Відповідність законодавству в трудовому праві: Обов'язки роботодавця

Відповідність законодавству в трудовому праві є одним з основних принципів сучасного управління людськими ресурсами. Від укладання трудових договорів, управління персональними даними працівників, ведення реєстру персоналу до дотримання обов'язків з розміщення інформації, роботодавець функціонує в густому нормативному середовищі, яке постійно розвивається. Невиконання цих обов'язків піддає підприємство значним цивільним, кримінальним та адміністративним санкціям. Ця стаття детально описує основні юридичні обов'язки, які лежать на кожному роботодавцеві у Франції, включаючи положення цифрового права та, зокрема, використання електронного підпису в підприємстві для безпеки та прискорення документообігу в сфері управління людськими ресурсами.

Основні договірні обов'язки роботодавця

Укладення та передача трудового договору

Стаття L. 1221-1 Трудового кодексу нагадує, що трудовий договір підпадає під правила цивільного права. Для контрактів на визначений строк (CDD) стаття L. 1242-12 вимагає передачі письмового документа працівникові не пізніше ніж через два робочих дні після найму, під загрозою переквалідження в договір на невизначений строк. Для контрактів на неповний робочий день (стаття L. 3123-6) письмова форма також обов'язкова.

З часу впровадження Директиви ЄС 2019/1152 щодо прозорих та передбачуваних умов роботи, Розпорядження від 2 листопада 2023 року розширило обов'язкові умови, які повинні мати місце в контракті або документі інформації, переданому при найму. Серед них: тривалість періоду випробування, правила вислугу, особистість органів соціального захисту, а також права на навчання.

Дематеріалізація цих контрактів нині повністю законна: кваліфікований або розширений електронний підпис відповідно до Регламенту eIDAS надає контракту, який був підписаний, таку ж юридичну цінність, що й оригінальний документ на папері, відповідно до статті 1367 Цивільного кодексу.

Єдиний реєстр персоналу

Стаття L. 1221-13 Трудового кодексу вимагає від кожного роботодавця ведення єдиного реєстру персоналу. Цей реєстр повинен містити в хронологічному порядку найму такі зазначення: ідентифікація працівника, громадянство, дата народження, стать, робоче місце, кваліфікація, дати початку та закінчення, тип контракту. Реєстр повинен зберігатися п'ять років після звільнення працівника. Його відсутність або неправильне ведення підлягають штрафу у розмірі 750 € на одного працівника (правопорушення 4-го класу).

Період випробування та формальності при найму

Роботодавець повинен подати попередню декларацію про найм (DPAE) не пізніше як за вісім днів до передбачуваної дати найму до URSSAF (стаття R. 1221-1 Трудового кодексу). Відсутність DPAE становить правопорушення з приховування праці (стаття L. 8221-5), піддаючи підприємство штрафу, який може досягти 45 000 € та двох років ув'язнення для фізичних осіб.

Обов'язки у сфері здоров'я, безпеки та умов роботи

Загальний обов'язок безпеки

Стаття L. 4121-1 Трудового кодексу встановлює обов'язок роботодавця щодо результату безпеки: він повинен вжити необхідні заходи для забезпечення безпеки та захисту фізичного та психічного здоров'я працівників. Цей обов'язок розкладається на дії з профілактики професійних ризиків, інформування та навчання працівників, а також впровадження організованої та відповідної системи.

Єдиний документ оцінки професійних ризиків (DUERP), обов'язковий за Декретом від 5 листопада 2001 року (стаття R. 4121-1 Трудового кодексу), повинен бути підготовлений з першим працівником, оновлений щорічно або при будь-якій значній зміні умов роботи. Закон про охорону здоров'я на робочому місці від 2 серпня 2021 року (Закон № 2021-1018) посилив цей обов'язок, встановивши зберігання DUERP протягом 40 років та надання доступу колишнім працівникам.

Медичний огляд та моніторинг стану здоров'я

Роботодавець повинен організувати відвідування з інформування та профілактики (VIP) протягом трьох місяців після початку роботи працівника (стаття R. 4624-10 Трудового кодексу), за винятком посад з особливими ризиками, для яких необхідний медичний огляд придатності до найму. Лікар, який займається охороною здоров'я на робочому місці, може видати висновок про непридатність, який роботодавець зобов'язаний враховувати під загрозою залучення його відповідальності.

