Retenção de documentos assinados eletronicamente

Por que a preservação é essencial

Por que a preservação é essencialUma assinatura eletrônica só tem valor se a prova permanecer pesquisável e verificável. As disputas podem surgir 5, 8 ou 10 anos após a assinatura. Daí a importância do arquivamentocorreto ⬥⬥⬥.

Durações legais na França

• Contratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (artigo L.123-22)Contratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (artigo L.123-22)
• Contratos de trabalho ⬥⬥⬥: 5 anos após o términoFaturas ⬥⬥⬥: 10 anos (contabilidade), 6 anos (imposto)
• Locações ⬥⬥⬥: duração + 5 anosContratos de seguro ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos dependendo do tipo
• Escrituras notariais ⬥⬥⬥: 30 anosEscrituras notariais ⬥⬥⬥: 30 anos
• Guardar o PDFe
• a trilha de auditoria para o período aplicável mais longo.Formatos de arquivo

Formatos de arquivoVários formatos PAdES coexistem:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: assinatura simples

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + carimbo de data/hora qualificado

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + cadeia de certificados (verificação offline)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + carimbos de data e hora periódicos (validade de várias décadas)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + carimbos de data e hora periódicos (validade de várias décadas)
• Para documentos de longo prazo, escolhaPAdES-B-LTA
• .Sistema de Arquivo Eletrônico (SAE)
• Um SAE com valor probatório garante:Um SAE com valor probatório garante:

Integridade (impressões digitais verificadas)Autenticidade (assinatura permanece válida)Rastreabilidade (registro de consultas)

Reversibilidade (exportação possível)

Reversibilidade (exportação possível)

• A norma francesa
• NF Z42-013
• especifica os requisitos.
• Melhores práticas

Mantenha PDF + trilha de auditoria, nunca um sem o outroMantenha PDF + trilha de auditoria, nunca um sem o outroSalve em várias cópias (redundância geográfica)

Verifique a integridade periodicamente (6-12 meses)

• Durações dos documentos por tipo de documento
• Teste a restauração anualmente
• Erros frequentes
• Erros frequentes
• Mantenha apenas o PDF

Armazene em um único meio

• Use uma nuvem sem cláusulas de retenção
• Esqueça durações específicas (bancário, saúde)
• Esqueça durações específicas (bancário, saúde)
• Perca as chaves se o arquivo estiver criptografado
• Arquivamento interno vs. ⬥⬥⬥: controle total, investimento inicial.

Terceirizado ⬥⬥⬥: via plataforma ou prestador de serviço. Menor custo, descarga operacional, verifique cláusulas de reversibilidade.

A maioria das PME prefere o arquivamento terceirizado incluído no plano.Como Certyneo ajuda vocêComo Certyneo ajuda vocêCertyneo inclui um arquivamento de

10 anos

em todos os planos. Cada documento é preservado com PDF PAdES-B-T, trilha de auditoria completa, metadados. Infraestrutura replicada na UE (Alemanha, IONOS) com versionamento. Exporte arquivos com um clique.

Conheça a solução de assinatura eletrônica CertyneoFAQFAQ

Preciso de um SAE certificado?

Não obrigatório, mas recomendado para documentos de alto risco. A NF Z42-013 fornece uma presunção de confiabilidade.

Posso ficar apenas com o PDF?

Tecnicamente sim, mas a trilha de auditoria separada ainda é útil.

Tecnicamente sim, mas a trilha de auditoria separada ainda é útil.

Se minha plataforma desaparecer?

Os PDFs PAdES permanecem verificáveis ​​offline. Exporte a trilha de auditoria regularmente.

Arquivar é caro?

Não, muito econômico comparado ao papel. A maioria das plataformas inclui isso.

Quando começa o período de 10 anos?

Quando começa o período de 10 anos?

Contrato comercial: fim da execução. Contrato de trabalho: fim do contrato.

Conclusão

Conservação é o seguro de vida das suas assinaturas. Escolha um arquivo longo e sólido e verifique-o periodicamente.

Experimente o Certyneo para enviar, assinar e rastrear seus documentos online de forma simples, rápida e segura.