Tuân thủ pháp luật lao động: Các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Tuân thủ pháp luật lao động hiện nay là một trong những ưu tiên hàng đầu của các ban lãnh đạo nhân sự và chủ doanh nghiệp. Năm 2026, khung pháp lý Pháp và Châu Âu đã trở nên đặc biệt phức tạp: các nghĩa vụ tài liệu được tăng cường, số hóa các hợp đồng, RGPD áp dụng cho dữ liệu nhân viên, các cuộc kiểm tra của cơ quan thanh tra lao động diễn ra thường xuyên hơn. Một sai sót nhỏ có thể khiến nhà tuyển dụng phải chịu những hình phạt hình sự, chỉnh lý từ URSSAF hoặc các tranh chấp tại tòa án lao động tốn kém. Bài viết này phân tích các nghĩa vụ chính của nhà tuyển dụng về tuân thủ pháp luật lao động — từ soạn thảo hợp đồng đến bảo quản tài liệu — và trình bày các thực hành tốt để bảo mật từng giai đoạn trong vòng đời nhân viên.

Nền tảng của tuân thủ pháp luật đối với nhà tuyển dụng trong lao động

Nghĩa vụ chính thức hóa hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là nền tảng của mối quan hệ lao động. Mặc dù hợp đồng lao động vô thời hạn toàn thời gian về mặt lý thuyết có thể vẫn bằng miệng, nhưng thực tế thường đòi hỏi chính thức hóa bằng văn bản. Đối với hợp đồng lao động có thời hạn, hợp đồng lao động tạm thời, hợp đồng bán thời gian hoặc hợp đồng học việc, văn bản là bắt buộc dưới hình phạt là yêu cầu xác định lại (điều L. 1242-12 của Bộ luật Lao động đối với hợp đồng có thời hạn). Chỉ thị châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch, được chuyển thành luật pháp Pháp bằng sắc lệnh ngày 1 tháng 8 năm 2022, đã tăng cường nghĩa vụ cung cấp thông tin bằng văn bản: nhà tuyển dụng phải trao cho nhân viên, không muộn hơn ngày thứ bảy kể từ khi bắt đầu làm việc, một tài liệu nêu rõ ít nhất chín yếu tố cần thiết (danh tính của các bên, nơi làm việc, chức danh, ngày bắt đầu, kỳ nghỉ, thời gian báo trước, mức lương, thời gian làm việc, công ước tập thể áp dụng).

Chữ ký hợp đồng cam kết cả hai bên. Kể từ luật số 2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000 và điều 1366 của Bộ luật Dân sự, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay, miễn là tuân thủ các yêu cầu xác định bên ký một cách đáng tin cậy. Sự phát triển này mở đường cho việc số hóa hoàn toàn quy trình tuyển dụng, với những lợi ích hoạt động đáng kể cho các bộ phận nhân sự — miễn là chọn giải pháp tuân thủ.

Các sổ đăng ký và thông báo bắt buộc

Mọi nhà tuyển dụng, bất kể quy mô của doanh nghiệp, phải duy trì một số sổ đăng ký bắt buộc:

• Sổ đăng ký nhân viên duy nhất (điều L. 1221-13 của Bộ luật Lao động): phải cập nhật ngay khi tuyển dụng và bảo quản năm năm sau khi nhân viên rời đi. Nó liệt kê tên, họ, quốc tịch, ngày sinh, giới tính, công việc, trình độ, ngày vào và ra của mỗi công nhân.

• Tài liệu đánh giá rủi ro an toàn lao động duy nhất (DUERP): bắt buộc kể từ sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001, phải cập nhật ít nhất một lần mỗi năm và bảo quản 40 năm kể từ luật sức khỏe ngày 2 tháng 8 năm 2021 (điều L. 4121-3-1 của Bộ luật Lao động). Trong trường hợp xảy ra tai nạn lao động nghiêm trọng hoặc bệnh nghề nghiệp, sự vắng mặt hoặc lỗi thời của tài liệu này có thể cấu thành lỗi không thể bào chữa.

