Cách lưu trữ tài liệu được ký điện tử

Tại sao phải lưu trữ chính xác

Tại sao phải lưu trữ chính xác

Tài liệu được ký điện tử chỉ có giá trị nếu bằng chứng vẫn có thể tham khảo và kiểm chứng được trong toàn bộ thời gian pháp lý - đôi khi là 10, 20, thậm chí 30 năm. Lưu trữ cẩu thả = bằng chứng yếu đi trong trường hợp có tranh chấp.

• Thời hạn được tôn trọngHợp đồng thương mại ⬥⬥⬥: 10 năm (Mã thương mại)
• Hợp đồng thương mại ⬥⬥⬥: 10 năm (Mã thương mại)Hợp đồng lao động ⬥⬥⬥: 5 năm sau khi kết thúc
• Hóa đơn ⬥⬥⬥: 10 năm (kế toán), 6 năm (thuế)Hợp đồng thuê ⬥⬥⬥: thời hạn + 5 năm
• Chứng thư công chứng ⬥⬥⬥: 30 nămChứng thư công chứng ⬥⬥⬥: 30 năm
• Bảo hiểm ⬥⬥⬥: 2 đến 10 năm tùy loạiGiữ
• PDF có chữ kývà

vàkiểm toántrong khoảng thời gian áp dụng dài nhất.Định dạng lưu trữPAdES-B-B ⬥⬥⬥: chữ ký cơ bản, đơn giản

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: chữ ký cơ bản, đơn giản

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + dấu thời gian đủ điều kiệnPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + chuỗi chứng chỉ
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + dấu thời gian định kỳ (nhiều thập kỷ)Để lưu trữ lâu, hãy ưu tiên
• Để lưu trữ lâu, hãy ưu tiênPAdES-B-LTA
• .3 tùy chọn lưu trữ

1. Lưu trữ thuê ngoài (nền tảng)1. Lưu trữ thuê ngoài (nền tảng)Nền tảng chữ ký lưu giữ tài liệu của bạn trong X năm. Bao gồm trong hầu hết các kế hoạch.

Ưu điểm ⬥⬥⬥: không tốn nhiều công sức, tuân thủ eIDAS

Nhược điểm ⬥⬥⬥: phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, khả năng đảo ngược cần được xác minh

2. Lưu trữ nội bộ

2. Lưu trữ nội bộTài liệu của bạn được lưu giữ trên máy chủ của bạn hoặc SAE chuyên dụng.Ưu điểm ⬥⬥⬥: kiểm soát toàn diệnNhược điểm ⬥⬥⬥: chi phí, yêu cầu kỹ năng nội bộ

3. SAE có giá trị chứng minh

3. SAE có giá trị chứng minh

Hệ thống lưu trữ điện tử được chứng nhậnNF Z42-013. Mức độ tuân thủ cao nhất.Ưu điểm ⬥⬥⬥: giả định về độ tin cậy về mặt pháp lý

Ưu điểm ⬥⬥⬥: giả định về độ tin cậy về mặt pháp lý

Nhược điểm ⬥⬥⬥: chi phí cao, quá khổ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏCác phương pháp hay nhấtGiữ

PDF + dấu vết kiểm tra ⬥⬥⬥, không bao giờ thiếu cái kiaPDF + dấu vết kiểm tra ⬥⬥⬥, không bao giờ thiếu cái kiaDự phòng ⬥⬥⬥: nhiều trang web, đa hỗ trợXác minh định kỳ ⬥⬥⬥: 6-12 tháng một lần, xác nhận rằng tài liệu có thể đọc được

Tài liệu ⬥⬥⬥: thủ tục bằng văn bản

• Tài liệu ⬥⬥⬥: thủ tục bằng văn bảnKiểm tra khôi phục hàng năm⬥⬥⬥ Các lỗi thường gặp
• Chỉ giữ lại bản PDF, không giữ lại dấu vết kiểm traLưu trữ trên một phương tiện duy nhất (ổ cứng bên trong)
• Lưu trữ trên một phương tiện duy nhất (ổ cứng bên trong)Sử dụng đám mây không có điều khoản lưu giữ
• Quên khoảng thời gian cụ thể cho một số khu vực nhất địnhKhông kiểm tra quá trình khôi phục
• Di chuyển lưu trữDi chuyển lưu trữ