Обов'язки, пов'язані з переслідуванням та дискримінацією

З часу Закону про професійне майбутнє від 5 вересня 2018 року (Закон № 2018-771) підприємства з щонайменше 250 працівників повинні призначити уповноваженого з питань сексуального переслідування в межах CSE та відповідальну особу в сфері управління людськими ресурсами. Будь-яке підприємство, незалежно від розміру, підлягає обов'язку розміщення контактних даних компетентних органів з питань переслідування (стаття L. 1153-5 Трудового кодексу). Невідповідність у цьому питанні піддає роботодавця позовам за цивільною та кримінальною відповідальністю.

Обов'язки щодо персональних даних працівників

GDPR застосовується до управління людськими ресурсами

Загальне Положення про захист даних (GDPR, № 2016/679) повністю застосовується до обробки даних працівників: файли із заробітною платою, оцінки продуктивності, біометричні дані, моніторинг відсутності тощо. Роботодавець виступає в якості відповідального за обробку у значенні статті 4(7) GDPR.

Його основні обов'язки:

• Реєстр видів обробки (стаття 30 GDPR): обов'язковий для будь-якого підприємства з більш ніж 250 працівниками або обробляючи конфіденційні дані;

• Інформування працівників (статті 13 та 14 GDPR): при зборі даних через чітке повідомлення про інформацію;

• Обмеження тривалості зберігання даних: дані працівника не можуть зберігатися невизначено тривалий час після розірвання договору;

• Безпека даних (стаття 32 GDPR): роботодавець повинен впровадити відповідні технічні та організаційні заходи.

У разі порушення даних роботодавець має 72 години для повідомлення CNIL (стаття 33 GDPR). Сума штрафів може досягти 20 мільйонів євро або 4% від загального річного обороту. CNIL видав у 2023 році більш ніж 42 мільйони євро санкцій, кілька з яких безпосередньо стосувалися обробки в сфері управління людськими ресурсами.

Захист даних у процесах електронного підпису

При впровадженні рішення електронного підпису для документів управління людськими ресурсами (контракти, доповнення, угоди підприємства), роботодавець повинен переконатися, що постачальник послуг дотримується GDPR. Біометричні дані, які можуть бути зібрані під час автентифікації, становлять конфіденційні дані у значенні статті 9 GDPR. Використання комплексного посібника з електронного підпису дозволяє визначити відповідні рішення та уникнути поширених помилок у обробці даних.

Обов'язки, пов'язані з представництвом персоналу та колективними переговорами

Створення та діяльність CSE

З часу Розпоряджень Макрона 2017 року (Розпорядження № 2017-1386 та 2017-1388), Комітет з соціальних та економічних питань (CSE) є єдиною інстанцією представництва персоналу для підприємств з щонайменше 11 працівниками. Роботодавець зобов'язаний організувати вибори до CSE та забезпечити йому необхідні засоби для діяльності: приміщення, години делегування, доступ до економічної та соціальної інформації через Базу економічних, соціальних та екологічних даних (BDESE) для підприємств з щонайменше 50 працівниками (стаття L. 2312-36 Трудового кодексу).

Невчасна організація професійних виборів становить злочин перешкоджання, покараний одним роком ув'язнення та штрафом у 7 500 € (стаття L. 2317-1 Трудового кодексу).

Обов'язки щодо обов'язкових щорічних переговорів (NAO)

Стаття L. 2242-1 Трудового кодексу зобов'язує підприємства з профспілковими делегатами вести обов'язкові щорічні переговори стосовно: оплати праці, робочого часу, розподілу доданої вартості, професійної рівності жінок та чоловіків та якості життя на роботі (QVT). З часу Закону про розподіл вартості від 29 листопада 2023 року (Закон № 2023-1107) підприємства з 11 до 49 працівниками, які реалізують позитивний чистий податковий прибуток щонайменше 1% від обороту протягом трьох послідовних років, повинні встановити механізм розподілу вартості.