• Sổ đăng ký đại diện của nhân viên / CSE: tại các doanh nghiệp có 11 nhân viên trở lên.

• Các thông báo bắt buộc: tên của công ước tập thể áp dụng, tọa độ của cơ quan thanh tra lao động, quy chế nội bộ (bắt buộc từ 50 nhân viên trở lên), bình đẳng chuyên môn nam/nữ, qu騷rối tâm lý và tình dục.

Sự vắng mặt của các tài liệu này khiến nhà tuyển dụng phải chịu tiền phạt lên tới 1.500 € cho mỗi nhân viên liên quan (vi phạm hành chính lớp 4), cũng như những hình phạt nặng hơn trong trường hợp tái phạm.

Thời gian làm việc và theo dõi thời gian

Tuân thủ quy định về thời gian làm việc là một vấn đề khó khăn. Điều L. 3171-2 của Bộ luật Lao động yêu cầu nhà tuyển dụng phải thiết lập hệ thống tính toán thời gian làm việc cho mỗi nhân viên mà thời gian không được xác định trước. Kể từ quyết định của CJUE ngày 14 tháng 5 năm 2019 (vụ Deutsche Bank), các nước thành viên EU bị yêu cầu buộc nhà tuyển dụng phải thiết lập một hệ thống khách quan, đáng tin cậy và dễ tiếp cận để đo lường thời gian làm việc hàng ngày. Ở Pháp, điều này dẫn đến các nghĩa vụ tăng lên đối với các hợp đồng theo ngày, trong đó nhà tuyển dụng phải tổ chức cuộc hội thoại hàng năm cá nhân và cung cấp tài liệu kiểm soát hàng tháng.

Vượt quá thời gian tối đa (10h/ngày, 48h/tuần hoặc 44h trung bình trong 12 tuần) có thể bị truy tố hình sự. Các giờ làm thêm không được trả lương hoặc không được bù giờ cũng là lý do thường xuyên dẫn đến đơn khiếu nại tại Tòa án Lao động.

Các nghĩa vụ liên quan đến bảo vệ dữ liệu nhân viên (RGPD)

Nhân viên, một cá nhân được bảo vệ như những người khác

Kể từ khi RGPD có hiệu lực ngày 25 tháng 5 năm 2018, dữ liệu cá nhân của nhân viên được hưởng cùng mức bảo vệ như dữ liệu của khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Nhà tuyển dụng là "người kiểm soát xử lý" theo nghĩa của điều 4 của quy định số 2016/679 và phải, vì lý do đó:

• Duy trì sổ đăng ký các hoạt động xử lý (điều 30 RGPD) nêu chi tiết từng xử lý liên quan đến dữ liệu nhân viên (lương, quản lý vắng mặt, giám sát video, chấm công, email công việc, v.v.).

• Thông báo cho nhân viên về sự tồn tại của các xử lý, mục đích của chúng, thời gian bảo quản và quyền của họ (điều 13 và 14 RGPD). Thông tin này phải được cung cấp ngay khi tuyển dụng, thông thường thông qua thông báo đính kèm với hợp đồng lao động.

• Điều chỉnh các chuyển giao dữ liệu ra ngoài EU: việc sử dụng công cụ quản lý nhân sự được lưu trữ tại Hoa Kỳ (phần mềm lương, SIRH, công cụ tuyển dụng) phải được đảm bảo bằng những biện pháp thích hợp (các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn, quyết định phù hợp).

• Bổ nhiệm một DPO nếu hoạt động chính liên quan đến theo dõi thường xuyên và có hệ thống các cá nhân bị ảnh hưởng quy mô lớn.

CNIL đã phạt hành chính vào năm 2024 và 2025 một số nhà tuyển dụng vì không thông báo cho nhân viên hoặc bảo quản dữ liệu chấm công quá lâu. Các mức phạt có thể lên tới 4% doanh thu toàn cầu hàng năm.

