Phi vật chất hóa các tài liệu kinh doanh

Phi vật chất hóa: ngoài chữ ký

Ở đóphi vật chất hóađề cập đến việc thay thế hoàn toàn các tài liệu và quy trình giấy bằng các tài liệu và quy trình kỹ thuật số tương đương của chúng. Nó bao gồm việc số hóa các tài liệu lưu trữ hiện có, tạo ra các tài liệu điện tử, ký và lưu trữ với giá trị chứng minh.

Chữ ký điện tử thường là cửa ngõ, nhưng việc phi vật chất hóa còn vượt xa hơn thế.

Chu vi điển hình

• luồng thương mại: báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn
• Luồng nhân sự: hợp đồng, sửa đổi, bản tin, phán quyết
• quy trình mua hàng: yêu cầu, đơn đặt hàng, hóa đơn của nhà cung cấp
• dòng tài chính: ủy nhiệm, lệnh chuyển nhượng
• luồng tài liệu nội bộ: bản ghi nhớ, thủ tục

4 giai đoạn của một dự án phi vật chất hóa

1. Bản đồ luồng giấy

Liệt kê tất cả các tài liệu mà công ty phát hành hoặc nhận, khối lượng, tác nhân, vòng đời của chúng.

2. Ưu tiên theo ROI

Bắt đầu với các luồng có khối lượng lớn, ma sát cao: ưu tiên bán hàng, nhân sự, mua hàng.

3. Chọn công cụ

• chữ ký điện tử
• EDM (Quản lý tài liệu điện tử) để phân loại
• hóa đơn điện tử (bắt buộc dần dần)
• lưu trữ có giá trị chứng minh

4. Triển khai dần dần

Quản lý từng luồng riêng biệt: kiểm tra, đào tạo, khái quát hóa, đo lường ROI.

Hóa đơn điện tử: nghĩa vụ

Từ năm 2024, hóa đơn điện tử dần trở thành bắt buộc trong B2B ở Pháp. Lịch :

• các công ty lớn và ETI: 2026
• SME và VSE: 2027

Hãy dự đoán thời hạn này bằng cách phi vật chất hóa các luồng hóa đơn của bạn ngay bây giờ.

Lợi ích có thể đo lường được

• Tiết kiệm thời gian: 30-50% chi phí thủ tục hành chính
• Giảm chi phí: 50-80% lượng giấy
• Truy xuất nguồn gốc: mỗi tài liệu đều được đóng dấu thời gian và có thể truy nguyên
• Sự tuân thủ: lưu trữ pháp lý tự động
• CSR: lượng khí thải carbon giảm

Nghĩa vụ bảo tồn

Ngay cả khi phi vật chất, các tài liệu phải được lưu giữ trong thời gian pháp lý:

• 10 năm đối với hợp đồng thương mại
• 6 năm đối với hồ sơ thuế
• 5 năm đối với hợp đồng lao động sau khi chấm dứt hợp đồng

Nhìn thấylưu giữ các văn bản đã ký.

Các lỗi thường gặp

• Muốn số hóa mọi thứ cùng một lúc
• Không đào tạo đội
• Chọn các công cụ không có giao diện
• Quên việc lưu trữ có giá trị chứng minh
• Máy quét không có OCR (không thể tìm thấy tài liệu)

Trường hợp sử dụng: SME công nghiệp

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ gồm 120 người với 50 năm lưu trữ giấy tờ đã bị phi vật chất hóa trong 18 tháng:

• tháng 1-3: chữ ký điện tử (Hợp đồng nhân sự + thương mại)
• tháng 4-6: phi vật chất hóa hóa đơn của khách hàng
• tháng 7-12: EDM và quy trình làm việc nội bộ
• tháng 13-18: số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử

Kết quả: các văn phòng được giải phóng khỏi 200 m2 kho lưu trữ, 2 FTE được triển khai lại, tuân thủ thuế dự kiến ​​vào năm 2027.

Certyneo giúp bạn như thế nào

Certyneo thực chất bao gồm thành phần “chữ ký điện tử + lưu trữ có giá trị chứng minh” của bất kỳ dự án phi vật chất hóa nào. Tích hợp với các EDM phổ biến (GoogleDrive, SharePoint, OneDrive, Dropbox), API cho các hoạt động tự động hóa phức tạp.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử Certyneo

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Có, dần dần từ năm 2026 (công ty lớn) đến năm 2027 (VSE/SME).

Chúng ta có nên quét tất cả các tài liệu lưu trữ trên giấy không?

Không, ưu tiên các tài liệu đang hoạt động (10 năm qua). Phần còn lại có thể được lưu trữ vật lý.

Chi phí cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ là bao nhiêu?

Thay đổi tùy theo phạm vi: €5.000 đến €50.000 cho một dự án hoàn chỉnh.

ROI dự kiến?

Thường là 1 đến 2 năm.

Nguy cơ mất tài liệu?

Không nếu bản lưu trữ có giá trị chứng minh và dư thừa.

Kết luận

Phi vật chất hóa là một dự án chuyển đổi cấu trúc. Bắt đầu bằng chữ ký (thắng nhanh), sau đó mở rộng. ROI có thể đo lường được ngay từ những tháng đầu tiên.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.