Tuân thủ pháp luật trong luật lao động: Người sử dụng lao động

Tuân thủ pháp luật trong luật lao động là ưu tiên tuyệt đối đối với bất kỳ người sử dụng lao động nào muốn tránh tranh chấp tại tòa án lao động, các hình phạt từ thanh tra lao động và rủi ro tái phân loại hợp đồng. Năm 2026, các yêu cầu đã được tăng cường thêm: số hóa quy trình HR, truy vết các hành động, mở rộng nghĩa vụ lập tài liệu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp — từ các SME đến các công ty vừa và nhỏ — vẫn còn gặp khó khăn trong việc bảo mật toàn bộ chuỗi hợp đồng của mình. Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về các nghĩa vụ của người sử dụng lao động, các hành động liên quan đến chữ ký điện tử và các thực tiễn tốt nhất để đạt được tuân thủ pháp luật bền vững.

Nền tảng của tuân thủ pháp luật trong luật lao động

Các nghĩa vụ lập tài liệu của người sử dụng lao động

Luật Lao động bắt buộc người sử dụng lao động phải chính thức hóa bằng văn bản một số lượng lớn các hành động pháp lý. Trong số những hành động quan trọng nhất:

• Hợp đồng lao động: bắt buộc bằng văn bản đối với mọi hợp đồng lao động xác định thời hạn (CDD) (điều L1242-12 của Luật Lao động), được khuyến khích đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn (CDI), và cần thiết đối với hợp đồng làm việc bán thời gian (điều L3123-6). Không có văn bản trong CDD sẽ dẫn đến tái phân loại tự động thành CDI.

• Các phụ lục bổ sung của sửa đổi: mọi sửa đổi thực chất đối với hợp đồng (thời gian làm việc, mức lương, địa điểm thực hiện) phải có phụ lục ký kết bởi cả hai bên.

• Chấm dứt hợp đồng thoả thuận: được quy định bởi các điều L1237-11 đến L1237-16, nó yêu cầu biểu mẫu được chuẩn hóa (CERFA n°14598*01), được ký và truyền đến DREETS trong thời hạn nghiêm ngặt.

• Các tài liệu kết thúc hợp đồng: giấy chứng nhận làm việc, biên nhận thanh toán tiền lương trọn vẹn, xác nhận Cơ quan Lao động Pháp — tất cả phải được trao trong thời hạn pháp định dưới hình phạt là thiệt hại.

Giá trị chứng minh của các hành động HR được số hóa

Kể từ Nghị định n°2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017 liên quan đến tính dự đoán được và bảo mật các mối quan hệ lao động, việc số hóa các hành động HR được khuyến khích rõ ràng. Điều L1221-1-1 của Luật Lao động xác nhận rằng hợp đồng lao động có thể được kết luận dưới hình thức điện tử với điều kiện là giá trị chứng minh của nó được đảm bảo. Đây là nơi chữ ký điện tử cho HR phát huy tác dụng, cho phép xác thực danh tính của những người ký kết và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.

Chữ ký điện tử được xác nhận (cấp độ cao nhất theo quy định eIDAS) cung cấp giả định tin cậy toàn phần, tương đương với chữ ký tay theo điều 1367 của Bộ luật Dân sự. Đối với các hành động HR thông thường (CDI, phụ lục, các hiến chương thông tin), chữ ký điện tử nâng cao thường đủ, với điều kiện là tuân thủ các yêu cầu về xác định danh tính và tính toàn vẹn.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ pháp luật

Hình phạt và tranh chấp tại tòa án lao động

Hậu quả của quản lý tài liệu kém có thể nặng nề:

• Tái phân loại CDD thành CDI: nếu không có hợp đồng bằng văn bản hoặc có lỗi hình thức, người lao động có thể khiếu nại Hội đồng Tòa án Lao động. Tái phân loại dẫn đến thanh toán một khoản bồi thường cụ thể (điều L1245-2).