Nếu bạn thay đổi nhà cung cấp chữ ký:

• Xuất tất cả tài liệu đã ký + bản kiểm tra
• Nhập vào hệ thống mới hoặc SAE chuyên dụng
• Kiểm tra tính toàn vẹn (dấu vân tay SHA-256)
• Kiểm tra tính toàn vẹn (dấu vân tay SHA-256)
• Giữ quyền truy cập tạm thời vào hệ thống cũ

Trường hợp cụ thể: SME thay đổi nhà cung cấp dịch vụ

SME với 50 nhân viên, 3000 văn bản đã ký tích lũy trong 5 năm. Di chuyển:

1. xuất tự động qua API
2. xuất tự động qua API
3. nhập vào nhà cung cấp dịch vụ mới + SAE bên ngoài làm bản sao lưu
4. xác minh theo mẫu (đã kiểm tra 50 tài liệu)

nhà cung cấp dịch vụ cũ chấm dứt sau 3 tháng

Tổng thời lượng: 4 tuần. Không mất mát.

• Tổng thời lượng: 4 tuần. Không mất mát.
• Certyneo giúp bạn như thế nào
• Certyneo bao gồm
• 10 năm lưu trữ

trong tất cả các gói, với sự dư thừa về mặt địa lý ở EU, lập phiên bản và xuất khẩu hoàn toàn bất kỳ lúc nào (tổng khả năng đảo ngược). Định dạng PAdES-B-T theo mặc định, PAdES-B-LTA tùy chọn cho các tài liệu quan trọng.

trong tất cả các gói, với sự dư thừa về mặt địa lý ở EU, lập phiên bản và xuất khẩu hoàn toàn bất kỳ lúc nào (tổng khả năng đảo ngược). Định dạng PAdES-B-T theo mặc định, PAdES-B-LTA tùy chọn cho các tài liệu quan trọng.

Khám phá giải pháp chữ ký điện tử CertyneoCâu hỏi thường gặpTôi có nên in tài liệu đã ký của mình không?

Không, vô ích và phản tác dụng (mất giá trị chứng minh).

Không, vô ích và phản tác dụng (mất giá trị chứng minh).

Đám mây tiêu chuẩn (Google Drive, Dropbox) có đủ không?

Đối với bản PDF thì có, nhưng không dành cho giá trị chứng minh. Ưu tiên lưu trữ chuyên dụng.

Tôi nên làm gì nếu nền tảng chữ ký của tôi đóng cửa?

Các tệp PDF PAdES vẫn có thể kiểm chứng được khi ngoại tuyến. Xuất khẩu các dấu vết kiểm toán thường xuyên.

Các tệp PDF PAdES vẫn có thể kiểm chứng được khi ngoại tuyến. Xuất khẩu các dấu vết kiểm toán thường xuyên.

Các kho lưu trữ có nên được mã hóa không?

Được khuyến nghị cho các tài liệu nhạy cảm. Hãy cẩn thận để giữ chìa khóa trong một thời gian dài.

Khi nào thì khoảng thời gian 10 năm bắt đầu?

Đối với hợp đồng thương mại: kết thúc thực hiện. Đối với hợp đồng lao động: kết thúc hợp đồng.

Đối với hợp đồng thương mại: kết thúc thực hiện. Đối với hợp đồng lao động: kết thúc hợp đồng.

Kết luận

Lưu trữ tốt chính là bảo hiểm nhân thọ cho chữ ký điện tử của bạn. Chọn công thức phù hợp với thách thức của bạn (thuê ngoài cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, SAE NF Z42-013 cho các trường hợp quan trọng), kiểm tra thường xuyên.

Hãy dùng thử Certyneo để gửi, ký và theo dõi tài liệu của bạn trực tuyến một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn.