Arquivo eletrónico (assinatura, valor probatório)

O arquivo eletrónico designa a conservação a longo prazo de documentos digitais assinados em condições que garantam seu valor probatório, sua legibilidade e integridade ao longo do tempo. Não deve ser confundido com simples cópia de segurança: o arquivo probatório impõe restrições técnicas e jurídicas precisas que o distinguem de um simples armazenamento em nuvem.

Os três pilares do arquivo probatório :
• Integridade : o documento arquivado não pode ser modificado — qualquer alteração é detectável e invalida a prova. Garantida pelo hash criptográfico do documento no arquivo e verificação periódica deste hash.
• Perenidade : o documento permanece legível em 10, 20 ou 50 anos, independentemente da evolução do software. Isso impõe formatos normalizados (PDF/A para o conteúdo, PAdES B-LTA para a assinatura) e migração de suportes em intervalos regulares.
• Rastreabilidade : qualquer operação no documento arquivado (consulta, comunicação, destruição) é registada num diário de eventos com marcação temporal e infalível.

Enquadramento normativo : em França, o arquivo probatório é regido pelas normas NF Z42-013 (referencial francês, AFNOR) e a norma internacional ISO 14641. Para o sector público e certas atividades reguladas (saúde, serviços financeiros), é necessária a aprovação SIAF (Service Interministériel des Archives de France) ou certificação por um terceiro-arquivo ESG. O regulamento eIDAS 2.0 introduz um novo serviço de confiança qualificado dedicado ao arquivo eletrónico qualificado, reconhecido de pleno direito em toda a UE.

Prazo de conservação legal em França :
• Contratos comerciais e faturas : 10 anos (Código de comércio art. L123-22)
• Contratos de trabalho : 5 anos após a saída do colaborador
• Documentos fiscais : 6 anos (Livro de procedimentos fiscais art. L102 B)
• Atos notariais : 75 anos (Código notarial)
• Documentos médicos : 20 anos após o último acto (Código de saúde pública)

Implementação Certyneo : todos os documentos assinados são arquivados em formato PAdES B-LT (B-LTA disponível no plano Business para conservações > 10 anos), com marcação temporal RFC 3161 qualificada, conservação 10 anos incluída em todos os planos, diário de eventos consultável em qualquer momento, e descarregamento da pista de auditoria em formato PDF. Ver também valor probatório e LTV (Long-Term Validation).