Certyneo e Make: automatizar a assinatura na engenharia

Por que automatizar a assinatura eletrônica na engenharia com Make?

O setor de engenharia gera um volume considerável de documentos contratuais: contratos de gestão de obra, aditivos, atas de recebimento, contratos de subcontratação, certificados de conformidade e relatórios de estudos. Segundo um estudo da consultoria McKinsey (2024), as equipes de engenharia dedicam em média 27% de seu tempo de trabalho a tarefas administrativas repetitivas, sendo a coleta e acompanhamento de assinaturas uma das mais demoradas.

Conectar Certyneo a uma plataforma de automação como Make (anteriormente Integromat) permite transformar esses processos manuais em workflows inteligentes, onde cada assinatura é acionada, acompanhada e arquivada sem intervenção humana. Este guia explica, passo a passo, como implementar essa integração em um contexto de engenharia B2B, respeitando os requisitos regulatórios do eIDAS.

Abordaremos sucessivamente a arquitetura da integração, a configuração passo a passo no Make, os acionadores e ações disponíveis, e depois as melhores práticas específicas do setor de engenharia.

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Compreender a arquitetura Make + Certyneo para engenharia

Make (Integromat): uma plataforma de orquestração sem código

Make é uma plataforma de integração e automação visual que permite criar cenários conectando centenas de aplicações através de módulos drag-and-drop. Diferentemente de Zapier, Make oferece lógica condicional avançada, iteradores, agregadores e roteadores, tornando-o uma ferramenta particularmente adequada para workflows complexos de engenharia (múltiplas partes, múltiplas etapas, documentos com vários signatários).

Make se posiciona entre suas ferramentas de negócio (ERP, CRM, ferramentas de gestão de projetos como Autodesk Construction Cloud, Procore ou Microsoft Project) e Certyneo, orquestrando fluxos de dados e acionadores de assinatura.

A API Certyneo: o ponto de entrada da integração

Certyneo expõe uma API RESTful completa permitindo realizar todas as operações disponíveis pela interface gráfica: criação de solicitações de assinatura, adição de signatários, definição de campos de assinatura, envio de notificações, recuperação de status e download de documentos assinados. A API utiliza autenticação OAuth 2.0 e formato JSON, garantindo compatibilidade nativa com Make através do módulo HTTP ou, idealmente, através de um conector Certyneo dedicado.

A API Certyneo respeita os padrões de interoperabilidade definidos pela norma ETSI EN 319 132 para assinatura XAdES e ETSI EN 319 122 para CAdES, garantindo que cada assinatura produzida seja juridicamente válida em toda a União Europeia.

Topologia típica de um workflow de engenharia

Em um escritório de projetos ou empresa de engenharia, um workflow típico se assemelha a isto:

1. Acionador: um novo contrato de subcontratação é criado no ERP (ex. SAP, Sage ou uma ferramenta de gestão de projetos BTP).
2. Extração: Make recupera os metadados do contrato (partes, valor, referências de obra).
3. Geração do documento: o gerador de contratos por IA de Certyneo produz o documento PDF estruturado.
4. Criação da solicitação de assinatura: Make chama a API Certyneo para criar a solicitação e adicionar os signatários na ordem definida.
5. Assinatura sequencial ou paralela: Certyneo envia os links de assinatura às partes envolvidas.
6. Notificação e arquivamento: ao receber cada assinatura, Make dispara uma notificação Slack/Teams e arquiva o documento assinado em seu GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Essa arquitetura elimina as trocas de e-mails manuais e garante rastreabilidade completa, indispensável durante auditorias de projetos de engenharia.

