Tuân thủ pháp luật về luật lao động: Trách nhiệm của các nhà tuyển dụng

Tuân thủ pháp luật về luật lao động ngày nay đại diện cho một trong những thách thức quan trọng nhất đối với các phòng ban quản lý nhân sự và phòng ban pháp lý. Ở Pháp, Bộ Luật Lao động có hơn 3 500 điều, cộng với các thỏa thuận tập thể, các hiệp định ngành và một phán lệ không ngừng phát triển. Không tuân thủ các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các khoản phạt từ URSSAF, các bản án từ tòa án lao động, thậm chí cả các trừng phạt hình sự. Hiểu rõ các trách nhiệm này, dự đoán trước và ghi chép lại là một ưu tiên tuyệt đối. Bài viết này phân tích các nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng, những rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ và các công cụ kỹ thuật số — đặc biệt là ký điện tử cho bộ phận nhân sự — để bảo đảm an toàn cho mỗi hành động quản lý nhân sự.

Các nghĩa vụ cơ bản của nhà tuyển dụng theo luật lao động

Hợp đồng lao động: Hình thức pháp lệ và bằng chứng

Hợp đồng lao động là nền tảng của mối quan hệ nhà tuyển dụng-lao động. Mặc dù hợp đồng lao động vô thời hạn toàn thời gian về mặt lý thuyết có thể được kết luận bằng lời nói, hầu hết các loại hợp đồng đặc biệt (hợp đồng thời hạn, hợp đồng lao động tạm thời, hợp đồng bán thời gian, hợp đồng học việc, hợp đồng chuyên nghiệp) đều yêu cầu một bản ghi chép được gửi cho lao động trong một thời hạn cụ thể, nếu không sẽ bị đánh giá lại thành hợp đồng lao động vô thời hạn toàn thời gian. Ví dụ, điều L. 1242-12 của Bộ Luật Lao động quy định rằng hợp đồng thời hạn phải được gửi cho lao động trong vòng hai ngày làm việc sau khi thuê.

Trong bối cảnh này, giá trị chứng minh của tài liệu được ký là quyết định. Bất kỳ tranh chấp lao động nào cũng dựa trước hết trên khả năng của nhà tuyển dụng trong việc xuất trình một tài liệu không thể tranh cãi. Việc sử dụng ký điện tử phù hợp với quy định eIDAS đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và xác định chính xác bên ký, hai yếu tố thiết yếu để bảo vệ quyền lợi của mình trước tòa án.

Thời gian làm việc và thời gian nghỉ: Một lĩnh vực nhạy cảm

Quy định về thời gian làm việc đặc biệt dầy dặc và là nguồn gây ra các tranh chấp. Nhà tuyển dụng phải:

• Tuân thủ thời gian làm việc hợp pháp hàng tuần là 35 giờ và các ngưỡng giờ làm thêm (hạn mức hàng năm là 220 giờ theo mặc định, tăng thêm 25% rồi 50%).

• Đảm bảo thời gian nghỉ hàng ngày tối thiểu 11 giờ liên tiếp và thời gian nghỉ hàng tuần 24 giờ.

• Duy trì một hệ thống tin cậy để tính toán thời gian làm việc, phù hợp với quyết định CJUE ngày 14 tháng 5 năm 2019 (vụ C-55/18, Federación de Servicios de Comisiones Obreras), yêu cầu các quốc gia thành viên bắt buộc nhà tuyển dụng phải thiết lập một hệ thống objective, tin cậy và dễ tiếp cận để đo thời gian làm việc hàng ngày.

Không tuân thủ các nghĩa vụ này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các khoản phạt có thể đạt 1 500 € cho mỗi lao động bị ảnh hưởng (vi phạm hành chính lớp 4), gấp đôi trong trường hợp tái phạm, chưa kể việc hoàn lại tiền lương và các khoản bồi thường trước hội đồng lao động.

