảm bảo rằng hợp đồng — bao gồm thời gian thử việc — được ký trước khi bắt đầu công việc. Tỷ lệ tranh chấp liên quan đến thời gian thử việc đã giảm 80% trong hai kỳ tiếp theo, theo ước tính của bộ phận HR.

Kịch bản 2: một công ty tư vấn quản lý với tỷ lệ luân chuyển cao về nhân lực quản lý

Một công ty tư vấn có 60 cộng tác viên, phần lớn là nhân viên quản lý cấp cao, thường xuyên cập nhật lại đội ngũ các cố vấn. Những nhân viên quản lý cấp cao được hưởng thời gian thử việc 4 tháng, có thể gia hạn một lần theo thỏa thuận ngành, kéo dài thời gian tổng cộng đến 8 tháng. Quản lý thủ công các gia hạn — yêu cầu qua email, thu thập các thỏa thuận bằng văn bản, lưu trữ các bức thư — sử dụng khoảng 2 giờ cho mỗi tập tin cho trợ lý HR.

Kể từ khi áp dụng một nền tảng chữ ký điện tử được tích hợp vào SIRH của mình, công ty gửi tự động bộ bổ sung gia hạn 15 ngày trước khi kỳ ban đầu hết hạn. Nhân viên ký trực tuyến, sự đồng ý của họ được dấu thời gian, và tài liệu được lưu trữ có giá trị chứng minh. Thời gian xử lý cho mỗi tập tin đã giảm xuống dưới 20 phút, tức là tiết kiệm khoảng 90% cho nhiệm vụ hành chính này.

Kịch bản 3: một nhóm cơ sở chăm sóc sức khỏe quản lý CDD thay thế

Một nhóm bệnh viện có khoảng 1.200 giường bệnh thường xuyên tuyển dụng các y tá và trợ lý y tế trong CDD thay thế, thường là cho các khoảng thời gian 1 đến 3 tháng. Đối với các hợp đồng này, thời gian thử việc được tính với tỷ lệ một ngày mỗi tuần, đại diện cho các thời hạn rất ngắn (đôi khi chỉ 1 hoặc 2 tuần). Cửa sổ để chấm dứt thời gian thử việc rất hẹp, và bất kỳ sự chậm trễ nào trong ký hợp đồng cũng có thể làm cho nó gần như không thể áp dụng.

Bằng cách số hóa các hợp đồng thay thế thông qua một giải pháp phù hợp eIDAS, nhóm đảm bảo rằng mỗi nhân viên nhận được và ký hợp đồng trước lần đầu tiên cung cấp dịch vụ — ngay cả trong trường hợp thay thế được quyết định khẩn cấp vào cuối tuần. Thời gian trung bình ký đã giảm từ 2 ngày xuống dưới 45 phút. Độ tin cậy tài liệu này đã cho phép bảo mật quản lý các sự chấm dứt thời gian thử việc và giảm rủi ro tranh chấp trước hội đồng prud'hommes.

Kết luận

Thời gian thử việc là một công cụ pháp lý quý giá để bảo mật các giai đoạn đầu tiên của mối quan hệ lao động, nhưng hiệu quả của nó hoàn toàn phụ thuộc vào việc tuân thủ các quy tắc chính thức: nêu rõ ràng trong hợp đồng, thời hạn pháp lý và công ước, thời gian thông báo trước khi chấm dứt. Bất kỳ sự không tuân thủ nào — hợp đồng được ký sau khi bắt đầu công việc, gia hạn mà không có sự đồng ý rõ ràng, chấm dứt do một tiêu chí phân biệt đối xử — có thể làm cho nhà tuyển dụng có nguy cơ tái định tính hoặc bị kết án bởi tòa án prud'hommes đáng kể.

Số hóa các hợp đồng tuyên dụng thông qua chữ ký điện tử ngày nay là phản ứng mạnh mẽ nhất đối với những thách thức này: nó đảm bảo dấu thời gian của chữ ký, bảo mật bằng chứng chấp nhận điều khoản thử việc và hỗ trợ lưu trữ pháp lý của tài liệu. Certyneo hỗ trợ bạn trong việc tuân thủ các quy trình HR của bạn. Khám phá các dịch vụ của chúng tôi và bắt đầu dùng thử miễn phí trên Certyneo.