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Configuração passo a passo da integração no Make

Etapa 1 — Criar o cenário e configurar a conexão Certyneo

No seu espaço Make, crie um novo cenário. Se o conector nativo Certyneo estiver disponível no marketplace Make, selecione-o diretamente; caso contrário, use o módulo HTTP > Make a request ou HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Para configurar a conexão:

• URL Base: `https://api.certyneo.com/v1`
• Método de autenticação: OAuth 2.0 (Client Credentials) ou Bearer Token de chave API, conforme configuração de sua conta Certyneo
• Chave API: disponível no seu painel Certyneo, seção Configurações > Integrações > API

Mantenha sua chave API no gerenciador de conexões do Make (e não codificada no cenário) para respeitar as melhores práticas de segurança.

Etapa 2 — Definir o acionador adequado ao setor de engenharia

A escolha do acionador é determinante. Na engenharia, os acionadores mais comuns são:

| Acionador | Módulo Make | Caso de uso | |---|---|---| | Novo arquivo em uma pasta SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contrato depositado pelo comercial | | Nova linha em uma planilha Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Acompanhamento de contratos a assinar | | Webhook de entrada do ERP | Webhooks > Custom Webhook | Ordem de compra validada em SAP | | Novo tíquete Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Entrega de fase necessitando validação do cliente |

Para workflows de engenharia complexos (ex. assinatura de um contrato de gestão de obra necessitando co-assinatura de diretor técnico e diretor jurídico), o acionador Webhook de entrada do ERP oferece a maior flexibilidade.

Etapa 3 — Criar a solicitação de assinatura via API Certyneo

Após configurar o acionador, adicione um módulo HTTP apontando para o endpoint de criação de solicitação de assinatura Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