Giám sát video và kiểm soát nhân viên

Quyền được tôn trọng cuộc sống tư nhân (điều 9 của Bộ luật Dân sự, điều 8 của CEDH) hạn chế chặt chẽ quyền lực giám sát của nhà tuyển dụng. Mọi triển khai thiết bị kiểm soát (giám sát video, định vị địa lý, keylogger, ghi âm điện thoại) phải:

• Được biện minh bằng lợi ích hợp pháp tương xứng.

• Phải được tham khảo trước với CSE (điều L. 2312-38 của Bộ luật Lao động).

• Được khai báo hoặc tuân theo phân tích tác động (AIPD) tùy từng trường hợp.

• Phải được thông báo cá nhân cho các nhân viên liên quan.

Tòa án Tối cao đã xác nhận trong một số phán quyết gần đây (đặc biệt là Soc. 10 tháng 11 năm 2021, số 20-12.263) rằng các bằng chứng thu được thông qua các thiết bị giám sát bất hợp pháp không thể chấp nhận được trước tòa án, ngay cả khi chúng chứng minh có lỗi của nhân viên.

Bảo mật các tài liệu hợp đồng và các quy trình nhân sự

Từ chữ ký viết tay đến chữ ký điện tử có đủ điều kiện

Việc số hóa các tài liệu nhân sự hiện nay là một thực tế không thể tránh khỏi. Hợp đồng lao động, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng do hai bên thỏa thuận, thỏa thuận công ty, tài liệu kết thúc hợp đồng: tất cả đều có thể được ký điện tử. Chữ ký điện tử có đủ điều kiện cho phép giảm đáng kể thời gian xử lý đồng thời đảm bảo giá trị chứng minh cao hơn chữ ký viết tay, nhờ dữ liệu siêu dữ liệu dấu thời gian và các chứng chỉ xác thực.

Ba mức độ chữ ký được định nghĩa bởi quy định eIDAS (số 910/2014):

• Chữ ký điện tử đơn giản (SES): đủ cho các tài liệu nội bộ có rủi ro thấp.

• Chữ ký điện tử nâng cao (SEA): được khuyến nghị cho các hợp đồng lao động tiêu chuẩn. Nó đảm bảo xác định bên ký và tính toàn vẹn của tài liệu.

• Chữ ký điện tử có đủ điều kiện (SEQ): tương đương hợp pháp với chữ ký viết tay theo điều 25 eIDAS. Bắt buộc đối với một số tác vụ có rủi ro hợp pháp cao.

Đối với các hợp đồng chấm dứt do hai bên thỏa thuận, cơ quan quản lý Pháp (DREETS) đã xác nhận việc sử dụng chữ ký điện tử nâng cao kể từ năm 2022, hỗ trợ quy trình tập hợp TéléRC.

Bảo quản và lưu trữ các tài liệu lao động

Tuân thủ tài liệu không dừng lại ở chữ ký: nó yêu cầu các thời gian bảo quản chính xác, thường bị các nhà tuyển dụng bỏ quên:

| Tài liệu | Thời gian bảo quản theo luật | |---|---| | Phiếu lương | 50 năm hoặc cho đến khi nhân viên 75 tuổi | | Hợp đồng lao động | 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng | | DUERP | 40 năm | | Sổ đăng ký nhân viên duy nhất | 5 năm sau khi rời đi | | Tài liệu liên quan đến đóng góp xã hội | 3 năm (URSSAF) | | Khai báo thuế liên quan đến lương | 6 năm |

Hệ thống lưu trữ điện tử có giá trị chứng minh (AEVP), tuân thủ tiêu chuẩn NF Z 42-013 và khung tham chiếu RGS, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng đọc của các tài liệu trong toàn bộ thời gian bảo quản hợp pháp. Certyneo tích hợp sẵn các chức năng lưu trữ an toàn, cho phép tạo ra một dấu vết kiểm toán đáng tin cậy trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp.

