Acompanhamento automático de orçamentos não assinados
A maioria dos orçamentos não assinados nunca o são por falta de relancenças, não por falta de interesse. Certyneo relança automaticamente cada prospect por e-mail, no intervalo da sua escolha, e mostra-lhe quem consultou o seu orçamento. Resultado: cada orçamento é relançado no momento certo, sem uma única relancença manual a escrever.
- Cadência
- A cada 3 dias, ajustável
- Canal
- Seguimento
- Consultas rastreadas
O verdadeiro problema: o orçamento enviado e depois esquecido
Um orçamento comercial sai por e-mail, o prospect está interessado, depois a vida continua: reuniões, decisões, caixa de entrada saturada. Sem relancenças, o negócio extingue-se lentamente — não porque o preço ou o perímetro colocassem problemas, mas porque ninguém reativou a decisão no momento certo. Para um diretor comercial ou um responsável de sales ops, estes orçamentos «tépidos» representam um volume de negócios latente considerável, disperso em folhas de cálculo de acompanhamento que ninguém tem tempo de manter atualizadas. Seguimento manual, um orçamento pode permanecer dias sem resposta, e uma parte importante dos orçamentos perde-se por falta de uma relancença enviada no momento em que o prospect ainda estava envolvido. A relancença automática elimina esta perda: reativa cada orçamento não assinado segundo uma cadência pensada para o ciclo de decisão B2B, sem mobilizar os seus comerciais nem a sua equipa de produção.
Por que automatizar o acompanhamento de orçamentos?
Relancenças automáticas por e-mail
Certyneo relança por e-mail cada orçamento não assinado, no intervalo da sua escolha, até 5 vezes. Se Slack está ligado, a sua equipa comercial é notificada quando um prospect abre ou assina o seu orçamento: os seus comerciais sabem em tempo real onde está cada negócio — sem manter nenhuma folha de cálculo.
Seguimento das consultas
Vê quem abriu o orçamento e em que data. Um painel centraliza os estatutos enviado / visto / assinado / recusado. Os seus comerciais priorizam os prospects que consultaram o orçamento sem o assinar — os mais quentes — em vez de relançar às cegas.
Cadência ajustável, desativável por orçamento
Por padrão, o acompanhamento é enviado a cada 3 dias; você ajusta o intervalo de 1 a 30 dias para cada envio, e Certyneo para após 5 acompanhamentos. Para uma conta sensível ou um grande contrato negociado diretamente, o acompanhamento automático se desativa orçamento por orçamento — você mantém o controle sobre as contas estratégicas.
Aumento da taxa de conversão
Ao fazer assinar pelo celular — em Certyneo, 8 documentos assinados em 10 são assinados em menos de 24 horas — e acompanhando sistematicamente os orçamentos que permaneciam sem resposta, você recupera uma receita que se perdia silenciosamente. O acompanhamento automático atua no único alavanca que a maioria das equipes não acionam por falta de tempo: a regularidade.
Configurar uma sequência de lembrete em menos de 5 minutos
Do envio do orçamento ao acompanhamento automático, sem intervenção manual.
1. Enviar o orçamento
Carregue seu PDF (orçamento Sage, EBP, Tiime ou template Certyneo) ou comece a partir de um modelo, adicione o(s) signatário(s) e depois envie o envelope. Em períodos de pico, importe 50 ou 200 orçamentos de uma vez a partir de um CSV.
2. Escolher a cadência
Ative o acompanhamento automático: a cada 3 dias por padrão, ou o intervalo de sua escolha entre 1 e 30 dias, conforme seu ciclo de vendas. Os acompanhamentos são enviados por e-mail, no máximo 5.
3. Deixar Certyneo relançar
Enquanto o orçamento não for assinado, Certyneo envia cada acompanhamento na data prevista. Cada consulta do orçamento é rastreada e aparece em seu painel de controle.
4. Assinar e acompanhar
O prospect assina pelo seu telefone, sem conta ou aplicativo — metade dos signatários validam em menos de 2 minutos após abrir o link. O acompanhamento para automaticamente assim que assina, o orçamento assinado e seu audit trail eIDAS são arquivados por 10 anos, e o status muda para "assinado" em seu painel de controle.
Perguntas frequentes
- Qual é a cadência de lembrete padrão e pode ser personalizada?