O corpo da requisição JSON inclui:

```json { "name": "Contrato subcontratação - Projeto {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Note o uso do nível de assinatura `advanced` (assinatura eletrônica avançada, SEA), conforme exigências eIDAS para contratos de engenharia de valor significativo. Para documentos internos de baixo risco, o nível `simple` é suficiente.

Etapa 4 — Gerenciar notificações e arquivamento pós-assinatura

Após criar a solicitação, adicione um segundo ramo no seu cenário Make, acionado por um Webhook Certyneo sinalizando a conclusão da assinatura. Certyneo envia automaticamente um POST para a URL webhook que você terá definido nos parâmetros da solicitação.

Ao receber esse webhook, seu cenário pode:

• Baixar o PDF assinado e com carimbo de tempo via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arquivá-lo em seu GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Atualizar o status do contrato em seu ERP ou CRM
• Enviar notificação automática à equipe do projeto via Slack, Teams ou e-mail
• Disparar faturamento ou abertura de novo projeto em sua ferramenta de gestão

Essa cadeia de ações garante rastreabilidade ponta-a-ponta do ciclo de vida do documento, exigência fundamental em projetos sujeitos a auditoria (certificação ISO 9001, licitações públicas, projetos Seveso).

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Melhores práticas específicas do setor de engenharia

Gerenciar assinaturas multi-partes e workflows sequenciais

Engenharia frequentemente implica documentos necessitando múltiplos signatários em ordem precisa: primeiro o gerente de projeto, depois o diretor técnico, finalmente o representante legal da empresa cliente. Certyneo gerencia nativamente assinatura sequencial via parâmetro `order` na lista de signatários.

No Make, você pode construir dinamicamente o array de signatários usando um Array Aggregator que coleta dados de signatários de seu ERP ou tabela de referência, antes de injetá-los na requisição API Certyneo. Essa abordagem permite gerenciar contratos com 5 a 10 signatários sem modificar o cenário.

Associar assinaturas aos dossiers de obra

Na engenharia, cada documento assinado deve ser associado a um dossier de projeto específico. Use os metadados personalizados de Certyneo para armazenar número de negócio, fase do projeto e código de contrato. Esses metadados serão retornados no webhook de conclusão e poderão ser usados pelo Make para arquivar o documento na pasta correta de seu GED.

Essa prática se alinha com exigências da norma NF EN ISO 19650 (gestão de informação em BIM) e facilita auditorias documentares ao final do projeto.

Monitorar qualidade e erros de workflow

Make oferece um log detalhado de execução para cada cenário. Em contexto profissional, configure alertas por e-mail ou Slack em cenários com erro, e use o módulo Error Handler do Make para gerenciar casos de falha da API Certyneo (limitação de taxa, documento muito grande, signatário não encontrado).

Se você deseja comparar as capacidades de Certyneo com outras soluções do mercado antes de se comprometer com a integração, consulte nosso comparativo de soluções de assinatura eletrônica para identificar a solução melhor adequada ao seu contexto de engenharia.

Finalmente, para maximizar o retorno sobre investimento de seu workflow automatizado, nosso calculador de ROI de assinatura eletrônica permite estimar com precisão os ganhos de tempo e economias realizáveis conforme o volume de documentos processados por seu escritório de projetos.

Marco legal aplicável à assinatura eletrônica em engenharia

Fundamentos jurídicos da assinatura eletrônica

Em direito francês, o valor jurídico da assinatura eletrônica repousa no artigo 1366 do Código Civil, que dispõe que "o escrito em forma eletrônica é admitido em prova da mesma forma que o escrito em suporte papel", e no artigo 1367, que precisa que "a assinatura necessária à perfeição de um ato jurídico identifica seu autor e manifesta seu consentimento".

No nível europeu, o Regulamento eIDAS nº 910/2014 (Identificação Eletrônica, Autenticação e Serviços de Confiança), complementado por eIDAS 2.0 (Regulamento UE 2024/1183), define três níveis de assinatura eletrônica:

• SES (Assinatura Eletrônica Simples): adequada para documentos internos de baixo risco.
• SEA (Assinatura Eletrônica Avançada): recomendada para contratos de engenharia comuns, contratos de subcontratação e ordens de compra. Garante identificação confiável do signatário e integridade do documento.
• SEQ (Assinatura Eletrônica Qualificada): exigida para atos autênticos e certas licitações públicas de grande envergura.

Obrigações específicas ao setor de engenharia

No contexto de licitações públicas, o decreto nº 2016-360 relativo a licitações públicas impõe desmaterialização completa acima de certos limiares. Os termos de compromisso e contratos de subcontratação devem ser assinados com SEA ou SEQ conforme eIDAS, produzida por prestador de serviços de confiança qualificado (QTSP) listado na Lista Confiável europeia.

A norma ETSI EN 319 132 define os perfis XAdES usados para assinatura XML avançada, enquanto ETSI EN 319 122 cobre os perfis CAdES para assinatura de documentos binários. Certyneo respeita esses padrões, garantindo interoperabilidade e reconhecimento transfronteiriço das assinaturas.

RGPD e proteção de dados dos signatários