Phòng chống tranh chấp và xử lý các vụ kiện tại tòa án lao động

Các lý do chính để tham khảo Tòa án Lao động

Vào năm 2024, các Tòa án Lao động ở Pháp đã ghi nhận hơn 140.000 vụ việc mới, theo dữ liệu từ Bộ Tư pháp. Các lý do chính của tranh chấp là:

• Sa thải không có lý do thực tế và chính đáng (khoảng 35% vụ việc)

• Không thanh toán tiền làm thêm giờ

• Yêu cầu xác định lại hợp đồng có thời hạn thành hợp đồng vô thời hạn

• Qu騷rối tâm lý hoặc tình dục

• Không tuân thủ các quy trình chấm dứt (mời gọi, cuộc hội thoại trước, thông báo bằng văn bản)

Trong phần lớn các tranh chấp này, khả năng của nhà tuyển dụng trong việc cung cấp bằng chứng tài liệu có giá trị hợp pháp là yếu tố quyết định. Hợp đồng được ký điện tử có dấu thời gian được chứng thực, các cuộc trao đổi được bảo quản an toàn, DUERP được cập nhật thường xuyên: tất cả những yếu tố này đều có thể làm thay đổi cân bằng có lợi cho nhà tuyển dụng.

Quy trình kỷ luật: một hình thức chặt chẽ phải tuân thủ

Mọi hình phạt kỷ luật — cảnh báo, tạm đình chỉ, sa thải vì lỗi — đều tuân theo hình thức chính xác được định nghĩa bởi các điều L. 1332-1 đến L. 1332-4 của Bộ luật Lao động:

• Mời gọi cuộc hội thoại trước: bằng thư bảo đảm hoặc giao tận tay với xác nhận, ít nhất 5 ngày làm việc trước cuộc hội thoại.

• Cuộc hội thoại trước: nhân viên có thể được hỗ trợ bởi thành viên nhân sự hoặc, nếu không có đại diện, bởi một cố vấn bên ngoài được đăng ký trên danh sách của thị trưởng.

• Thông báo hình phạt: trong khoảng thời gian tối thiểu 2 ngày làm việc và tối đa 1 tháng sau cuộc hội thoại, bằng thư có nêu lý do.

Mọi sai sót đối với quy trình này dẫn đến sai sót hình thức của hình phạt, thậm chí là sự vô hiệu hóa của nó. Việc số hóa các bước này — thông qua thư bảo đảm điện tử hoặc chữ ký điện tử — hiện nay được hoàn toàn chấp nhận, miễn là có thể chứng minh nhân viên đã nhận được thật sự.

Để tối ưu hóa và bảo mật toàn bộ các quy trình tài liệu này, các đội nhân sự có thể dựa vào giải pháp của chúng tôi hoặc khám phá các tính năng dành riêng cho quản lý nhân sự.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ pháp luật lao động

Tuân thủ pháp luật của nhà tuyển dụng dựa trên một tập hợp các chuẩn mực quốc gia và quốc tế mà sự hiểu biết là cần thiết.

Bộ luật Lao động Pháp: Các quy định cơ bản có nguồn gốc từ Bộ luật Lao động, được cập nhật thường xuyên bằng sắc lệnh và luật. Trong các văn bản có cấu trúc nhất: sắc lệnh số 2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017 (gọi là sắc lệnh Macron) đã cải cách sâu sắc việc biểu diễn nhân viên và các quy tắc sa thải, luật số 2021-1104 ngày 22 tháng 8 năm 2021 (luật Khí hậu) đã mở rộng thời gian bảo quản DUERP thành 40 năm, và luật số 2022-1598 ngày 21 tháng 12 năm 2022 đề ra các biện pháp khẩn cấp liên quan đến thị trường lao động.

Chỉ thị châu Âu 2019/1152: Được chuyển thành luật pháp Pháp bằng sắc lệnh ngày 1 tháng 8 năm 2022, nó yêu cầu nhà tuyển dụng phải cung cấp bằng văn bản, trong 7 ngày lịch kể từ khi bắt đầu làm việc, thông tin cần thiết về các điều kiện làm việc. Sự không tuân thủ nghĩa vụ này gây ra trách nhiệm dân sự của nhà tuyển dụng.

