Управління медичним кабінетом: юридична та адміністративна відповідність

Медичний кабінет підпадає під три режими, які не мають ані одного й того самого контролюючого органу, ані одного й того самого графіку, ані однакових санкцій: це деонтологічні та професійні зобов’язання, зобов’язання роботодавця та зобов’язання, що стосуються медичних даних. Складність полягає не в тому, що кожна з цих систем є складною сама по собі, а в тому, що вони функціонують паралельно — і порушення в одній з них часто виявляється під час перевірки, що стосується іншої.

Створення та умови діяльності

Здійснення професійної діяльності передбачає внесення до реєстру відповідної професійної асоціації та реєстрацію диплома. Договір про здійснення професійної діяльності — про партнерство, приватну співпрацю, заміщення — має бути наданий професійній асоціації, яка перевіряє його відповідність етичним нормам.

На цьому етапі часто недооцінюються три моменти:

• La умова про заборону конкуренції або переїзду Умова, що міститься в договорі про співпрацю, має бути обмеженою в часі та просторі, а також пропорційною. Надмірна умова відхиляється, але краще домовитися про неї, ніж доводити це в суді.
• Стаття договір про заміщення повинно бути складено та передано у відповідному порядку, у тому числі у разі короткострокової заміни.
• L'страхування професійної цивільної відповідальності повинна бути укладена до першого юридичного акту, при цьому слід приділити особливу увагу врахуванню попередніх періодів, якщо раніше вже проводився такий процес — ця тема детально висвітлена в нашій статті про професійна цивільно-правова відповідальність.

Юридична фірма як роботодавець

З моменту найму першого співробітника — секретаря, асистента, медичного працівника — фірма стає роботодавцем, на якого поширюється трудове законодавство та відповідний колективний договір.

Найбільш визначальними є ті зобов’язання, відсутність яких одразу виявляється під час перевірки: попереднє повідомлення про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір у разі його обов’язкового укладення, обов’язкові оголошення, єдиний реєстр персоналу, інформаційно-профілактичний візит, а також єдиний документ з оцінки професійних ризиків.

Останній найчастіше відсутній у малих організаціях, хоча є обов’язковим уже з моменту найму першого працівника. У медичному кабінеті він повинен охоплювати специфічні ризики: біологічне забруднення, підйом вантажів, психосоціальні ризики та роботу за комп’ютером.

До цього додається облік робочого часу у випадках, коли графіки роботи не є колективними; питання доказової сили цього обліку детально розглянуто в нашій статті про понаднормові години.

Медичні дані у повсякденному житті

Це система, порушення якої обходиться найдорожче, і все вирішується у звичайних діях.

Юридична фірма є контролер обробки даних даних своїх пацієнтів. Він повинен вести реєстр процедур лікування, інформувати пацієнтів, визначати терміни зберігання даних та регулювати договірні відносини зі своїми субпідрядниками — розробником програмного забезпечення, хостинг-провайдером, постачальником послуг телесекретаріату.

Звідси випливають три практичні вимоги:

• L'хостинг Зберігання даних має забезпечуватися суб’єктом, сертифікованим для цієї мети, у тому числі у випадках, коли спеціалізоване програмне забезпечення використовується в режимі онлайн.
• О дозволи повинні бути індивідуальними та диференційованими: спільний обліковий запис, яким користуються кілька осіб, унеможливлює будь-яку простежуваність і сам по собі є порушенням.
• О обмін Обмін медичними даними між фахівцями вимагає використання захищеної системи обміну медичними повідомленнями, а не загальнодоступної системи електронної пошти.

Реєстрація доступу та терміни зберігання, що стосуються медичної картки, детально викладені в нашій статті про електронна медична картка, а також правила обміну даними у статті, присвяченій лікарська таємниця.

Прийом відвідувачів та приміщення

Юридична фірма є установою, що приймає відвідувачів, що тягне за собою обов’язки щододоступність та пожежна безпека пропорційні до його категорії. Публічний реєстр доступності повинен бути доступним для огляду.