Sức khỏe, an toàn và phòng chống rủi ro

Nghĩa vụ an toàn — được phát triển thành nghĩa vụ tận dụng tối đa từ quyết định Air France ngày 25 tháng 11 năm 2015 — vẫn là một trong những trách nhiệm nặng nề nhất của nhà tuyển dụng. Nó được thể hiện đặc biệt là:

• Việc lập và cập nhật thường xuyên Tài liệu Đánh giá Rủi ro Lao động Duy nhất (DUERP), bắt buộc theo sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001 và được tăng cường bởi luật ngày 2 tháng 8 năm 2021 về phòng chống rủi ro tại nơi làm việc.

• Tổ chức đào tạo an toàn cho người được thuê mới, những lao động thay đổi vị trí và những lao động theo mùa.

• Triển khai các giao thức phòng chống qu騷rối tâm lý và tình dục (chỉ định người tham chiếu về qu騷rối trong các doanh nghiệp có ít nhất 250 lao động, điều L. 1153-5-1 của Bộ Luật Lao động).

Một DUERP không có hoặc không cập nhật khiến nhà tuyển dụng bị phạt 1 500 € (3 000 € trong trường hợp tái phạm) và có thể được dùng làm cơ sở cho hành động chịu trách nhiệm trong trường hợp tai nạn lao động.

Quản lý hành chính: Ghi chép để bảo vệ

Phiếu lương và các khai báo xã hội

Việc cấp bảng lương là bắt buộc ở mỗi lần chi trả tiền lương (điều L. 3243-2 của Bộ Luật Lao động). Từ ngày 1 tháng 1 năm 2027 (sắc lệnh sắp tới), quá trình số hóa phiếu lương sẽ được phổ cập dần dần. Nhà tuyển dụng đã có thể cấp phiếu lương dưới dạng điện tử từ luật El Khomri năm 2016, với điều kiện có sự đồng ý của lao động và đảm bảo khả năng tiếp cận trong 50 năm qua hộp thư số.

Đồng thời, Khai báo Xã hội Danh nghĩa (DSN) hàng tháng tập hợp tất cả các khai báo xã hội. Bất kỳ lỗi hoặc chậm trễ nào cũng dẫn đến các khoản phạt chậm trễ được tính trên các khoản đóng góp đến hạn.

Sổ đăng ký nhân sự duy nhất và các thông báo bắt buộc

Sổ đăng ký nhân sự duy nhất phải được lập từ lao động đầu tiên và nêu rõ các ngày vào và ra của mỗi người lao động, bất kể bản chất của hợp đồng của họ. Sự vắng mặt của nó hoặc tính chất không hoàn chỉnh có thể cấu thành tội lao động che giấu (điều L. 8221-5 của Bộ Luật Lao động), bị phạt 3 năm tù và 45 000 € phạt tiền.

Nhà tuyển dụng cũng phải đăng hay cung cấp cho lao động một tập hợp các thông tin bắt buộc: tọa độ của sở kiểm tra lao động, bác sĩ lao động, tiêu đề các thỏa thuận tập thể áp dụng, các hướng dẫn an toàn cháy, các văn bản liên quan đến không phân biệt đối xử và quấy rối. Sự thiếu sót trong các nghĩa vụ công bố này cấu thành vi phạm hành chính lớp 3.

Lưu giữ các tài liệu nhân sự và tuân thủ GDPR

Các dữ liệu cá nhân của lao động là đối tượng xử lý theo Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR số 2016/679). Nhà tuyển dụng, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải thông báo cho lao động về việc thu thập dữ liệu của họ, kiểm soát thời hạn lưu giữ và bảo đảm an toàn truy cập. CNIL khuyến nghị chẳng hạn lưu giữ các phiếu lương trong 5 năm sau khi lao động rời khỏi, và các hợp đồng lao động trong 5 năm sau khi kết thúc mối quan hệ hợp đồng.