Дематеріалізація документів управління людськими ресурсами: питання відповідності та кращі практики

Документи, які можуть бути дематеріалізовані

Дематеріалізація процесів управління людськими ресурсами є нині оперативною та юридичною реальністю. Електронна квитанція про заробітну плату дозволена з часу Закону від 8 серпня 2016 року (Закон про роботу, стаття L. 3243-2 Трудового кодексу), крім випадків заперечення працівником. Контракти на роботу, доповнення, документи про припинення контракту (розрахунок остаточно, розписка за розрахунок) можуть бути підписані електронно за умови, що використане рішення гарантує ідентифікацію підписувача та цілісність документа.

Рішення управління людськими ресурсами, присвячені електронному підпису дозволяють автоматизувати ці документальні потоки, забезпечуючи їхню доказову цінність. Для документів з високою ставкою (CDD серійно, угоди підприємства), рекомендується використовувати розширений або кваліфікований електронний підпис у значенні Регламенту eIDAS. Порівняння рішень електронного підпису допоможе вам обрати інструмент, адаптований до ваших обсягів та секторальних обмежень.

Зберігання та архівування документів управління людськими ресурсами

Законні терміни зберігання варіюються залежно від типу документа:

• Трудовий договір та доповнення: 5 років після завершення договору (цивільна давність, стаття 2224 Цивільного кодексу);

• Квитанції про заробітну плату: 5 років (давність для працівничих вимог, стаття L. 3245-1 Трудового кодексу);

• Документи, пов'язані з соціальними внесками: 3 роки для контролю URSSAF;

• DUERP: 40 років (Закон про охорону здоров'я на робочому місці 2021).

Система електронного архівування (SAE), відповідна стандарту NF Z 42-020, гарантує доказову цінність дематеріалізованих документів на всю законну тривалість зберігання. Калькулятор ROI, доступний на Certyneo, дозволяє швидко оцінити повернення інвестицій від повної цифровізації ваших документальних процесів управління людськими ресурсами.

Правова база, застосовна до відповідності роботодавця

Відповідність роботодавця вписується в багатошарові нормативні положення, поєднуючи національне право, європейське право та технічні норми.

Цивільний кодекс:

• Стаття 1366 Цивільного кодексу визнає електронний документ як доказ у той же мірі, що й паперовий документ, за умови, що особистість особи, від якої він виходить, належним чином підтверджена та він встановлений та зберігається в умовах, які гарантують його цілісність.

• Стаття 1367 Цивільного кодексу визначає електронний підпис та уточнює, що він складається з використання надійного процесу ідентифікації, що гарантує його зв'язок з актом, до якого він附附.

Регламент eIDAS (№ 910/2014): Це Європейське положення встановлює три рівні електронного підпису (простий, розширений, кваліфікований). Кваліфікований електронний підпис (SEQ) користується презумпцією надійності та не може бути відхилений як доказ у судовому спорі в межах ЄС. Переглід eIDAS 2.0 (Регламент 2024/1183, що набув чинності 20 травня 2024 року) уводить Європейський гаманець цифрової ідентичності (EUDI Wallet), який вплине на процеси онбордингу управління людськими ресурсами з 2026 року.

GDPR (№ 2016/679): Роботодавець як відповідальний за обробку підпадає під принципи законності, чесності, прозорості, обмеження цілей, мінімізації даних, точності, обмеження зберігання, цілісності та конфіденційності (стаття 5 GDPR). Використання постачальника послуг електронного підпису передбачає укладення договору про обробку, відповідного статті 28 GDPR, уточнюючи зокрема гарантії безпеки та умови повернення або видалення даних.

Директива NIS2 (2022/2555): Переведена в французьке право Законом № 2024-449 від 21 травня 2024 року, Директива NIS2 розширює обов'язки з кібербезпеки на істотні та важливі установи, серед яких багато роботодавців у секторах охорони здоров'я, енергетики та транспорту. Системи інформаційних технологій управління людськими ресурсами, які обробляють конфіденційні дані, повинні інтегрувати посилені заходи безпеки (багатофакторна автентифікація, плани безперервності діяльності, повідомлення про інциденти).

Норми ETSI: Норми ETSI EN 319 132 (формати підпису XAdES) та ETSI EN 319 122 (CAdES) визначають технічні формати електронних підписів, визнаних в Європі. Постачальники кваліфікованих послуг довіри (QTSP), зареєстровані в списку довіри (Trust List), опубліковані ANSSI, гарантують дотримання цих норм.

