Як відправити документ на підпис

5-етапна процедура

Надсилання документа на електронний підпис займає менше 5 хвилин. Ось покроковий процес.

1. Підготуйте документ

• Експортуйте в PDF (рекомендовано)
• Перевірте читабельність мобільних пристроїв (80% підписантів підписуються на мобільних пристроях)
• Перевірте, щоб усунути описки та помилки
• Додайте обов'язкові додатки, якщо необхідно

2. Створіть конверт

На своїй платформі підпису:

• новий документ → завантажте PDF
• назву конверта (тема документа + підписувач)

3. Додайте підписантів

Для кожного підписанта:

• повне ім’я
• електронна пошта
• телефон (для OTP SMS, якщо AES)
• роль (підписувач, затверджувач, CC)

Визначте порядок: паралельний (одночасно) або послідовний.

4. Розмістіть поля

Перетягніть у PDF:

• поле підпису (обов’язкове)
• необов’язкові поля: дата, ім’я, довільний текст, прапорець, ініціали на сторінці

Пов’яжіть кожне поле з правильним підписом (різні кольори).

5. Налаштуйте та надішліть

Параметри для налаштування:

• рівень підпису: SES або AES
• термін дії (зазвичай 15-30 днів)
• автоматичні нагадування (D+3, D+7)
• персоналізовані повідомлення

Натисніть «Надіслати». Підписанти отримують свою електронну пошту негайно.

Слідкуйте за документом

На інформаційній панелі слідкуйте в режимі реального часу:

• надіслано → відкрито → підписані
• сповіщення (електронна пошта, Slack, Teams)
• можливий ручний перезапуск

Найкращі практики

• Завжди тестуйте з колегою перед важливим надсиланням
• Забезпечте контактний канал для підписантів-початківців
• Систематично архівуйте підписаний документ
• Уникайте надсилання у п'ятницю ввечері чи у вихідні

Часті помилки

• Неправильна електронна адреса (шрифт або стара адреса)
• Забуття додати підписанта
• Не розміщувати поле для підпису
• Файл завеликий (> 10 МБ → повільно на мобільному)
• Надіслати без перевірки

Конкретний випадок: продавець

Продавець надсилає 20 пропозицій на тиждень. Процедура:

1. Генерація з HubSpot (цитата + CGV)
2. Автоматичне надсилання в SES через інтеграцію
3. Нагадування D+2 і D+5
4. Slack сповіщення в режимі реального часу
5. CRM оновлюється після підпису

Людський час: 0 хвилин на відправлення.

Як Certyneo допомагає вам

Certyneo робить надсилання документа на підпис швидким і надійним: інтуїтивно зрозумілий інтерфейс перетягування, шаблони для повторюваних документів, інтеграція CRM, моніторинг у реальному часі, автоматичні нагадування. Все менш ніж за 3 хвилини.

Відкрийте для себе рішення електронного підпису Certyneo

Поширені запитання

Скільки часу триває доставка?

2-5 хвилин для простого документа.

Чи можемо ми надіслати один і той самий документ кільком підписантам?

Так, усе в одному конверті, паралельно чи послідовно.

Чи варто повідомляти підписанта заздалегідь?

Не обов'язковий, але рекомендований для підписувачів-початківців.

Чи можемо ми скасувати доставку?

Так, до підписання. Згодом ні.

Чи може підписувач передати комусь іншому?

Залежно від конфігурації. За замовчуванням ні.

Висновок

Надіслати документ на підпис – це простий жест, який став повсякденним. Після встановлення розпорядку ваші договірні цикли змінюються.

Спробуйте Certyneo надсилати, підписувати та відстежувати ваші документи онлайн просто, швидко та безпечно.