До цього додається інформація про гонорари та умови надання послуг, а також про порядок вирішення спорів.

Управління відходи від медичної діяльності, що становлять інфекційний ризик Цей процес належить до окремої сфери діяльності, передбачає укладення угоди з акредитованим постачальником послуг та зберігання супровідних документів. Це простий і частий контрольний пункт.

Виставлення рахунків та взаємодія з системою медичного страхування

Виставлення рахунків здійснюється відповідно до чинних тарифних шкал та нормативних вимог щодо перевищення гонорарів, інформація про які підлягає обов’язковому оприлюдненню.

Дві вимоги щодо документації варто організувати заздалегідь: зберігання медичні картки та підтверджуючі документи відповідно до встановлених строків, а також можливість відстеження вимоги, рамки яких викладені в нашій статті про цифрові розпорядження.

Перевірка медичного страхування здебільшого стосується відповідності між послугами, що виставляються до оплати, та медичними картами пацієнтів. Саме в цьому аспекті якість ведення медичної документації має безпосередній вплив, що виходить далеко за межі її медичної функції.

Сценарії використання

Перше працевлаштування. Розглядайте в такому порядку: попередня декларація, письмовий договір, реєстрація в службі гігієни праці, єдиний документ. Останній найчастіше забувають, але його найчастіше вимагають.

Зміна спеціалізованого програмного забезпечення. Перед підписанням перевірте сертифікат хостингу, можливість відновлення даних та формат експорту. Міграція без плану відновлення даних створює ризик втрати документів, термін зберігання яких ще не закінчився.

Об’єднання кількох фахівців-практиків. Розрізняти права доступу до медичних карток залежно від медичного працівника та пацієнта. Належність до однієї організації не означає участі у лікуванні кожного пацієнта.

Поширені запитання

Чи є «єдиний документ» обов’язковим у невеликій юридичній фірмі? Так, вже з першого працівника, без обмежень щодо чисельності персоналу. Він повинен охоплювати ризики, властиві даній діяльності, включаючи біологічні та психосоціальні.

Чи потрібен сертифікований хостинг-провайдер для онлайн-програмного забезпечення? Так, якщо медичні дані зберігаються від імені медичного закладу. Відповідальність за перевірку покладається на медичний заклад як на контролера обробки даних.

Чи є прийнятним спільний обліковий запис у комп’ютерній системі? Ні. Повноваження повинні бути індивідуальними, інакше неможливо забезпечити простежуваність доступу — що є самостійним порушенням.

Чи можна обмінюватися даними пацієнтів за допомогою звичайної електронної пошти? Ні. Обмін медичними даними між фахівцями передбачає використання спеціальної захищеної системи обміну повідомленнями.

Які вимоги щодо відходів медичного призначення? Спеціалізована галузь, угода з акредитованим постачальником послуг та зберігання супровідних документів, надання яких регулярно вимагається під час перевірок.

Чи є чинною умова про заборону повторної інсталяції? Лише за умови, що вона обмежена в часі та просторі й є пропорційною щодо захисту законних інтересів. Надмірне положення відхиляється суддею.

Що варто запам’ятати

Паралельно розвиваються три режими, і кожен з них має свого контролера. Найпростішим для забезпечення відповідності є режим роботодавця, де порушення є очевидними, а заходи щодо їх усунення — відомі; на першому місці — єдиний документ. Найдорожчим є режим медичних даних, де порушення виникають у результаті звичайних дій: спільні облікові записи, поштові сервіси для широкого загалу, неперевірене хостинг-обслуговування.

Існує механізм, який одночасно забезпечує всі три вимоги, і саме з нього слід починати: індивідуальні та диференційовані повноваження, поєднані з реєстрацією доступу. Вони підтверджують дотримання межі «необхідного для виконання завдань», захищають фахівця у разі звинувачень у несанкціонованому доступі та є необхідним доказовим матеріалом як під час перевірки рахунків-фактур, так і в разі притягнення до відповідальності.