Việc số hóa các hồ sơ nhân sự — được kích hoạt bởi các giải pháp như ký điện tử trong doanh nghiệp — tạo điều kiện để tuân thủ các nghĩa vụ này bằng cách ghi thời gian cho mỗi tài liệu và đảm bảo tính truy xuất của nó. Trong trường hợp kiểm tra URSSAF hoặc thanh tra lao động, khả năng xuất trình ngay một hồ sơ hoàn chỉnh và được chứng thực là một lợi thế quyết định.

Đại diện của nhân viên và các mối quan hệ tập thể

Các nghĩa vụ liên quan đến CSE

Kể từ các sắc lệnh Macron năm 2017, Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE) là cơ quan duy nhất đại diện cho nhân viên trong các doanh nghiệp có ít nhất 11 lao động. Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng thay đổi tùy theo các ngưỡng:

• 11 đến 49 lao động: bầu cử CSE bắt buộc, họp hàng tháng theo yêu cầu, cơ sở dữ liệu kinh tế đơn giản.

• 50 lao động trở lên: CSE có nhân cách pháp nhân, các ủy ban bắt buộc (CSSCT cho các doanh nghiệp có hơn 300 lao động), tham vấn về các định hướng chiến lược, tình hình kinh tế và chính sách xã hội.

Cản trở hoạt động của CSE là một tội danh hình sự bị phạt 1 năm tù và 7 500 € phạt tiền (điều L. 2317-1 của Bộ Luật Lao động).

Đàm phán tập thể bắt buộc

Trong các doanh nghiệp có ít nhất 50 lao động có đại diện công đoàn, nhà tuyển dụng bắt buộc phải tiến hành mỗi năm các cuộc đàm phán về lương thưởng, thời gian làm việc và phân chia giá trị gia tăng (NAO). Nếu không đạt được hiệp định, nhà tuyển dụng phải lập biên bản về sự bất đồng và có thể đơn phương đặt ra các biện pháp lương, trong những giới hạn nhất định.

Các hiệp định tập thể được kết luận phải được gửi lên nền tảng TéléAccords của Bộ Lao động. Việc ký điện tử được cấp phép của các hành động tập thể, được tích hợp trong một quy trình làm việc được bảo đảm như những cái được mô tả trong hướng dẫn hoàn toàn về ký điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi này và đảm bảo tính xác thực của những người ký công đoàn.

Phòng chống tranh chấp lao động: Các vấn đề và thực hành tốt nhất

Phạm vi tranh chấp ở Pháp

Các tòa án lao động đã ghi nhận khoảng 148 000 vụ việc mới trong năm 2023, theo thống kê của Bộ Tư pháp. Mặc dù con số này giảm nhẹ so với những năm 2010, chi phí trung bình của một tranh chấp lao động cho doanh nghiệp — bao gồm chi phí luật sư, thủ tục và các khoản bồi thường tiềm năng — thường vượt quá 15 000 đến 25 000 € theo ước tính của công ty Ellisphere. Bảng giá Macron (sắc lệnh ngày 22 tháng 9 năm 2017) đã hạn chế các khoản bồi thường cho việc sa thải mà không có lý do thực sự và chính đáng, nhưng nhiều khoản tổn thất vẫn nằm ngoài bảng giá (phân biệt đối xử, quấy rối, lao động che giấu).

Ghi chép từng bước của mối quan hệ lao động

Phòng chống tranh chấp tốt nhất vẫn là tính truy xuất. Mỗi quyết định quan trọng phải được chính thức hóa bằng văn bản: mục tiêu kỷ luật, tạm ngừng bảo thủ, triệu tập cuộc họp chuẩn bị, thông báo sa thải, khôi phục đó công việc được cấp phép. Các tài liệu này phải được ký, ghi ngày và lưu giữ một cách an toàn.

Việc sử dụng giải pháp ký điện tử được cấp phép cho phép tạo một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh: ai đã ký, khi nào, từ thiết bị nào, với danh tính nào được xác minh. Trong trường hợp bất đồng tranh chấp, dấu vết này có thể làm thay đổi quyết định của thẩm phán. Các khôi phục công việc được cấp phép, đặc biệt là, cần được chú ý đặc biệt: biểu mẫu CERFA phải được ký bởi cả hai bên, và bất kỳ lỗi nào về sự đồng ý có thể dẫn đến tính không hợp lệ của hiệp định và đánh giá lại thành sa thải mà không có lý do thực sự và chính đáng.