Quy định eIDAS số 910/2014: Nó tạo nên cơ sở pháp lý của chữ ký điện tử trong EU. Điều 25 nêu rõ rằng chữ ký điện tử có đủ điều kiện tạo ra những tác động pháp lý giống hệt như chữ ký viết tay. Các điều 26 và 28 định nghĩa các yêu cầu kỹ thuật của chữ ký nâng cao và có đủ điều kiện. Quy định eIDAS 2.0 (quy định số 2024/1183, có hiệu lực ngày 20 tháng 5 năm 2024) tăng cường danh mục nhận dạng số châu Âu, với những ảnh hưởng trực tiếp đối với xác định bên ký trong các quy trình nhân sự.

Bộ luật Dân sự, các điều 1366-1367: Điều 1366 nêu rõ rằng "tài liệu điện tử có cùng giá trị chứng minh như tài liệu trên giấy, với điều kiện rằng danh tính của người phát hành có thể được xác định đúng đắn và nó được thiết lập và bảo quản trong các điều kiện có tính chất đảm bảo tính toàn vẹn của nó". Điều 1367 định nghĩa chữ ký điện tử và tham khảo các điều kiện được xác định bởi sắc lệnh trong Hội đồng Nhà nước (sắc lệnh số 2017-1416 ngày 28 tháng 9 năm 2017).

RGPD số 2016/679: Quản lý dữ liệu nhân viên phải tuân thủ các nguyên tắc về hợp pháp, trung thực, giảm thiểu, chính xác và hạn chế bảo quản (điều 5 RGPD). Điều 88 RGPD cho phép các nước thành viên đưa ra các quy tắc cụ thể để xử lý dữ liệu trong bối cảnh mối quan hệ lao động. Ở Pháp, luật Tin học và Tự do sửa đổi (luật số 78-17) và các quyết định của CNIL bổ sung cho thiết bị này.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132: Tiêu chuẩn châu Âu này định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao (XAdES, PAdES, CAdES) và các hồ sơ tuân thủ áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng. Nó có liên quan trực tiếp đến các nhà tuyển dụng số hóa các tài liệu hợp đồng của họ.

Rủi ro khi không tuân thủ: Các hình phạt có thể là hình sự (tù giam đến 1 năm và phạt 3.750 € đối với một số vi phạm pháp luật lao động), dân sự (bồi thường trước Tòa án Lao động), hành chính (đóng cửa tạm thời cơ sở, loại trừ khỏi các hợp đồng công cộng) và xã hội (chỉnh lý URSSAF trong trường hợp sai sót trong việc xác định hợp đồng hoặc tính toán đóng góp).

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Một doanh nghiệp nhỏ và vừa dịch vụ có 85 nhân viên phải đối mặt với cuộc kiểm tra của cơ quan thanh tra lao động

Một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực dịch vụ tin học có khoảng 85 cộng tác viên nhận được thông báo kiểm tra từ cơ quan thanh tra lao động liên quan đến các điều kiện việc làm của các nhà phát triển phần mềm của mình theo hợp đồng ngày. Cơ quan thanh tra yêu cầu cung cấp các tài liệu kiểm soát thời gian làm việc hàng tháng trong ba năm qua, báo cáo các cuộc hội thoại hàng năm thỏa thuận ngày và các hợp đồng lao động của tất cả nhân viên liên quan.

Trước khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử và lưu trữ số hóa, doanh nghiệp lưu trữ các hợp đồng của mình dưới dạng giấy trong các tủ đựng hồ sơ phân tán trên các địa điểm khác nhau. Việc tái tạo hồ sơ mất vài tuần, với các tài liệu bị thiếu dành cho 12 nhân viên. Sau khi được yêu cầu khẩn cấp, nhà tuyển dụng phải chỉnh lý tình hình của mình và trả tiền phạt giao dịch.

Kể từ khi số hóa hoàn toàn các quy trình nhân sự của mình thông qua một nền tảng chữ ký điện tử được kết nối với SIRH của mình, doanh nghiệp có một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh cho mỗi tài li