• Hủy bỏ biên nhận thanh toán tiền lương trọn vẹn: một biên nhận không được ký hoặc được ký dưới áp lực không có bất kỳ giá trị giải phóng trách nhiệm pháp lý nào. Người sử dụng lao động vẫn phải chịu các yêu cầu bồi thường trong 3 năm (thời hiệu quy định chung trong các vấn đề lương).

• Hình phạt từ thanh tra lao động: việc không có hồ sơ nhân sự, tài liệu đánh giá rủi ro độc nhất (DUER) hoặc thông báo bắt buộc có thể dẫn đến các yêu cầu và phạt tiền.

• Phạt CNIL: xử lý dữ liệu cá nhân trong các tệp nhân sự phải tuân thủ RGPD. Một sự cố rò rỉ dữ liệu HR có thể có giá trị lên đến 4% doanh thu hàng năm toàn cầu.

Trường hợp đặc biệt của chấm dứt hợp đồng thoả thuận kỹ thuật số

Kể từ ngày 1 tháng 9 năm 2023, quy trình TéléRC được chuẩn hóa bắt buộc để truyền đạt các yêu cầu xác nhận. Quy trình hoàn toàn được số hóa này yêu cầu người sử dụng lao động phải giữ bằng chứng chữ ký của cả hai bên trên biểu mẫu CERFA. Chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS cấu thành sự đảm bảo tốt nhất ở đây, như được giải thích trong hướng dẫn hoàn chỉnh của chữ ký điện tử của chúng tôi.

Chữ ký điện tử ở trung tâm của tuân thủ pháp luật HR

Những hành động nào có thể được ký điện tử?

Hầu như tất cả các tài liệu HR đều liên quan:

| Tài liệu HR | Cấp độ chữ ký được khuyến khích | |---|---| | Hợp đồng CDI / CDD | Nâng cao (eIDAS) | | Phụ lục hợp đồng | Nâng cao (eIDAS) | | Chấm dứt hợp đồng thoả thuận | Nâng cao hoặc thậm chí Được xác nhận | | Hiến chương thông tin | Đơn giản | | Thỏa thuận công ty | Nâng cao | | Thời gian thử việc (gia hạn) | Nâng cao | | Xác nhận đào tạo | Đơn giản |

Phân cấp các cấp độ chữ ký được xác định bởi quy định eIDAS và khung quy định của nó: chữ ký đơn giản, nâng cao và được xác nhận. Lựa chọn cấp độ phải tương xứng với tính quan trọng pháp lý của hành động.

Làm thế nào để thiết lập quy trình chữ ký điện tử tuân thủ pháp luật?

Việc triển khai giải pháp chữ ký điện tử trong bộ phận HR dựa trên nhiều trụ cột:

• Chọn giải pháp được chứng nhận: ưu tiên nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng được xác nhận (QTSP) theo quy định eIDAS, được đăng ký trên danh sách tin tưởng Châu Âu (EU Trust List). Certyneo nằm trong số các giải pháp cho phép đạt được mức độ tuân thủ pháp luật này, như được minh họa trong so sánh các giải pháp chữ ký điện tử của chúng tôi.

• Xác định những người ký kết một cách đáng tin cậy: đối với các hành động nhạy cảm, phải thực hiện xác minh danh tính thông qua giấy tờ tùy thân chính thức (IDV) trước khi ký.

• Lưu trữ bằng chứng: lưu giữ tệp đã ký, báo cáo kiểm tra (nhật ký các hành động có dấu thời gian) và chính sách chữ ký liên quan.

• Đào tạo các nhóm HR: những người quản lý HR phải hiểu các nghĩa vụ pháp lý và biết cách sử dụng công cụ chữ ký hàng ngày.

• Tích hợp với SIRH: tích hợp API với các công cụ hiện có (HRIS, tiền lương) làm mịn quy trình và giảm lỗi nhập dữ liệu.