- Por padrão, Certyneo acompanha a cada 3 dias enquanto o orçamento não for assinado, limitado a 5 acompanhamentos. Você ajusta o intervalo de 1 a 30 dias para cada envio: curto para orçamentos pequenos com decisão rápida, mais espaçado para grandes contratos com ciclo longo. Cada acompanhamento é um e-mail de lembrete que retoma o link de assinatura.
- Por quais canais os acompanhamentos são enviados?
- Os acompanhamentos automáticos são enviados por e-mail, com o link de assinatura. Se você conectar Slack, sua equipe de vendas recebe além disso uma notificação quando um prospect abre ou assina seu orçamento, para saber quem acompanhar diretamente. Não há acompanhamento por SMS: o SMS serve para verificar a identidade do signatário (código de uso único).
- É possível desativar o lembrete automático para certos prospects?
- Sim, orçamento por orçamento. Para uma conta sensível, um grande contrato negociado diretamente ou uma relação onde o acompanhamento automatizado seria mal recebido, você desativa o acompanhamento nesse orçamento específico sem afetar os outros. Você mantém assim o controle sobre suas contas estratégicas enquanto automatiza o volume.
- O que é exatamente rastreado (audit trail)?
- Cada lembrete enviado é registrado com sua data e hora, e cada consulta da proposta pelo prospecto é carimbada com data e hora. No momento da assinatura, um PDF de prova é gerado: identidade do signatário (email + telefone verificado por OTP SMS), carimbo de tempo RFC 3161, impressão digital SHA-256 do documento e registro de consultas. Este rastro de auditoria eIDAS é oponível em caso de contestação sobre a aceitação da proposta.
- O acompanhamento se integra ao meu CRM?
- Sim. Certyneo se conecta ao HubSpot e ao Zapier, e expõe webhooks bem como uma API REST para sincronizar status e eventos (enviado, visualizado, assinado, recusado) com seu sistema. A integração Salesforce está em beta, a de Pipedrive em preparação. Você pode assim disparar suas próprias automatizações do lado do CRM — atualização de uma oportunidade, criação de uma tarefa de vendas — a cada mudança de status do orçamento.
- Qual é o impacto real na taxa de conversão?
- O impacto vem de dois efeitos combinados: a regularidade do acompanhamento (cada orçamento não assinado é sistematicamente reativado, o que uma equipe sobrecarregada não faz manualmente) e a rapidez de assinatura (o prospect assina pelo seu celular, e metade dos signatários validam em menos de 2 minutos após abrir o link). Ao reativar os orçamentos que permaneciam sem resposta e ao eliminar os atritos de assinatura, você recupera uma receita que se perdia por falta de acompanhamento. O ganho depende de seu volume e de sua taxa de não-resposta atual — é precisamente a perda que o acompanhamento automático vem preencher.
- Os acompanhamentos automáticos estão em conformidade com o RGPD?
- Sim. Os acompanhamentos se referem a uma relação comercial existente: você acompanha um prospect a quem enviou um orçamento, no contexto do interesse legítimo de acompanhamento de uma oferta em curso. Cada mensagem contém as menções e meios de contato que permitem ao destinatário se opor, e a desativação orçamento por orçamento permite que você honre imediatamente qualquer solicitação de parada. Certyneo mantém a rastreabilidade dos envios e o arquivamento dos documentos por 10 anos, em conformidade com as obrigações de retenção aplicáveis.
- Uma vez o orçamento assinado, qual é seu valor jurídico?
- Assim que o prospect aceita o orçamento assinando-o, ele vale como formação do contrato: é o artigo 1101 do Código Civil, que define o contrato como o acordo de vontades destinado a criar obrigações. A assinatura eletrônica avançada (AES) registra com timestamp esta aceitação. O artigo 1366 do Código Civil confere ao escrito eletrônico a mesma força probatória que o escrito em papel desde que o signatário seja identificado e a integridade do documento garantida; o artigo 1367 reserva a presunção de confiabilidade à assinatura qualificada. O orçamento assinado via Certyneo é portanto oponível, com o audit trail como elemento de prova da sua confiabilidade.
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Plano gratuito permanente (5 envelopes durante 14 dias, depois 2/mês), sem cartão bancário. Acompanhamentos automáticos por e-mail e assinatura avançada AES a partir do plano Pessoal, acompanhamento de consultas e arquivamento 10 anos.