Assinatura eletrônica para agências imobiliárias

O setor imobiliário, um setor com alto volume contratual

Mandatos de venda, mandatos de gestão, contratos de aluguel, promessas de compra, estados de imóvel, aditivos: uma agência imobiliária processa centenas de documentos por mês. A assinatura eletrônica reduz drasticamente os ciclos de transação.

Documentos comumente assinados

• Mandato de venda (exclusivo, simples, semi-exclusivo)

• Mandato de gestão locativa

• Contrato de aluguel (não mobiliado, mobiliado)

• Contrato de aluguel comercial, contrato de aluguel profissional

• Promessa de compra / promessa de venda (se confiado à agência, caso contrário tabelião)

• Estados de entrada e saída do imóvel

• Contratos de caução solidária

• Aditivos ao contrato (mudança de inquilino, evolução da renda)

Nível recomendado

Para um mandato ou contrato de aluguel, a assinatura avançada (AES) é o padrão — significativo compromisso contratual, relação locativa de longo prazo. Os estados de imóvel podem estar em SES.

As promessas de compra geralmente passam pelo tabelião que emite sua própria assinatura qualificada.

Benefícios para a agência

• Mandatos assinados remotamente: sem necessidade de reunião presencial na agência para coletar a assinatura do vendedor

• Contratos acelerados: um dossiê validado pela manhã, contrato assinado à tarde, inquilino instalado no dia seguinte

• Menos ausências: a taxa de assinatura aumenta significativamente quando o inquilino pode assinar do seu sofá

• Dossiê completo centralizado: contrato + caução + estados de imóvel no mesmo espaço

Integração com softwares imobiliários

As agências utilizam Apimo, Hektor, PERISCOPE, Immofacile. Uma assinatura eletrônica moderna se integra via API para gerar os documentos, enviar para assinatura e repatriar o PDF assinado na pasta do cliente.

Erros frequentes

• Enviar um contrato sem os anexos obrigatórios (EPC, diagnósticos, aviso de informação)

• Usar SES para um mandato exclusivo (prova fraca em caso de contestação)

• Não conservar o registro de auditoria (duração do contrato + 5 anos)

• Fazer assinar separadamente o contrato e a caução (risco de inconsistência)

Caso concreto: assinatura de um contrato de aluguel remotamente

Um apartamento parisiense atribuído a um inquilino baseado em Lyon. Percurso:

• Segunda-feira de manhã: dossiê validado pela agência

• Segunda-feira 10h: envio em AES do contrato + anexos + caução solidária (3 signatários: inquilino, fiador, locador)

• Segunda-feira 15h: todos assinados

• Terça-feira: entrega das chaves

Três semanas economizadas em relação ao ciclo em papel tradicional.

Como Certyneo o ajuda

Certyneo oferece uma solução adaptada ao setor imobiliário: modelos pré-configurados para mandatos, contratos, estados de imóvel, assinatura avançada por padrão, integrações com os principais softwares imobiliários e arquivamento de longo prazo em conformidade com a duração legal.

FAQ

Um contrato de aluguel residencial pode ser assinado eletronicamente?

Sim, a lei ALUR e ELAN não se opõem. AES recomendado.

Os diagnósticos devem ser anexados?

Sim, EPC, ERP, amianto, chumbo conforme o caso — no mesmo envelope.

Pode-se assinar uma promessa de compra online?

Sim, se for uma promessa sob assinatura privada. Para um ato autêntico, consulte tabelião.

A caução solidária pode assinar remotamente?

Sim, desde que use AES (identificação forte).

Duração de conservação de um contrato?

Duração do contrato + 5 anos mínimo, idealmente 10 anos.

Conclusão

A assinatura eletrônica tornou-se um padrão no setor imobiliário. As agências que a adotaram processam mais dossiês, mais rapidamente, com menos fricção para seus clientes.

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