Máy tính ROI của chữ ký điện tử của chúng tôi cho phép bạn ước tính các lợi ích cụ thể cho tổ chức của mình dựa trên quy mô nhân viên của bạn và khối lượng tài liệu được xử lý.

Nghĩa vụ cụ thể theo quy mô của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp siêu nhỏ/nhỏ: đơn giản hóa mà không hy sinh tuân thủ pháp luật

Trong các doanh nghiệp dưới 50 nhân viên, việc không có bộ phận HR chuyên dụng thường làm cho người sử dụng lao động dễ quên các hành động liên quan đến tài liệu. Các ưu tiên tuyệt đối là:

• Chính thức hóa tất cả các hợp đồng bằng văn bản, bao gồm cả CDI toàn thời gian (vì những lý do liên quan đến chứng minh).

• Cập nhật DUER hàng năm và bất cứ khi nào có sửa đổi vị trí công việc.

• Duy trì hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh và cập nhật (điều L1221-13).

• Trao phiếu lương hàng tháng, hiện có thể ở định dạng kỹ thuật số (điều L3243-2 được sửa đổi năm 2017).

Các doanh nghiệp trên 50 nhân viên: nghĩa vụ được tăng cường

Vượt quá ngưỡng 50 nhân viên, các nghĩa vụ tăng gấp bội:

• Thiết lập Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE) với tổ chức các cuộc bầu cử chuyên nghiệp.

• Đàm phán bắt buộc về lương, thời gian làm việc và bình đẳng chuyên nghiệp (điều L2242-1 và sau).

• Thiết lập chỉ số bình đẳng chuyên nghiệp (luật Tương lai chuyên nghiệp ngày 5 tháng 9 năm 2018).

• Kế hoạch phát triển kỹ năng được chính thức hóa và chia sẻ với CSE.

• Nghĩa vụ đàm phán về GEPP (Quản lý Việc làm và Lộ trình Chuyên nghiệp) đối với các doanh nghiệp trên 300 nhân viên.

Đối với các doanh nghiệp quản lý khối lượng lớn hợp đồng và hành động HR, chữ ký điện tử trong doanh nghiệp trở thành một động lực chiến lược, không chỉ để tuân thủ pháp luật mà còn để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Khung pháp luật áp dụng cho tuân thủ pháp luật HR của người sử dụng lao động

Luật Lao động và Bộ luật Dân sự

Tuân thủ pháp luật của người sử dụng lao động trong luật lao động dựa trên một corpus pháp luật dày đặc. Các tham chiếu cơ bản là:

• Điều L1221-1 của Luật Lao động: định nghĩa hợp đồng lao động và tự do hình thức của nó, với các quy định cụ thể cho từng loại hợp đồng.

• Các điều L1242-12 và L1242-13: bắt buộc bằng văn bản đối với CDD, dưới hình phạt là tái phân loại tự động thành CDI.

• Các điều L1237-11 đến L1237-16: quy định chặt chẽ quy trình chấm dứt hợp đồng thoả thuận (các cuộc phỏng vấn, thời hạn rút lại 15 ngày theo lịch, xác nhận DREETS).

• Điều L3243-2: cho phép trao phiếu lương được số hóa, trừ khi người lao động phản đối.

• Các điều 1366 và 1367 của Bộ luật Dân sự: cấp cho chữ ký điện tử giá trị pháp lý bằng với chữ ký tay, với điều kiện là quy trình được sử dụng đảm bảo danh tính của người ký và tính toàn vẹn của tài liệu.

Quy định eIDAS n°910/2014 và eIDAS 2.0

Quy định Châu Âu eIDAS n°910/2014 (Xác định danh tính điện tử, Xác thực và các Dịch vụ Tin tưởng) thiết lập khung pháp luật cho chữ ký điện tử trong Liên minh Châu Âu. Nó phân biệt ba cấp độ:

• Chữ ký điện tử đơn giản (SES): cấp độ tối thiểu, phù hợp với các hành động có mức rủi ro thấp.