Vai trò ngày càng tăng của chuyển đổi kỹ thuật số nhân sự

Các phòng ban nhân sự tiên tiến nhất hiện tích hợp tuân thủ pháp luật vào các công cụ kỹ thuật số của họ. Ví dụ, công cụ tạo hợp đồng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo của Certyneo cho phép tạo ra các hợp đồng phù hợp với những thay đổi pháp luật mới nhất, được điền sẵn theo vị trí và thỏa thuận tập thể áp dụng. Kết hợp với ký điện tử eIDAS, nó giảm đáng kể rủi ro lỗi soạn thảo trong khi tăng tốc độ các quá trình bổ nhiệm.

Khuôn khổ pháp lý áp dụng cho tuân thủ luật lao động

Tuân thủ pháp luật của nhà tuyển dụng được quy định trong một tập hợp quy phạm đa tầng động員cập pháp luật quốc gia, pháp luật Châu Âu và các tiêu chuẩn kỹ thuật ngành.

Bộ Luật Lao động Pháp: Các điều L. 1221-1 và tiếp theo điều chỉnh sự hình thành và thực hiện hợp đồng lao động. Điều L. 1242-12 quy định hình thức pháp lệ của hợp đồng thời hạn. Các điều L. 3171-1 đến L. 3171-4 bắt buộc tính toán thời gian làm việc. Điều L. 4121-1 xác định nghĩa vụ an toàn chung. Các điều L. 8221-1 và tiếp theo trừng phạt lao động che giấu.

Bộ Luật Dân sự: Điều 1366 của Bộ Luật Dân sự công nhận rằng văn bản điện tử có cùng hiệu lực chứng minh như văn bản giấy, với điều kiện là tác giả của nó có thể được xác định đúng đắn và hành động được thực hiện và lưu giữ trong các điều kiện có tính chất đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Điều 1367 định nghĩa ký điện tử là việc sử dụng một phương pháp xác định tin cậy đảm bảo kết nối với hành động mà nó gắn liền.

Quy định eIDAS số 910/2014: Quy định Châu Âu này thiết lập ba cấp độ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, được cấp phép). Đối với các hành động RH có rủi ro pháp lý cao (sa thải, khôi phục công việc được cấp phép, các bổ sung thực chất), ký nâng cao hoặc thậm chí được cấp phép được khuyến nghị để đảm bảo giá trị chứng minh tối đa. Quy định eIDAS 2.0 (đang được chuyển đổi vào năm 2025-2026) tăng cường các yêu cầu về xác định danh tính và mở rộng phạm vi của các dịch vụ tin cậy.

GDPR số 2016/679: Các dữ liệu của lao động (tên, lương, dữ liệu sinh trắc và dữ liệu sức khỏe) cấu thành dữ liệu cá nhân theo GDPR. Nhà tuyển dụng chịu trách nhiệm về xử lý và phải tuân thủ các nguyên tắc tối thiểu hóa, hạn chế lưu giữ và an toàn xử lý. Bất kỳ sự vi phạm nào đều có thể phải chịu các hình phạt có thể đạt 4% doanh số bán hàng toàn cầu hoặc 20 triệu euro.

Chỉ thị NIS2 (2022/0383/UE): Đối với các doanh nghiệp được coi là các thực thể thiết yếu hoặc quan trọng theo chỉ thị NIS2 được chuyển đổi thành pháp luật Pháp bằng luật ngày 15 tháng 10 năm 2024, các nghĩa vụ tăng cường về an ninh mạng áp dụng cho các hệ thống thông tin RH và các công cụ ký điện tử.