O processamento de dados pessoais dos signatários (nome, e-mail, dados biométricos de assinatura) está sujeito ao Regulamento RGPD nº 2016/679. Como responsável pelo processamento, sua empresa de engenharia deve garantir que Certyneo atue como processador sob os termos do artigo 28 RGPD, com um DPA (Data Processing Agreement) em devida forma. Os dados de assinatura devem ser conservados pela duração de prescrição aplicável (5 anos para contratos comerciais segundo artigo L. 110-4 do Código de Comércio, 10 anos para contratos de construção em razão da garantia decenal).

Diretiva NIS2 e segurança de workflows automatizados

Empresas de engenharia operando em setores críticos (energia, transporte, água) podem estar sujeitas à Diretiva NIS2 (2022/2555/UE), transposta em direito francês pela lei de 14 de abril de 2025. Essa diretiva impõe requisitos de segurança em sistemas de informação, incluindo workflows de automação conectados a prestadores terceiros como Make e Certyneo. É apropriado documentar os fluxos de dados, criptografar comunicações (TLS 1.3 mínimo) e manter um registro dos subcontratados digitais.

Cenários de uso: Make + Certyneo em engenharia

Cenário 1 — Escritório de projetos em geotecnia gerenciando 300 relatórios de missão por ano

Um escritório de projetos especializado em geotecnia, com cerca de quinze engenheiros, produz em média 300 relatórios de missão e contratos de prestação anualmente. Antes da integração Make + Certyneo, cada relatório necessitava envio manual por e-mail, seguimento telefônico após 5 dias sem retorno, e arquivamento manual no servidor de arquivos. O prazo médio de coleta de assinaturas atingia 8 dias úteis.

Após implantação do workflow automatizado — acionado pelo depósito do relatório finalizado em SharePoint — o cenário Make cria automaticamente a solicitação de assinatura Certyneo, envia a notificação ao cliente, e faz acompanhamento automático em D+3 se a assinatura não foi recebida. O documento assinado é arquivado instantaneamente na pasta da transação correspondente.

Resultado: redução do prazo de assinatura de 8 dias para 1,8 dia em média (−78%), economia estimada em 2,5 horas de assistência por semana, aproximadamente 3.500 € por ano em custos de processamento administrativo. Essas ordens de grandeza são coerentes com benchmarks setoriais publicados pela Forrester Research sobre automação documentária (2024).

Cenário 2 — Empresa de engenharia industrial gerenciando contratos de subcontratação multi-partes

Uma empresa de engenharia industrial de tamanho intermediário (80 a 150 colaboradores) pilota projetos necessitando assinatura de contratos de subcontratação envolvendo 3 a 6 partes: contratante, gestor de obra delegado, empresas subcontratadas de nível 1 e 2. Cada contrato exige assinatura sequencial rigorosa por razões contratuais e de seguros.

O workflow Make + Certyneo é acionado pela validação da ordem de compra no ERP. Make constrói dinamicamente a lista ordenada de signatários a partir do banco de dados de fornecedores, cria a solicitação de assinatura Certyneo com parâmetros sequenciais, e notifica cada parte por sua vez. Ao completar, o contrato assinado é arquivado em Procore e o status do contrato é atualizado no ERP.

Resultado: eliminação de erros de sequenciamento (um subcontratado assinando antes do gestor de obra) em 100% através da gestão automática da ordem de assinatura. Prazo médio de finalização de contratos reduzido de 12 dias para 4 dias (−67%), acelerando o efetivo início das obras.

Cenário 3 — Consultoria de engenharia gerenciando aditivos de mudança de escopo

Uma consultoria de engenharia acompanhando clientes industriais em projetos de transformação de produto frequentemente produz aditivos (amendments) durante a missão, necessitando validação rápida para não bloquear o projeto. Esses aditivos eram anteriormente impressos, assinados em reunião ou enviados por correio, gerando prazos incompatíveis com o ritmo ágil dos projetos.

Com Make + Certyneo, a criação de um aditivo na ferramenta de gestão de projetos dispara automaticamente uma solicitação de assinatura. O cliente recebe um link de assinatura mobile-friendly permitindo assinar do smartphone em menos de 2 minutos, mesmo em deslocamento no local. O nível de assinatura avançada (SEA) é aplicado, garantindo valor jurídico do aditivo.

Resultado: prazo de validação de aditivos reduzido de 5 a 7 dias para menos de 24 horas em 85% dos casos. Satisfação do cliente melhorada e redução de risco de desvio de escopo não documentado, fonte frequente de litígios em consultoria de engenharia.

Conclusão

A integração de Certyneo com Make (Integromat) representa uma alavanca de eficiência significativa para atores do setor de engenharia. Automatizando o ciclo de vida documentário completo — da criação do contrato ao arquivamento do documento assinado — você elimina tarefas manuais repetitivas, reduz prazos de assinatura de 67 a 78% em média, e garante conformidade eIDAS completa para cada documento produzido.

A configuração técnica, embora necessitando implementação cuidadosa inicial, é acessível a equipes com perfil sem código ou a um integrador Make. Os benefícios se manifestam nas primeiras semanas de utilização, com ROI mensurável em custos de administração e prazos de início de obra.

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