• Chữ ký điện tử nâng cao (AdES): được liên kết một cách độc nhất với người ký, có khả năng xác định người ký, được tạo từ dữ liệu dưới quyền kiểm soát độc quyền của người ký, và cho phép phát hiện bất kỳ sửa đổi sau này nào (điều 26 eIDAS). Được khuyến khích cho các hợp đồng lao động.

• Chữ ký điện tử được xác nhận (QES): cấp độ tối đa, với giả định pháp lý về độ tin cậy (điều 25 §2 eIDAS). Bắt buộc đối với các hành động có mức rủi ro cao.

eIDAS 2.0 (quy định 2024/1183), áp dụng dần từ 2026, tăng cường các yêu cầu xác định danh tính thông qua ví tiền điện tử danh tính kỹ thuật số Châu Âu (EUDI Wallet) và mở rộng các nghĩa vụ công nhận lẫn nhau xuyên biên giới.

RGPD n°2016/679 và dữ liệu HR

Xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên trong bối cảnh các quy trình chữ ký điện tử được tuân theo RGPD. Người sử dụng lao động phải:

• Xác định cơ sở pháp lý: hợp đồng lao động (điều 6.1.b) hoặc nghĩa vụ pháp lý (điều 6.1.c) tạo nên các cơ sở pháp lý thích hợp.

• Thông báo cho nhân viên: phải trao một thông báo thông tin (điều 13 RGPD) khi dữ liệu được thu thập.

• Quy định ký hợp đồng phụ: nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử là một bên xử lý phụ theo nghĩa điều 28 RGPD; một DPA (Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu) là bắt buộc.

• Đảm bảo thời gian lưu giữ: các tài liệu đã ký phải được lưu giữ theo các thời hạn pháp định (5 năm đối với phiếu lương, 10 năm đối với các hành động có giá trị kế toán).

Tiêu chuẩn ETSI và horodatage

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) và EN 319 142 (PAdES) định nghĩa các định dạng kỹ thuật của chữ ký điện tử nâng cao và được xác nhận. Horodatage được xác nhận (RFC 3161) đảm bảo ngày chắc chắn của các tài liệu đã ký, có thể thắng kiện trước các tòa án Pháp và Châu Âu trong trường hợp tranh chấp.

Các kịch bản sử dụng: tuân thủ pháp luật HR trong thực tiễn

Kịch bản 1: Một công ty sản xuất nhỏ vừa 120 nhân viên số hóa hợp đồng HR của mình

Một công ty SME trong lĩnh vực sản xuất có 120 cộng tác viên cho đến nay quản lý toàn bộ các tài liệu HR của mình ở định dạng giấy. Mỗi lần tuyển dụng kéo theo việc in, gửi bưu điện và quản lý vật lý của 6 đến 8 tài liệu (hợp đồng, thông báo RGPD, quy định nội bộ, hiến chương thông tin, v.v.). Thời gian trung bình giữa quyết định tuyển dụng và ký kết hợp đồng đạt 9 ngày làm việc, với tỷ lệ lỗi tài liệu (quên chữ ký, trang bị) là 23%.

Sau khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp với SIRH, những kết quả quan sát được là:

• Giảm thời gian ký từ 1,5 ngày làm việc trung bình (lợi ích 83%).

• Tỷ lệ lỗi tài liệu giảm xuống dưới 2%.

• Loại bỏ hoàn toàn chi phí in, gửi và lưu trữ vật lý (ước tính 18 € cho mỗi tệp tuyển dụng, tiết kiệm hàng năm khoảng 3.600 € cho 200 lần tuyển dụng/năm).

• Tuân thủ RGPD được tăng cường nhờ tập trung hóa các tệp nhân sự trong một kho an toàn kỹ thuật số có khả năng kiểm tra.