Tiêu chuẩn ETSI: Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) và EN 319 142 (PAdES) xác định các định dạng kỹ thuật của các chữ ký điện tử nâng cao và được cấp phép, đảm bảo khả năng tương thích và xác minh lâu dài của chúng. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này là một điều kiện sine qua non để ký điện tử có thể được áp dụng trước các tòa án Pháp và Châu Âu.

Phán lệ Châu Âu: Quyết định CJUE C-55/18 ngày 14 tháng 5 năm 2019 bắt buộc các quốc gia thành viên phải yêu cầu nhà tuyển dụng thiết lập một hệ thống tính toán thời gian làm việc objective, tin cậy và dễ tiếp cận. Nghĩa vụ này bao hàm lưu giữ các bản ghi được ghi thời gian và không thể thay đổi, điều mà các giải pháp ký và hộp thư số kỹ thuật số phù hợp eIDAS cho phép.

Các tình huống sử dụng: Tuân thủ nhân sự thông qua ký điện tử

Tình huống 1 — Một doanh nghiệp nhỏ vừa công nghiệp có 150 lao động đối mặt với các đánh giá lại CDD

Một doanh nghiệp nhỏ vừa công nghiệp sử dụng khoảng 150 lao động và thường xuyên sử dụng CDD theo mùa phải đối mặt với rủi ro tái đánh giá định kỳ. Các hợp đồng được lập bằng phiên bản giấy, đôi khi được gửi một vài ngày sau khi tuyển dụng, và các thời hạn pháp luật để gửi (48 giờ) không được tuân thủ một cách có hệ thống, do thiếu dấu vết.

Bằng cách triển khai giải pháp ký điện tử nâng cao tích hợp với SIRH, doanh nghiệp nhỏ vừa đã tự động hóa việc tạo hợp đồng ngay sau khi xác nhận việc thuê, kích hoạt một quy trình ký (Giám đốc nhân sự rồi lao động) và lưu trữ từng tài liệu với dấu thời gian được cấp phép. Kết quả: thời gian trung bình để gửi hợp đồng đã giảm từ 4,2 ngày xuống 18 giờ. Trong một khoảng thời gian 18 tháng, số lượng thư yêu cầu lao động liên quan đến hình thức hợp đồng đã giảm hơn 70%, theo các mức tương tự như các điểm chuẩn được công bố bởi ANDRH.

Tình huống 2 — Một công ty tư vấn có 40 cộng tác viên và quản lý các khôi phục công việc được cấp phép

Một công ty tư vấn về chiến lược có khoảng 40 cộng tác viên đã quản lý các khôi phục công việc được cấp phép qua một quy trình hoàn toàn giấy. Các chuyến đi lại bưu chính với các lao động bị ảnh hưởng tạo ra các thời hạn không thể nén được là 10 đến 15 ngày, cộng với các lỗi điền vào biểu mẫu CERFA do DREETS cấp phép.

Sau khi tích hợp công cụ ký điện tử phù hợp eIDAS và công cụ tạo hợp đồng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, công ty tư vấn đã giảm thời gian trung bình để hoàn tất các khôi phục công việc được cấp phép xuống 3 ngày làm việc. Công cụ tự động tạo biểu mẫu CERFA được điền sẵn, xác minh tính nhất quán của ngày rút lui và cấp phép, và tạo ra một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh. Tỷ lệ lỗi hành chính gây ra từ chối cấp phép DREETS đã giảm dưới 2%, so với mức trung bình 12% trên toàn quốc theo thống kê của Bộ Lao động.

Tình huống 3 — Một nhóm phòng khám tư nhân và tuân thủ GDPR của các hồ sơ nhân sự

Một nhóm phòng khám tư nhân đại diện cho khoảng 1 200 nhân viên (những người chăm sóc, hành chính, kỹ thuật) phải đối mặt với các nghĩa vụ kép: tuân thủ luật lao động và tuân thủ GDPR trên dữ liệu sức khỏe của lao động (khám y tế, đơn xin nghỉ bệnh, chỉ định không thích hợp). Các hồ sơ giấy phân tán trên một số địa điểm khiến bất kỳ phản hồi nào