Трудове право: Трудовий кодекс (статті L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1 тощо) становить основу договірних, організаційних та соціальних обов'язків роботодавця. Будь-яке порушення може привести до цивільних (переквалідження, збитки та упущена вигода), адміністративних (штрафи CNIL, DIRECCTE) та кримінальних (злочин перешкоджання, приховування праці) санкцій.

Сценарії використання: відповідність управління людськими ресурсами на практиці

Сценарій 1 — Промислова МСП з 80 працівниками цифровізує свої трудові договори

Промислова МСП, яка керує від 80 до 120 працівниками, з високим сезонним обігом (CDD у виробництві), відчувала повторювані труднощі: затримки в підписанні CDD, що перевищували два робочих дні законного терміну, ризик переквалідження, незахищене паперове архівування. Розгорнувши рішення розширеного електронного підпису, відповідне eIDAS, підприємство інтегрувало автоматизований потік: генерування контракту з SIRH, безпечне відправлення електронною поштою кандидату, підписання менше ніж за 10 хвилин на мобільному телефоні, автоматичне архівування з кваліфікованою часовою міткою.

Результати, спостережувані протягом шести місяців розгортання: скорочення на 85% часу підписання CDD (з середнього 2,4 дня до менше 4 годин), повна ліквідація ризиків невручення в встановлені законом терміни, економія, яка оцінюється в 3 200 € на рік на витратах друку, відправлення та класифікації.

Сценарій 2 — Група розподілу з кількома сайтами приводить у відповідність свою BDESE та NAO

Група розподілу з двадцятьма установами та приблизно 1 200 працівниками повинна була централізувати свою Базу економічних, соціальних та екологічних даних (BDESE) та дематеріалізувати підпис протоколів засідань CSE та угод підприємства, які виходять з NAO. Відсутність формалізованого підпису на деяких колективних угодах піддавала групу ризикам судових спорів щодо їхньої обов'язковості.

Прийнявши рішення кваліфікованого електронного підпису для актів з високою юридичною ставкою (угоди про участь, хартія телепраці, угода про інтересованість), група забезпечила доказову цінність всієї своєї соціальної документації. Економія часу на процесах колективного підпису (що залучають 3-7 підписувачів на угоду) була оцінена в 60% порівняно з паперовим контуром з рекомендованими поштовими відправленнями.

Сценарій 3 — Консультаційна фірма з управління людськими ресурсами супроводжує своїх клієнтів-ТПС щодо GDPR для найманих

Консультаційна фірма, спеціалізована на управлінні людськими ресурсами, що супроводжує п'ятдесят ТПЕ-МСП, визначила, що більшість її клієнтів не мали повідомлення про інформацію GDPR для вручення працівникам при найму, хоча це обов'язково з 2018 року. Фірма інтегрувала автоматичну генерацію цих повідомлень у своє пропозицію супроводження, спираючись на генератор контрактів на базі штучного інтелекту та рішення електронного підпису для вручення та формалізованого розписування отримання.

Цей механізм дозволив клієнтам фірми привести себе у відповідність GDPR менше ніж за два тижні, з рівнем прийняття 94% серед працівників, контактованих електронним шляхом, порівняно з 67% за традиційним паперовим контуром. Ризики штрафів CNIL за недостатню інформацію були повністю нейтралізовані по портфелю клієнтів, яких супроводжували.

Висновок

Відповідність законодавству в трудовому праві не обмежується формальним дотриманням Трудового кодексу: вона охоплює нині обов'язки, випливаючі з GDPR, Директиви NIS2, Регламенту eIDAS та нещодавних законодавчих змін, таких як Закон про розподіл вартості. Для роботодавця кожен документ управління людськими ресурсами — контракт, доповнення, угода підприємства, повідомлення про інформацію — становить юридичний акт, чия доказова цінність повинна бути гарантована.

Електронний підпис, відповідний eIDAS, постає як найбільш ефективний інструмент для забезпечення відповідності: він безпечить контракти, прискорює процеси найму, спрощує архівування за законом та значно зменшує ризики судових спорів. Certyneo супроводжує вас у повній цифровізації ваших документальних потоків управління людськими ресурсами, із сертифікованими, простими в розгортанні та відповідними європейським правовим вимогам рішеннями.

Дізнайтеся про пропозиції Certyneo та розпочніть безплатно, щоб трансформувати вашу відповідність управління людськими ресурсами на конкурентну перевагу.