Kịch bản 2: Một nhóm phân phối quản lý 400 chấm dứt hợp đồng thoả thuận mỗi năm

Một nhóm bán lẻ lớn có một số nghìn cộng tác viên trên toàn lãnh thổ quốc gia phải quản lý trung bình 400 chấm dứt hợp đồng thoả thuận mỗi năm. Quy trình giấy áp đặt quản lý phân tán bởi các HR của mỗi địa điểm, với các rủi ro cao về không tuân thủ các thời hạn pháp định (15 ngày rút lại, thời hạn xử lý DREETS 15 ngày làm việc).

Việc thực hiện quy trình làm việc kỹ thuật số của chấm dứt hợp đồng thoả thuận — bao gồm mời vào các cuộc phỏng vấn bằng phương tiện điện tử, ký CERFA được số hóa và truyền tự động qua TéléRC — đã cho phép:

• Không có dossier nào bị từ chối vì lỗi hình thức trong một năm hoàn chỉnh (so với tỷ lệ từ chối 8% trước đây).

• Giảm thời gian xử lý HR của 4 giờ xuống 45 phút mỗi dossier.

• Truy vết hoàn chỉnh các hành động (horodatage của mỗi bước), tạo thành bằng chứng có thể thắng kiện trong trường hợp tranh chấp.

• Giảm 60% các tranh chấp tại tòa án lao động liên quan đến chấm dứt hợp đồng thoả thuận trong 18 tháng.

Kịch bản 3: Một công ty tư vấn quản lý chuyên gia bảo mật các thỏa thuận bảo mật và phụ lục của nó

Một công ty tư vấn quản lý 45 chuyên gia, rất linh động và thường xuyên làm việc từ nước ngoài, cần phải ký các thỏa thuận bảo mật, phụ lục linh động và các điều khoản không cạnh tranh với những cộng tác viên phân tán ở nhiều quốc gia trong Liên minh Châu Âu.

Nhờ giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS 2.0, công ty có thể:

• Ký các hành động có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay ở tất cả các quốc gia thành viên của EU, không cần dời chỗ hay gửi bưu điện.

• Giảm thời gian ký các thỏa thuận bảo mật từ 7 ngày xuống dưới 2 giờ.

• Tự động hóa các nhắc nhở tới những người ký, giảm tỷ lệ tài liệu chờ lâu hơn 72 giờ từ 45% xuống 6%.

• Lưu trữ toàn bộ các hành động trong một hồ sơ kỹ thuật số có khả năng kiểm tra, tạo điều kiện thuận lợi cho các kiểm toán nội bộ và due diligence.

Kết luận

Tuân thủ pháp luật trong luật lao động là một vấn đề chiến lược đối với bất kỳ người sử dụng lao động nào, bất kể quy mô tổ chức. Giữa yêu cầu bằng văn bản đối với nhiều hành động HR, các yêu cầu ngày càng tăng của RGPD, số hóa bắt buộc của chấm dứt hợp đồng thoả thuận và các hình phạt tiềm năng trước các tòa án lao động, khoảng cách cho lỗi sai giảm đi hàng năm. Chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS hiện nay nổi lên như tiêu chuẩn thực tế để bảo mật toàn bộ chu kỳ sống hợp đồng trong tài nguyên nhân lực: từ tuyển dụng đến tách biệt, qua mỗi phụ lục và thỏa thuận tập thể.

Certyneo bạn đồng hành trong sự chuyển đổi này với giải pháp được chứng nhận, đơn giản để tích hợp và phù hợp với nhu cầu của các đội HR. Bạn có muốn số hóa những hợp đồng đầu tiên của mình hay di chuyển từ giải pháp hiện có, đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng phục vụ. Bắt đầu miễn phí trên Certyneo hoặc khám phá giá cả của chúng tôi để tìm công thức phù hợp với cấu trúc của bạn.